Classificação de documentos por IA¶
A Automação de Documentos AI do Odoo permite a classificação, roteamento e processamento automatizados de documentos usando inteligência artificial. Ela reduz o manuseio manual de documentos como faturas, contratos, NDAs e arquivos de seguros, classificando-os automaticamente em pastas, extraindo informações-chave e acionando ações de negócios.
Este recurso é projetado para fluxos de trabalho de documentos de alto volume e repetitivos, onde velocidade, precisão e rastreabilidade são críticos, permitindo ainda intervenção humana quando necessário.
Configuração¶
Para usar a automação de documentos AI, certifique-se de que os seguintes requisitos sejam atendidos:
O aplicativo Documentos está instalado e as permissões corretas estão aplicadas.
Os aplicativos relevantes estão instalados. Isso pode incluir Financeiro, Compras, Vendas, etc. Os aplicativos instalados impactam os prompts que são aplicados aos documentos.
Nota
O aplicativo IA não precisa estar instalado para utilizar a automação de documentação. No entanto, os tipos de ações de automação AI disponíveis dependem dos outros aplicativos instalados no banco de dados. Por exemplo, para criar uma fatura, o aplicativo Financeiro deve estar instalado.
Visão geral do aplicativo Documentos¶
O aplicativo Documentos funciona como um sistema de gerenciamento de documentos centralizado semelhante a uma unidade compartilhada. Ele é organizado nos seguintes espaços de trabalho no mínimo, embora espaços de trabalho adicionais possam ser criados:
Todos: exibe todas as pastas e arquivos aos quais o usuário tem acesso.
Empresa: contém pastas e arquivos compartilhados em toda a empresa. O acesso é determinado pelos direitos de acesso definidos para a pasta e arquivo.
Meu Drive: o espaço de trabalho pessoal do usuário para organizar e acessar arquivos e pastas que ele possui ou carregou.
Compartilhados comigo: inclui arquivos que foram compartilhados com o usuário, mas não fazem parte de nenhuma pasta pai à qual ele tenha acesso.
Os documentos geralmente seguem um fluxo de trabalho da Caixa de Entrada para pastas estruturadas, onde a automação AI e ações de negócios são aplicadas.
Visão geral da classificação automática de IA¶
A Classificação Automática AI opera no nível da pasta. Cada pasta no aplicativo Documentos pode conter sua própria lógica de automação, permitindo que você projete fluxos de documentos que refletem seus processos internos. Em vez de aplicar uma única regra global, a automação é estruturada progressivamente: os documentos entram em uma pasta, a AI os avalia de acordo com o prompt da pasta e, em seguida, executa a ação correspondente.
Configurando prompts¶
Para configurar um prompt para uma pasta, navegue até o e selecione uma pasta da árvore à esquerda. Em seguida, clique no ícone Ações no topo da página. Use o menu suspenso para selecionar Classificação automática de IA.
No pop-up O que você quer que a IA faça?, crie um prompt que explique como os documentos devem ser interpretados e o que deve acontecer em seguida.
Nota
Digite / para utilizar tanto o Seletor de Campos quanto o Seletor de Registros para inserir campos ou registros para aprimorar o prompt.
Abaixo do prompt, clique no campo Quais ações a IA pode executar? e selecione uma ou mais ações do menu suspenso. As ações disponíveis variam de acordo com os aplicativos instalados.
Com base nessas instruções, a AI pode mover documentos para outra pasta, adicionar tags, acionar atividades ou criar registros de negócios, como faturas ou contas de fornecedores. Isso faz de cada pasta tanto um local de armazenamento quanto um ponto de decisão no fluxo de trabalho.
Ao configurar o prompt principal, as pastas podem incluir instruções para lidar com exceções ou etapas de validação antes que a lógica principal seja executada. Por exemplo, uma pasta pode primeiro verificar se um valor necessário existe no documento antes de prosseguir com a automação.
Example
Um usuário deseja identificar quaisquer PDFs que contenham várias páginas e que precisariam ser divididos manualmente. Ele adiciona as seguintes instruções ao início do prompt de classificação automática de sua Caixa de Entrada.
Primeiro, verifique o arquivo para ver se ele contém um único documento ou se vários documentos estão agrupados. Para isso, use este campo: É considerado multipáginas. Se for verdadeiro, adicione a tag "Para Dividir" e pare por aí. Dessa forma, saberemos que primeiro precisamos dividi-lo manualmente em diferentes arquivos. Se for falso, continue com o processo normal
É considerado multipáginas é selecionado via Seletor de Campos. No campo Quais ações a IA pode executar?, IA: Adicionar Tags é selecionado.
Esta ação não realiza a divisão do documento, mas adiciona uma tag indicando quais documentos precisam ser divididos. Adicionar este passo no início do prompt garante que seja a primeira ação da AI.
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