AI-documentsortering¶
Odoo AI Documentautomatisering maakt geautomatiseerde classificatie, routering en verwerking van documenten mogelijk met behulp van kunstmatige intelligentie. Het vermindert het handmatig verwerken van documenten zoals verkoopfacturen, contracten, NDA’s en verzekeringsdossiers door ze automatisch in mappen te sorteren, belangrijke informatie te extraheren en zakelijke acties te activeren.
Deze functie is ontworpen voor grootschalige, repetitieve documentworkflows waarbij snelheid, nauwkeurigheid en traceerbaarheid cruciaal zijn, terwijl menselijke tussenkomst indien nodig nog steeds mogelijk is.
Configuratie¶
Om de AI-documentautomatisering te gebruiken, moet aan de volgende vereisten zijn voldaan:
De applicatie Documenten is geïnstalleerd en de juiste machtigingen zijn toegepast.
De relevante applicaties zijn geïnstalleerd. Dit kan Boekhouding, Inkoop, Verkoop, enz. omvatten. De geïnstalleerde applicaties zijn van invloed op de prompts die op de documenten worden toegepast.
Notitie
De AI-app hoeft niet te worden geïnstalleerd om de automatisering van documentatie te gebruiken. De beschikbare soorten AI-automatiseringsacties zijn echter afhankelijk van de andere apps die in de database zijn geïnstalleerd. Om bijvoorbeeld een verkoopfactuur aan te maken, moet de Boekhouding-app geïnstalleerd zijn.
Overzicht Documenten-app¶
De applicatie Documenten functioneert als een gecentraliseerd documentbeheersysteem vergelijkbaar met een gedeelde schijf. Het is minimaal ingedeeld in de volgende werkruimten, hoewel extra werkruimten kunnen worden aangemaakt:
Alle: geeft alle mappen en bestanden weer waartoe de gebruiker toegang heeft.
Bedrijf: bevat mappen en bestanden die binnen het bedrijf worden gedeeld. De toegang wordt bepaald door de toegangsrechten die zijn gedefinieerd voor de map en het bestand.
Mijn map: de persoonlijke werkruimte van de gebruiker voor het organiseren en openen van bestanden en mappen die hij bezit of heeft geüpload.
Gedeeld met mij: bevat bestanden die met de gebruiker zijn gedeeld, maar geen onderdeel zijn van een bovenliggende map waartoe zij toegang hebben.
Documenten volgen doorgaans een workflow van de Postvak IN naar gestructureerde mappen, waar AI-automatisering en zakelijke acties worden toegepast.
Overzicht AI automatisch sorteren¶
AI-automatisch sorteren werkt op mapniveau. Elke map in de Documenten-app kan zijn eigen automatiseringslogica bevatten, waardoor je documentflows kunt ontwerpen die je interne processen weerspiegelen. In plaats van één algemene regel toe te passen, is automatisering progressief gestructureerd: documenten komen een map binnen, AI evalueert ze volgens de prompt van de map en voert vervolgens de bijbehorende actie uit.
Prompts configureren¶
Navigeer om een prompt voor een map te configureren naar de en selecteer een map uit de structuur aan de linkerkant. Klik vervolgens op het Acties-icoon bovenaan de pagina. Gebruik het vervolgkeuzemenu om AI automatisch sorteren te selecteren.
Stel in de pop-up Wat wil je dat de AI doet? een prompt op die uitlegt hoe documenten moeten worden geïnterpreteerd en wat er vervolgens moet gebeuren.
Notitie
Typ / om Veldselector en Recordselector te gebruiken om velden of records in te voegen om de prompt te verbeteren.
Klik onder de prompt op het veld Welke acties kan de AI uitvoeren? en selecteer een of meer acties uit het vervolgkeuzemenu. De beschikbare acties variëren afhankelijk van de geïnstalleerde applicaties.
Op basis van deze instructies kan AI documenten naar een andere map verplaatsen, labels toevoegen, activiteiten activeren of zakelijke records aanmaken zoals verkoopfacturen of leveranciersfacturen. Dit maakt elke map zowel een opslaglocatie als een beslispunt in de workflow.
Bij het configureren van de primaire prompt kunnen mappen instructies bevatten om uitzonderingen of validatiestappen af te handelen voordat de primaire logica wordt uitgevoerd. Een map kan bijvoorbeeld eerst verifiëren of een vereiste waarde in het document bestaat voordat wordt doorgegaan met automatisering.
Example
Een gebruiker wil PDF’s identificeren die meerdere pagina’s bevatten en handmatig moeten worden gesplitst. Hij voegt de volgende instructies toe aan het begin van zijn Postvak IN-prompt voor automatisch sorteren.
Controleer eerst het bestand om te zien of het een enkel document bevat of dat er meerdere documenten zijn samengevoegd. Gebruik hiervoor dit veld: Wordt als meerdere pagina's beschouwd. Als dit waar is, voeg dan het label "Te splitsen" toe en stop daar. Op deze manier weten we dat we het eerst handmatig in verschillende bestanden moeten splitsen. Als dit onwaar is, ga dan verder met het normale proces
Wordt als meerdere pagina’s beschouwd is geselecteerd via Veldselector. Onder het veld Welke acties kan de AI ondernemen? is AI: Labels toevoegen geselecteerd.
Deze actie voert de documentsplitsing niet uit, maar voegt een label toe die aangeeft welke documenten moeten worden gesplitst. Door deze stap aan het begin van de prompt toe te voegen, zorg je ervoor dat het de eerste actie van de AI is.
Zie ook