Clasificación de documentos con IA¶
La automatización de documentos con IA de Odoo permite clasificar, enrutar y procesar documentos con inteligencia artificial. Reduce la gestión manual de documentos como facturas, contratos, acuerdos de confidencialidad y archivos de seguros, ya que los ordena en carpetas, extrae información importante y activa acciones de la empresa.
Esta función está diseñada para trabajar con flujos de documentos repetitivos y de alto volumen donde la velocidad, la precisión y la trazabilidad son indispensables; además de que puedes intervenir de forma manual en caso de que sea necesario.
Configuración¶
Asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos para usar la automatización de documentos con inteligencia artificial:
La aplicación Documentos debe estar instalada y es necesario que configures los permisos correctos.
Las aplicaciones necesarias también deben estar instaladas. Estas pueden incluir Contabilidad, Compras, Ventas y otras. Las aplicaciones instaladas influyen en las instrucciones que podrás aplicar a los documentos.
Nota
No necesitas instalar la aplicación IA para usar la automatización de documentos. Sin embargo, los tipos de acciones de automatización con inteligencia artificial dependen del resto de las aplicaciones instaladas en la base de datos. Por ejemplo, la aplicación Contabilidad debe estar instalada para poder crear una factura.
Información general de la aplicación Documentos¶
La aplicación Documentos funciona como un sistema centralizado de gestión documental, similar a una unidad compartida. Esta permite organizar, como mínimo, en los siguientes espacios de trabajo, aunque puedes crear más:
Todos: Aquí encontrará todas las carpetas y archivos a los que el usuario tiene acceso.
Empresa: Aquí están las carpetas y archivos que se comparten para toda la empresa. El acceso lo puede determinar en los permisos de acceso para las carpetas y el archivo.
Mi unidad: Este es el espacio de trabajo personal del usuario donde podrá organizar los archivos y las carpetas que le pertenezcan o haya subido.
Compartido conmigo: Aquí se encuentran los archivos que se compartieron con el usuario, pero que no pertenecen a ninguna carpeta principal a la que el usuario tenga acceso.
Los documentos suelen seguir un flujo desde la bandeja de entrada hacia carpetas estructuradas, donde el sistema aplica la automatización con IA y las acciones de la empresa.
Información general de clasificación automática con IA¶
La clasificación automática con IA funciona a nivel de carpeta. Cada una de las carpetas en la aplicación Documentos puede tener su propia lógica de automatización, lo que te permite diseñar flujos de documentos adaptados a tus procesos internos. En lugar de aplicar una sola regla global, la automatización avanza por etapas: los documentos entran en una carpeta, la IA los evalúa con las instrucciones de esa carpeta y luego ejecuta la acción correspondiente.
Configurar instrucciones¶
Para configurar una instrucción en una carpeta, ve a y selecciona una carpeta en el árbol del lado izquierdo. Después, haz clic en el icono Acciones ubicado en la parte superior de la página. Usa el menú desplegable y selecciona Clasificación automática con IA.
En la ventana emergente ¿Qué quieres que haga la IA?, redacta una instrucción que explique cómo debe interpretar los documentos y qué debe suceder después.
Nota
Escribe / para usar el selector de campos y el selector de registros e insertar campos o registros que mejoren las instrucciones.
Abajo de la instrucción, haz clic en el campo ¿Qué acciones puede realizar la IA? y selecciona una o más acciones del menú desplegable. Las acciones disponibles varían según las aplicaciones que estén instaladas.
Según estas instrucciones, la IA puede mover documentos a otra carpeta, agregar etiquetas, activar actividades o crear registros empresariales como facturas de clientes o de proveedores. Así, cada carpeta funciona tanto como la ubicación de almacenamiento y como un punto de decisión dentro del flujo de trabajo.
Al configurar la instrucción principal puedes incluir instrucciones para realizar excepciones o gestionar pasos de validación antes de ejecutar la lógica principal. Por ejemplo, una carpeta puede verificar si existe un valor obligatorio en el documento antes de continuar con la automatización.
Example
Un usuario quiere identificar los archivos PDF que contengan varias páginas y que requieren separación manual, así que agrega las siguientes indicaciones al inicio de la instrucción de clasificación automática de su bandeja de entrada.
Primero, revisa el archivo para confirmar si contiene un solo documento o si hay varios documentos en uno. Para realizar esta acción, usa el campo: Se considera de varias páginas. En caso de que sea verdadero, agrega la etiqueta "Por dividir" y detente ahí. Así sabremos que primero debemos dividirlo en distintos archivos. Si es falso, continúa con el proceso normal.
En el selector de campos, la opción seleccionada es Se considera de varias páginas, mientras que en el campo ¿Qué acciones puede realizar la IA? la opción seleccionada es IA: Agregar etiquetas.
Esta acción no divide el documento, pero agrega una etiqueta que indica qué documentos hay que separar. Colocar este paso al inicio de la instrucción garantiza que sea la primera acción que realiza la IA.
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