KI-Dokumentensortierung¶
Die Odoo AI-Dokumentenautomatisierung ermöglicht die automatisierte Klassifizierung, Weiterleitung und Verarbeitung von Dokumenten mithilfe künstlicher Intelligenz. Sie reduziert die manuelle Bearbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Versicherungsakten, indem diese automatisch in Ordner sortiert, wichtige Informationen extrahiert und Geschäftsaktionen ausgelöst werden.
Diese Funktion ist für umfangreiche, sich wiederholende Dokumenten-Workflows konzipiert, bei denen Geschwindigkeit, Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit entscheidend sind, während bei Bedarf weiterhin menschliches Eingreifen möglich ist.
Konfiguration¶
Um die AI-Dokumentenautomatisierung zu nutzen, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:
Die Dokumente-Anwendung ist installiert und die korrekten Berechtigungen sind angewendet.
Die relevanten Anwendungen sind installiert. Dies kann Buchhaltung, Einkauf, Verkauf usw. umfassen. Die installierten Anwendungen beeinflussen die Eingabeaufforderungen, die auf die Dokumente angewendet werden.
Bemerkung
Die KI-App muss nicht installiert werden, um die Dokumentenautomatisierung zu nutzen. Die verfügbaren Arten von AI-Automatisierungsaktionen hängen jedoch von den anderen in der Datenbank installierten Apps ab. Um beispielsweise eine Rechnung zu erstellen, muss die Buchhaltung-App installiert sein.
Übersicht über die Dokumente-App¶
Die Dokumente-Anwendung fungiert als zentrales Dokumentenmanagementsystem ähnlich einem gemeinsamen Laufwerk. Sie ist mindestens in die folgenden Arbeitsbereiche unterteilt, es können jedoch zusätzliche Arbeitsbereiche erstellt werden:
Alle: zeigt alle Ordner und Dateien an, auf die der Benutzer Zugriff hat.
Unternehmen: enthält Ordner und Dateien, die für das gesamte Unternehmen zugänglich sind. Zugriffe werden durch Zugriffsrechte geregelt, die für Ordner und Dateien festgelegt wurden.
Meine Drive: Der persönliche Arbeitsbereich des Benutzers zum Organisieren und Aufrufen von Dateien und Ordnern, die ihm gehören oder die er hochgeladen hat.
Mit mir geteilt: enthält Dateien, die mit dem Benutzer geteilt wurden, aber nicht Teil eines übergeordneten Ordners sind, auf den er Zugriff hat.
Dokumente folgen typischerweise einem Workflow vom Posteingang in strukturierte Ordner, wo AI-Automatisierung und Geschäftsaktionen angewendet werden.
KI-Autosortierungsübersicht¶
AI-Autosortierung funktioniert auf Ordnerebene. Jeder Ordner in der Dokumente-App kann seine eigene Automatisierungslogik enthalten, sodass Sie Dokumentenflüsse entwerfen können, die Ihre internen Prozesse widerspiegeln. Anstatt eine einzige globale Regel anzuwenden, ist die Automatisierung progressiv strukturiert: Dokumente gelangen in einen Ordner, AI bewertet sie gemäß der Ordneraufforderung und führt dann die entsprechende Aktion aus.
Aufforderungen konfigurieren¶
Um eine Aufforderung für einen Ordner zu konfigurieren, navigieren Sie zur und wählen Sie einen Ordner aus der Baumstruktur auf der linken Seite. Klicken Sie dann auf das Aktionen-Symbol oben auf der Seite. Wählen Sie im Dropdown-Menü KI-Autosortierung.
Erstellen Sie im Pop-up Was soll die KI tun? eine Aufforderung, die erklärt, wie Dokumente interpretiert werden sollen und was als Nächstes geschehen soll.
Bemerkung
Geben Sie / ein, um entweder Feldauswahl und Datensatzauswahl zu verwenden, um Felder oder Datensätze einzufügen und die Aufforderung zu verbessern.
Klicken Sie unterhalb der Aufforderung auf das Feld Welche Aktionen kann die KI ausführen? und wählen Sie eine oder mehrere Aktionen aus dem Dropdown-Menü. Die verfügbaren Aktionen variieren je nach installierten Anwendungen.
Basierend auf diesen Anweisungen kann AI Dokumente in einen anderen Ordner verschieben, Tags hinzufügen, Aktivitäten auslösen oder Geschäftsdatensätze wie Rechnungen oder Lieferantenrechnungen erstellen. Dadurch wird jeder Ordner sowohl zu einem Speicherort als auch zu einem Entscheidungspunkt im Workflow.
Beim Konfigurieren der primären Aufforderung können Ordner Anweisungen enthalten, um Ausnahmen oder Validierungsschritte zu behandeln, bevor die primäre Logik ausgeführt wird. Beispielsweise kann ein Ordner zuerst prüfen, ob ein erforderlicher Wert im Dokument vorhanden ist, bevor mit der Automatisierung fortgefahren wird.
Example
Ein Benutzer möchte alle PDFs identifizieren, die mehrere Seiten enthalten und manuell aufgeteilt werden müssen. Er fügt folgende Anweisungen am Anfang seiner Posteingangs-Autosortierungs-Aufforderung hinzu.
Prüfen Sie zuerst die Datei, um festzustellen, ob sie ein einzelnes Dokument enthält oder ob mehrere Dokumente zusammengefasst sind. Verwenden Sie hierfür dieses Feld: Gilt als mehrseitig. Wenn es wahr ist, fügen Sie das Tag "Zu teilen" hinzu und hören Sie dort auf. So wissen wir, dass wir es zuerst manuell in verschiedene Dateien aufteilen müssen. Wenn es falsch ist, fahren Sie mit dem normalen Prozess fort
Gilt als mehrseitig wird über Feldauswahl ausgewählt. Unter dem Feld Welche Aktionen kann die KI ausführen? wird KI: Tags hinzufügen ausgewählt.
Diese Aktion führt die Dokumentenaufteilung nicht durch, sondern fügt ein Tag hinzu, das angibt, welche Dokumente aufgeteilt werden müssen. Das Hinzufügen dieses Schritts am Anfang der Aufforderung stellt sicher, dass es die erste Aktion der AI ist.
Siehe auch