Phân loại tài liệu AI¶
Tự động hóa Tài liệu AI của Odoo cho phép phân loại, định tuyến và xử lý tài liệu tự động bằng trí tuệ nhân tạo. Nó giảm việc xử lý thủ công các tài liệu như hóa đơn, hợp đồng, NDA và hồ sơ bảo hiểm bằng cách tự động sắp xếp chúng vào các thư mục, trích xuất thông tin chính và kích hoạt các hành động kinh doanh.
Tính năng này được thiết kế cho các quy trình làm việc với tài liệu có khối lượng lớn, lặp đi lặp lại, nơi tốc độ, độ chính xác và khả năng truy xuất nguồn gốc là rất quan trọng, đồng thời vẫn cho phép sự can thiệp của con người khi cần thiết.
Cấu hình¶
Để sử dụng tự động hóa tài liệu AI, hãy đảm bảo các yêu cầu sau được đáp ứng:
Ứng dụng Tài liệu đã được cài đặt và các quyền chính xác đã được áp dụng.
Các ứng dụng liên quan đã được cài đặt. Có thể bao gồm Kế toán, Mua hàng, Bán hàng, v.v. Các ứng dụng được cài đặt ảnh hưởng đến các lời nhắc được áp dụng cho tài liệu.
Ghi chú
Không cần cài đặt ứng dụng AI để sử dụng tự động hóa tài liệu. Tuy nhiên, các loại hành động tự động hóa AI có sẵn phụ thuộc vào các ứng dụng khác được cài đặt trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ, để tạo hóa đơn, ứng dụng Kế toán phải được cài đặt.
Tổng quan ứng dụng Documents¶
Ứng dụng Documents hoạt động như một hệ thống quản lý tài liệu tập trung tương tự như ổ đĩa được chia sẻ. Nó được tổ chức thành các không gian làm việc sau đây ở mức tối thiểu, mặc dù có thể tạo thêm các không gian làm việc khác:
Tất cả: hiển thị tất cả các thư mục và tệp mà người dùng có quyền truy cập.
Công ty: chứa các thư mục và tệp được chia sẻ trên toàn công ty. Quyền truy cập được xác định bởi quyền truy cập được định nghĩa cho thư mục và tệp.
Ổ đĩa của tôi: không gian làm việc cá nhân của người dùng để tổ chức và truy cập các tệp và thư mục mà họ sở hữu hoặc đã tải lên.
Được chia sẻ với tôi: bao gồm các tệp đã được chia sẻ với người dùng, nhưng không thuộc bất kỳ thư mục cha nào mà họ có quyền truy cập.
Tài liệu thường tuân theo quy trình làm việc từ Hộp thư đến các thư mục có cấu trúc, nơi áp dụng tự động hóa AI và các hành động kinh doanh.
Tổng quan tự động phân loại AI¶
Tự động phân loại AI hoạt động ở cấp độ thư mục. Mỗi thư mục trong ứng dụng Documents có thể chứa logic tự động hóa riêng, cho phép bạn thiết kế các quy trình tài liệu phản ánh các quy trình nội bộ của bạn. Thay vì áp dụng một quy tắc toàn cầu duy nhất, tự động hóa được cấu trúc theo cách tiệm tiến: tài liệu vào một thư mục, AI đánh giá chúng theo lời nhắc của thư mục, và sau đó thực hiện hành động tương ứng.
Cấu hình lời nhắc¶
Để cấu hình lời nhắc cho một thư mục, điều hướng đến và chọn một thư mục từ cây bên trái. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Hành động ở đầu trang. Sử dụng menu thả xuống để chọn Tự động phân loại AI.
Trên cửa sổ bật lên Bạn muốn AI làm gì?, soạn thảo một lời nhắc giải thích cách tài liệu nên được diễn giải và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Ghi chú
Nhập / để sử dụng Bộ chọn trường và Bộ chọn bản ghi để chèn các trường hoặc bản ghi nhằm cải thiện lời nhắc.
Bên dưới lời nhắc, nhấp vào trường AI có thể thực hiện những hành động nào?, và chọn một hoặc nhiều hành động từ menu thả xuống. Các hành động có sẵn sẽ thay đổi tùy theo các ứng dụng đã cài đặt.
Dựa trên các hướng dẫn này, AI có thể di chuyển tài liệu sang thư mục khác, thêm thẻ, kích hoạt hoạt động hoặc tạo bản ghi kinh doanh như hóa đơn hoặc hóa đơn nhà cung cấp. Điều này làm cho mỗi thư mục vừa là vị trí lưu trữ vừa là điểm quyết định trong quy trình làm việc.
Khi cấu hình lời nhắc chính, các thư mục có thể bao gồm hướng dẫn để xử lý các ngoại lệ hoặc các bước xác thực trước khi logic chính được thực thi. Ví dụ, một thư mục có thể đầu tiên xác minh xem giá trị bắt buộc có tồn tại trong tài liệu hay không trước khi tiếp tục với tự động hóa.
Example
Người dùng muốn xác định bất kỳ tệp PDF nào có nhiều trang và cần được chia thủ công. Họ thêm các hướng dẫn sau vào đầu lời nhắc tự động phân loại Hộp thư đến của họ.
Đầu tiên, kiểm tra tệp để xem nó chứa một tài liệu đơn lẻ hay nhiều tài liệu được đối chiếu cùng nhau. Để làm điều này, sử dụng trường này: Được coi là nhiều trang. Nếu nó đúng, hãy thêm thẻ "Cần chia" và dừng lại ở đó. Bằng cách này, chúng ta sẽ biết trước tiên cần phải chia thủ công nó thành các tệp khác nhau. Nếu nó sai, hãy tiếp tục với quy trình bình thường
Được coi là nhiều trang được chọn qua Bộ chọn trường. Trong trường AI có thể thực hiện những hành động nào?, AI: Thêm thẻ được chọn.
Hành động này không thực hiện việc chia tài liệu, nhưng nó thêm một thẻ chỉ ra tài liệu nào cần được chia. Việc thêm bước này vào đầu lời nhắc đảm bảo đây là hành động đầu tiên của AI.
Xem thêm