Reception

L’applicazione Reception di Odoo fornisce un modo per i visitatori di effettuare il check-in in un edificio o una sede e avvisare la persona che stanno incontrando del loro arrivo. Inoltre, possono richiedere una bevanda preconfigurata da portare loro mentre aspettano.

Questa applicazione è ideale per aziende che non hanno qualcuno che lavora alla reception, o sedi senza un’area di attesa designata disponibile per ospiti e visitatori.

Configurazione

Il primo elemento da configurare con l’applicazione Reception è la postazione, seguita da eventuali selezioni di bevande che potrebbero essere offerte opzionalmente.

Aree

Nell’applicazione Reception di Odoo, una Postazione può essere intesa come qualsiasi luogo in cui qualcuno può effettuare il check-in e attendere un dipendente. Si tratta tipicamente di una qualche forma di sala d’attesa, come una hall. Ogni postazione dispone di un chiosco dove i visitatori effettuano il check-in.

Durante la configurazione dell’applicazione Reception, è necessario configurare almeno una postazione, ma non esiste un limite al numero di postazioni che possono essere create e configurate.

Per creare una postazione, accedere a app Reception ‣ Configurazione ‣ Postazioni, e fare clic su Nuovo. Una volta fatto clic, appare un modulo reception vuoto.

Inserisci le seguenti informazioni nel modulo:

  • Nome Reception: inserire un nome per la specifica ubicazione della reception. Dovrebbe essere breve e identificabile, come Reception o Hall Principale. Questo campo è obbligatorio per creare una postazione.

  • Responsabili: selezionare la persona (o le persone) che vengono avvisate quando un visitatore effettua il check-in utilizzando questa specifica reception. È possibile inserire selezioni multiple. Questo campo è obbligatorio per creare una postazione.

  • URL Chiosco: questo campo si compila automaticamente una volta salvato il modulo reception, con almeno i campi Nome Reception e Responsabili compilati. Per salvare manualmente, fare clic sull’icona (Salva manualmente) situata nella parte superiore del modulo.

    Una volta salvato, viene generato un URL nel campo URL Chiosco. Questo URL è un modo per accedere al chiosco della reception.

    Per accedere al chiosco, fare clic sul pulsante Copia alla fine dell’URL e accedere a tale URL in un browser web. Questo URL apre la pagina di check-in della reception di quella specifica postazione.

    Suggerimento

    Per aggiungere un’immagine/foto a un modulo reception, passare il mouse sull’icona (fotocamera con un segno “+”) in alto a destra del modulo per visualizzare un’icona (Modifica).

    Fare clic sull’icona (Modifica) per aprire un esploratore file, accedere al file immagine/foto desiderato, quindi fare clic su Apri per selezionarlo.

    L’immagine selezionata per la foto della postazione appare come immagine di sfondo per il chiosco della postazione.

Scheda Opzioni

  • Selezione Host: se il visitatore partecipa a una riunione, questa opzione consente al visitatore di selezionare l’organizzatore della riunione da un elenco presentato e di avvisare tale persona. Quando è abilitata, appaiono campi aggiuntivi, come dettagliato di seguito.

  • Autentica Ospite: se sono richieste informazioni aggiuntive quando un ospite effettua il check-in, abilitare questa opzione e selezionare quali dei seguenti elementi sono obbligatori:

    • Email: selezionare se l’indirizzo email dell’ospite è Obbligatorio, Opzionale, o se l’informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).

    • Telefono: selezionare se il numero di telefono dell’ospite è Obbligatorio, Opzionale, o se l’informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).

    • Organizzazione: selezionare se l’organizzazione dell’ospite è Obbligatoria, Opzionale, o se l’informazione non viene richiesta affatto (Nessuno).

  • Tema: selezionare la modalità colore del chiosco. Scegliere Chiaro o Scuro. La selezione Chiaro visualizza uno sfondo grigio chiaro sul chiosco, mentre la selezione Scuro visualizza uno sfondo grigio scuro e nero.

  • Check-In Automatico: abilitare questa opzione per presentare un codice QR di check-in sul chiosco. Il codice QR consente agli ospiti di effettuare il check-in utilizzando il proprio dispositivo mobile, invece di utilizzare il chiosco. Questa opzione è consigliata per un chiosco molto frequentato con più ospiti che effettuano il check-in contemporaneamente.

  • Offri Bevande: abilitare questa opzione per offrire agli ospiti una bevanda al momento del check-in. Se questa opzione è abilitata, è necessario configurare le bevande offerte, tramite il collegamento Configura Bevande che appare quando l’opzione è abilitata. Una volta configurate tutte le opzioni di bevande, selezionare ogni bevanda da offrire utilizzando il menu a discesa.

Nota

Le seguenti opzioni sono visibili nella scheda Opzioni solo se l’opzione Host Selection è abilitata.

  • Notifica via email: abilitare questa opzione per inviare un’email alla persona che l’ospite sta visitando al momento del check-in. Quando abilitata, sotto appare un campo Modello Email, con il Modello Email Reception predefinito selezionato.

    Per modificare il modello email predefinito, fare clic sul menu a discesa nel campo Modello Email, quindi selezionare un altro modello email.

    Per modificare il modello attualmente selezionato, fare clic sull’icona (Link interno) alla fine della riga e apportare le modifiche desiderate al modello.

  • Notifica via SMS: abilitare questa opzione per inviare un messaggio SMS alla persona che l’ospite sta visitando al momento del check-in. Quando abilitata, sotto appare un campo Modello SMS, con il Modello SMS Reception predefinito selezionato.

    Per modificare il modello SMS predefinito, fare clic sul menu a discesa nel campo Modello SMS e selezionare un altro modello SMS.

    Per modificare il modello attualmente selezionato, fare clic sull’icona (Link interno) alla fine della riga e apportare le modifiche desiderate al contenuto del modello. Il messaggio SMS può contenere un massimo di 242 caratteri, che rientrano in 4 messaggi SMS (UNICODE).

  • Notifica via Comunicazioni: questa opzione è abilitata per impostazione predefinita quando l’opzione Host Selection è abilitata. Questa opzione apre una finestra di messaggio dell’applicazione Comunicazioni con la persona che l’ospite sta visitando al momento del check-in.

    Quando abilitata, appare un messaggio predefinito per la persona che l’ospite sta visitando. L’applicazione Comunicazioni deve essere installata affinché questa opzione funzioni.

Nota

Comunicazioni è installata per impostazione predefinita durante la creazione di un database Odoo e non viene conteggiata ai fini della fatturazione. Finché l’applicazione Comunicazioni non viene disinstallata intenzionalmente, l’opzione Notifica via Comunicazioni funziona.

Example

Il formato del messaggio predefinito per l’opzione Notifica via Comunicazioni è: (Stazione Reception) Check-In: (Nome Ospite) (Numero Telefono Ospite) (Organizzazione) per incontrare (Nome dipendente).

Un esempio di come potrebbe apparire in un messaggio Comunicazioni è: Atrio Principale Check-In: Mario Rossi (555-555-5555) (Odoo, Inc.) per incontrare Marc Demo.

Modulo della stazione reception con tutte le informazioni compilate.

Scheda Messaggio laterale

Inserire il testo desiderato da visualizzare sul chiosco della stazione dopo che un ospite ha effettuato il check-in, come un messaggio di benvenuto o eventuali istruzioni necessarie. Il testo appare nella pagina di conferma, sul lato destro dello schermo dopo che un ospite ha completato il processo di check-in.

Bevande

Dopo aver creato una stazione, il passaggio successivo consiste nel configurare le bevande da offrire ai visitatori, se desiderato.

Nota

Questo passaggio non è necessario o richiesto per il funzionamento dell’applicazione Reception e deve essere configurato solo se si offrono bevande agli ospiti.

Per aggiungere un’opzione bevanda, andare su Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks e fare clic su Nuovo. Questa operazione visualizza un modulo bevanda vuoto da configurare.

Inserire le seguenti informazioni nel modulo bevanda:

  • Nome Bevanda: digitare il nome dell’opzione bevanda in questo campo. Questo campo è obbligatorio.

  • Persone da notificare: utilizza il menu a discesa in questo campo per selezionare chi viene notificato quando viene selezionata la bevanda. È possibile inserire più persone in questo campo. Questo campo è obbligatorio.

  • Sequenza: inserisci un valore numerico in questo campo per indicare dove appare questa specifica opzione nell’elenco delle opzioni di bevande. Più basso è il numero, più in alto nell’elenco appare la bevanda. Ad esempio, inserendo il numero uno, quella bevanda verrebbe posizionata in cima all’elenco e apparirebbe per prima nella sequenza.

Suggerimento

Per aggiungere un’immagine/foto a un modulo bevanda, passa il mouse sull’icona (fotocamera con un “+”) in alto a destra del modulo per rivelare un’icona (Modifica).

Fare clic sull’icona (Modifica) per aprire un esploratore file, accedere al file immagine/foto desiderato, quindi fare clic su Apri per selezionarlo.

L’immagine selezionata appare ora nel campo immagine ed è impostata come immagine per la bevanda.

Modulo bevanda con le informazioni compilate per un espresso.

Dashboard della postazione

Suggerimento

Per aggiungere un’immagine/foto a un modulo bevanda, passa il mouse sull’icona (fotocamera con un “+”) in alto a destra del modulo per rivelare un’icona (Modifica).

Fare clic sull’icona (Modifica) per aprire un esploratore file, accedere al file immagine/foto desiderato, quindi fare clic su Apri per selezionarlo.

L’immagine selezionata appare ora nel campo immagine ed è impostata come immagine per la bevanda.

Configurazione del chiosco

Configura ogni chiosco per l’uso dopo aver configurato le varie postazioni. Si consiglia di utilizzare un dispositivo dedicato per ogni chiosco reception, come un tablet.

Naviga verso il chiosco in uno dei due modi:

  • Naviga verso la dashboard principale dell’applicazione Reception e fai clic sul pulsante Apri Reception sulla scheda della postazione desiderata. Il chiosco si carica in una nuova scheda del browser.

  • Naviga su App Reception ‣ Configurazione ‣ Postazioni e fai clic sulla postazione desiderata. Quindi, fai clic sul pulsante Copia alla fine della riga URL del chiosco e incolla l’URL in una nuova scheda o finestra del browser.

Importante

Una volta effettuato l’accesso a un chiosco reception, sia con il pulsante Apri Reception che con l”URL del chiosco, l’utente viene disconnesso automaticamente dal database su quel dispositivo specifico.

Si tratta di una misura di sicurezza progettata per impedire l’accesso non autorizzato al database.

Reportistica

L’applicazione Reception ha due report disponibili: Visitatori e Bevande.

Per accedere a uno di questi report, naviga su App Reception ‣ Reportistica per visualizzare un menu a discesa contenente le opzioni: Visitatori e Bevande.

Il report Visitatori mostra il numero di visitatori per mese, per l’anno corrente. Il report Bevande mostra quante richieste totali sono state effettuate per ogni bevanda.

Come per tutti i report in Odoo, anche i filtri e i gruppi possono essere modificati per mostrare altre metriche.

Vedi anche