Recepcja

Aplikacja Recepcja Odoo zapewnia sposób, w jaki odwiedzający mogą się zameldować w budynku lub lokalizacji oraz powiadomić osobę, z którą się spotykają, o swoim przybyciu. Dodatkowo mogą poprosić o przyniesienie wstępnie skonfigurowanego napoju podczas oczekiwania.

Ta aplikacja jest idealna dla firm, które nie mają pracownika przy recepcji lub lokalizacji bez wyznaczonej poczekalni dostępnej dla gości i odwiedzających.

Konfiguracja

Pierwszym elementem do skonfigurowania w aplikacji Recepcja jest stanowisko, a następnie opcjonalnie oferowane napoje.

Stanowiska

W aplikacji Recepcja Odoo Stanowisko można rozumieć jako dowolne miejsce, w którym można się zalogować i czekać na pracownika. Jest to zazwyczaj jakaś forma poczekalni, taka jak hol. Każde stanowisko posiada kiosk, w którym odwiedzający się meldują.

Podczas konfigurowania aplikacji Recepcja musi zostać skonfigurowane co najmniej jedno stanowisko, ale nie ma limitu liczby stanowisk, które można utworzyć i skonfigurować.

Aby utworzyć stanowisko, przejdź do Aplikacja Recepcja ‣ Konfiguracja ‣ Stanowiska i kliknij Nowy. Po kliknięciu pojawi się pusty formularz recepcji.

Wprowadź następujące informacje w formularzu:

  • Nazwa recepcji: wprowadź nazwę dla konkretnej lokalizacji recepcji. Powinna być krótka i rozpoznawalna, na przykład Biurko recepcji lub Hol główny. To pole jest wymagane do utworzenia stanowiska.

  • Odpowiedzialni: wybierz osobę (lub osoby), które są powiadamiane, gdy odwiedzający zamelduje się przy użyciu tej konkretnej recepcji. Można wprowadzić wiele wyborów. To pole jest wymagane do utworzenia stanowiska.

  • Adres URL kiosku: to pole wypełnia się automatycznie po zapisaniu formularza recepcji, z wypełnionymi co najmniej polami Nazwa recepcji i Odpowiedzialni. Aby zapisać ręcznie, kliknij ikonę (Zapisz ręcznie) znajdującą się u góry formularza.

    Po zapisaniu w polu Adres URL kiosku generowany jest adres URL. Ten adres URL to jeden ze sposobów dostępu do kiosku recepcji.

    Aby uzyskać dostęp do kiosku, kliknij przycisk Kopiuj na końcu adresu URL i przejdź do tego adresu URL w przeglądarce internetowej. Ten adres URL otwiera stronę logowania dla tego konkretnego stanowiska recepcji.

    Wskazówka

    Aby dodać obraz/zdjęcie do formularza recepcji, najedź kursorem na ikonę (aparat ze znakiem «+») w prawym górnym rogu formularza, aby wyświetlić ikonę (Edytuj).

    Kliknij ikonę (Edytuj), aby otworzyć eksplorator plików, przejdź do żądanego pliku obrazu/zdjęcia, a następnie kliknij Otwórz, aby go wybrać.

    Obraz wybrany jako zdjęcie stanowiska pojawia się jako obraz tła dla kiosku stanowiska.

Zakładka Opcje

  • Wybór gospodarza: jeśli odwiedzający uczestniczy w spotkaniu, ta opcja umożliwia odwiedzającemu wybranie gospodarza spotkania z przedstawionej listy i powiadomienie tej osoby. Po włączeniu pojawiają się dodatkowe pola, zgodnie z opisem poniżej.

  • Uwierzytelnij gościa: jeśli podczas meldowania gościa wymagane są dodatkowe informacje, włącz tę opcję i wybierz, które z poniższych są wymagane:

    • E-mail: wybierz, czy adres e-mail gościa jest Wymagany, Opcjonalny, czy informacja w ogóle nie jest wymagana (Brak).

    • Telefon: wybierz, czy numer telefonu gościa jest Wymagany, Opcjonalny, czy informacja w ogóle nie jest wymagana (Brak).

    • Organizacja: wybierz, czy organizacja gościa jest Wymagana, Opcjonalna, czy informacja nie jest w ogóle wymagana (Brak).

  • Motyw: wybierz tryb kolorystyczny kiosku. Wybierz Jasny lub Ciemny. Wybór Jasny wyświetla jasnoszare tło w kiosku, podczas gdy wybór Ciemny wyświetla ciemnoszare i czarne tło.

  • Samodzielne meldowanie: włącz tę opcję, aby wyświetlić kod QR do meldowania w kiosku. Kod QR pozwala gościom zameldować się za pomocą urządzenia mobilnego zamiast korzystania z kiosku. Ta opcja jest zalecana w przypadku ruchliwego kiosku, w którym w dowolnym momencie melduje się wielu gości.

  • Zaoferuj napoje: włącz tę opcję, aby zaoferować gościom napój podczas meldowania. Jeśli ta opcja jest włączona, konieczne jest skonfigurowanie oferowanych napojów za pomocą łącza Konfiguruj napoje, które pojawia się po włączeniu opcji. Po skonfigurowaniu wszystkich opcji napojów wybierz każdy napój, który ma być oferowany, za pomocą menu rozwijanego.

Informacja

Poniższe opcje są widoczne w zakładce Opcje tylko wtedy, gdy włączona jest opcja Wybór gospodarza.

  • Powiadom e-mailem: włącz tę opcję, aby wysłać e-mail do osoby, którą gość odwiedza, podczas meldowania. Po włączeniu poniżej pojawi się pole Szablon wiadomości e-mail z domyślnie wybranym szablonem Szablon wiadomości e-mail recepcji.

    Aby zmienić domyślny szablon wiadomości e-mail, kliknij menu rozwijane w polu Szablon wiadomości e-mail, a następnie wybierz inny szablon wiadomości e-mail.

    Aby zmodyfikować aktualnie wybrany szablon, kliknij ikonę (Link wewnętrzny) na końcu wiersza i wprowadź wszelkie zmiany w szablonie.

  • Powiadom SMS-em: włącz tę opcję, aby wysłać wiadomość SMS do osoby, którą gość odwiedza, podczas meldowania. Po włączeniu poniżej pojawi się pole Szablon SMS z domyślnie wybranym szablonem Szablon SMS recepcji.

    Aby zmienić domyślny szablon SMS, kliknij menu rozwijane w polu Szablon SMS i wybierz inny szablon SMS.

    Aby zmodyfikować aktualnie wybrany szablon, kliknij ikonę (Link wewnętrzny) na końcu wiersza i wprowadź wszelkie pożądane zmiany w treści szablonu. Wiadomość SMS może zawierać maksymalnie 242 znaki, co mieści się w 4 wiadomościach SMS (UNICODE).

  • Powiadom przez Dyskusje: ta opcja jest domyślnie włączona, gdy włączona jest opcja Wybór gospodarza. Ta opcja otwiera okno wiadomości aplikacji Dyskusje z osobą, którą gość odwiedza podczas meldowania.

    Po włączeniu dla osoby, którą gość odwiedza, pojawia się domyślna wiadomość. Aplikacja Dyskusje musi być zainstalowana, aby ta opcja działała.

Informacja

Aplikacja Dyskusje jest instalowana domyślnie podczas tworzenia bazy danych Odoo i nie jest wliczana do rozliczeń. Dopóki aplikacja Dyskusje nie zostanie celowo odinstalowana, opcja Powiadom przez Dyskusje działa.

Example

Domyślny format wiadomości dla opcji Powiadom przez Dyskusje to: (Stacja recepcji) Meldowanie: (Imię i nazwisko gościa) (Numer telefonu gościa) (Organizacja) w celu spotkania z (Imię i nazwisko pracownika).

Przykład tego, jak może to wyglądać w wiadomości Dyskusje: Hol główny Meldowanie: Jan Kowalski (555-555-5555) (Odoo, Inc.) w celu spotkania z Marcin Demo.

Formularz stacji recepcji ze wszystkimi wypełnionymi informacjami.

Zakładka Wiadomość boczna

Wprowadź dowolny tekst, który ma się pojawić w kiosku stacji po zameldowaniu gościa, taki jak powitanie lub wszelkie niezbędne instrukcje. Tekst pojawia się na stronie potwierdzenia po prawej stronie ekranu po zakończeniu procesu meldowania przez gościa.

Napoje

Po utworzeniu stacji następnym krokiem jest skonfigurowanie napojów oferowanych odwiedzającym, jeśli jest to pożądane.

Informacja

Ten krok nie jest konieczny ani wymagany do działania aplikacji Recepcja i należy go skonfigurować tylko wtedy, gdy gościom oferowane są napoje.

Aby dodać opcję napoju, przejdź do Aplikacja Recepcja ‣ Konfiguracja ‣ Napoje i kliknij Nowy. Spowoduje to wyświetlenie pustego formularza napoju do skonfigurowania.

Wprowadź następujące informacje w formularzu napoju:

  • Nazwa napoju: wpisz nazwę opcji napoju w tym polu. To pole jest wymagane.

  • Osoby do powiadomienia: użyj menu rozwijanego w tym polu, aby wybrać osoby powiadamiane po wybraniu napoju. W tym polu można wprowadzić wiele osób. To pole jest wymagane.

  • Sekwencja: wprowadź wartość liczbową w tym polu, aby wskazać, gdzie na liście opcji napojów pojawia się ta konkretna opcja. Im niższa liczba, tym wyżej na liście pojawia się napój. Na przykład wprowadzenie liczby jeden umieści ten napój na górze listy i pojawi się on jako pierwszy w sekwencji.

Wskazówka

Aby dodać obraz/zdjęcie do formularza napoju, najedź kursorem na ikonę (aparat ze znakiem „+”) w prawym górnym rogu formularza, aby wyświetlić ikonę (Edytuj).

Kliknij ikonę (Edytuj), aby otworzyć eksplorator plików, przejdź do żądanego pliku obrazu/zdjęcia, a następnie kliknij Otwórz, aby go wybrać.

Wybrany obraz pojawia się teraz w polu obrazu i jest ustawiony jako obraz napoju.

Formularz napoju z wypełnionymi informacjami dla espresso.

Konsola stanowiska

Wskazówka

Aby dodać obraz/zdjęcie do formularza napoju, najedź kursorem na ikonę (aparat ze znakiem „+”) w prawym górnym rogu formularza, aby wyświetlić ikonę (Edytuj).

Kliknij ikonę (Edytuj), aby otworzyć eksplorator plików, przejdź do żądanego pliku obrazu/zdjęcia, a następnie kliknij Otwórz, aby go wybrać.

Wybrany obraz pojawia się teraz w polu obrazu i jest ustawiony jako obraz napoju.

Konfiguracja kiosku

Skonfiguruj każdy kiosk do użytku po skonfigurowaniu różnych stanowisk. Zaleca się użycie dedykowanego urządzenia dla każdego kiosku recepcji, takiego jak tablet.

Przejdź do kiosku na jeden z dwóch sposobów:

  • Przejdź do głównej konsoli aplikacji Recepcja i kliknij przycisk Otwórz stanowisko na karcie żądanego stanowiska. Kiosk otworzy się w nowej karcie przeglądarki.

  • Przejdź do Aplikacja Recepcja ‣ Konfiguracja ‣ Stanowiska i kliknij żądane stanowisko. Następnie kliknij przycisk Kopiuj na końcu wiersza Adres URL kiosku i wklej adres URL w nowej karcie lub oknie przeglądarki.

Ważne

Po uzyskaniu dostępu do kiosku recepcji za pomocą przycisku Otwórz stanowisko lub Adresu URL kiosku użytkownik zostanie automatycznie wylogowany z bazy danych na tym konkretnym urządzeniu.

Jest to środek bezpieczeństwa zaprojektowany w celu zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi do bazy danych.

Raportowanie

Aplikacja Recepcja ma dostępne dwa raporty: Odwiedzający i Napoje.

Aby uzyskać dostęp do któregokolwiek z tych raportów, przejdź do Aplikacja Recepcja ‣ Raporty, aby wyświetlić menu rozwijane zawierające opcje: Odwiedzający i Napoje.

Raport Odwiedzający wyświetla liczbę odwiedzających według miesięcy dla bieżącego roku. Raport Napoje pokazuje, ile łącznie zapytań zostało złożonych dla każdego napoju.

Podobnie jak w przypadku wszystkich raportów w Odoo, filtry i grupowania można modyfikować, aby wyświetlić również inne wskaźniki.

Zobacz także