แผนกต้อนรับส่วนหน้า

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a preconfigured beverage to be brought to them, while they wait.

แอปพลิเคชันนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่**ไม่**มีพนักงานทำงานที่โต๊ะต้อนรับ หรือสถานที่ที่**ไม่มี**พื้นที่รอรับแขกและผู้มาเยือนโดยเฉพาะ

การกำหนดค่า

รายการแรกที่ต้องกำหนดค่าในแอปพลิเคชัน บริการลูกค้า คือสถานี ตามด้วยตัวเลือกเครื่องดื่มที่อาจนำเสนอเป็นทางเลือก

สถานี

ในแอปพลิเคชัน บริการลูกค้า ของ Odoo สถานี สามารถพิจารณาได้ว่าเป็นสถานที่ใดๆ ที่ผู้มาเยือนสามารถลงชื่อเข้าใช้และรอพนักงานได้ โดยทั่วไปแล้วจะเป็นห้องรอรับในรูปแบบต่างๆ เช่น ล็อบบี้ แต่ละสถานีจะมีคีออสก์สำหรับให้ผู้มาเยือนเช็คอิน

เมื่อตั้งค่าแอปพลิเคชัน บริการลูกค้า จะ**ต้อง**กำหนดค่าสถานีอย่างน้อยหนึ่งสถานี แต่ไม่มีข้อจำกัดในจำนวนสถานีที่สามารถสร้างและกำหนดค่าได้

ในการสร้างสถานี ไปที่ แอปบริการลูกค้า ‣ การกำหนดค่า ‣ สถานี และคลิก สร้าง เมื่อคลิกแล้ว แบบฟอร์มบริการลูกค้าเปล่าจะปรากฏขึ้น

ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในแบบฟอร์ม:

• ชื่อบริการลูกค้า: ป้อนชื่อสำหรับสถานที่บริการลูกค้าเฉพาะ ควรสั้นและสามารถระบุได้ เช่น โต๊ะต้อนรับ หรือ ล็อบบี้หลัก ช่องนี้จำเป็นต้องกรอกเพื่อสร้างสถานี

• ผู้รับผิดชอบ: เลือกบุคคล (หรือหลายคน) ที่จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้มาเยือนเช็คอินโดยใช้บริการลูกค้าเฉพาะนี้ สามารถเลือกได้หลายรายการ ช่องนี้จำเป็นต้องกรอกเพื่อสร้างสถานี

• URL คีออสก์: ช่องนี้จะกรอกข้อมูลอัตโนมัติเมื่อบันทึกแบบฟอร์มบริการลูกค้าแล้ว โดยต้องกรอกอย่างน้อยช่อง ชื่อบริการลูกค้า และ ผู้รับผิดชอบ ในการบันทึกด้วยตนเอง ให้คลิกไอคอน (บันทึกด้วยตนเอง) ที่อยู่ด้านบนของแบบฟอร์ม

  เมื่อบันทึกแล้ว URL จะถูกสร้างขึ้นในช่อง URL คีออสก์ URL นี้เป็นหนึ่งในวิธีการเข้าถึงคีออสก์บริการลูกค้า

  ในการเข้าถึงคีออสก์ ให้คลิกปุ่ม คัดลอก ที่ท้าย URL แล้วไปที่ URL นั้นในเว็บเบราว์เซอร์ URL นี้จะเปิดหน้าการลงชื่อเข้าใช้บริการลูกค้าของสถานีเฉพาะนั้น

  Tip

  ในการเพิ่มภาพ/รูปถ่ายลงในแบบฟอร์มบริการลูกค้า ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ไอคอน (กล้องที่มีเครื่องหมาย '+') ที่มุมขวาบนของแบบฟอร์มเพื่อแสดงไอคอน (แก้ไข)

  คลิกที่ไอคอน (แก้ไข) เพื่อเปิดตัวสำรวจไฟล์ นำทางไปยังไฟล์ภาพ/รูปถ่ายที่ต้องการ จากนั้นคลิก เปิด เพื่อเลือกไฟล์

  ภาพที่เลือกสำหรับภาพสถานีจะปรากฏเป็นภาพพื้นหลังสำหรับคีออสก์สถานี

แท็บตัวเลือก

• การเลือกเจ้าภาพ: หากผู้มาเยือนเข้าร่วมการประชุม ตัวเลือกนี้จะอนุญาตให้ผู้มาเยือนเลือกเจ้าภาพการประชุมจากรายชื่อที่แสดง และแจ้งเตือนบุคคลนั้น เมื่อเปิดใช้งาน ช่องเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้นตามรายละเอียดด้านล่าง

• ยืนยันแขก: หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อแขกเช็คอิน ให้เปิดใช้งานตัวเลือกนี้ และเลือกว่าข้อมูลใดต่อไปนี้ที่ต้องการ:

  • อีเมล: เลือกว่าที่อยู่อีเมลของแขกเป็น จำเป็น, ทางเลือก, หรือไม่ขอข้อมูลเลย (ไม่มี)

  • โทรศัพท์: เลือกว่าหมายเลขโทรศัพท์ของแขกเป็น จำเป็น, ทางเลือก, หรือไม่ขอข้อมูลเลย (ไม่มี)

  • องค์กร: เลือกว่าองค์กรของแขกเป็น จำเป็น, ทางเลือก, หรือไม่ขอข้อมูลเลย (ไม่มี)

• ธีม: เลือกโหมดสีของคีออสก์ เลือก สว่าง หรือ มืด การเลือก สว่าง จะแสดงพื้นหลังสีเทาอ่อนบนคีออสก์ ในขณะที่การเลือก มืด จะแสดงพื้นหลังสีเทาเข้มและสีดำ

• เช็คอินด้วยตนเอง: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อแสดงรหัส QR สำหรับเช็คอินบนคีออสก์ รหัส QR ช่วยให้แขกสามารถเช็คอินโดยใช้อุปกรณ์มือถือแทนการใช้คีออสก์ แนะนำให้ใช้ตัวเลือกนี้สำหรับคีออสก์ที่มีผู้คนพลุกพล่านซึ่งมีแขกหลายคนเช็คอินในเวลาเดียวกัน

• เสนอเครื่องดื่ม: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อเสนอเครื่องดื่มให้แขกเมื่อเช็คอิน หากเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ จำเป็นต้อง กำหนดค่าเครื่องดื่มที่จะเสนอ ผ่านลิงก์ กำหนดค่าเครื่องดื่ม ที่ปรากฏขึ้นเมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ เมื่อกำหนดค่าตัวเลือกเครื่องดื่มทั้งหมดแล้ว ให้เลือกเครื่องดื่มแต่ละชนิดที่จะเสนอโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง

Note

ตัวเลือกต่อไปนี้จะปรากฏในแท็บ Options เฉพาะเมื่อเปิดใช้งานตัวเลือก Host Selection เท่านั้น

• Notify by email: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อส่งอีเมลถึงบุคคลที่แขกต้องการพบเมื่อเช็คอิน เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ฟิลด์ Email Template จะปรากฏด้านล่าง โดยมี Frontdesk Email Template เป็นค่าเริ่มต้นที่เลือกไว้

  หากต้องการเปลี่ยนเทมเพลตอีเมลเริ่มต้น ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงในฟิลด์ Email Template จากนั้นเลือกเทมเพลตอีเมลอื่น

  หากต้องการแก้ไขเทมเพลตที่เลือกอยู่ในปัจจุบัน ให้คลิกไอคอน (Internal link) ที่ท้ายบรรทัด แล้วทำการแก้ไขเทมเพลตตามต้องการ

• Notify by SMS: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อส่งข้อความ SMS (ข้อความ) ถึงบุคคลที่แขกต้องการพบเมื่อเช็คอิน เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ฟิลด์ SMS Template จะปรากฏด้านล่าง โดยมี Frontdesk SMS Template เป็นค่าเริ่มต้นที่เลือกไว้

  หากต้องการเปลี่ยนเทมเพลต SMS เริ่มต้น ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงในฟิลด์ SMS Template แล้วเลือกเทมเพลต SMS อื่น

  หากต้องการแก้ไขเทมเพลตที่เลือกอยู่ในปัจจุบัน ให้คลิกไอคอน (Internal link) ที่ท้ายบรรทัด แล้วทำการแก้ไขเนื้อหาของเทมเพลตตามต้องการ ข้อความ SMS สามารถมีได้สูงสุด 242 ตัวอักษร ซึ่งใช้พื้นที่ 4 SMS (UNICODE)

• Notify by Discuss: ตัวเลือกนี้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นเมื่อเปิดใช้งานตัวเลือก Host Selection ตัวเลือกนี้จะเปิดหน้าต่างข้อความแอปพลิเคชัน แชท กับบุคคลที่แขกต้องการพบเมื่อเช็คอิน

  เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ข้อความเริ่มต้นจะปรากฏสำหรับบุคคลที่แขกต้องการพบ แอปพลิเคชัน แชท **ต้อง**ติดตั้งไว้เพื่อให้ตัวเลือกนี้ทำงาน

Note

แชท ถูกติดตั้งตามค่าเริ่มต้นเมื่อสร้างฐานข้อมูล Odoo และไม่นับรวมในการเรียกเก็บเงิน ตราบใดที่ไม่มีการถอนการติดตั้งแอปพลิเคชัน แชท โดยตั้งใจ ตัวเลือก Notify by Discuss ก็จะทำงาน

Example

รูปแบบข้อความเริ่มต้นสำหรับตัวเลือก Notify by Discuss คือ: (Frontdesk Station) Check-In: (Guest Name) (Guest Phone Number) (Organization) to meet (Name of employee).

ตัวอย่างของข้อความที่อาจปรากฏในข้อความ แชท คือ: Main Lobby Check-In: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

แท็บ Side Message

ป้อนข้อความที่ต้องการให้ปรากฏบนคีออสก์ของสถานีหลังจากที่แขกเช็คอินแล้ว เช่น คำทักทายต้อนรับหรือคำแนะนำที่จำเป็น ข้อความจะปรากฏบนหน้ายืนยัน ทางด้านขวาของหน้าจอหลังจากที่แขกทำการเช็คอินเสร็จสิ้น

เครื่องดื่ม

หลังจากสร้างสถานีแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดค่าเครื่องดื่มที่จะเสนอให้แก่ผู้มาเยือนหากต้องการ

Note

ขั้นตอนนี้ ไม่**จำเป็นหรือต้องใช้เพื่อให้แอปพลิเคชัน **บริการลูกค้า ทำงาน และจำเป็นต้องกำหนดค่าเฉพาะเมื่อมีการเสนอเครื่องดื่มให้แก่แขกเท่านั้น

หากต้องการเพิ่มตัวเลือกเครื่องดื่ม ให้ไปที่ Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks แล้วคลิก New การดำเนินการนี้จะแสดงแบบฟอร์มเครื่องดื่มเปล่าเพื่อกำหนดค่า

ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในแบบฟอร์มเครื่องดื่ม:

• Drink Name: พิมพ์ชื่อของตัวเลือกเครื่องดื่มในฟิลด์นี้ ฟิลด์นี้จำเป็นต้องกรอก

• ผู้ที่จะแจ้งเตือน: ใช้เมนูแบบเลื่อนลงในฟิลด์นี้เพื่อเลือกว่าใครจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อเครื่องดื่มถูกเลือก สามารถป้อนหลายคนในฟิลด์นี้ได้ ฟิลด์นี้จำเป็นต้องกรอก

• ลำดับ: ป้อนค่าตัวเลขในฟิลด์นี้เพื่อระบุว่าตัวเลือกนี้แสดงที่ใดในรายการตัวเลือกเครื่องดื่ม ยิ่งตัวเลขต่ำ เครื่องดื่มก็จะแสดงในลำดับที่สูงขึ้น ตัวอย่างเช่น การป้อนตัวเลขหนึ่งจะทำให้เครื่องดื่มนั้นอยู่ด้านบนสุดของรายการและแสดงเป็นอันดับแรกในลำดับ

Tip

หากต้องการเพิ่มรูปภาพ/ภาพถ่ายในฟอร์มเครื่องดื่ม ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ไอคอน (กล้องพร้อมเครื่องหมาย '+') ที่มุมบนขวาของฟอร์มเพื่อแสดงไอคอน (แก้ไข)

คลิกที่ไอคอน (แก้ไข) เพื่อเปิดตัวสำรวจไฟล์ นำทางไปยังไฟล์ภาพ/รูปถ่ายที่ต้องการ จากนั้นคลิก เปิด เพื่อเลือกไฟล์

รูปภาพที่เลือกจะปรากฏในฟิลด์รูปภาพ และถูกตั้งเป็นรูปภาพสำหรับเครื่องดื่ม

แดชบอร์ดของสถานี

Tip

หากต้องการเพิ่มรูปภาพ/ภาพถ่ายในฟอร์มเครื่องดื่ม ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ไอคอน (กล้องพร้อมเครื่องหมาย '+') ที่มุมบนขวาของฟอร์มเพื่อแสดงไอคอน (แก้ไข)

คลิกที่ไอคอน (แก้ไข) เพื่อเปิดตัวสำรวจไฟล์ นำทางไปยังไฟล์ภาพ/รูปถ่ายที่ต้องการ จากนั้นคลิก เปิด เพื่อเลือกไฟล์

รูปภาพที่เลือกจะปรากฏในฟิลด์รูปภาพ และถูกตั้งเป็นรูปภาพสำหรับเครื่องดื่ม

การตั้งค่าคีออสก์

ตั้งค่าคีออสก์แต่ละตัวสำหรับการใช้งานหลังจากกำหนดค่าสถานีต่างๆ แล้ว แนะนำให้ใช้อุปกรณ์เฉพาะสำหรับคีออสก์บริการลูกค้าแต่ละตัว เช่น แท็บเล็ต

นำทางไปยังคีออสก์ในหนึ่งในสองวิธี:

• นำทางไปยังแดชบอร์ดแอปพลิเคชัน บริการลูกค้า หลัก และคลิกปุ่ม เปิดเดสก์ บนการ์ดสถานีที่ต้องการ คีออสก์จะโหลดในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่

• นำทางไปที่ แอปบริการลูกค้า ‣ การกำหนดค่า ‣ สถานี และคลิกที่สถานีที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม คัดลอก ที่ส่วนท้ายของบรรทัด Kiosk URL และวาง URL ลงในแท็บหรือหน้าต่างเบราว์เซอร์ใหม่

Important

เมื่อเข้าถึงคีออสก์บริการลูกค้าด้วยปุ่ม เปิดเดสก์ หรือ Kiosk URL ผู้ใช้จะ*ออกจากระบบฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ*บนอุปกรณ์นั้นโดยเฉพาะ

นี่เป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยที่ออกแบบมาเพื่อป้องกันการเข้าถึงฐานข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

การรายงาน

แอปพลิเคชัน บริการลูกค้า มีรายงานพร้อมใช้งานสองรายงาน: ผู้มาเยือน และ เครื่องดื่ม

หากต้องการเข้าถึงรายงานเหล่านี้ ให้นำทางไปที่ แอปบริการลูกค้า ‣ การรายงาน เพื่อแสดงเมนูแบบเลื่อนลงที่มีตัวเลือก: ผู้มาเยือน และ เครื่องดื่ม

รายงาน ผู้มาเยือน แสดงจำนวนผู้มาเยือนรายเดือนสำหรับปีปัจจุบัน รายงาน เครื่องดื่ม แสดงจำนวนคำขอทั้งหมดสำหรับเครื่องดื่มแต่ละประเภท

เช่นเดียวกับรายงานทั้งหมดใน Odoo ฟิลเตอร์และกลุ่มสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อแสดงตัวชี้วัดอื่นๆ ได้เช่นกัน

ดูเพิ่มเติม

• ผู้เยี่ยมชม

• ผู้เยี่ยมชม