Empfang

Die Odoo-Anwendung Empfang bietet Besuchern die Möglichkeit, sich in einem Gebäude oder an einem Standort anzumelden und die Person, die sie treffen, über ihre Ankunft zu informieren. Darüber hinaus können sie während der Wartezeit ein vorkonfiguriertes Getränk anfordern.

Diese Anwendung ist ideal für Unternehmen, die keinen Mitarbeiter am Empfang haben, oder Standorte ohne einen ausgewiesenen Wartebereich für Gäste und Besucher.

Konfiguration

Das erste Element, das in der Anwendung Empfang konfiguriert werden muss, ist die Station, gefolgt von eventuell angebotenen Getränkeoptionen.

Schalter

In der Odoo-Anwendung Empfang kann eine Station als jeder Ort betrachtet werden, an dem sich jemand anmelden und auf einen Mitarbeiter warten kann. Dies ist normalerweise eine Art Warteraum, beispielsweise eine Lobby. Jede Station verfügt über einen Kiosk, an dem sich Besucher anmelden.

Beim Einrichten der Anwendung Empfang muss mindestens eine Station konfiguriert werden, es gibt jedoch keine Begrenzung, wie viele Stationen erstellt und konfiguriert werden können.

Um einen Schalter zu erstellen, gehen Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Schalter, und klicken Sie auf Neu, um ein leeres Empfangsformular zu öffnen.

Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:

  • Empfangsname: Geben Sie einen Namen für den spezifischen Empfangsstandort ein. Dieser sollte kurz und eindeutig sein, z. B. Empfangstresen oder Hauptlobby. Dieses Feld ist erforderlich, um eine Station zu erstellen.

  • Verantwortliche: Wählen Sie die Person (oder Personen) aus, die benachrichtigt werden, wenn ein Besucher sich über einen bestimmten Schalter anmeldet. Es können mehrere Personen angegeben werden. Dieses Feld muss ebenfalls ausgefüllt sein, um einen Schalter zu erstellen.

  • Kiosk-URL: Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, sobald das Empfangsformular gespeichert wird und mindestens die Felder Empfangsname und Verantwortliche ausgefüllt sind. Um manuell zu speichern, klicken Sie auf das (Manuell speichern)-Symbol oben im Formular.

    Nach der Speicherung wird im Feld Kiosk-URL eine URL generiert. Diese URL ist eine Art, um auf das Empfangskiosk zuzugreifen.

    Um auf das Kiosk zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren am Ende der URL und navigieren Sie zu dieser URL in einem Webbrowser. Diese URL öffnet eine spezifische Empfangsanmeldeseite.

    Tipp

    Um ein Bild/Foto zu einem Empfangsformular hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über das (Kamera mit ‚+‘-Zeichen)-Symbol oben rechts im Formular, um ein (Bearbeiten)-Symbol anzuzeigen.

    Klicken Sie auf das (Bearbeiten)-Symbol, um einen Datei-Explorer zu öffnen, navigieren Sie zur gewünschten Bild-/Fotodatei und klicken Sie dann auf Öffnen, um sie auszuwählen.

    Das für das Bahnhofsfoto ausgewählte Bild erscheint als Hintergrundbild für den Schalterkiosk.

Reiter „Optionen“

  • Gastgeberauswahl: Wenn der Besucher an einem Meeting teilnimmt, kann er mit dieser Option den Gastgeber des Meetings aus einer Liste auswählen und diesen benachrichtigen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden zusätzliche Felder angezeigt, wie unten beschrieben.

  • Gast authentifizieren: Wenn bei der Anmeldung eines Gastes zusätzliche Informationen erforderlich sind, aktivieren Sie diese Option und wählen Sie aus, welche der folgenden Angaben erforderlich sind:

    • E-Mail: Wählen Sie aus, ob die E-Mail-Adresse des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

    • Telefon: Wählen Sie aus, ob die Telefonnummer des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

    • Organisation: Wählen Sie aus, ob die Organisation des Gastes Erforderlich, Optional oder ob die Information überhaupt nicht angefordert wird (Keine).

  • Designmotiv: Wählen Sie den Farbmodus für den Kiosk. Wählen Sie entweder Hell oder Dunkel. Die Auswahl Hell zeigt einen hellgrauen Hintergrund auf dem Kiosk, während die Auswahl Dunkel einen dunkelgrauen und schwarzen Hintergrund zeigt.

  • Selbstanmeldung: Aktivieren Sie diese Option, um einen QR-Code für die Anmeldung am Kiosk anzuzeigen. Der QR-Code ermöglicht es den Gästen, mit ihrem mobilen Gerät einzuchecken, anstatt den Kiosk zu benutzen. Diese Option wird für einen stark genutzten Kiosk empfohlen, an dem mehrere Gäste gleichzeitig einchecken.

  • Getränke anbieten: Aktivieren Sie diese Option, um Gästen bei der Anmeldung ein Getränk anzubieten. Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Sie über den Link Getränke konfigurieren, der erscheint, wenn die Option aktiviert ist, die angebotenen Getränke konfigurieren. Sobald alle Getränkeoptionen konfiguriert sind, wählen Sie jedes Getränk, das angeboten werden soll, über das Dropdown-Menü aus.

Bemerkung

Folgende Optionen werden im Reiter Optionen angezeigt, wenn die Option if the Gastgeberauswahl aktiviert ist.

  • Per E-Mail benachrichtigen: Aktivieren Sie diese Option, um der Person, die der Gast besucht, bei der Anmeldung eine E-Mail zu schicken. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint darunter ein Feld E-Mail-Vorlage, in dem die Standardvorlage E-Mail-Vorlage für Empfang ausgewählt ist.

    Um die Standard-E-Mail-Vorlage zu ändern, klicken Sie im Feld E-Mail-Vorlage auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine andere E-Mail-Vorlage aus.

    Um die aktuell ausgewählte Vorlage zu ändern, klicken Sie auf das (Interner Link)-Symbol am Ende der Zeile und nehmen Sie Änderungen an der Vorlage vor.

  • Per SMS benachrichtigen: Aktivieren Sie diese Option, um der Person, die der Gast besucht, bei der Anmeldung eine SMS zu schicken. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint darunter ein Feld SMS-Vorlage, in dem die Standardvorlage SMS-Vorlage für Empfang ausgewählt ist.

    Um die Standard-SMS-Vorlage zu ändern, klicken Sie im Feld SMS-Vorlage auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine andere SMS-Vorlage aus.

    Um die aktuell ausgewählte Vorlage zu ändern, klicken Sie auf das (Interner Link)-Symbol am Ende der Zeile und nehmen Sie gewünschte Änderungen am Inhalt der Vorlage vor. Die SMS-Nachricht darf maximal 242 Zeichen umfassen, was in 4 SMS-(UNICODE-)Nachrichten passt.

  • Per Dialog benachrichtigen: Diese Option ist standardmäßig aktiviert, wenn die Option Gastgeber auswählen aktiviert ist. Diese Option öffnet bei der Anmeldung ein Nachrichtenfenster der Anwendung Dialog mit der Person, die der Gast besucht.

    Wenn aktiviert, erscheint eine Standardnachricht für die Person, die der Gast besucht. Die Anwendung Dialog muss installiert sein, damit diese Option funktioniert.

Bemerkung

Dialog wird bei der Erstellung einer Odoo-Datenbank standardmäßig installiert und zählt nicht zur Abrechnung. Solange die Dialogapp nicht absichtlich deinstalliert wird, funktioniert die Option Über Dialog benachrichtigen.

Example

Das Standardnachrichtenformat für die Option Über Dialog benachtrichtigen lautet: (Empfangsschalter) Anmeldung: (Name des Gastes) (Telefonnummer des Gastes) (Organisation) zum Meeting mit (Name des Mitarbeiters).

Ein Beispiel dafür, wie dies in einer Dialog-Nachricht aussehen könnte: Hauptlobby-Anmeldung: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) trifft Marc Demo.

Ein Empfangsformular mit den ausgefüllten Informationen.

Reiter „Randnotiz“

Geben Sie einen beliebigen Text ein, der nach der Anmeldung eines Gastes auf dem Schalterkiosk erscheinen soll, z. B. eine Begrüßung oder notwendige Anweisungen. Der Text erscheint auf der Bestätigungsseite auf der rechten Seite des Bildschirms, nachdem ein Gast den Anmeldeprozess abgeschlossen hat.

Getränke

Nachdem eine Station erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, die Getränke zu konfigurieren, die Besuchern angeboten werden sollen, falls gewünscht.

Bemerkung

Dieser Schritt ist nicht notwendig oder erforderlich, damit die Empfang-Anwendung funktioniert, und muss nur konfiguriert werden, wenn Getränken an Gäste angeboten werden.

Um einen eine Getränkoption hinzuzufügen, gehen Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Getänke, und klicken Sie auf Neu. Dadruch wir ein leeres, zu konfigurierendes Getränkeformular geöffnet.

Füllen Sie die folgenden Informationen auf dem Getränke-Formular aus:

  • Name des Getränks: Geben Sie den Namen des Getränk in das Feld ein. Dies ist ein Pflichtfeld.

  • Zu benachrichtigende Personen: Verwenden Sie das Dropdown-Menü in diesem Feld, um auszuwählen, wer benachrichtigt werden soll, wenn das Getränk ausgewählt wird. Es können mehrere Personen in diesem Feld angegeben werden. Es ist ein Pflichtfeld.

  • Sequenz: Geben Sie in diesem Feld einen Zahlenwert ein, um anzugeben, an welcher Stelle in der Liste der Getränkeoptionen diese bestimmte Option erscheint. Je niedriger die Zahl, desto weiter oben in der Liste erscheint das Getränk. Wenn Sie z. B. die Nummer eins eingeben, steht das Getränk ganz oben auf der Liste und erscheint als erstes in der Reihenfolge.

Tipp

Um ein Bild/Foto zu einem Getränkeformular hinzuzufügen, bewegen Sie die Maus über das (Kamera mit ‚+‘-Zeichen)-Symbol oben rechts im Formular, um ein (Bearbeiten)-Symbol anzuzeigen.

Klicken Sie auf das (Bearbeiten)-Symbol, um einen Datei-Explorer zu öffnen, navigieren Sie zur gewünschten Bild-/Fotodatei und klicken Sie dann auf Öffnen, um sie auszuwählen.

Das ausgewählte Bild erscheint nun im Bildfeld und wird als Bild für das Getränk eingestellt.

Ein Getränke-Formular mit den ausgefüllten Informationen für einen Espresso.

Schalterdashboard

Tipp

Um ein Bild/Foto zu einem Getränkeformular hinzuzufügen, bewegen Sie die Maus über das (Kamera mit ‚+‘-Zeichen)-Symbol oben rechts im Formular, um ein (Bearbeiten)-Symbol anzuzeigen.

Klicken Sie auf das (Bearbeiten)-Symbol, um einen Datei-Explorer zu öffnen, navigieren Sie zur gewünschten Bild-/Fotodatei und klicken Sie dann auf Öffnen, um sie auszuwählen.

Das ausgewählte Bild erscheint nun im Bildfeld und wird als Bild für das Getränk eingestellt.

Kiosk-Einrichtung

Richten Sie jeden Kiosk für die Nutzung ein, nachdem Sie die verschiedenen Schalter konfiguriert haben. Es wird empfohlen, für jeden Frontdesk-Empfangskiosk ein eigenes Gerät zu verwenden, z. B. ein Tablet.

Navigieren Sie auf eine von zwei Arten zum Kiosk:

  • Navigieren Sie zum Haupt-Dashboard der Empfang-Anwendung und klicken Sie auf die Schaltfläche Empfang öffnen auf der gewünschten Stationskarte. Der Kiosk wird in einem neuen Browser-Tab geladen.

  • Navigieren Sie zu Empfang ‣ Konfiguration ‣ Schalter, und klicken Sie auf den gewünschten Schalter. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Kopieren am Ende der Zeile Kiosk-URL, und fügen Sie die URL in einen neuen Browserreiter oder ein neues Fenster ein.

Wichtig

Sobald auf einen Empfangskiosk zugegriffen wird, entweder mit der Schaltfläche Empfang öffnen oder der Kiosk-URL, wird der Benutzer auf diesem spezifischen Gerät automatisch von der Datenbank abgemeldet.

Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, die entwickelt wurde, um unbefugten Zugriff auf die Datenbank zu verhindern.

Berichtswesen

Die Empfang-Anwendung verfügt über zwei verfügbare Berichte: Besucher und Getränke.

Um auf einen dieser Berichte zuzugreifen, navigieren Sie zu Empfang ‣ Berichtswesen, um ein Dropdown-Menü mit den Optionen Besucher und Getränke zu öffnen.

Der Bericht Besucher zeigt die Anzahl der Besucher nach Monat für das aktuelle Jahr an. Der Bericht Getränke zeigt, wie viele Bestellungen insgesamt für jedes Getränk gestellt wurden.

Wie bei allen Berichten in Odoo können die Filter und Gruppen geändert werden, um auch andere Metriken anzuzeigen.

Siehe auch