Réception

L’application Réception d’Odoo permet aux visiteurs de s’enregistrer dans un bâtiment ou un lieu, et d’alerter la personne qu’ils rencontrent de leur arrivée. De plus, ils peuvent demander qu’une boisson préconfigurée leur soit apportée pendant qu’ils attendent.

Cette application est idéale pour les entreprises qui n’ont pas de personnel travaillant à une réception, ou pour les lieux sans espace d’attente désigné disponible pour les invités et visiteurs.

Configuration

Le premier élément à configurer avec l’application Réception est la station, suivie des éventuelles sélections de boissons qui peuvent être proposées en option.

Guichets

Dans l’application Réception d’Odoo, une Station peut être considérée comme tout lieu où quelqu’un peut s’enregistrer et attendre un employé. Il s’agit généralement d’une forme de salle d’attente, comme un hall d’entrée. Chaque station dispose d’une borne où les visiteurs s’enregistrent.

Lors de la configuration de l’application Réception, un minimum d’une station doit être configuré, mais il n’y a pas de limite au nombre de stations pouvant être créées et configurées.

Pour créer une station, aller à application Réception ‣ Configuration ‣ Stations, et cliquer sur Nouveau. Un formulaire de réception vierge apparaît.

Saisir les informations suivantes dans le formulaire :

  • Nom de la réception : saisir un nom pour le lieu de réception spécifique. Il doit être court et identifiable, comme Bureau d'accueil ou Hall principal. Ce champ est obligatoire pour créer une station.

  • Responsables : sélectionner la personne (ou les personnes) qui est alertée lorsqu’un visiteur s’enregistre à cette réception. Plusieurs sélections peuvent être saisies. Ce champ est requis pour créer une station.

  • URL du kiosque : ce champ se remplit automatiquement une fois le formulaire de réception enregistré, avec au minimum les champs Nom de la réception et Responsables remplis. Pour enregistrer manuellement, cliquer sur l’icône Enregistrer manuellement située en haut du formulaire.

    Une fois enregistré, une URL est générée dans le champ URL du kiosque. Cette URL est un moyen d’accéder au kiosque de réception.

    Pour accéder au kiosque, cliquer sur le bouton Copier à la fin de l’URL, puis naviguer vers cette URL dans un navigateur web. Cette URL ouvre la page d’enregistrement de cette station spécifique.

    Astuce

    Pour ajouter une image/photo à un formulaire de réception, survoler l’icône appareil photo avec un signe “+” en haut à droite du formulaire pour révéler une icône Modifier.

    Cliquer sur l’icône Modifier pour ouvrir un explorateur de fichiers, naviguer vers le fichier image/photo souhaité, puis cliquer sur Ouvrir pour le sélectionner.

    L’image sélectionnée pour la photo de la station apparaît comme image d’arrière-plan du kiosque de la station.

Onglet Options

  • Sélection de l’hôte : si le visiteur assiste à une réunion, cette option permet au visiteur de sélectionner l’hôte de la réunion dans une liste présentée, et de notifier cette personne. Lorsqu’elle est activée, des champs supplémentaires apparaissent, comme détaillé ci-dessous.

  • Authentifier l’invité : si des informations supplémentaires sont requises lors de l’enregistrement d’un invité, activer cette option et sélectionner lesquels des éléments suivants sont requis :

    • E-mail : sélectionner si l’adresse e-mail de l’invité est Requis, Facultatif, ou si l’information n’est pas du tout demandée (Aucun).

    • Téléphone : sélectionner si le numéro de téléphone de l’invité est Requis, Facultatif, ou si l’information n’est pas du tout demandée (Aucun).

    • Organisation : sélectionner si l’organisation de l’invité est Requis, Facultatif, ou si l’information n’est pas du tout demandée (Aucun).

  • Thème : sélectionner le mode de couleur du kiosque. Choisir soit Clair soit Sombre. La sélection Clair affiche un arrière-plan gris pâle sur le kiosque, tandis que la sélection Sombre affiche un arrière-plan gris foncé et noir.

  • Enregistrement automatique : activer cette option pour présenter un code QR d’enregistrement sur le kiosque. Le code QR permet aux invités de s’enregistrer en utilisant leur appareil mobile, au lieu d’utiliser le kiosque. Cette option est recommandée pour un kiosque occupé avec plusieurs invités s’enregistrant à tout moment.

  • Proposer des boissons : activer cette option pour proposer une boisson aux invités lors de l’enregistrement. Si cette option est activée, il est nécessaire de configurer les boissons proposées, via le lien Configurer les boissons qui apparaît lorsque l’option est activée. Une fois toutes les options de boissons configurées, sélectionner chaque boisson à proposer en utilisant le menu déroulant.

Note

Les options suivantes ne sont visibles dans l’onglet Options que si l’option Sélection de l’hôte est activée.

  • Notifier par e-mail : activer cette option pour qu’un e-mail soit envoyé à la personne que l’invité visite lors de l’enregistrement. Lorsqu’elle est activée, un champ Modèle d’e-mail apparaît en dessous, avec le Modèle d’e-mail de réception par défaut sélectionné.

    Pour modifier le modèle d’e-mail par défaut, cliquer sur le menu déroulant dans le champ Modèle d’e-mail, puis sélectionner un autre modèle d’e-mail.

    Pour modifier le modèle actuellement sélectionné, cliquer sur l’icône Lien interne à la fin de la ligne, et effectuer les modifications sur le modèle.

  • Notifier par SMS : activer cette option pour qu’un message SMS (texte) soit envoyé à la personne que l’invité visite lors de l’enregistrement. Lorsqu’elle est activée, un champ Modèle de SMS apparaît en dessous, avec le Modèle de SMS de réception par défaut sélectionné.

    Pour modifier le modèle SMS par défaut, cliquer sur le menu déroulant dans le champ Modèle SMS et sélectionner un autre modèle SMS.

    Pour modifier le modèle actuellement sélectionné, cliquer sur l’icône (Lien interne) à la fin de la ligne et apporter les modifications souhaitées au contenu du modèle. Le message SMS peut contenir un maximum de 242 caractères, ce qui correspond à 4 messages SMS (UNICODE).

  • Notifier par Discussion : cette option est activée par défaut lorsque l’option Sélection de l’hôte est activée. Cette option ouvre une fenêtre de message de l’application Discussion avec la personne que l’invité vient voir lors de l’enregistrement.

    Lorsqu’elle est activée, un message par défaut apparaît pour la personne que l’invité vient voir. L’application Discussion doit être installée pour que cette option fonctionne.

Note

Discussion est installée par défaut lors de la création d’une base de données Odoo et n’est pas comptabilisée dans la facturation. Tant que l’application Discussion n’est pas désinstallée intentionnellement, l’option Notifier par Discussion fonctionne.

Example

Le format de message par défaut pour l’option Notifier par Discussion est : (Station de réception) Enregistrement : (Nom de l'invité) (Numéro de téléphone de l'invité) (Organisation) pour rencontrer (Nom de l'employé).

Voici un exemple de ce qui peut apparaître dans un message Discussion : Hall principal Enregistrement : Jean Dupont (555-555-5555) (Odoo, Inc.) pour rencontrer Marc Démo.

Formulaire de station de réception avec toutes les informations renseignées.

Onglet message latéral

Saisir le texte souhaité pour qu’il apparaisse sur le kiosque de la station après l’enregistrement d’un invité, tel qu’un message de bienvenue ou toute instruction nécessaire. Le texte apparaît sur la page de confirmation, sur le côté droit de l’écran après qu’un invité a terminé le processus d’enregistrement.

Boissons

Une fois la station créée, l’étape suivante consiste à configurer les boissons à proposer aux visiteurs, si souhaité.

Note

Cette étape n’est pas nécessaire ni requise pour que l’application Réception fonctionne et ne doit être configurée que si des boissons sont proposées aux invités.

Pour ajouter une option de boisson, aller à application Réception ‣ Configuration ‣ Boissons et cliquer sur Nouveau. Cela affiche un formulaire de boisson vierge à configurer.

Saisir les informations suivantes sur le formulaire de boisson :

  • Nom de la boisson : saisir le nom de l’option de boisson dans ce champ. Ce champ est obligatoire.

  • Personnes à notifier : utiliser le menu déroulant dans ce champ pour sélectionner qui est notifié lorsque la boisson est sélectionnée. Plusieurs personnes peuvent être saisies dans ce champ. Ce champ est obligatoire.

  • Séquence : saisir une valeur numérique dans ce champ pour indiquer où cette option spécifique apparaît dans la liste des options de boissons. Plus le nombre est bas, plus la boisson apparaît en haut de la liste. Par exemple, saisir le chiffre un placerait cette boisson en haut de la liste et apparaîtrait en premier dans la séquence.

Astuce

Pour ajouter une image/photo à un formulaire de boisson, survoler l’icône (appareil photo avec un signe “+”) en haut à droite du formulaire pour afficher une icône (Modifier).

Cliquer sur l’icône Modifier pour ouvrir un explorateur de fichiers, naviguer vers le fichier image/photo souhaité, puis cliquer sur Ouvrir pour le sélectionner.

L’image sélectionnée apparaît maintenant dans le champ image et est définie comme l’image de la boisson.

Formulaire de boisson avec les informations renseignées pour un expresso.

Tableau de bord de la station

Astuce

Pour ajouter une image/photo à un formulaire de boisson, survoler l’icône (appareil photo avec un signe “+”) en haut à droite du formulaire pour afficher une icône (Modifier).

Cliquer sur l’icône Modifier pour ouvrir un explorateur de fichiers, naviguer vers le fichier image/photo souhaité, puis cliquer sur Ouvrir pour le sélectionner.

L’image sélectionnée apparaît maintenant dans le champ image et est définie comme l’image de la boisson.

Configuration du kiosque

Configurer chaque kiosque après avoir configuré les différentes stations. Il est recommandé d’utiliser un appareil dédié pour chaque kiosque de réception, comme une tablette.

Accéder au kiosque de deux manières :

  • Accéder au tableau de bord principal de l’application Frontdesk et cliquer sur le bouton Ouvrir le bureau sur la carte de la station souhaitée. Le kiosque se charge dans un nouvel onglet du navigateur.

  • Accéder à Application Frontdesk ‣ Configuration ‣ Stations, puis cliquer sur la station souhaitée. Ensuite, cliquer sur le bouton Copier à la fin de la ligne URL du kiosque, puis coller l’URL dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre du navigateur.

Important

Une fois qu’un kiosque de réception est accessible, soit avec le bouton Ouvrir le bureau, soit avec l”URL du kiosque, l’utilisateur est automatiquement déconnecté de la base de données sur cet appareil spécifique.

Il s’agit d’une mesure de sécurité conçue pour empêcher tout accès non autorisé à la base de données.

Analyse

L’application Frontdesk propose deux rapports : Visiteurs et Boissons.

Pour accéder à l’un de ces rapports, aller à Application Frontdesk ‣ Rapports pour afficher un menu déroulant contenant les options : Visiteurs et Boissons.

Le rapport Visiteurs affiche le nombre de visiteurs par mois pour l’année en cours. Le rapport Boissons indique le nombre total de demandes effectuées pour chaque boisson.

Comme pour tous les rapports dans Odoo, les filtres et les groupes peuvent être modifiés pour afficher d’autres indicateurs.

Voir également