Frontdesk

Aplikasi Frontdesk Odoo menyediakan cara bagi pengunjung untuk check in ke gedung atau lokasi, dan memberi tahu orang yang mereka temui tentang kedatangan mereka. Selain itu, mereka dapat meminta minuman yang telah dikonfigurasi sebelumnya untuk dibawakan kepada mereka, sambil menunggu.

Aplikasi ini ideal untuk bisnis yang tidak memiliki seseorang yang bekerja di meja resepsionis, atau lokasi tanpa area tunggu khusus yang tersedia untuk tamu dan pengunjung.

Konfigurasi

Item pertama yang harus dikonfigurasi dengan aplikasi Frontdesk adalah stasiun, diikuti oleh pilihan minuman apa pun yang mungkin ditawarkan secara opsional.

Station-Station

Di aplikasi Frontdesk Odoo, sebuah Station dapat dianggap sebagai lokasi mana pun di mana seseorang dapat mendaftar dan menunggu karyawan. Ini biasanya berupa ruang tunggu, seperti lobi. Setiap station memiliki kiosk di mana pengunjung melakukan check-in.

Saat menyiapkan aplikasi Frontdesk, minimal satu station harus dikonfigurasi, tetapi tidak ada batasan jumlah station yang dapat dibuat dan dikonfigurasi.

Untuk membuat station, buka aplikasi Frontdesk ‣ Konfigurasi ‣ Stations, dan klik Baru. Setelah diklik, formulir frontdesk kosong akan muncul.

Masukkan informasi berikut pada formulir:

  • Nama Frontdesk: masukkan nama untuk lokasi frontdesk tertentu. Ini harus singkat dan mudah dikenali, seperti Meja Resepsionis atau Lobi Utama. Kolom ini wajib diisi untuk membuat station.

  • Penanggung Jawab: pilih orang (atau beberapa orang) yang akan diberi tahu ketika pengunjung melakukan check-in menggunakan frontdesk tertentu ini. Beberapa pilihan dapat dimasukkan. Kolom ini wajib diisi untuk membuat station.

  • URL Kiosk: kolom ini akan terisi secara otomatis setelah formulir frontdesk disimpan, dengan setidaknya kolom Nama Frontdesk dan Penanggung Jawab telah diisi. Untuk menyimpan secara manual, klik ikon (Simpan secara manual) yang terletak di bagian atas formulir.

    Setelah disimpan, URL akan dibuat di kolom URL Kiosk. URL ini adalah salah satu cara untuk mengakses kiosk frontdesk.

    Untuk mengakses kiosk, klik tombol Salin di akhir URL, dan buka URL tersebut di browser web. URL ini akan membuka halaman sign-in frontdesk station tertentu.

    Tip

    Untuk menambahkan gambar/foto ke formulir frontdesk, arahkan kursor ke ikon (kamera dengan tanda '+') di kanan atas formulir untuk menampilkan ikon (Edit).

    Klik ikon (Edit) untuk membuka file explorer, arahkan ke file gambar/foto yang diinginkan, lalu klik Buka untuk memilihnya.

    Gambar yang dipilih untuk foto station akan muncul sebagai gambar latar belakang untuk kiosk station.

Tab Options

  • Pilihan Host: jika pengunjung akan menghadiri rapat, opsi ini memungkinkan pengunjung memilih host rapat dari daftar yang disajikan, dan memberi tahu individu tersebut. Jika diaktifkan, kolom tambahan akan muncul, seperti yang dijelaskan di bawah ini.

  • Autentikasi Tamu: jika informasi tambahan diperlukan ketika tamu melakukan check-in, aktifkan opsi ini, dan pilih mana dari berikut ini yang diperlukan:

    • Email: pilih apakah alamat email tamu Wajib, Opsional, atau apakah informasi tidak diminta sama sekali (Tidak Ada).

    • Telepon: pilih apakah nomor telepon tamu Wajib, Opsional, atau apakah informasi tidak diminta sama sekali (Tidak Ada).

    • Organisasi: pilih apakah organisasi tamu Wajib, Opsional, atau apakah informasi tidak diminta sama sekali (Tidak Ada).

  • Tema: pilih mode warna kiosk. Pilih Terang atau Gelap. Pilihan Terang menampilkan latar belakang abu-abu pucat pada kiosk, sedangkan pilihan Gelap menampilkan latar belakang abu-abu gelap dan hitam.

  • Self Check-In: aktifkan opsi ini untuk menampilkan kode QR check-in di kiosk. Kode QR memungkinkan tamu melakukan check-in menggunakan perangkat seluler mereka, alih-alih menggunakan kiosk. Opsi ini direkomendasikan untuk kiosk yang sibuk dengan beberapa tamu yang melakukan check-in sekaligus.

  • Tawarkan Minuman: aktifkan opsi ini untuk menawarkan minuman kepada tamu saat check-in. Jika opsi ini diaktifkan, perlu mengonfigurasi minuman yang ditawarkan, melalui tautan Konfigurasi Minuman yang muncul ketika opsi diaktifkan. Setelah semua opsi minuman dikonfigurasi, pilih setiap minuman yang akan ditawarkan menggunakan menu drop-down.

Catatan

Opsi berikut hanya terlihat di tab Options jika opsi Host Selection diaktifkan.

  • Notify by email: aktifkan opsi ini agar email dikirim ke orang yang dikunjungi tamu saat check in. Ketika diaktifkan, kolom Email Template muncul di bawahnya, dengan Frontdesk Email Template bawaan yang dipilih.

    Untuk mengubah template email bawaan, klik menu drop-down di kolom Email Template, lalu pilih template email lain.

    Untuk mengubah template yang sedang dipilih, klik ikon (Internal link) di akhir baris, dan lakukan pengeditan pada template.

  • Notify by SMS: aktifkan opsi ini agar pesan SMS (teks) dikirim ke orang yang dikunjungi tamu saat check in. Ketika diaktifkan, kolom SMS Template muncul di bawahnya, dengan Frontdesk SMS Template bawaan yang dipilih.

    Untuk mengubah template SMS bawaan, klik menu drop-down di kolom SMS Template, dan pilih template SMS lain.

    Untuk mengubah template yang sedang dipilih, klik ikon (Internal link) di akhir baris, dan lakukan pengeditan yang diinginkan pada konten template. Pesan SMS dapat memiliki maksimum 242 karakter, yang muat dalam 4 pesan SMS (UNICODE).

  • Notify by Discuss: opsi ini diaktifkan secara bawaan ketika opsi Host Selection diaktifkan. Opsi ini membuka jendela pesan aplikasi Diskusi dengan orang yang dikunjungi tamu saat check in.

    Ketika diaktifkan, pesan bawaan muncul untuk orang yang dikunjungi tamu. Aplikasi Diskusi harus diinstal agar opsi ini berfungsi.

Catatan

Aplikasi Diskusi diinstal secara bawaan saat membuat database Odoo, dan tidak dihitung untuk penagihan. Selama aplikasi Diskusi tidak sengaja dihapus instalasinya, opsi Notify by Discuss berfungsi.

Example

Format pesan bawaan untuk opsi Notify by Discuss adalah: (Frontdesk Station) Check-In: (Guest Name) (Guest Phone Number) (Organization) to meet (Name of employee).

Contoh tampilan dalam pesan Diskusi adalah: Main Lobby Check-In: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Formulir stasiun frontdesk dengan semua informasi terisi lengkap.

Tab Side Message

Masukkan teks yang diinginkan untuk muncul di kios stasiun setelah tamu check in, seperti ucapan selamat datang atau instruksi yang diperlukan. Teks muncul di halaman konfirmasi, di sisi kanan layar setelah tamu menyelesaikan proses check-in.

Minuman

Setelah stasiun dibuat, langkah selanjutnya adalah mengonfigurasi minuman yang ditawarkan kepada pengunjung, jika diinginkan.

Catatan

Langkah ini tidak diperlukan atau diwajibkan agar aplikasi Frontdesk berfungsi, dan hanya perlu dikonfigurasi jika minuman ditawarkan kepada tamu.

Untuk menambahkan opsi minuman, navigasi ke Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks, dan klik New. Dengan melakukan ini, formulir minuman kosong akan muncul untuk dikonfigurasi.

Masukkan informasi berikut pada formulir minuman:

  • Drink Name: ketik nama opsi minuman di kolom ini. Kolom ini wajib diisi.

  • Orang yang Diberitahu: gunakan menu tarik-turun di bidang ini untuk memilih siapa yang diberitahu ketika minuman dipilih. Beberapa orang dapat dimasukkan di bidang ini. Bidang ini wajib diisi.

  • Urutan: masukkan nilai numerik di bidang ini untuk menunjukkan posisi opsi minuman tertentu ini dalam daftar opsi minuman. Semakin rendah angkanya, semakin tinggi posisi minuman tersebut dalam daftar. Misalnya, memasukkan angka satu akan menempatkan minuman tersebut di bagian atas daftar, dan muncul pertama dalam urutan.

Tip

Untuk menambahkan gambar/foto ke formulir minuman, arahkan kursor ke ikon (kamera dengan tanda '+') di pojok kanan atas formulir untuk memunculkan ikon (Edit).

Klik ikon (Edit) untuk membuka file explorer, arahkan ke file gambar/foto yang diinginkan, lalu klik Buka untuk memilihnya.

Gambar yang dipilih sekarang muncul di bidang gambar, dan ditetapkan sebagai gambar untuk minuman tersebut.

Formulir minuman dengan informasi yang telah diisi untuk espresso.

Dashboard stasiun

Tip

Untuk menambahkan gambar/foto ke formulir minuman, arahkan kursor ke ikon (kamera dengan tanda '+') di pojok kanan atas formulir untuk memunculkan ikon (Edit).

Klik ikon (Edit) untuk membuka file explorer, arahkan ke file gambar/foto yang diinginkan, lalu klik Buka untuk memilihnya.

Gambar yang dipilih sekarang muncul di bidang gambar, dan ditetapkan sebagai gambar untuk minuman tersebut.

Pengaturan kiosk

Atur setiap kiosk untuk digunakan setelah mengonfigurasi berbagai stasiun. Disarankan untuk menggunakan perangkat khusus untuk setiap kiosk frontdesk, seperti tablet.

Navigasi ke kiosk dengan salah satu dari dua cara:

  • Navigasi ke dashboard aplikasi Frontdesk utama, dan klik tombol Open Desk pada kartu stasiun yang diinginkan. Kiosk akan dimuat di tab browser baru.

  • Navigasi ke Aplikasi Frontdesk ‣ Configuration ‣ Stations, dan klik stasiun yang diinginkan. Kemudian, klik tombol Copy di akhir baris Kiosk URL, dan tempel URL tersebut ke tab atau jendela browser baru.

Penting

Setelah kiosk frontdesk diakses, baik dengan tombol Open Desk atau Kiosk URL, pengguna akan secara otomatis keluar dari database pada perangkat tersebut.

Ini adalah langkah keamanan yang dirancang untuk mencegah akses tidak sah ke database.

Laporan

Aplikasi Frontdesk memiliki dua laporan yang tersedia: Visitors dan Drinks.

Untuk mengakses salah satu dari laporan ini, navigasi ke Aplikasi Frontdesk ‣ Reporting untuk memunculkan menu tarik-turun yang berisi opsi: Visitors dan Drinks.

Laporan Visitors menampilkan jumlah pengunjung per bulan, untuk tahun berjalan. Laporan Drinks menunjukkan berapa banyak total permintaan yang dibuat untuk setiap minuman.

Seperti semua laporan di Odoo, filter dan grup dapat dimodifikasi untuk menampilkan metrik lainnya juga.

Lihat juga