Recepție

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a preconfigured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, or locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Configurare

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Stații

In Odoo’s Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

Pentru a crea o stație, navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations și faceți clic pe New. Când faceți clic, apare un formular de recepție necompletat.

Introduceți următoarele informații în formular:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Responsabili: selectați persoana (sau persoanele) care sunt alertate atunci când un vizitator se înregistrează folosind acest birou specific. Pot fi introduse selecții multiple. Acest câmp este necesar pentru a crea o stație.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (Save manually) icon located at the top of the form.

    Odată salvat, o adresă URL este generată în câmpul Adresa URL a chioșcului. Această adresă URL este o modalitate de accesare a chioșcului de recepție.

    Pentru a accesa chioșc, faceți clic pe butonul Copiați de la sfârșitul adresei URL și navigați la acea adresă URL într-un browser web. Această adresă URL deschide pagina de conectare la recepția respectivă a stației respective.

    Sfat

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a «+» sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

    Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    Imaginea selectată pentru fotografia stației apare ca imagine de fundal pentru chioșcul stației.

Fila opțiuni

  • Selectare gazdă: dacă vizitatorul participă la o întâlnire, această opțiune îi permite vizitatorului să selecteze gazda întâlnirii dintr-o listă prezentată și să notifice acea persoană. Când este activată, apar câmpuri suplimentare, după cum este detaliat mai jos.

  • Authenticate Guest: dacă sunt necesare informații suplimentare când un oaspete se înregistrează, activați această opțiune și selectați care dintre următoarele sunt necesare:

    • E-mail: selectați dacă adresa de e-mail a oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

    • Telefon: selectați dacă numărul de telefon al oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

    • Organizație: selectați dacă organizația oaspetelui este Necesar, Opțional, sau dacă informațiile nu sunt solicitate deloc (Niciuna).

  • Temă: selectați modul de culoare al chioșcului. Alegeți fie Light sau Dark. Selecția Deschis afișează un fundal gri deschis pe chioșc, în timp ce selecția Dark afișează un fundal gri închis și negru.

  • Self Check-In: activați această opțiune pentru a prezenta un cod QR de check-in pe chioșc. Codul QR permite oaspeților să se înregistreze folosind dispozitivul mobil, în loc să folosească chioșcul. Această opțiune este recomandată pentru un chioșc aglomerat cu mai mulți oaspeți care se înregistrează în orice moment.

  • Oferă băuturi: activați această opțiune pentru a oferi oaspeților o băutură la check-in. Dacă această opțiune este activată, este necesar să configurați băuturile oferite, prin intermediul :guilabel :Configure Drinks link care apare când opțiunea este activată. Odată ce toate opțiunile de băutură sunt configurate, selectați fiecare băutură care va fi oferită folosind meniul derulant.

Notă

Următoarele opțiuni sunt vizibile numai în fila Opțiuni dacă opțiunea Selectare gazdă este activată.

  • Notifică prin e-mail: activați această opțiune pentru ca un e-mail să fie trimis persoanei pe care oaspetele o vizitează la check-in. Când este activat, un câmp Șablon de e-mail apare dedesubt, cu :guilabel:` Șablon de e-mail pentru recepție selectat.

    Pentru a schimba șablonul implicit de e-mail, faceți clic pe meniul derulant din câmpul Șablon de e-mail, apoi selectați un alt șablon de e-mail.

    To modify the currently selected template, click the (Internal link) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Notificare prin SMS: activați această opțiune pentru a primi un mesaj SMS (text) către persoana pe care oaspetele o vizitează la check-in. Când este activat, un câmp Șablon SMS apare dedesubt, cu valoarea implicită Șablon SMS de recepție selectat.

    Pentru a schimba șablonul SMS implicit, faceți clic pe meniul derulant din câmpul Șablon SMS și selectați un alt șablon SMS.

    To modify the currently selected template, click the (Internal link) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Notă

Discuss este instalat în mod implicit la crearea unei baze de date Odoo și nu este luat în considerare pentru facturare. Atâta timp cât aplicația Discuss nu este dezinstalată intenționat, opțiunea Notify by Discuss funcționează.

Example

Formatul implicit al mesajului pentru opțiunea Notificare prin discuție este: (Recepție) Înregistrare: (Numele oaspetelui) (Numărul de telefon al oaspetelui) (Organizația) pentru a se întâlni (Numele angajatului).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Formularul stației de recepție cu toate informațiile completate.

Fila Mesaj lateral

Introduceți orice text dorit pentru a apărea pe chioșcul stației după ce un oaspete s-a înregistrat, cum ar fi un salut de bun venit sau orice instrucțiuni necesare. Textul apare pe pagina de confirmare, în partea dreaptă a ecranului, după ce un oaspete a finalizat procesul de check-in.

Băuturi

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired.

Notă

This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

Pentru a adăuga o opțiune de băutură, navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks și faceți clic pe New. Procedând astfel, dezvăluie un formular de băutură gol de configurat.

Introduceți următoarele informații în formularul de băutură:

  • Drink Name: introduceți numele opțiunii de băutură în acest câmp. Acest câmp este obligatoriu.

  • Persoane de notificat: utilizați meniul derulant din acest câmp pentru a selecta cine este notificat când este selectată băutura. În acest câmp pot fi introduse mai multe persoane. Acest câmp este obligatoriu.

  • Secvență: introduceți o valoare numerică în acest câmp pentru a indica unde în lista de opțiuni de băutură apare această opțiune specifică. Cu cât numărul este mai mic, cu atât băutura apare mai sus pe listă. De exemplu, introducerea numărului unu ar plasa acea băutură în partea de sus a listei și va apărea primul în secvență.

Sfat

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a «+» sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Imaginea selectată apare acum în câmpul de imagine și este setată ca imagine pentru băutură.

Formular de băutură cu informațiile completate pentru un espresso.

Tabloul de bord al stației

Sfat

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a «+» sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Imaginea selectată apare acum în câmpul de imagine și este setată ca imagine pentru băutură.

Configurare chioșc

Configurați fiecare chioșc pentru utilizare după configurarea diferitelor stații. Se recomandă utilizarea unui dispozitiv dedicat pentru fiecare chioșc de recepție, cum ar fi o tabletă.

Navigați la chioșc în unul dintre cele două moduri:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Navigați la Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations și faceți clic pe stația dorită. Apoi, faceți clic pe butonul Copiați de la sfârșitul liniei Adresa URL a chioșcului și inserați adresa URL într-o nouă filă sau fereastră de browser.

Important

Once a frontdesk kiosk is accessed, either with the Open Desk button or the Kiosk URL, the user is automatically signed out of the database on that specific device.

This is a security measure designed to prevent unauthorized access to the database.

Raportare

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

Pentru a accesa oricare dintre aceste rapoarte, navigați la Aplicația Frontdesk ‣ Raportare pentru a afișa un meniu derulant care conține opțiunile: Vizitatori și Băuturi.

Raportul Vizitatori afișează numărul de vizitatori pe lună, pentru anul curent. Raportul Băuturi arată câte cereri totale au fost făcute pentru fiecare băutură.

Ca și în cazul tuturor rapoartelor din Odoo, filtrele și grupurile pot fi modificate pentru a afișa și alte valori.

Vedeți și