مكتب الاستقبال¶
يوفر تطبيق مكتب الاستقبال في Odoo طريقة للزوار لتسجيل الوصول إلى مبنى أو موقع، وتنبيه الشخص الذي سيقابلونه بشأن وصولهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم طلب مشروب مُعد مسبقًا ليتم إحضاره إليهم أثناء الانتظار.
هذا التطبيق مثالي للشركات التي لا يوجد لديها شخص يعمل في مكتب الاستقبال، أو المواقع التي لا تحتوي على منطقة انتظار مخصصة للضيوف والزوار.
التهيئة¶
العنصر الأول الذي يجب تكوينه في تطبيق مكتب الاستقبال هو المحطة، يليه أي اختيارات مشروبات قد يتم تقديمها بشكل اختياري.
المحطات¶
في تطبيق مكتب الاستقبال في Odoo، يمكن اعتبار المحطة أي موقع يمكن للشخص أن يسجل فيه ويقابل الموظف. عادةً ما تكون هذه بعض أشكال غرفة الانتظار، مثل الردهة. كل محطة لديها كشك حيث يسجل الزوار الوصول.
عند إعداد تطبيق مكتب الاستقبال، يجب تكوين محطة واحدة على الأقل، ولكن لا يوجد حد لعدد المحطات التي يمكن إنشاؤها وتكوينها.
لإنشاء محطة، انتقل إلى ، ثم انقر على جديد. عند النقر، يظهر نموذج مكتب استقبال فارغ.
أدخل المعلومات التالية في النموذج:
اسم مكتب الاستقبال: أدخل اسمًا لموقع مكتب الاستقبال المحدد. يجب أن يكون قصيرًا وقابلاً للتعريف، مثل
مكتب الاستقبالأوالردهة الرئيسية. هذا الحقل مطلوب لإنشاء محطة.المسؤولون: حدد الشخص (أو الأشخاص) الذين يتم تنبيههم عندما يسجل زائر الوصول باستخدام مكتب الاستقبال المحدد. يمكن إدخال اختيارات متعددة. هذا الحقل مطلوب لإنشاء محطة.
رابط الكشك: يتم ملء هذا الحقل تلقائيًا بمجرد حفظ نموذج مكتب الاستقبال، مع ملء حقول اسم مكتب الاستقبال و:guilabel:
المسؤولونعلى الأقل. للحفظ يدويًا، انقر على أيقونة حفظ يدويًا الموجودة في أعلى النموذج.بمجرد الحفظ، يتم إنشاء رابط في حقل رابط الكشك. هذا الرابط هو إحدى الطرق للوصول إلى كشك مكتب الاستقبال.
للوصول إلى الكشك، انقر على زر نسخ في نهاية الرابط، وانتقل إلى ذلك الرابط في متصفح الويب. يفتح هذا الرابط صفحة تسجيل الوصول لمكتب الاستقبال الخاص بتلك المحطة المحددة.
نصيحة
لإضافة صورة/صورة فوتوغرافية إلى نموذج مكتب استقبال، مرر الماوس فوق أيقونة كاميرا مع علامة '+' في الجزء العلوي الأيسر من النموذج للكشف عن أيقونة تحرير.
انقر على أيقونة تحرير لفتح مستكشف الملفات، وانتقل إلى ملف الصورة/الصورة الفوتوغرافية المطلوبة، ثم انقر على فتح لتحديدها.
تظهر الصورة المحددة لصورة المحطة كصورة خلفية لكشك المحطة.
شريط الخيارات¶
اختيار المضيف: إذا كان الزائر يحضر اجتماعًا، فإن هذا الخيار يسمح للزائر باختيار مضيف الاجتماع من قائمة معروضة، وإخطار ذلك الشخص. عند التفعيل، تظهر حقول إضافية، كما هو موضح أدناه.
مصادقة الضيف: إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية عندما يسجل ضيف الوصول، فعّل هذا الخيار، وحدد أي من التالي مطلوب:
البريد الإلكتروني: حدد ما إذا كان عنوان البريد الإلكتروني للضيف مطلوب، أو اختياري، أو إذا لم يتم طلب المعلومات على الإطلاق (بدون).
رقم الهاتف: حدد ما إذا كان رقم هاتف الضيف مطلوب، أو اختياري، أو إذا لم يتم طلب المعلومات على الإطلاق (بدون).
المؤسسة: حدد ما إذا كانت مؤسسة الضيف مطلوبة، أو اختيارية، أو إذا لم يتم طلب المعلومات على الإطلاق (بدون).
المظهر: حدد وضع اللون للكشك. اختر إما فاتح أو داكن. يعرض تحديد فاتح خلفية رمادية شاحبة على الكشك، بينما يعرض تحديد داكن خلفية رمادية داكنة وسوداء.
تسجيل الوصول الذاتي: فعّل هذا الخيار لعرض رمز QR لتسجيل الوصول على الكشك. يتيح رمز QR للضيوف تسجيل الوصول باستخدام أجهزتهم المحمولة، بدلاً من استخدام الكشك. يُنصح بهذا الخيار للكشك المزدحم الذي يسجل فيه عدة ضيوف وصولهم في أي وقت.
تقديم المشروبات: فعّل هذا الخيار لتقديم مشروب للضيوف عند تسجيل الوصول. إذا تم تفعيل هذا الخيار، من الضروري تكوين المشروبات المقدمة، عبر رابط تكوين المشروبات الذي يظهر عند تفعيل الخيار. بمجرد تكوين جميع خيارات المشروبات، حدد كل مشروب سيتم تقديمه باستخدام القائمة المنسدلة.
ملاحظة
الخيارات التالية مرئية فقط في تبويب الخيارات إذا تم تفعيل خيار اختيار المضيف.
الإخطار عبر البريد الإلكتروني: فعّل هذا الخيار لإرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الذي يزوره الضيف عند تسجيل الوصول. عند التفعيل، يظهر حقل قالب البريد الإلكتروني أسفله، مع تحديد قالب البريد الإلكتروني لمكتب الاستقبال افتراضياً.
لتغيير قالب البريد الإلكتروني الافتراضي، انقر على القائمة المنسدلة في حقل قالب البريد الإلكتروني، ثم حدد قالب بريد إلكتروني آخر.
لتعديل القالب المحدد حالياً، انقر على أيقونة (رابط داخلي) في نهاية السطر، وقم بإجراء أي تعديلات على القالب.
الإخطار عبر الرسائل النصية: فعّل هذا الخيار لإرسال رسالة نصية إلى الشخص الذي يزوره الضيف عند تسجيل الوصول. عند التفعيل، يظهر حقل قالب الرسائل النصية أسفله، مع تحديد قالب الرسائل النصية لمكتب الاستقبال افتراضياً.
لتغيير قالب الرسائل النصية الافتراضي، انقر على القائمة المنسدلة في حقل قالب الرسائل النصية، وحدد قالب رسائل نصية آخر.
لتعديل القالب المحدد حالياً، انقر على أيقونة (رابط داخلي) في نهاية السطر، وقم بإجراء أي تعديلات مرغوبة على محتوى القالب. قد تحتوي الرسالة النصية على 242 حرفاً كحد أقصى، وهو ما يتسع لـ 4 رسائل نصية (يونيكود).
الإخطار عبر المناقشة: هذا الخيار مفعّل افتراضياً عند تفعيل خيار اختيار المضيف. يفتح هذا الخيار نافذة رسالة في تطبيق المناقشة مع الشخص الذي يزوره الضيف عند تسجيل الوصول.
عند التفعيل، تظهر رسالة افتراضية للشخص الذي يزوره الضيف. يجب تثبيت تطبيق المناقشة حتى يعمل هذا الخيار.
ملاحظة
يتم تثبيت المناقشة افتراضياً عند إنشاء قاعدة بيانات Odoo، ولا يُحتسب ضمن الفوترة. طالما لم يتم إلغاء تثبيت تطبيق المناقشة عمداً، فإن خيار الإخطار عبر المناقشة يعمل.
Example
تنسيق الرسالة الافتراضية لخيار الإخطار عبر المناقشة هو: (محطة مكتب الاستقبال) تسجيل الوصول: (اسم الضيف) (رقم هاتف الضيف) (المؤسسة) لمقابلة (اسم الموظف).
مثال على كيفية ظهور ذلك في رسالة المناقشة: البهو الرئيسي تسجيل الوصول: جون دو (555-555-5555) (Odoo, Inc.) لمقابلة مارك ديمو.
تبويب الرسالة الجانبية¶
أدخل أي نص مرغوب لعرضه على كشك المحطة بعد تسجيل وصول الضيف، مثل تحية ترحيبية أو أي تعليمات ضرورية. يظهر النص على صفحة التأكيد، في الجانب الأيمن من الشاشة بعد إتمام الضيف لعملية تسجيل الوصول.
المشروبات¶
بعد إنشاء المحطة، الخطوة التالية هي تكوين المشروبات لتقديمها للزوار، إذا رغبت بذلك.
ملاحظة
هذه الخطوة ليست ضرورية أو مطلوبة لعمل تطبيق مكتب الاستقبال، وتحتاج إلى التكوين فقط إذا تم تقديم مشروبات للضيوف.
لإضافة خيار مشروب، انتقل إلى ، وانقر على جديد. يؤدي ذلك إلى إظهار نموذج مشروب فارغ لتكوينه.
أدخل المعلومات التالية في نموذج المشروب:
اسم المشروب: اكتب اسم خيار المشروب في هذا الحقل. هذا الحقل مطلوب.
الأشخاص المراد إشعارهم: استخدم القائمة المنسدلة في هذا الحقل لاختيار من يتم إشعاره عند تحديد المشروب. يمكن إدخال عدة أشخاص في هذا الحقل. هذا الحقل مطلوب.
التسلسل: أدخل قيمة رقمية في هذا الحقل للإشارة إلى مكان ظهور هذا الخيار المحدد في قائمة خيارات المشروبات. كلما انخفض الرقم، ارتفع المشروب في القائمة. على سبيل المثال، إدخال الرقم واحد سيضع ذلك المشروب في أعلى القائمة، ويظهر أولاً في التسلسل.
نصيحة
لإضافة صورة إلى نموذج المشروب، مرر المؤشر فوق رمز (كاميرا مع علامة '+') في الزاوية العلوية اليمنى من النموذج لإظهار رمز (تحرير).
انقر على أيقونة تحرير لفتح مستكشف الملفات، وانتقل إلى ملف الصورة/الصورة الفوتوغرافية المطلوبة، ثم انقر على فتح لتحديدها.
تظهر الصورة المحددة الآن في حقل الصورة، وتُعيَّن كصورة للمشروب.
لوحة بيانات المحطة¶
نصيحة
لإضافة صورة إلى نموذج المشروب، مرر المؤشر فوق رمز (كاميرا مع علامة '+') في الزاوية العلوية اليمنى من النموذج لإظهار رمز (تحرير).
انقر على أيقونة تحرير لفتح مستكشف الملفات، وانتقل إلى ملف الصورة/الصورة الفوتوغرافية المطلوبة، ثم انقر على فتح لتحديدها.
تظهر الصورة المحددة الآن في حقل الصورة، وتُعيَّن كصورة للمشروب.
إعداد الكشك¶
قم بإعداد كل كشك للاستخدام بعد تكوين المحطات المختلفة. يُوصى باستخدام جهاز مخصص لكل كشك من أكشاك مكتب الاستقبال، مثل الجهاز اللوحي.
انتقل إلى الكشك بإحدى طريقتين:
انتقل إلى لوحة بيانات تطبيق مكتب الاستقبال الرئيسية، وانقر على زر فتح المكتب في بطاقة المحطة المطلوبة. يتم تحميل الكشك في علامة تبويب جديدة في المتصفح.
انتقل إلى ، وانقر على المحطة المطلوبة. ثم انقر على زر نسخ في نهاية سطر عنوان URL للكشك، والصق عنوان URL في علامة تبويب أو نافذة جديدة في المتصفح.
مهم
بمجرد الوصول إلى كشك مكتب الاستقبال، سواء باستخدام زر فتح المكتب أو عنوان URL للكشك، يتم تسجيل خروج المستخدم تلقائياً من قاعدة البيانات على ذلك الجهاز المحدد.
هذا إجراء أمني مصمم لمنع الوصول غير المصرح به إلى قاعدة البيانات.
إعداد التقارير¶
يحتوي تطبيق مكتب الاستقبال على تقريرين متاحين: الزوار و:guilabel:المشروبات.
للوصول إلى أي من هذين التقريرين، انتقل إلى لإظهار قائمة منسدلة تحتوي على الخيارات: الزوار و:guilabel:المشروبات.
يعرض تقرير الزوار عدد الزوار حسب الشهر، للسنة الحالية. يُظهر تقرير المشروبات عدد الطلبات الإجمالية التي تم تقديمها لكل مشروب.
كما هو الحال مع جميع التقارير في Odoo، يمكن تعديل الفلاتر والمجموعات لإظهار مقاييس أخرى أيضاً.
انظر أيضًا