Receptie

De Odoo-applicatie Receptie biedt een manier voor bezoekers om in te checken bij een gebouw of locatie, en de persoon met wie ze een afspraak hebben te waarschuwen over hun aankomst. Bovendien kunnen ze een vooraf geconfigureerde drank aanvragen die naar hen wordt gebracht terwijl ze wachten.

Deze applicatie is ideaal voor bedrijven die geen iemand aan een receptiebalie hebben werken, of locaties zonder een aangewezen wachtruimte beschikbaar voor gasten en bezoekers.

Configuratie

Het eerste item dat moet worden geconfigureerd met de applicatie Receptie is het station, gevolgd door eventuele drankkeuzes die optioneel kunnen worden aangeboden.

Recepties

In Odoo’s applicatie Receptie kan een Station worden beschouwd als elke locatie waar iemand kan inloggen en wachten op een werknemer. Dit is doorgaans een vorm van wachtruimte, zoals een lobby. Elk station heeft een kiosk waar bezoekers inchecken.

Bij het instellen van de applicatie Receptie moet minimaal één station worden geconfigureerd, maar er is geen limiet aan het aantal stations dat kan worden aangemaakt en geconfigureerd.

Om een station aan te maken, navigeer je naar Receptie-app ‣ Configuratie ‣ Stations, en klik je op Nieuw. Wanneer erop wordt geklikt, verschijnt er een leeg receptieformulier.

Voer de volgende informatie in op het formulier:

  • Naam Receptie: voer een naam in voor de specifieke receptielocatie. Deze moet kort en herkenbaar zijn, zoals Receptiebalie of Hoofdhal. Dit veld is verplicht om een station te maken.

  • Verantwoordelijken: selecteer de persoon (of personen) die gewaarschuwd worden wanneer een bezoeker incheckt bij deze specifieke receptie. Meerdere selecties kunnen ingevoerd worden. Dit veld is verplicht om een station te maken.

  • Kiosk-URL: dit veld wordt automatisch ingevuld zodra het receptieformulier opgeslagen is, met ten minste de velden Naam Receptie en Verantwoordelijken ingevuld. Om handmatig op te slaan, klik op het icoon Handmatig opslaan bovenaan het formulier.

    Zodra opgeslagen, wordt er een URL gegenereerd in het veld Kiosk-URL. Deze URL is één manier om toegang te krijgen tot de receptiekiosk.

    Om toegang te krijgen tot de kiosk, klik op de knop Kopiëren aan het einde van de URL en navigeer naar die URL in een webbrowser. Deze URL opent de incheckpagina van dat specifieke receptiestation.

    Tip

    Om een afbeelding/foto toe te voegen aan een receptieformulier, beweeg de muis over het icoon camera met een ‘+’-teken rechtsboven in het formulier om een icoon Bewerken te tonen.

    Klik op het icoon Bewerken om een bestandsverkenner te openen, navigeer naar het gewenste afbeeldings-/fotobestand en klik op Openen om het te selecteren.

    De geselecteerde afbeelding voor de stationfoto verschijnt als achtergrondafbeelding voor de stationkiosk.

Tabblad Opties

  • Hostselectie: als de bezoeker een afspraak bijwoont, stelt deze optie de bezoeker in staat om de afspraakhost te selecteren uit een gepresenteerde lijst en die persoon op de hoogte te stellen. Wanneer ingeschakeld, verschijnen extra velden, zoals hieronder beschreven.

  • Gast verifiëren: als extra informatie vereist is wanneer een gast incheckt, schakel deze optie in en selecteer welke van de volgende verplicht zijn:

    • E-mail: selecteer of het e-mailadres van de gast Verplicht, Optioneel is, of dat de informatie helemaal niet wordt gevraagd (Geen).

    • Telefoon: selecteer of het telefoonnummer van de gast Verplicht, Optioneel is, of dat de informatie helemaal niet wordt gevraagd (Geen).

    • Organisatie: selecteer of de organisatie van de gast Verplicht, Optioneel is, of dat de informatie helemaal niet wordt gevraagd (Geen).

  • Thema: selecteer de kleurmodus van de kiosk. Kies Licht of Donker. De selectie Licht toont een lichtgrijze achtergrond op de kiosk, terwijl de selectie Donker een donkergrijze en zwarte achtergrond toont.

  • Zelf inchecken: schakel deze optie in om een incheck-QR-code te tonen op de kiosk. De QR-code stelt gasten in staat om in te checken met hun mobiele apparaat, in plaats van de kiosk te gebruiken. Deze optie wordt aanbevolen voor een drukke kiosk met meerdere gasten die op elk moment inchecken.

  • Drankjes aanbieden: schakel deze optie in om gasten bij het inchecken een drankje aan te bieden. Als deze optie ingeschakeld is, is het noodzakelijk om de aangeboden drankjes te configureren, via de link Drankjes configureren die verschijnt wanneer de optie ingeschakeld is. Zodra alle drankopties geconfigureerd zijn, selecteer elk drankje dat aangeboden moet worden met behulp van het vervolgkeuzemenu.

Notitie

De volgende opties zijn alleen zichtbaar in het tabblad Opties als de optie Hostselectie ingeschakeld is.

  • Melden per e-mail: schakel deze optie in om een e-mail te laten sturen naar de persoon die de gast bezoekt bij het inchecken. Wanneer ingeschakeld, verschijnt een veld E-mailsjabloon eronder, met het standaard Receptie-e-mailsjabloon geselecteerd.

    Om het standaard e-mailsjabloon te wijzigen, klik op het vervolgkeuzemenu in het veld E-mailsjabloon en selecteer een ander e-mailsjabloon.

    Om het momenteel geselecteerde sjabloon te wijzigen, klik op het icoon Interne link aan het einde van de regel en breng eventuele bewerkingen aan in het sjabloon.

  • Melden via sms: schakel deze optie in om een sms-bericht te sturen naar de persoon die de gast bezoekt bij het inchecken. Wanneer ingeschakeld, verschijnt een veld Sms-sjabloon eronder, met de standaard Receptie sms-sjabloon geselecteerd.

    Klik op het vervolgkeuzemenu in het veld Sms-sjabloon en selecteer een andere sms-sjabloon om het standaard sms-sjabloon te wijzigen.

    Klik op het icoon (Interne link) aan het einde van de regel om het huidige geselecteerde sjabloon te wijzigen, en breng de gewenste bewerkingen aan in de inhoud van het sjabloon. Het sms-bericht mag maximaal 242 tekens bevatten, wat in 4 sms-berichten (UNICODE) past.

  • Melden via Chat: deze optie is standaard ingeschakeld wanneer de optie Gastheerselectie is ingeschakeld. Deze optie opent een berichtvenster van de applicatie Chat met de persoon die de gast bezoekt bij het inchecken.

    Wanneer ingeschakeld, verschijnt een standaardbericht voor de persoon die de gast bezoekt. De applicatie Chat moet geïnstalleerd zijn om deze optie te laten werken.

Notitie

Chat wordt standaard geïnstalleerd bij het aanmaken van een Odoo-database en telt niet mee voor facturering. Zolang de applicatie Chat niet opzettelijk wordt verwijderd, werkt de optie Melden via Chat.

Example

Het standaard berichtformaat voor de optie Melden via Chat is: (Receptiestation) Inchecken: (Gastnaam) (Telefoonnummer gast) (Organisatie) om (Naam werknemer) te ontmoeten.

Een voorbeeld van hoe dat in een Chat-bericht kan verschijnen is: Hoofdlobby Inchecken: Jan Jansen (555-555-5555) (Odoo, Inc.) om Marc Demo te ontmoeten.

Receptiestationformulier met alle informatie ingevuld.

Tabblad Zijbericht

Voer de gewenste tekst in om op de kiosk van het station te verschijnen nadat een gast is ingecheckt, zoals een welkomstgroet of eventuele noodzakelijke instructies. De tekst verschijnt op de bevestigingspagina, aan de rechterkant van het scherm nadat een gast het incheckproces heeft voltooid.

Dranken

Nadat een station is aangemaakt, is de volgende stap het configureren van de drankjes om aan bezoekers aan te bieden, indien gewenst.

Notitie

Deze stap is niet noodzakelijk of vereist voor het werken van de applicatie Receptie en hoeft alleen te worden geconfigureerd als er drankjes aan gasten worden aangeboden.

Navigeer naar Receptie-app ‣ Configuratie ‣ Drankjes en klik op Nieuw om een drankoptie toe te voegen. Hierdoor verschijnt een leeg drankformulier om te configureren.

Voer de volgende informatie in op het drankformulier:

  • Dranknaam: typ de naam van de drankoptie in dit veld. Dit veld is verplicht.

  • Te melden personen: gebruik het vervolgkeuzemenu in dit veld om te selecteren wie wordt gemeld wanneer het drankje wordt geselecteerd. Meerdere personen kunnen in dit veld worden ingevoerd. Dit veld is verplicht.

  • Volgorde: voer een numerieke waarde in dit veld in om aan te geven waar in de lijst met drankopties deze specifieke optie verschijnt. Hoe lager het nummer, hoe hoger op de lijst het drankje verschijnt. Bijvoorbeeld, het invoeren van nummer één plaatst dat drankje bovenaan de lijst en verschijnt als eerste in de volgorde.

Tip

Beweeg over het icoon (camera met een ‘+’-teken) rechtsboven op het formulier om een icoon (Bewerken) te tonen om een afbeelding/foto aan een drankformulier toe te voegen.

Klik op het icoon Bewerken om een bestandsverkenner te openen, navigeer naar het gewenste afbeeldings-/fotobestand en klik op Openen om het te selecteren.

De geselecteerde afbeelding verschijnt nu in het afbeeldingsveld en is ingesteld als de afbeelding voor het drankje.

Drankformulier met de ingevulde informatie voor een espresso.

Stationdashboard

Tip

Beweeg over het icoon (camera met een ‘+’-teken) rechtsboven op het formulier om een icoon (Bewerken) te tonen om een afbeelding/foto aan een drankformulier toe te voegen.

Klik op het icoon Bewerken om een bestandsverkenner te openen, navigeer naar het gewenste afbeeldings-/fotobestand en klik op Openen om het te selecteren.

De geselecteerde afbeelding verschijnt nu in het afbeeldingsveld en is ingesteld als de afbeelding voor het drankje.

Kiosk instellen

Stel elke kiosk in voor gebruik na het configureren van de verschillende stations. Het wordt aanbevolen om voor elke receptiekiosk een apart apparaat te gebruiken, zoals een tablet.

Navigeer op een van de twee manieren naar de kiosk:

  • Navigeer naar het hoofddashboard van de Receptie-applicatie en klik op de knop Open balie op de gewenste stationkaart. De kiosk wordt geopend in een nieuw browsertabblad.

  • Navigeer naar Receptie-app ‣ Configuratie ‣ Stations en klik op het gewenste station. Klik vervolgens op de knop Kopiëren aan het einde van de regel Kiosk-URL en plak de URL in een nieuw browsertabblad of -venster.

Belangrijk

Zodra een receptiekiosk wordt geopend, hetzij met de knop Open balie hetzij met de Kiosk-URL, wordt de gebruiker automatisch afgemeld van de database op dat specifieke apparaat.

Dit is een beveiligingsmaatregel om ongeautoriseerde toegang tot de database te voorkomen.

Rapportages

De Receptie-applicatie heeft twee beschikbare rapporten: Bezoekers en Drankjes.

Navigeer naar Receptie-app ‣ Rapportage om een van deze rapporten te openen en een vervolgkeuzemenu met de volgende opties te tonen: Bezoekers en Drankjes.

Het rapport Bezoekers toont het aantal bezoekers per maand voor het huidige jaar. Het rapport Drankjes laat zien hoeveel aanvragen er in totaal zijn gedaan voor elk drankje.

Zoals bij alle rapporten in Odoo kunnen de filters en groeperingen worden aangepast om ook andere statistieken te tonen.

Zie ook