受付¶
Odoo のフロントデスクアプリケーションは、訪問者が建物または場所にチェックインし、面会する相手に到着を通知する方法を提供します。さらに、待っている間に事前設定された飲み物を持ってきてもらうようリクエストできます。
このアプリケーションは、受付デスクで働く人がいない企業や、ゲストや訪問者が利用できる指定された待合エリアがない場所に最適です。
設定¶
フロントデスクアプリケーションで最初に設定する項目はステーションで、その後にオプションで提供される可能性のある飲み物の選択肢を設定します。
窓口¶
Odoo のフロントデスクアプリケーションでは、ステーションは誰かがサインインして従業員を待つことができる場所と考えることができます。これは通常、ロビーなどの何らかの形式の待合室です。各ステーションには訪問者がチェックインするキオスクがあります。
フロントデスクアプリケーションを設定する際、最低1つのステーションを設定する必要がありますが、作成および設定できるステーションの数に制限はありません。
ステーションを作成するには、に移動し、新規をクリックします。クリックすると、空白のフロントデスクフォームが表示されます。
フォームに以下の情報を入力して下さい:
フロントデスク名: 特定のフロントデスクの場所の名前を入力します。これは「受付デスク」や「メインロビー」など、短く識別可能なものにする必要があります。このフィールドはステーションを作成するために必須です。
担当者: この特定のフロントデスクを使用して訪問者がチェックインしたときに通知を受ける人(または複数の人)を選択します。複数選択できます。このフィールドはステーションを作成するために必須です。
キオスクURL: このフィールドは、少なくともフロントデスク名と担当者フィールドが入力された状態でフロントデスクフォームを保存すると自動入力されます。手動で保存するには、フォームの上部にある(手動で保存)アイコンをクリックします。
保存されると、キオスクURLフィールドにURLが生成されます。このURLはフロントデスクキオスクにアクセスする1つの方法です。
キオスクにアクセスするには、URLの末尾にあるコピーボタンをクリックし、ウェブブラウザでそのURLに移動します。このURLは、その特定のステーションのフロントデスクサインインページを開きます。
ちなみに
フロントデスクフォームに画像/写真を追加するには、フォームの右上にある(+記号付きカメラ)アイコンの上にカーソルを合わせて(編集)アイコンを表示します。
(編集)アイコンをクリックしてファイルエクスプローラを開き、目的の画像/写真ファイルに移動してから、開くをクリックして選択します。
ステーションの写真として選択された画像は、ステーションキオスクの背景画像として表示されます。
オプションタブ¶
ホスト選択：訪問者が会議に参加する場合、このオプションにより訪問者は表示されたリストから会議のホストを選択し、その人に通知できます。有効にすると、以下に詳述する追加フィールドが表示されます。
ゲスト認証：ゲストがチェックインする際に追加情報が必要な場合は、このオプションを有効にし、次のうちどれが必須かを選択します:
メール：ゲストのメールアドレスが必須、任意、または情報が全く要求されないか (なし) を選択します。
電話：ゲストの電話番号が必須、任意、または情報が全く要求されないか (なし) を選択します。
組織：ゲストの組織が必須、任意、または情報が全く要求されないか (なし) を選択します。
テーマ：キオスクのカラーモードを選択します。ライトまたはダークのいずれかを選択します。ライトを選択すると、キオスクに淡い灰色の背景が表示され、ダークを選択すると、濃い灰色と黒の背景が表示されます。
セルフチェックイン：このオプションを有効にすると、キオスクにチェックインQRコードが表示されます。QRコードにより、ゲストはキオスクを使用する代わりに、モバイルデバイスを使用してチェックインできます。このオプションは、常に複数のゲストがチェックインする混雑したキオスクに推奨されます。
ドリンクのオファー：このオプションを有効にすると、チェックイン時にゲストにドリンクを提供します。このオプションを有効にする場合は、オプションが有効になったときに表示されるドリンクの設定リンクから、提供するドリンクを設定する必要があります。すべてのドリンクオプションが設定されたら、ドロップダウンメニューを使用して提供する各ドリンクを選択します。
注釈
次のオプションは、ホスト選択オプションが有効になっている場合にのみ、オプションタブに表示されます。
メールで通知：このオプションを有効にすると、チェックイン時にゲストが訪問する相手にメールが送信されます。有効にすると、その下にメールテンプレートフィールドが表示され、デフォルトのフロントデスクメールテンプレートが選択されます。
デフォルトのメールテンプレートを変更するには、メールテンプレートフィールドのドロップダウンメニューをクリックし、別のメールテンプレートを選択します。
現在選択されているテンプレートを変更するには、行の末尾にある内部リンクアイコンをクリックし、テンプレートに編集を加えます。
SMSで通知：このオプションを有効にすると、チェックイン時にゲストが訪問する相手にSMS (テキスト) メッセージが送信されます。有効にすると、その下にSMSテンプレートフィールドが表示され、デフォルトのフロントデスクSMSテンプレートが選択されます。
デフォルトのSMSテンプレートを変更するには、SMSテンプレートフィールドのドロップダウンメニューをクリックし、別のSMSテンプレートを選択します。
現在選択されているテンプレートを変更するには、行の末尾にある内部リンクアイコンをクリックし、テンプレートの内容に必要な編集を加えます。SMSメッセージは最大242文字で、4つのSMS (UNICODE) メッセージに収まります。
ディスカスで通知：このオプションは、ホスト選択オプションが有効になっている場合、デフォルトで有効になります。このオプションは、チェックイン時にゲストが訪問する相手とのディスカスアプリケーションのメッセージウィンドウを開きます。
有効にすると、ゲストが訪問する相手に対するデフォルトのメッセージが表示されます。このオプションが機能するには、ディスカスアプリケーションが必ずインストールされている必要があります。
注釈
ディスカスはOdooデータベース作成時にデフォルトでインストールされており、請求対象にはカウントされません。ディスカスアプリケーションが意図的にアンインストールされていない限り、ディスカスで通知オプションは機能します。
Example
ディスカスで通知オプションのデフォルトメッセージ形式は次のとおりです: (フロントデスクステーション) チェックイン: (ゲスト名) (ゲスト電話番号) (組織) が (従業員名) に面会。
ディスカスメッセージでの表示例：Main Lobby Check-In: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.
サイドメッセージタブ¶
ゲストがチェックインした後にステーションキオスクに表示したいテキストを入力します。例えば、歓迎の挨拶や必要な指示などです。このテキストは、ゲストがチェックインプロセスを完了した後、確認ページの画面右側に表示されます。
飲み物¶
ステーションを作成した後、次のステップは、必要に応じて訪問者に提供する飲み物を設定することです。
注釈
このステップはフロントデスクアプリケーションが動作するために必須ではなく、ゲストに飲み物を提供する場合のみ設定が必要です。
飲み物オプションを追加するには、に移動し、新規をクリックします。これにより、設定用の空白の飲み物フォームが表示されます。
飲み物フォームに次の情報を入力します：
飲み物名：このフィールドに飲み物オプションの名前を入力します。このフィールドは必須です。
通知先：このフィールドのドロップダウンメニューを使用して、飲み物が選択されたときに通知される人を選択します。このフィールドには複数の人を入力できます。このフィールドは必須です。
順序：このフィールドに数値を入力して、飲み物オプションのリスト内でこの特定のオプションが表示される位置を指定します。数値が小さいほど、リストの上位に飲み物が表示されます。例えば、数値1を入力すると、その飲み物がリストの最上位に配置され、順序の最初に表示されます。
ちなみに
飲み物フォームに画像/写真を追加するには、フォームの右上にある（プラス記号付きカメラ）アイコンにカーソルを合わせると、（編集）アイコンが表示されます。
(編集)アイコンをクリックしてファイルエクスプローラを開き、目的の画像/写真ファイルに移動してから、開くをクリックして選択します。
選択した画像が画像フィールドに表示され、飲み物の画像として設定されます。
ステーションダッシュボード¶
ちなみに
飲み物フォームに画像/写真を追加するには、フォームの右上にある（プラス記号付きカメラ）アイコンにカーソルを合わせると、（編集）アイコンが表示されます。
(編集)アイコンをクリックしてファイルエクスプローラを開き、目的の画像/写真ファイルに移動してから、開くをクリックして選択します。
選択した画像が画像フィールドに表示され、飲み物の画像として設定されます。
キオスクセットアップ¶
各種ステーションを設定した後、各キオスクを使用できるように設定します。各フロントデスクキオスクには、タブレットなどの専用デバイスを使用することをお勧めします。
次の2つの方法のいずれかでキオスクに移動します：
フロントデスクアプリケーションのメインダッシュボードに移動し、目的のステーションカードのデスクを開くボタンをクリックします。キオスクが新しいブラウザタブで読み込まれます。
に移動し、目的のステーションをクリックします。次に、キオスクURL行の最後にあるコピーボタンをクリックし、URLを新しいブラウザタブまたはウィンドウに貼り付けます。
重要
フロントデスクキオスクは、デスクを開くボタンまたはキオスク URLのいずれかでアクセスされると、その特定のデバイス上でデータベースから自動的にサインアウトされます。
これは、データベースへの不正アクセスを防ぐために設計されたセキュリティ対策です。
レポーティング¶
フロントデスクアプリケーションには、訪問者と飲み物の 2 つのレポートが用意されています。
これらのレポートにアクセスするには、に移動して、ドロップダウンメニューを表示し、訪問者と飲み物のオプションを確認します。
訪問者レポートには、現在の年の月ごとの訪問者数が表示されます。飲み物レポートには、各飲み物に対して行われたリクエストの総数が表示されます。
Odoo のすべてのレポートと同様に、フィルターとグループを変更して他の指標を表示することもできます。
参照