Recepción¶
La aplicación Recepción de Odoo proporciona una forma para que los visitantes se registren en un edificio o ubicación, y alerten a la persona con la que se van a reunir sobre su llegada. Además, pueden solicitar que se les traiga una bebida preconfigurada mientras esperan.
Esta aplicación es ideal para negocios que no tienen a alguien trabajando en un mostrador de recepción, o ubicaciones sin un área de espera designada disponible para huéspedes y visitantes.
Configuración¶
El primer elemento a configurar con la aplicación Recepción es la estación, seguida de cualquier selección de bebidas que opcionalmente pueda ofrecerse.
Estaciones¶
En la aplicación Recepción de Odoo, una estación puede considerarse como cualquier ubicación donde alguien puede registrarse y esperar a un empleado. Esto suele ser alguna forma de sala de espera, como un vestíbulo. Cada estación tiene un quiosco donde los visitantes se registran.
Al configurar la aplicación Recepción, debe configurarse al menos una estación, pero no hay límite en cuántas estaciones se pueden crear y configurar.
Para crear una estación, vaya a y haga clic en Nuevo. Esta acción abrirá un formulario vacío de recepción.
Proporcione la siguiente información en el formulario:
Nombre de la recepción: introduce un nombre para la ubicación específica de la recepción. Debe ser corto e identificable, como
Mostrador de recepciónoVestíbulo principal. Este campo es obligatorio para crear una estación.Responsables: seleccione a la persona (o las personas, ya que puede elegir a varias) que recibirán una alerta cuando un visitante se registre desde ese lugar de recepción. Este campo es obligatorio para crear una estación.
URL del quiosco: este campo se completa automáticamente una vez que se guarda el formulario de recepción, con al menos los campos nombre de la recepción y responsables completados. Para guardar manualmente, haz clic en el icono (guardar manualmente) ubicado en la parte superior del formulario.
Después de guardarlo, se genera una URL en el campo URL del quiosco y podrá acceder desde allí.
Para acceder al quiosco, haga clic en el botón Copiar situado al final de la URL y vaya a ella con un navegador web. Esta URL abre la página de registro de la recepción de esa estación en específico.
Truco
Para añadir una imagen/foto a un formulario de recepción, pasa el cursor sobre el icono (cámara con un signo “+”) en la parte superior derecha del formulario para revelar un icono (editar).
Haz clic en el icono Editar para abrir un explorador de archivos, navega hasta el archivo de imagen/foto deseado y luego haz clic en Abrir para seleccionarlo.
La imagen que haya seleccionado para la estación será la imagen de fondo para su quiosco.
Pestaña de opciones¶
Selección de anfitrión: si el visitante asiste a una reunión, esta opción le permitirá seleccionar al anfitrión con una lista y la persona seleccionada recibirá una notificación. Si está habilitada aparecerán algunos campos adicionales, como se detalla más adelante.
Autenticar invitado: si necesita que un invitado proporcione información adicional al registrarse deberá habilitar esta opción. Seleccione cuáles campos son obligatorios:
Correo electrónico: seleccione si la dirección de correo electrónico del invitado es un campo obligatorio, opcional o si la información no es necesaria (Ninguno).
Teléfono: seleccione si el teléfono del invitado es un campo obligatorio, opcional o si la información no es necesaria (Ninguno).
Empresa: seleccione si la empresa del invitado es un campo obligatorio, opcional o si la información no es necesaria (Ninguno).
Tema: seleccione el modo de color del quiosco. Elija entre Claro o Oscuro. Claro muestra un fondo gris claro y Oscuro muestra un fondo gris oscuro y negro.
Registro por cuenta propia: seleccione esta opción para mostrar un código QR de registro en el quiosco. Este le permitirá a los invitados registrarse con su móvil en lugar del quiosco. Le recomendamos que lo habilite si su quiosco tiene afluencia.
Ofrecer bebidas: seleccione esta opción para ofrecerle bebidas a los invitados al registrarse. Si esta opción está habilitada es necesario que configure las bebidas que ofrecerá con el enlace Configurar bebidas que aparece al activar la función. Después de que haya configurado las bebidas, seleccione las que se ofrecerá con el menú desplegable.
Nota
Las siguientes opciones solo están disponibles en la pestaña Opciones si la opción Selección de anfitrión está habilitada.
Notificar por correo electrónico: seleccione esta opción para que la persona que el invitado visita reciba un correo cuando se registre. Si está habilitada, abajo aparece el campo Plantilla de correo electrónico con la plantilla predeterminada Plantilla de correo electrónico para recepción seleccionada.
Para cambiar la plantilla de correo electrónico predeterminada, haga clic en el menú desplegable en el campo Plantilla de correo electrónico y luego seleccione otra.
Para modificar la plantilla seleccionada actualmente, haz clic en el icono Enlace interno al final de la línea y realiza las ediciones que desees a la plantilla.
Notificar por SMS: seleccione esta opción para que la persona que el invitado visita reciba un mensaje de texto (SMS) cuando se registre. Si está habilitada, abajo aparece el campo Plantilla de correo electrónico con la plantilla predeterminada Plantilla de SMS para recepción seleccionada.
Para cambiar la plantilla de SMS predeterminada, haga clic en el menú desplegable en el campo Plantilla de SMS y luego seleccione otra.
Para modificar la plantilla seleccionada actualmente, haz clic en el icono Enlace interno al final de la línea y realiza las ediciones que desees al contenido de la plantilla. El mensaje SMS puede tener un máximo de 242 caracteres, lo que equivale a 4 mensajes SMS (UNICODE).
Notificar por Conversaciones: esta opción está habilitada de forma predeterminada cuando la opción Selección de anfitrión está habilitada. Esta opción abre una ventana de mensaje de la aplicación Conversaciones con la persona a la que el invitado está visitando al momento del registro de entrada.
Cuando está habilitada, aparece un mensaje predeterminado para la persona a la que el invitado está visitando. La aplicación Conversaciones debe estar instalada para que esta opción funcione.
Nota
La aplicación Conversaciones se instala de forma predeterminada al crear una base de datos de Odoo y no se toma en cuenta con fines de facturación. La opción Notificar por Conversaciones funcionará siempre y cuando no desinstale Conversaciones.
Example
El formato predeterminado del mensaje de la opción Notificar por Conversaciones es: (Estación del registro de entrada) tiene un registro: (Nombre del invitado) (Número telefónico del invitado) (Empresa) se reunirá con (Nombre del empleado).
Un ejemplo de cómo podría aparecer en un mensaje de Conversaciones es: Registro de entrada en vestíbulo principal: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) para reunirse con Marc Demo.
Pestaña de mensaje adicional¶
Escriba el mensaje que desea que aparezca en el quiosco de la estación después de que un invitado se haya registrado, como un saludo de bienvenida o instrucciones. El texto aparece en la página de confirmación del lado derecho de la pantalla después de completar el proceso de registro.
Bebidas¶
Después de crear una estación, el siguiente paso es configurar las bebidas que se ofrecerán a los visitantes, si se desea.
Nota
Este paso no es necesario ni requerido para que la aplicación Recepción funcione, y solo necesita configurarse si se ofrecen bebidas a los invitados.
Para agregar una bebida a las opciones, vaya a y haga clic en Nuevo. Esta acción abrirá el formulario de una bebida vacío.
Escriba la siguiente información en el formulario de cada bebida:
Nombre de la bebida: escriba el nombre de la opción de bebida en este campo. Este campo es obligatorio.
Personas a notificar: con el menú desplegable de este campo seleccione a quién se le notificará cuando elijan esta bebida, puede elegir a varias personas. Este campo es obligatorio.
Secuencia: en este campo deberá escribir un valor numérico para indicar en qué parte de la lista de opciones de bebidas aparece esta opción específica. Entre más pequeño sea el número, la bebida tiene una posición más alta en la lista. Por ejemplo, si escribe el número uno (1), entonces esa bebida se encontraría en la parte superior de la lista y aparecería primero en la secuencia.
Truco
Para agregar una imagen/foto a un formulario de bebida, pasa el cursor sobre el icono cámara con un signo “+” en la esquina superior derecha del formulario para revelar un icono Editar.
Haz clic en el icono Editar para abrir un explorador de archivos, navega hasta el archivo de imagen/foto deseado y luego haz clic en Abrir para seleccionarlo.
La imagen que seleccionó ahora aparece en el campo de imagen y se establece como la imagen de la bebida.
Tablero de la estación¶
Truco
Para agregar una imagen/foto a un formulario de bebida, pasa el cursor sobre el icono cámara con un signo “+” en la esquina superior derecha del formulario para revelar un icono Editar.
Haz clic en el icono Editar para abrir un explorador de archivos, navega hasta el archivo de imagen/foto deseado y luego haz clic en Abrir para seleccionarlo.
La imagen que seleccionó ahora aparece en el campo de imagen y se establece como la imagen de la bebida.
Configuración del quiosco¶
Configure cada quiosco para su uso después de configurar las estaciones correspondientes. Le recomendamos que use un dispositivo específico para cada quiosco de la recepción, por ejemplo, una tableta.
Puede ir al quiosco de las siguientes maneras:
Navega al tablero principal de la aplicación Recepción y haz clic en el botón Abrir escritorio en la tarjeta de la estación deseada. El quiosco se carga en una nueva pestaña del navegador.
Vaya a y haga clic en una. Después, haga clic en el botón Copiar que se encuentra al final de la línea URL del quiosco y pegue la URL en una nueva pestaña o ventana del navegador.
Importante
Una vez que se accede a un quiosco de recepción, ya sea con el botón Abrir escritorio o la URL del quiosco, el usuario se desconecta automáticamente de la base de datos en ese dispositivo específico.
Esta es una medida de seguridad diseñada para evitar el acceso no autorizado a la base de datos.
Informes¶
La aplicación Recepción tiene dos informes disponibles: Visitantes y Bebidas.
Para acceder a cualquiera de ambos, vaya a . Al hacer clic allí, se abrirá el menú desplegable con las opciones para visitantes y bebidas.
El informe de visitantes muestra el número de visitantes por mes para el año en curso y el informe de bebidas muestra el número de solicitudes totales de cada bebida.
Al igual que con todos los informes en Odoo, puede modificar los filtros y grupos para visualizar otras métricas.
Ver también