Quầy lễ tân

Ứng dụng Frontdesk của Odoo cung cấp cách để khách truy cập đăng ký vào tòa nhà hoặc địa điểm, và thông báo cho người mà họ sắp gặp về sự có mặt của họ. Ngoài ra, họ có thể yêu cầu đồ uống đã được cấu hình trước để được mang đến cho họ trong khi chờ đợi.

Ứng dụng này lý tưởng cho các doanh nghiệp không có ai làm việc tại quầy lễ tân, hoặc các địa điểm không có khu vực chờ đợi dành riêng cho khách và khách truy cập.

Cấu hình

Mục đầu tiên cần cấu hình với ứng dụng Frontdesk là trạm, tiếp theo là bất kỳ lựa chọn đồ uống nào có thể được cung cấp tùy chọn.

Địa điểm

Trong ứng dụng Frontdesk của Odoo, Trạm có thể được coi là bất kỳ địa điểm nào mà ai đó có thể đăng ký và chờ nhân viên. Đây thường là một hình thức phòng chờ, chẳng hạn như sảnh. Mỗi trạm có một kiosk nơi khách truy cập đăng ký.

Khi thiết lập ứng dụng Frontdesk, tối thiểu một trạm phải được cấu hình, nhưng không có giới hạn về số lượng trạm có thể được tạo và cấu hình.

Để tạo trạm, điều hướng đến ứng dụng Frontdesk ‣ Cấu hình ‣ Trạm, và nhấp Tạo mới. Khi được nhấp, một biểu mẫu frontdesk trống xuất hiện.

Nhập thông tin sau đây trên biểu mẫu:

  • Tên Frontdesk: nhập tên cho địa điểm frontdesk cụ thể. Tên này nên ngắn gọn và dễ nhận biết, chẳng hạn như Quầy lễ tân hoặc Sảnh chính. Trường này là bắt buộc để tạo trạm.

  • Người chịu trách nhiệm: chọn người (hoặc những người) được thông báo khi khách truy cập đăng ký bằng frontdesk cụ thể này. Có thể nhập nhiều lựa chọn. Trường này là bắt buộc để tạo trạm.

  • URL Kiosk: trường này tự động điền sau khi biểu mẫu frontdesk được lưu, với ít nhất các trường Tên Frontdesk và Người chịu trách nhiệm được điền. Để lưu thủ công, nhấp vào biểu tượng (Lưu thủ công) nằm ở đầu biểu mẫu.

    Sau khi lưu, một URL được tạo trong trường URL Kiosk. URL này là một cách để truy cập kiosk frontdesk.

    Để truy cập kiosk, nhấp vào nút Sao chép ở cuối URL, và điều hướng đến URL đó trong trình duyệt web. URL này mở trang đăng ký frontdesk của trạm cụ thể đó.

    Mẹo

    Để thêm hình ảnh/ảnh vào biểu mẫu frontdesk, di chuột qua biểu tượng (máy ảnh với dấu '+') ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiển thị biểu tượng (Chỉnh sửa).

    Nhấp vào biểu tượng (Chỉnh sửa) để mở trình khám phá tệp, điều hướng đến tệp hình ảnh/ảnh mong muốn, sau đó nhấp Mở để chọn tệp.

    Hình ảnh được chọn cho ảnh trạm xuất hiện dưới dạng hình nền cho kiosk trạm.

Options tab

  • Lựa chọn Chủ nhà: nếu khách truy cập tham dự cuộc họp, tùy chọn này cho phép khách truy cập chọn chủ cuộc họp từ danh sách được trình bày và thông báo cho người đó. Khi được bật, các trường bổ sung xuất hiện, như chi tiết bên dưới.

  • Xác thực Khách: nếu cần thông tin bổ sung khi khách đăng ký, hãy bật tùy chọn này và chọn trường nào sau đây là bắt buộc:

    • Email: chọn xem địa chỉ email của khách có Bắt buộc, Tùy chọn hay không yêu cầu thông tin này (Không).

    • Điện thoại: chọn xem số điện thoại của khách có Bắt buộc, Tùy chọn hay không yêu cầu thông tin này (Không).

    • Tổ chức: chọn xem tổ chức của khách có Bắt buộc, Tùy chọn hay không yêu cầu thông tin này (Không).

  • Giao diện: chọn chế độ màu của kiosk. Chọn Sáng hoặc Tối. Lựa chọn Sáng hiển thị nền xám nhạt trên kiosk, trong khi lựa chọn Tối hiển thị nền xám đen và đen.

  • Tự nhận phòng: bật tùy chọn này để hiển thị mã QR nhận phòng trên kiosk. Mã QR cho phép khách nhận phòng bằng thiết bị di động của họ thay vì sử dụng kiosk. Tùy chọn này được khuyến nghị cho kiosk bận rộn với nhiều khách nhận phòng cùng lúc.

  • Mời đồ uống: bật tùy chọn này để mời khách một món đồ uống khi check in. Nếu tùy chọn này được bật, bạn cần phải cấu hình các loại đồ uống được phục vụ thông qua liên kết Cấu hình đồ uống xuất hiện khi bật tùy chọn. Sau khi đã cấu hình đầy đủ các lựa chọn đồ uống, hãy chọn từng loại đồ uống sẽ được mời bằng menu thả xuống.

Ghi chú

Các tùy chọn sau chỉ hiển thị trong tab Tùy chọn nếu tùy chọn Chọn người tiếp đón được bật.

  • Thông báo qua email: bật tùy chọn này để gửi email đến người mà khách đến gặp khi nhận phòng. Khi được bật, trường Mẫu email xuất hiện bên dưới, với Mẫu email lễ tân mặc định được chọn.

    Để thay đổi mẫu email mặc định, nhấp vào menu thả xuống trong trường Mẫu email, sau đó chọn mẫu email khác.

    Để sửa đổi mẫu hiện đang được chọn, nhấp vào biểu tượng (Liên kết nội bộ) ở cuối dòng và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào đối với mẫu.

  • Thông báo qua SMS: bật tùy chọn này để gửi tin nhắn SMS (văn bản) đến người mà khách đến gặp khi nhận phòng. Khi được bật, trường Mẫu SMS xuất hiện bên dưới, với Mẫu SMS lễ tân mặc định được chọn.

    Để thay đổi mẫu SMS mặc định, nhấp vào menu thả xuống trong trường Mẫu SMS và chọn mẫu SMS khác.

    Để sửa đổi mẫu hiện đang được chọn, nhấp vào biểu tượng (Liên kết nội bộ) ở cuối dòng và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa mong muốn nào đối với nội dung của mẫu. Tin nhắn SMS có thể có tối đa 242 ký tự, phù hợp với 4 tin nhắn SMS (UNICODE).

  • Thông báo qua Discuss: tùy chọn này được bật mặc định khi tùy chọn Chọn người tiếp đón được bật. Tùy chọn này mở cửa sổ tin nhắn ứng dụng Discuss với người mà khách đến gặp khi nhận phòng.

    Khi được bật, một tin nhắn mặc định xuất hiện cho người mà khách đến gặp. Ứng dụng Discuss phải được cài đặt để tùy chọn này hoạt động.

Ghi chú

Discuss được cài đặt mặc định khi tạo cơ sở dữ liệu Odoo và không tính vào hóa đơn. Miễn là ứng dụng Discuss không bị gỡ cài đặt cố ý, tùy chọn Thông báo qua Discuss sẽ hoạt động.

Example

Định dạng tin nhắn mặc định cho tùy chọn Thông báo qua Discuss là: (Trạm lễ tân) Nhận phòng: (Tên khách) (Số điện thoại khách) (Tổ chức) để gặp (Tên nhân viên).

Một ví dụ về cách hiển thị trong tin nhắn Discuss là: Sảnh chính Nhận phòng: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) để gặp Marc Demo.

Biểu mẫu trạm lễ tân với tất cả thông tin đã điền.

Tab Tin nhắn bên

Nhập bất kỳ văn bản mong muốn nào để hiển thị trên kiosk của trạm sau khi khách đã nhận phòng, chẳng hạn như lời chào mừng hoặc bất kỳ hướng dẫn cần thiết nào. Văn bản xuất hiện trên trang xác nhận, ở phía bên phải màn hình sau khi khách hoàn tất quy trình nhận phòng.

Đồ uống

Sau khi tạo trạm, bước tiếp theo là cấu hình các đồ uống để cung cấp cho khách, nếu muốn.

Ghi chú

Bước này không cần thiết hoặc bắt buộc để ứng dụng Frontdesk hoạt động, và chỉ cần được cấu hình nếu đồ uống được cung cấp cho khách.

Để thêm tùy chọn đồ uống, điều hướng đến ứng dụng Frontdesk ‣ Cấu hình ‣ Đồ uống, và nhấp Mới. Thao tác này sẽ hiển thị biểu mẫu đồ uống trống để cấu hình.

Nhập thông tin sau vào biểu mẫu đồ uống:

  • Tên đồ uống: nhập tên của tùy chọn đồ uống vào trường này. Trường này là bắt buộc.

  • Người cần thông báo: sử dụng menu thả xuống trong trường này để chọn người được thông báo khi đồ uống được chọn. Có thể nhập nhiều người trong trường này. Trường này là bắt buộc.

  • Trình tự: nhập một giá trị số vào trường này để xác định vị trí của lựa chọn đồ uống này trong danh sách. Số càng nhỏ thì đồ uống đó sẽ xuất hiện ở vị trí càng cao trong danh sách. Ví dụ, nhập số một sẽ đặt đồ uống đó lên đầu danh sách và xuất hiện đầu tiên trong trình tự.

Mẹo

Để thêm hình ảnh/ảnh vào biểu mẫu đồ uống, di chuột qua biểu tượng (máy ảnh có dấu '+') ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiển thị biểu tượng (Chỉnh sửa).

Nhấp vào biểu tượng (Chỉnh sửa) để mở trình khám phá tệp, điều hướng đến tệp hình ảnh/ảnh mong muốn, sau đó nhấp Mở để chọn tệp.

Hình ảnh đã chọn bây giờ xuất hiện trong trường hình ảnh và được đặt làm hình ảnh cho đồ uống.

Biểu mẫu đồ uống với thông tin đã điền cho espresso.

Bảng điều khiển trạm

Mẹo

Để thêm hình ảnh/ảnh vào biểu mẫu đồ uống, di chuột qua biểu tượng (máy ảnh có dấu '+') ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiển thị biểu tượng (Chỉnh sửa).

Nhấp vào biểu tượng (Chỉnh sửa) để mở trình khám phá tệp, điều hướng đến tệp hình ảnh/ảnh mong muốn, sau đó nhấp Mở để chọn tệp.

Hình ảnh đã chọn bây giờ xuất hiện trong trường hình ảnh và được đặt làm hình ảnh cho đồ uống.

Thiết lập ki-ốt

Thiết lập từng kiosk để sử dụng sau khi cấu hình các trạm khác nhau. Khuyến nghị sử dụng một thiết bị chuyên dụng cho mỗi kiosk tiền sảnh, chẳng hạn như máy tính bảng.

Điều hướng đến kiosk theo một trong hai cách:

  • Điều hướng đến bảng điều khiển ứng dụng Frontdesk chính, và nhấp nút Mở bàn trên thẻ trạm mong muốn. Kiosk sẽ tải trong tab trình duyệt mới.

  • Điều hướng đến ứng dụng Frontdesk ‣ Cấu hình ‣ Trạm, và nhấp vào trạm mong muốn. Sau đó, nhấp nút Sao chép ở cuối dòng URL Kiosk, và dán URL vào tab hoặc cửa sổ trình duyệt mới.

Quan trọng

Sau khi truy cập kiosk tiền sảnh, bằng nút Mở bàn hoặc URL Kiosk, người dùng sẽ tự động đăng xuất khỏi cơ sở dữ liệu trên thiết bị cụ thể đó.

Đây là biện pháp bảo mật được thiết kế để ngăn chặn truy cập trái phép vào cơ sở dữ liệu.

Báo cáo

Ứng dụng Frontdesk có hai báo cáo khả dụng: Khách và Đồ uống.

Để truy cập một trong hai báo cáo này, điều hướng đến ứng dụng Frontdesk ‣ Báo cáo để hiển thị menu thả xuống chứa các tùy chọn: Khách và Đồ uống.

Báo cáo Khách hiển thị số lượng khách theo tháng, cho năm hiện tại. Báo cáo Đồ uống cho biết có bao nhiêu yêu cầu tổng cộng được thực hiện cho mỗi đồ uống.

Như với tất cả các báo cáo trong Odoo, các bộ lọc và nhóm có thể được sửa đổi để hiển thị các chỉ số khác.

Xem thêm