Jaarafsluiting¶

Jaarafsluiting is essentieel voor het behouden van financiële nauwkeurigheid, het naleven van regelgeving, het nemen van weloverwogen beslissingen en het waarborgen van transparantie in de rapportage.

Zie ook

Btw-aangifte

Boekjaren¶

Standaard is het boekjaar ingesteld op 12 maanden en eindigt op 31 december. De duur en einddatum kunnen echter variëren vanwege culturele, administratieve en economische overwegingen.

Wijzig deze waarden via Boekhouding ‣ Configuratie ‣ Instellingen. Wijzig onder het gedeelte Boekhoudperiodes indien nodig het veld Laatste dag.

Als de periode langer of korter duurt dan 12 maanden, schakel dan Boekjaren in en klik op Opslaan. Ga terug naar het gedeelte Boekhoudperiodes en klik op Boekjaren. Klik vervolgens op Nieuw, geef het een Naam en zowel een Begindatum als Einddatum.

Notitie

Zodra de ingestelde boekhoudperiode voorbij is, keert Odoo automatisch terug naar de standaardfrequentie, rekening houdend met de waarde die is opgegeven in het veld Laatste dag.

Jaareinde controlelijst¶

Voor afsluiting¶

Zorg ervoor dat alles nauwkeurig en up-to-date is voordat je een boekjaar afsluit:

Zorg ervoor dat alle bankrekeningen volledig afgeletterd zijn tot het einde van het jaar en bevestig dat de eindsaldi in de boekhouding overeenkomen met de saldi op de bankafschriften.
Bevestig dat alle verkoopfacturen en leveranciersfacturen zijn aangemaakt en dat alle conceptboekingen waar nodig zijn bevestigd of geannuleerd.
Zorg voor de nauwkeurigheid van alle (on)kosten en valideer ze.
Controleer of alle ontvangen betalingen zijn ingevoerd en bevestigd.
Sluit alle tussenrekeningen.
Zorg ervoor dat leningen correct zijn geregistreerd voor automatische afschrijvingsberekeningen.
Bekijk openstaande schulden en vorderingen ouder dan 60 dagen en beoordeel of een voorziening voor onzekere verplichtingen of een afboeking voor oninbare vorderingen vereist is.
Boek alle afschrijvingen en uitgestelde omzet.

Een boekjaar afsluiten¶

Sluit vervolgens het boekjaar af:

Voer een btw-aangifte uit en controleer of alle btw-informatie correct is.
Reconcilieer alle rekeningen op de balans:
- Werk de banksaldi in Odoo bij zodat ze de werkelijke saldi volgens de bankafschriften weergeven.
- Lettert alle transacties in de kas- en bankrekeningen door de rapportenvervallen debiteurenenvervallen crediteurenuit te voeren.
- Controleer alle rekeningen, begrijp alle transacties en hun aard volledig, inclusiefleningenenvaste activa.
- Optioneel kun jebetalingen matchenom openstaande leveranciersfacturen en verkoopfacturen met hun betalingen te valideren. Hoewel deze stap optioneel is, kan het het jaarafsluitingsproces helpen als alle openstaande betalingen en facturen zijn gereconcilieerd, waardoor mogelijk fouten of vergissingen in het systeem worden gevonden.

Vervolgens controleert de accountant waarschijnlijk balansposten en boekingen voor:

handmatige jaarafsluiting correcties,

onderhanden werk,

afschrijvingsboekingen,

leningen,

btw-correcties,

etc.

Tijdens de jaarafsluiting audit kan de accountant papieren kopieën printen van alle balansposten (bv. leningen, bankrekeningen, vooruitbetalingen, btw-aangiften) om deze te vergelijken met de saldi die in Odoo zijn vastgelegd.

Tip

Als onderdeel van dit proces is het een goede praktijk om een Alles vergrendelen datum in te stellen op de laatste dag (inclusief) van het voorgaande boekjaar. Dit zorgt ervoor dat boekingen met een boekingsdatum op of voor de vergrendeldatum niet kunnen worden aangemaakt of gewijzigd tijdens de audit. Gebruikers met beheerder toegangsrechten kunnen nog steeds boekingen aanmaken en bewerken als een uitzondering is geconfigureerd.

Alles vergrendelen datum¶

Het instellen van een vergrendeldatum voorkomt wijzigingen aan geposte dagboekboekingen met een boekingsdatum op of vóór de vergrendeldatum. Het voorkomt ook het posten van nieuwe boekingen met een boekingsdatum op of vóór de vergrendeldatum. In dergelijke gevallen stelt het systeem automatisch de boekingsdatum in op de dag na de vergrendeldatum.

Om eenAlles vergrendelen-datum in te stellen, ga je naarBoekhouding ‣ Boekhouding ‣ Vergrendeldatums. Stel in het vensterDagboekboekingen vergrendelendeAlles vergrendelen-datum in en klik opOpslaan.

Na het instellen van de Alles vergrendelen datum kan een uitzondering worden gemaakt als een wijziging noodzakelijk is.

Uitzondering vergrendeldatum¶

Gebruikers met Beheerder toegangsrechten tot de Boekhouding app kunnen uitzonderingen aanmaken. Ga hiervoor als volgt te werk:

Nadat je een vergrendeldatum hebt ingesteld en opgeslagen, ga je naar Boekhouding ‣ Boekhouding ‣ Vergrendeldatums. Verwijder in het venster Vergrendel boekingen de Alles vergrendelen datum.
Kies in de Uitzondering banner of deze uitzondering moet worden ingesteld voor mij (de huidige gebruiker) of voor iedereen, en hoe lang deze moet duren.
Er kan eenRedenvoor deze uitzondering worden toegevoegd.
Alle informatie wordt gelogd in de chatter van hetbedrijfsrecord.

Tip

Om een vergrendeldatum te verwijderen nadat deze is opgeslagen, configureer je de uitzondering zodat deze geldt voor iedereen en stel je de duur in op voor altijd. Dit geldt niet voor de Harde vergrendeling datum, die onomkeerbaar is om onaantastbaarheid te waarborgen en te voldoen aan boekhoudkundige vereisten in bepaalde landen.

Resultaat van het huidige jaar¶

Belangrijk

In versies vóór Odoo 19 werd het resultaat van het huidige jaar anders afgehandeld. Voor consistentie in je rapportagegeschiedenis moeten gebruikers die upgraden eerdere boekjaren opnieuw bekijken en de resultaten die eerder impliciet door het systeem werden afgehandeld expliciet boeken. Deze handmatige boekingen moeten in chronologische volgorde worden gemaakt. Voor meer informatie over waarom deze wijziging is doorgevoerd en hoe versies vóór Odoo 19 zich verhouden tot versies erna, zie deze blogpost.

Aan het einde van een boekjaar heeft een bedrijf bijna altijd een nettowinst of een nettoverlies dat wordt berekend door de inkomsten- en uitgavenrekeningen van de winst- en verliesrekening op te tellen. Odoo toont het resultaat voor jaar N als een dynamische regel genaamd Overgedragen resultaat in de proefbalans en het grootboek van jaar N+1. Maak een handmatige boeking in jaar N voor het eindejaarresultaat met een rekening van het type Resultaat Boekjaar om deze dynamische regel te verwijderen.

De proefbalans in evenwicht brengen¶

Een proefbalans is standaard altijd in evenwicht (wat betekent dat de som van de debetbedragen gelijk is aan de som van de creditbedragen) omdat deze de som van alle boekingen registreert die zelf in evenwicht zijn. Balansrekeningen (activa, passiva en eigen vermogen) dragen hun saldi echter over van voorgaande boekjaren, terwijl winst- en verliesrekeningen (inkomsten, uitgaven en toeëigeningsrekeningen) aan het begin van een nieuw boekjaar op nul worden gezet. Dit verschil in rekeninggedrag zou de proefbalans uit evenwicht brengen als het niet was voor de dynamische regel - Overgedragen resultaat - die dit verschil tijdelijk in evenwicht brengt totdat een expliciete, handmatige boeking wordt gemaakt om de winst of het verlies toe te eigenen. Het boeken van een expliciete boeking op een rekening voor resultaat boekjaar aan het einde van het jaar “neutraliseert” de dynamische regel en zorgt ervoor dat de proefbalans in evenwicht wordt gebracht door werkelijke boekingsregels. Deze handmatige boeking hoeft niet onmiddellijk na het einde van het boekjaar te worden gemaakt omdat de proefbalans altijd in evenwicht is, maar wanneer de winst/het verlies van het bedrijf gereed is om te worden toegeëigend, vervangt deze handmatige boeking de dynamische regel.

Toewijzingsrekeningen (resultaat van het huidige jaar)¶

Toewijzingsrekeningen (ook wel genoemd naar hun rekeningtype, resultaat van het huidige jaar) worden gebruikt om de winst of het verlies van een bedrijf toe te wijzen, of die toewijzing nu naar reserves, dividenden of een andere bestemming gaat. Er zijn verschillende belangrijke zaken om te weten over deze rekeningen en hoe ze functioneren:

Jaarlijkse reset: Net als de inkomsten- en (on)kostenrekeningen die ook op de winst-en-verliesrekening staan, worden de openingssaldi van appropriatierekeningen aan het begin van een boekjaar gereset.
W&V-presentatie: Deze rekeningen verschijnen onderaan de winst-en-verliesrekening.
Geen winsteffect: In tegenstelling tot inkomsten- en (on)kostenrekeningen beïnvloeden deze rekeningen niet de berekening van de nettowinst.
Balans tegenrekeningen: Alleen de tegenrekeningen van de boekingsregels die appropriatierekeningen debiteren of crediteren (bv. de te betalen dividenden of de reserverekeningen) verschijnen op de balans. Dit zorgt voor een strikte scheiding tussen het proces van winstuitkering en de daaruit voortvloeiende schulden of eigen vermogen.

Handmatige boeking¶

Volg deze stappen om inkomsten en uitgaven samen te vatten en de dynamische regel Overgedragen resultaat te vervangen door een expliciete boekingsregel die de proefbalans in evenwicht brengt:

Ga naar Boekhouding ‣ Boekhouding ‣ Boekingen.
Klik op de knop Nieuw.
Voeg een Referentie toe zoals Jaarafsluiting [JAAR], waarbij je [JAAR] vervangt door het huidige jaar.
Stel de Boekingsdatum in op het einde van het boekjaar waarin de winst of het verlies is gerealiseerd.
Voeg in het tabblad Boekingsregels de benodigde toeëigeningsregels toe. Debiteer in geval van het registreren van een winst een of meer toeëigeningsrekeningen (resultaat boekjaar). Crediteer in geval van het registreren van een verlies een of meer toeëigeningsrekeningen (resultaat boekjaar). Het bedrag moet in beide gevallen overeenkomen met het bedrag op de dynamische regel Overgedragen resultaat van de proefbalans voor het jaar na het jaar waarin de winst of het verlies is gemaakt om de winst of het verlies van het jaar volledig te verdelen.
Voeg een of meer extra regels toe die een of meer bestemmingsrekeningen crediteren (bij winst) of debiteren (bij verlies) om de boeking in evenwicht te brengen. Afhankelijk van de lokalisatie en de situatie zullen de bestemmingsrekening(en) variëren, maar het kunnen andere appropriatierekeningen (resultaat boekjaar), eigen vermogenrekeningen, kortlopende schuldrekeningen of een combinatie daarvan zijn. De som van deze regels moet in evenwicht zijn met de regel(s) uit de vorige stap.
Klik op Boek.

Example

Afhankelijk van de lokalisatie en de situatie zullen de betrokken rekeningen variëren. Het volgende voorbeeld illustreert een mogelijke boeking met rekeningen uit de Belgische GAAP / CSA-WVV. Dit voorbeeld debiteert drie verschillende appropriatierekeningen (resultaat boekjaar) en crediteert drie verschillende bestemmingsrekeningen (twee eigen vermogenrekeningen en een kortlopende schuldrekening).

Bestemming	Winst-en-verliesappropriatierekening (Debet)	Balans bestemmingsrekening (Credit)
Wettelijke reserve	692000 Toevoeging aan Wettelijke Reserve	130000 Wettelijke Reserve
Overgedragen	693000 Over te Dragen Winst	140000 Overgedragen Winst
Dividenden	694000 Vergoeding voor Bijdragen	471000 Dividenden - Huidig Boekjaar

Jaarafsluiting¶

Om het proces van de jaarafsluiting te voltooien en de jaarafsluiting af te ronden, ga je naar het Boekhouding dashboard en klik je op Btw-aangiften in het Btw-aangiften dagboek vanaf het Boekhouding dashboard. Of ga naar Boekhouding ‣ Boekhouding ‣ Btw-aangiften.

Deze weergave toont een chronologische lijst van alle openstaande aangiften, inclusief btw-aangiften, voorafbetalingen (op basis van de fiscale lokalisatie) en jaarafsluitingen. Een openstaande Jaarafsluiting volgt twee stappen: beoordelen en indienen. Het item Jaarafsluiting bevat:

Een periode (jaar).
Een deadline-datum.
Het gerelateerde bedrijf en filialen, indien van toepassing.
Actiestappen, zoals Beoordelen en Indienen, die groen worden als ze zijn voltooid.
Actieknoppen voor belangrijke taken.
Een (verticale ellips)-menu voor extra opties.

Notitie

Voordat de jaarafsluiting is beoordeeld, wordt het aantal Openstaande of Geslaagde validatiecontroles voor afsluiting weergegeven in respectievelijk rood of groen.
Als de Deadline-datum is verstreken, verschijnt deze in het rood.

Controle¶

Klik op de jaarafsluitingsregel om te beginnen met het beoordelen van een jaarafsluiting. De weergave van jaarafsluitingscontroles toont het volgende, afhankelijk van de fiscale lokalisatie:

Vervallen schulden per partner: Beoordeel schulden zonder een partner.

Vervallen vorderingen per partner: Beoordeel vorderingen zonder een partner.

Bankaflettering: Letter alle bankrekeningtransacties tot het einde van het jaar af.

Uitgestelde boekingen: Zorg ervoor dat start- en einddata correct zijn ingesteld op leveranciersfacturen en facturen.

Resultaatbestemming: Boek na aanpassingen het overgedragen resultaat over naar een vermogensrekening.

Vaste activa: Zorg ervoor dat activa goed zijn geregistreerd voor automatische afschrijvingsberekening.

Leningen: Zorg ervoor dat leningen goed zijn geregistreerd voor automatische amortisatieberekeningen.

Handmatige aanpassingen: Voer alle noodzakelijke handmatige aanpassingen en interne controles uit.

Geen conceptboekingen: Beoordeel en boek conceptfacturen, leveranciersfacturen en boekingen in de periode, of wijzig hun boekingsdatum.

Achterstallige schulden: Beoordeel achterstallige schulden ouder dan 60 dagen en beoordeel de noodzaak van een voorziening voor onzekere verplichtingen.

Achterstallige vorderingen: Beoordeel achterstallige vorderingen ouder dan 60 dagen en beoordeel de noodzaak van een voorziening voor dubieuze debiteuren of verwacht kredietverlies, volgens IFRS 9-richtlijnen.

Totaal vorderingen: Controleer of het totaal van vervallen vorderingen gelijk is aan het saldo van de klantenrekening.

Totaal schulden: Controleer of het totaal van vervallen schulden gelijk is aan het saldo van de leveranciersrekening.

Sommige controles worden automatisch uitgevoerd, terwijl andere dienen als herinneringen om essentiële taken te beoordelen. Elke controlekaart is gelabeld als:

Beoordeeld (groen gemarkeerd): De controle is geslaagd.
Te controleren (grijs gemarkeerd): Er is actie vereist voordat de controle handmatig als Gecontroleerd of Gesuperviseerd kan worden gemarkeerd.
Afwijking (rood gemarkeerd): De automatische controle detecteert een probleem. Er zijn twee opties:
- Klik op de kaart van de mislukte controle om het probleem op te lossen.
- Klik op Afwijking en selecteer Beoordeeld of Onder toezicht om de controle te laten slagen zonder het probleem op te lossen.

Zodra alle validatiecontroles voor de afsluiting zijn geslaagd, gelabeld als Gecontroleerd of Gesuperviseerd, klik op Valideren om de stap Controleren te voltooien. De jaarafsluiting kan dan worden ingediend.

Tip

Activeer ontwikkelaarsmodus en ga naar Boekhouding ‣ Configuratie ‣ Controle om aangepaste controles toe te voegen. Klik vervolgens op Nieuw en vul de benodigde velden in.
Alle wijzigingen van de chequestatus worden geregistreerd in de chatter.

Indienen¶

Zodra een btw-aangifte de stap Controleren heeft voltooid, klik op Inleveren.

Als er een pop-upvenster Inleverinstructies verschijnt, volg je afhankelijk van de fiscale lokalisatie de lokale Instructies en klik je op Markeren als Ingediend.

Tip

Om controles te bekijken voordat je de jaarafsluiting indient, klik je op het (verticale ellips) icoon op de jaarafsluitingsregel en selecteer je Resetten.

Bewerken op GitHub