Clôture de l’exercice¶
La clôture de fin d’année est essentielle pour maintenir l’exactitude financière, se conformer aux réglementations, prendre des décisions éclairées et garantir la transparence des rapports.
Voir également
Exercices fiscaux¶
Par défaut, l’exercice fiscal est configuré pour durer 12 mois et se termine le 31 décembre. Cependant, sa durée et sa date de fin peuvent varier en raison de considérations culturelles, administratives et économiques.
Pour modifier ces valeurs, allez à . Dans la section Périodes fiscales, modifiez la valeur du champ Dernier jour le cas échéant.
Si la période dure plus ou moins de 12 mois, activer Exercices fiscaux et Enregistrer. Retourner dans la section Périodes fiscales et cliquer sur Exercices fiscaux. Ensuite, cliquer sur Nouveau, lui donner un Nom ainsi qu’une Date de début et une Date de fin.
Note
Une fois la période fiscale définie terminée, Odoo revient automatiquement à la périodicité par défaut, en tenant compte de la valeur spécifiée dans le champ Dernier jour.
Check-list de fin d’exercice¶
Avant la clôture¶
Avant de clôturer un exercice fiscal, vérifier que tout est précis et à jour :
S’assurer que tous les comptes bancaires sont entièrement lettrés jusqu’à la fin de l’année et confirmer que les soldes comptables finaux correspondent aux soldes des relevés bancaires.
Confirmer que toutes les factures clients et factures fournisseurs ont été créées et que toutes les écritures provisoires ont été confirmées ou annulées, selon les besoins.
S’assurer de l’exactitude de toutes les dépenses et les valider.
Vérifier que tous les paiements reçus ont été encodés et confirmés.
Clôturer tous les comptes d’attente.
S’assurer que les prêts sont correctement enregistrés pour les calculs automatiques d’amortissement.
Vérifier les créances et dettes échues de plus de 60 jours et évaluer si une provision pour passifs incertains ou une provision pour créances douteuses est nécessaire.
Comptabilisez toutes les écritures d”amortissement et de produits constatés d’avance.
Clôture d’un exercice fiscal¶
Ensuite, pour clôturer l’exercice fiscal :
Générer un rapport de taxes et vérifier que toutes les informations fiscales sont correctes.
Lettrer tous les comptes du bilan :
Mettre à jour les soldes bancaires dans Odoo pour refléter les soldes réels selon les relevés bancaires.
Lettrer toutes les transactions dans les comptes de trésorerie et bancaires en générant les rapports échéancier clients et échéancier fournisseurs.
Auditer tous les comptes en comprenant parfaitement toutes les transactions et leur nature, y compris les emprunts et les immobilisations.
En option, rapprocher les paiements pour valider les factures fournisseurs et les factures clients en attente avec leurs paiements. Bien que cette étape soit facultative, elle peut faciliter le processus de clôture de fin d’exercice si tous les paiements et factures en attente sont lettrés, permettant potentiellement de détecter des erreurs dans le système.
Ensuite, le comptable vérifie probablement les postes du bilan et les pièces comptables concernant :
les ajustements manuels de fin d’exercice,
les travaux en cours,
les écritures d’amortissement,
les prêts,
les ajustements fiscaux,
etc.
Lors de l’audit de fin d’exercice, le comptable peut imprimer des copies papier de tous les éléments du bilan (par exemple, emprunts, comptes bancaires, charges constatées d’avance, déclarations de taxes sur les ventes) pour les comparer aux soldes enregistrés dans Odoo.
Astuce
Dans le cadre de ce processus, définir une date Tout verrouiller au dernier jour (inclus) de l’exercice précédent est une bonne pratique. Cela garantit que les écritures comptables avec une date comptable antérieure ou égale à la date de verrouillage ne peuvent pas être créées ou modifiées pendant l’audit. Les utilisateurs avec droits d’accès administrateur peuvent toujours créer et modifier des écritures si une exception est configurée.
Date de verrouillage complet¶
Définir une date de verrouillage empêche toute modification des écritures comptables validées dont la date comptable est antérieure ou égale à la date de verrouillage. Cela empêche également de valider de nouvelles écritures dont la date comptable est antérieure ou égale à la date de verrouillage. Dans ce cas, le système définit automatiquement la date comptable au jour suivant la date de verrouillage.
Pour définir une date Tout verrouiller, aller à . Dans la fenêtre Verrouiller les écritures comptables, définir la date Tout verrouiller et cliquer sur Enregistrer.
Après avoir défini la date Tout verrouiller, une exception peut être créée si une modification est nécessaire.
Exception de date de verrouillage¶
Les utilisateurs avec droits d’accès Administrateur à l’application Comptabilité peuvent créer des exceptions. Pour ce faire :
Après avoir défini et enregistré une date de verrouillage, aller à . Dans la fenêtre Verrouiller les écritures comptables, supprimer la date Tout verrouiller.
Dans la bannière Exception, choisir si cette exception doit être définie pour moi (l’utilisateur actuel) ou pour tout le monde, et combien de temps elle doit durer.
Une raison pour cette exception peut être ajoutée.
Toutes ces informations sont enregistrées dans le fil de discussion de la fiche société.
Astuce
Pour supprimer une date de verrouillage après son enregistrement, configurer l’exception pour s’appliquer pour tout le monde et définir la durée sur pour toujours. Cela ne s’applique pas à la date Verrouillage dur, qui est irréversible pour garantir l’inaltérabilité et répond aux exigences comptables dans certains pays.
Résultat de l’exercice en cours¶
Important
Dans les versions antérieures à Odoo 19, le résultat de l’exercice en cours était géré différemment. Pour garantir la cohérence de l’historique des rapports, les utilisateurs effectuant une mise à niveau doivent revisiter les exercices passés et comptabiliser explicitement les résultats qui étaient précédemment gérés implicitement par le système. Ces écritures comptables manuelles doivent être effectuées dans l’ordre chronologique. Pour plus d’informations sur les raisons de ce changement et sur la comparaison entre les versions antérieures et postérieures à Odoo 19, consulter cet article de blog.
À la fin d’un exercice, une entreprise aura presque toujours un bénéfice net ou une perte nette calculé(e) en additionnant les comptes de produits et de charges du compte de résultat. Odoo affiche le résultat de l’année N sous forme de ligne dynamique appelée Résultat reporté dans la balance générale et le grand livre général de l’année N+1. Pour effacer cette ligne dynamique, créer une pièce comptable manuelle dans l’année N pour le résultat de fin d’année en utilisant un compte de type bénéfice de l’exercice.
Équilibrer la balance générale¶
Une balance générale est, par défaut, toujours équilibrée (c’est-à-dire que la somme des débits est égale à la somme des crédits) car elle enregistre la somme de toutes les pièces comptables qui sont elles-mêmes équilibrées. Cependant, les comptes de bilan (actifs, passifs et fonds propres) reportent leurs soldes des exercices précédents, tandis que les comptes de résultat (produits, charges et comptes d’affectation) sont remis à zéro au début d’un nouvel exercice. Cette différence de comportement des comptes laisserait la balance générale déséquilibrée s’il n’y avait pas la ligne dynamique - Résultat reporté - qui équilibre temporairement cette différence jusqu’à ce qu’une pièce comptable manuelle explicite soit créée pour affecter le bénéfice ou la perte. La saisie d’une écriture explicite dans un compte de bénéfice de l’exercice en fin d’année « neutralise » la ligne dynamique et garantit que la balance générale est équilibrée par des écritures comptables réelles. Cette pièce comptable manuelle n’a pas besoin d’être créée immédiatement après la fin de l’exercice car la balance générale est toujours équilibrée, mais lorsque le bénéfice/la perte de l’entreprise est prêt(e) à être affecté(e), cette pièce comptable manuelle remplace la ligne dynamique.
Comptes d’affectation du résultat (bénéfice ou perte de l’exercice)¶
Les comptes d’affectation (également appelés par leur type de compte, bénéfice ou perte de l’exercice) servent à répartir le bénéfice ou la perte d’une société, que cette affectation concerne les réserves, les dividendes ou toute autre destination. Plusieurs éléments clés sont à connaître concernant ces comptes et leur fonctionnement :
Remise à zéro annuelle : Comme les comptes de produits et de charges qui figurent également dans le compte de résultat, les comptes d’affectation voient leur solde d’ouverture remis à zéro en début d’exercice.
Présentation au compte de résultat : Ces comptes apparaissent en bas du compte de résultat.
Aucun effet sur le résultat : Contrairement aux comptes de produits et de charges, ces comptes n’affectent pas le calcul du résultat net.
Contreparties au bilan : Seules les contreparties des écritures comptables qui débitent ou créditent les comptes d’affectation (par exemple, les dividendes à payer ou les comptes de réserves) apparaissent au bilan. Cela maintient une séparation stricte entre le processus de distribution du bénéfice et les dettes ou fonds propres qui en résultent.
Pièce comptable manuelle¶
Pour regrouper les produits et les charges et remplacer la ligne dynamique Résultat reporté par une écriture comptable explicite qui équilibre la balance générale, créer une pièce comptable manuelle en suivant ces étapes :
Aller dans .
Cliquez sur le bouton Nouveau.
Ajouter une Référence telle que
Clôture annuelle [ANNÉE], en remplaçant[ANNÉE]par l’année en cours.Définir la Date comptable à la fin de l’exercice au cours duquel le bénéfice ou la perte a été réalisé.
Dans l’onglet Écritures comptables, ajouter les lignes d’affectation nécessaires. En cas d’enregistrement d’un bénéfice, débiter un ou plusieurs comptes d’affectation (bénéfice de l’exercice). En cas d’enregistrement d’une perte, créditer un ou plusieurs comptes d’affectation (bénéfice de l’exercice). Dans les deux cas, pour distribuer entièrement le bénéfice ou la perte de l’année, le montant doit correspondre au montant figurant sur la ligne dynamique Résultat reporté de la balance générale pour l’année suivant celle où le bénéfice ou la perte a été constaté(e).
Ajouter une ou plusieurs lignes supplémentaires qui créditent (en cas de bénéfice) ou débitent (en cas de perte) un ou plusieurs comptes de destination pour équilibrer la pièce comptable. Selon la localisation et la situation, le ou les comptes de destination varieront, mais il peut s’agir d’autres comptes d’affectation (bénéfice ou perte de l’exercice), de comptes de fonds propres, de comptes de passifs courants ou d’une combinaison de ceux-ci. La somme de ces lignes doit équilibrer la ou les lignes de l’étape précédente.
Cliquer sur Valider.
Example
Selon la localisation et la situation, les comptes concernés varieront. L’exemple suivant illustre une pièce comptable possible utilisant des comptes du plan comptable belge PCMN / CSA-WVV. Cet exemple débite trois comptes d’affectation différents (bénéfice ou perte de l’exercice) et crédite trois comptes de destination différents (deux comptes de fonds propres et un compte de passifs courants).
Destination |
Compte d’affectation du résultat (Débit) |
Compte de destination au bilan (Crédit) |
|---|---|---|
Réserve légale |
692000 Dotations à la réserve légale |
130000 Réserve légale |
Report à nouveau |
693000 Bénéfices à reporter |
140000 Bénéfice reporté |
Dividendes |
694000 Rémunération des apports |
471000 Dividendes - Exercice en cours |
Clôture annuelle¶
Pour finaliser le processus de clôture de fin d’exercice et compléter la clôture annuelle, aller au tableau de bord Comptabilité et cliquer sur Déclarations de taxe dans le journal Déclarations de taxe depuis le tableau de bord Comptabilité. Alternativement, aller à .
Cette vue affiche une liste chronologique de toutes les déclarations en attente, y compris les déclarations de taxe, les acomptes (selon la localisation fiscale), et les clôtures annuelles. Une Clôture annuelle en attente suit deux étapes : vérifier et soumettre. L’élément Clôture annuelle comprend :
Une période (année).
Une date limite.
L’entreprise concernée et la ou les succursales, le cas échéant.
Étapes d’action, telles que Vérifier et Soumettre, qui deviennent vertes une fois terminées.
Boutons d’action pour les tâches clés.
Un menu (points de suspension verticaux) pour des options supplémentaires.
Note
Avant la révision de la clôture annuelle, le nombre de contrôles de validation de clôture En attente ou Réussis est affiché en rouge ou en vert, respectivement.
Si la date Limite est dépassée, elle apparaît en rouge.
Examiner¶
Pour commencer la révision d’une clôture annuelle, cliquer sur la ligne de clôture annuelle. La vue des contrôles de clôture annuelle affiche les éléments suivants, selon la localisation fiscale :
Échéancier fournisseurs par partenaire : Vérifier les dettes fournisseurs sans partenaire.
Échéancier clients par partenaire : Vérifier les créances clients sans partenaire.
Rapprochement bancaire : Lettrer toutes les transactions du compte bancaire jusqu’à la fin de l’année.
Écritures différées : S’assurer que les dates de début et de fin sont correctement définies sur les factures fournisseurs et factures clients.
Affectation du résultat : après ajustements, transférer le résultat reporté vers un compte de fonds propres.
Immobilisations : S’assurer que les immobilisations sont correctement enregistrées pour le calcul automatique de l’amortissement.
Emprunts : S’assurer que les emprunts sont correctement enregistrés pour les calculs automatiques d’amortissement.
Ajustements manuels : Effectuer les ajustements manuels et contrôles internes nécessaires.
Aucune écriture brouillon : Vérifier et valider les factures clients, factures fournisseurs et écritures brouillon de la période, ou modifier leur date comptable.
Dettes fournisseurs en retard : Vérifier les dettes fournisseurs en retard de plus de 60 jours et évaluer la nécessité d’une provision pour passifs incertains.
Créances clients en retard : Vérifier les créances clients en retard de plus de 60 jours et évaluer la nécessité d’une provision pour créances douteuses ou pour perte de crédit attendue, conformément aux directives IFRS 9.
Total des créances : Vérifier que le total de l’échéancier clients est égal au solde du compte client.
Total des dettes : Vérifier que le total de l’échéancier fournisseurs est égal au solde du compte fournisseur.
Certains contrôles sont effectués automatiquement, tandis que d’autres servent de rappels pour vérifier les tâches essentielles. Chaque carte de contrôle est étiquetée comme :
Vérifié (surligné en vert) : Le contrôle a réussi.
À vérifier (surligné en gris) : Une action est requise avant que le contrôle puisse être manuellement marqué comme Vérifié ou Supervisé.
Anomalie (surligné en rouge) : Le contrôle automatique détecte un problème. Il y a deux options :
Cliquer sur la carte du contrôle échoué pour corriger le problème.
Cliquer sur Anomalie et sélectionner Révisée ou Supervisée pour passer la vérification sans corriger le problème.
Une fois que toutes les vérifications de validation de clôture ont été effectuées, soit marquées comme Reviewed, soit Supervised, cliquer sur Validate pour terminer l’étape Review. La clôture annuelle peut ensuite être soumise.
Astuce
Pour ajouter des vérifications personnalisées, activer le mode développeur et aller à . Ensuite, cliquer sur Nouveau et remplir les champs nécessaires.
Tous les changements de statut de vérification sont enregistrés dans le fil de discussion.
Soumettre¶
Une fois qu’une déclaration de taxe a terminé l’étape Review, cliquer sur Submit.
Si une fenêtre contextuelle Submission Instructions apparaît, selon la localisation fiscale, suivre les Instructions locales et cliquer sur Mark as Submitted.
Astuce
Pour vérifier les contrôles avant de soumettre la clôture annuelle, cliquer sur l’icône (points de suspension verticaux) sur la ligne de clôture annuelle et sélectionner Reset.