Cierre del ejercicio¶
El cierre de fin de año es esencial para mantener la precisión financiera, cumplir con las regulaciones, tomar decisiones informadas y garantizar la transparencia en los informes.
Ver también
Ejercicios fiscales¶
Por defecto, el año fiscal está configurado para durar 12 meses y termina el 31 de diciembre. Sin embargo, su duración y fecha de finalización pueden variar debido a consideraciones culturales, administrativas y económicas.
Para modificar estos valores, vaya a . El campo Último día se encuentra en la sección Periodos fiscales, cámbielo si es necesario.
Si el período dura más o menos de 12 meses, activa Años fiscales y Guardar. Regresa a la sección Períodos fiscales y haz clic en Años fiscales. Luego, haz clic en Nuevo, dale un Nombre y tanto una Fecha de inicio como una Fecha de finalización.
Nota
Una vez que termine el período fiscal establecido, Odoo vuelve automáticamente a la periodicidad predeterminada, considerando el valor especificado en el campo Último día.
Tareas a realizar antes de terminar el año fiscal¶
Antes del cierre¶
Antes de cerrar un año fiscal, asegúrate de que todo sea preciso y esté actualizado:
Asegúrate de que todas las cuentas bancarias estén completamente conciliadas hasta el cierre del año y confirma que los saldos contables finales coincidan con los saldos de los extractos bancarios.
Confirma que todas las facturas de clientes y facturas de proveedores se hayan creado y que todas las entradas en borrador se hayan confirmado o cancelado, según sea necesario.
Asegura la precisión de todos los gastos y valídalos.
Verifica que todos los pagos recibidos hayan sido codificados y confirmados.
Cierra todas las cuentas suspense.
Asegúrate de que los préstamos estén registrados correctamente para los cálculos automáticos de amortización.
Revisa las cuentas por pagar y por cobrar vencidas con más de 60 días y evalúa si se requiere una provisión para pasivos inciertos o una reserva para cuentas de dudoso cobro.
Registre todos los asientos de depreciación e ingresos diferidos.
Cierre de año fiscal¶
Lo siguiente es cerrar el año fiscal:
Ejecuta un reporte de impuestos y verifica que toda la información fiscal sea correcta.
Concilia todas las cuentas del balance general:
Actualiza los saldos bancarios en Odoo para reflejar los saldos reales según los extractos bancarios.
Concilia todas las transacciones en las cuentas de efectivo y banco ejecutando los reportes de antigüedad de cuentas por cobrar y antigüedad de cuentas por pagar.
Audita todas las cuentas, comprendiendo completamente todas las transacciones y su naturaleza, incluyendo préstamos y activos fijos.
Opcionalmente, empareja pagos para validar cualquier factura de proveedor y factura de cliente pendiente con sus pagos. Si bien este paso es opcional, podría ayudar en el proceso de cierre de fin de año si todos los pagos y facturas pendientes están conciliados, lo que potencialmente podría encontrar errores o equivocaciones en el sistema.
Es probable que su contador deseé verificar el balance general y los asientos de diario de:
ajustes manuales para el cierre de año,
trabajo en proceso,
asientos de amortización
préstamos,
ajustes fiscales,
etc.
Durante la auditoría de fin de año, el contador puede imprimir copias en papel de todos los elementos del balance general (por ejemplo, préstamos, cuentas bancarias, pagos anticipados, declaraciones de impuestos sobre Ventas) para compararlos con los saldos registrados en Odoo.
Truco
Como parte de este proceso, es una buena práctica establecer una fecha de bloqueo total en el último día (inclusive) del año fiscal anterior. Esto garantiza que no se puedan crear ni modificar asientos contables con fecha contable en o antes de la fecha de bloqueo durante la auditoría. Los usuarios con derechos de acceso de administrador aún pueden crear y editar asientos si se configura una excepción.
Fecha de bloqueo total¶
Establecer una fecha de bloqueo impide modificaciones a cualquier asiento publicado con una fecha contable en o antes de la fecha de bloqueo. También impide publicar nuevos asientos con una fecha contable en o antes de la fecha de bloqueo. En tales casos, el sistema establece automáticamente la fecha contable al día después de la fecha de bloqueo.
Para establecer una fecha de Bloqueo total, ve a . En la ventana Bloquear asientos, establece la fecha de Bloqueo total y Guardar.
Después de establecer la fecha de bloqueo total, se puede hacer una excepción si es necesaria una modificación.
Excepción de fecha de bloqueo¶
Los usuarios con derechos de acceso de administrador a la aplicación Contabilidad pueden crear excepciones. Para hacerlo:
Después de establecer y guardar una fecha de bloqueo, ve a . En la ventana Bloquear asientos contables, elimina la fecha de bloqueo total.
En el banner de excepción, elige si esta excepción debe establecerse para mí (el usuario actual) o para todos, y cuánto tiempo debe durar.
Se puede agregar un Motivo para esta excepción.
Toda esta información se registra en el chatter del registro de la empresa.
Truco
Para eliminar una fecha de bloqueo después de haberla guardado, configura la excepción para que aplique para todos y establece la duración en para siempre. Esto no aplica a la fecha de bloqueo duro, que es irreversible para garantizar la inalterabilidad y cumplir con los requisitos contables en ciertos países.
Ganancias del ejercicio actual¶
Importante
En versiones anteriores a Odoo 19, las ganancias del ejercicio actual se manejaban de manera diferente. Para mantener la coherencia en tu historial de informes, los usuarios que actualicen deben revisar los ejercicios fiscales pasados y contabilizar explícitamente los resultados que antes eran manejados implícitamente por el sistema. Estos asientos contables manuales deben realizarse en orden cronológico. Para más información sobre por qué se realizó este cambio y cómo se comparan las versiones anteriores a Odoo 19 con las versiones posteriores, consulta esta publicación del blog.
Al final de un ejercicio fiscal, una empresa casi siempre tendrá una ganancia neta o una pérdida neta que se calcula sumando las cuentas de ingresos y gastos del estado de pérdidas y ganancias. Odoo muestra el resultado del año N como una línea dinámica llamada Resultado reportado en el balance de comprobación y el libro mayor del año N+1. Para eliminar esta línea dinámica, crea un asiento contable manual en el año N para el resultado de fin de año utilizando una cuenta de tipo ganancias del año actual.
Equilibrar la balanza de comprobación¶
Un balance de comprobación está, por defecto, siempre equilibrado (es decir, la suma de débitos es igual a la suma de créditos) porque registra la suma de todos los asientos contables que a su vez están equilibrados. Sin embargo, las cuentas del balance (activos, pasivos y capital neto) trasladan sus saldos de ejercicios fiscales anteriores, mientras que las cuentas de pérdidas y ganancias (ingresos, gastos y cuentas de apropiación) se reinician a cero al inicio de un nuevo ejercicio fiscal. Esta diferencia en el comportamiento de las cuentas dejaría el balance de comprobación desequilibrado si no fuera por la línea dinámica - Resultado reportado - que equilibra esta diferencia temporalmente hasta que se realice un asiento contable manual explícito para apropiar la ganancia o la pérdida. Contabilizar un asiento explícito en una cuenta de ganancias del año actual al final del año «neutraliza» la línea dinámica y garantiza que el balance de comprobación esté equilibrado por asientos contables reales. Este asiento contable manual no necesita realizarse inmediatamente después del final del ejercicio fiscal porque el balance de comprobación siempre está equilibrado, pero cuando la ganancia/pérdida de la empresa esté lista para ser apropiada, este asiento contable manual reemplaza la línea dinámica.
Cuentas de apropiación (ganancias del ejercicio actual)¶
Las cuentas de apropiación (también llamadas por su tipo de cuenta, ganancias del ejercicio actual) se utilizan para asignar las ganancias o pérdidas de una empresa, ya sea que esa asignación sea a reservas, dividendos o cualquier otro destino. Hay varios datos clave que debes conocer sobre estas cuentas y cómo funcionan:
Reinicio anual: Al igual que las cuentas de ingresos y gastos que también se encuentran en el estado de resultados, las cuentas de asignación tienen sus saldos de apertura reiniciados al comienzo de un ejercicio fiscal.
Presentación en PyG: Estas cuentas aparecen en la parte inferior del estado de pérdidas y ganancias.
Sin efecto en beneficio: A diferencia de las cuentas de ingresos y gastos, estas cuentas no afectan el cálculo del beneficio neto.
Contrapartidas en el balance: Solo las contrapartidas de los asientos contables que debitan o acreditan las cuentas de apropiaciones (por ejemplo, los dividendos por pagar o las cuentas de reserva) aparecen en el balance. Esto mantiene una separación estricta entre el proceso de distribución de beneficios y los pasivos o capital neto resultantes.
Asiento contable manual¶
Para consolidar los ingresos y gastos y reemplazar la línea dinámica Resultado reportado con un asiento contable explícito que equilibre el balance de comprobación, crea un asiento contable manual siguiendo estos pasos:
Ve a .
Haz clic en el botón Nuevo.
Añade una Referencia como
Cierre anual [AÑO], reemplazando[AÑO]con el año actual.Establece la Fecha contable al final del ejercicio fiscal en el que se incurrió en la ganancia o pérdida.
En la pestaña Apuntes contables, añade las líneas de apropiación necesarias. En el caso de registrar una ganancia, debita una o más cuentas de apropiación (ganancias del año actual). En el caso de registrar una pérdida, acredita una o más cuentas de apropiación (ganancias del año actual). En cualquier caso, para distribuir completamente la ganancia o pérdida del año, el importe debe sumar el importe que está en la línea dinámica Resultado reportado del balance de comprobación para el año posterior a aquel en que se incurrió la ganancia o pérdida.
Agrega una o más líneas adicionales que acrediten (en caso de ganancia) o debiten (en caso de pérdida) una o más cuentas de destino para balancear el asiento contable. Dependiendo de la localización y la situación, las cuentas de destino variarán, pero podrían ser otras cuentas de apropiación (ganancias del ejercicio actual), cuentas de capital neto, cuentas de pasivos corrientes o una combinación de ellas. La suma de estas líneas debe balancear las líneas del paso anterior.
Haz clic en Publicar.
Example
Dependiendo de la localización y la situación, las cuentas involucradas variarán. El siguiente ejemplo ilustra un posible asiento contable usando cuentas del GAAP / CSA-WVV belga. Este ejemplo debita tres cuentas de asignación (ganancias del ejercicio actual) diferentes y acredita tres cuentas de destino diferentes (dos cuentas de capital neto y una cuenta de pasivos corrientes).
Destino |
Cuenta de apropiación de pérdidas y ganancias (Débito) |
Cuenta de destino del balance (Crédito) |
|---|---|---|
Reserva legal |
692000 Apropiaciones a Reserva Legal |
130000 Reserva Legal |
Trasladado |
693000 Beneficios a Trasladar |
140000 Beneficio Trasladado |
Dividendos |
694000 Compensación por Contribuciones |
471000 Dividendos - Período Financiero Actual |
Cierre anual¶
Para completar el proceso de cierre de año fiscal y finalizar el cierre anual, ve al tablero de Contabilidad y haz clic en declaraciones de impuestos en el diario de declaraciones de impuestos desde el tablero de Contabilidad. Alternativamente, ve a .
Esta vista muestra una lista cronológica de todas las declaraciones pendientes, incluyendo declaraciones de impuestos, pagos anticipados (según la localización fiscal) y cierres anuales. Un cierre anual pendiente sigue dos pasos: revisar y enviar. El elemento de cierre anual incluye:
Un período (año).
Una fecha límite.
La empresa relacionada y la(s) sucursal(es), si aplica.
Pasos de acción, como revisar y enviar, que se vuelven verdes cuando se completan.
Botones de acción para tareas clave.
Un menú (puntos suspensivos verticales) para opciones adicionales.
Nota
Antes de que se revise el cierre anual, el número de verificaciones de validación de cierre pendientes o aprobadas se muestra en rojo o verde, respectivamente.
Si la fecha de Vencimiento ha pasado, aparece en rojo.
Revisión¶
Para comenzar a revisar un cierre anual, haz clic en la línea de cierre anual. La vista de verificaciones de cierre anual muestra lo siguiente, según la localización fiscal:
Pagos vencidos por contacto: revisa las cuentas por pagar sin un contacto.
Cobros vencidos por contacto: revisa las cuentas por cobrar sin un contacto.
Conciliación bancaria: concilia todas las transacciones de cuentas bancarias hasta fin de año.
Asientos diferidos: asegúrate de que las fechas de inicio y fin estén correctamente establecidas en facturas de compra y de venta.
Asignación de ganancias: después de los ajustes, transfiere el resultado reportado a una cuenta de capital neto.
Activos fijos: asegúrate de que los activos estén correctamente registrados para el cálculo automático de depreciación.
Préstamos: Asegúrate de que los préstamos estén correctamente registrados para los cálculos de amortización automáticos.
Ajustes manuales: Completa los ajustes manuales y las verificaciones internas necesarias.
Sin asientos en borrador: Revisa y contabiliza las facturas, recibos y asientos en borrador del período, o cambia su fecha contable.
Cuentas por pagar vencidas: Revisa las cuentas por pagar vencidas de más de 60 días y evalúa la necesidad de una provisión para pasivos inciertos.
Cuentas por cobrar vencidas: Revisa las cuentas por cobrar vencidas de más de 60 días y evalúa la necesidad de una provisión para cuentas de cobro dudoso o pérdida crediticia esperada, según las directrices de la NIIF 9.
Total de cuentas por cobrar: Verifica que el total de cuentas por cobrar vencidas sea igual al saldo de la cuenta de clientes.
Total de cuentas por pagar: Verifica que el total de cuentas por pagar vencidas sea igual al saldo de la cuenta de proveedores.
Algunas de las verificaciones se realizan automáticamente, mientras que otras sirven como recordatorios para revisar tareas esenciales. Cada tarjeta de verificación se etiqueta como:
Revisado (resaltado en verde): La verificación ha pasado.
Por revisar (resaltado en gris): Se requiere acción antes de que la verificación pueda marcarse manualmente como Revisado o Supervisado.
Anomalía (resaltado en rojo): La verificación automática detecta un problema. Hay dos opciones:
Haz clic en la tarjeta de la verificación fallida para solucionar el problema.
Haz clic en Anomalía y selecciona Revisada o Supervisada para pasar la verificación sin solucionar el problema.
Una vez que todas las verificaciones de validación de cierre hayan pasado, ya sea etiquetadas como Revisado o Supervisado, haz clic en Validar para completar el paso de Revisión. El cierre anual puede entonces ser enviado.
Truco
Para añadir verificaciones personalizadas, activa el modo de desarrollador y ve a . Luego, haz clic en Nuevo y completa los campos necesarios.
Todos los cambios de estado de las verificaciones se registran en el chatter.
Enviar¶
Una vez que una declaración de impuestos haya completado el paso de Revisión, haz clic en Enviar.
Si aparece una ventana emergente de Instrucciones de envío, dependiendo de la localización fiscal, sigue las Instrucciones locales y haz clic en Marcar como enviado.
Truco
Para revisar las verificaciones antes de enviar el cierre anual, haz clic en el icono (puntos suspensivos verticales) en la línea del cierre anual y selecciona Restablecer.