Kết thúc năm tài chính¶
Khóa sổ cuối năm là điều cần thiết để duy trì độ chính xác tài chính, tuân thủ các quy định, đưa ra quyết định sáng suốt và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo.
Xem thêm
Năm tài chính¶
Theo mặc định, năm tài chính được đặt kéo dài 12 tháng và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Tuy nhiên, thời gian và ngày kết thúc của nó có thể thay đổi do các cân nhắc về văn hóa, hành chính và kinh tế.
Để thay đổi các giá trị này, hãy vào . Trong phần Kỳ tài chính, hãy thay đổi trường Ngày cuối cùng nếu cần.
Nếu kỳ kéo dài nhiều hơn hoặc ít hơn 12 tháng, hãy bật Năm tài chính và Lưu. Quay lại phần Kỳ tài chính và nhấp Năm tài chính. Sau đó, nhấp Mới, đặt Tên và cả Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc.
Ghi chú
Sau khi kỳ tài chính đã đặt kết thúc, Odoo sẽ tự động quay trở lại chu kỳ mặc định, xem xét giá trị được chỉ định trong trường Ngày cuối cùng.
Danh sách kiểm tra cuối năm¶
Trước khi đóng¶
Trước khi đóng năm tài chính, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác và cập nhật:
Đảm bảo tất cả các tài khoản ngân hàng được đối chiếu đầy đủ cho đến cuối năm và xác nhận rằng số dư sổ sách cuối kỳ khớp với số dư sao kê ngân hàng.
Xác nhận rằng tất cả hóa đơn khách hàng và hóa đơn nhà cung cấp đã được tạo và tất cả các bút toán nháp đã được xác nhận hoặc hủy, tùy theo nhu cầu.
Đảm bảo tính chính xác của tất cả chi phí và xác nhận chúng.
Kiểm tra rằng tất cả khoản thanh toán đã nhận đã được mã hóa và xác nhận.
Đóng tất cả tài khoản tạm ứng.
Đảm bảo các khoản vay được đăng ký đúng cách để tính toán khấu hao tự động.
Xem xét các khoản phải trả và phải thu quá hạn hơn 60 ngày, và đánh giá xem có cần thiết lập dự phòng cho các khoản nợ không chắc chắn hoặc dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi hay không.
Ghi nhận tất cả các bút toán khấu hao và doanh thu hoãn lại.
Đóng năm tài chính¶
Sau đó, để đóng năm tài chính:
Chạy báo cáo thuế và xác minh rằng tất cả thông tin thuế đều chính xác.
Đối chiếu tất cả các tài khoản trên bảng cân đối kế toán:
Cập nhật số dư ngân hàng trong Odoo để phản ánh số dư thực tế theo sao kê ngân hàng.
Đối chiếu tất cả giao dịch trong các tài khoản tiền mặt và ngân hàng bằng cách chạy báo cáo công nợ phải thu theo tuổi và công nợ phải trả theo tuổi.
Kiểm toán tất cả các tài khoản, hiểu rõ tất cả các giao dịch và bản chất của chúng, bao gồm các khoản vay và tài sản cố định.
Tùy chọn, khớp thanh toán để xác nhận bất kỳ hóa đơn nhà cung cấp và hóa đơn khách hàng chưa thanh toán với các khoản thanh toán của chúng. Mặc dù bước này là tùy chọn, nhưng nó có thể hỗ trợ quy trình đóng cuối năm nếu tất cả các khoản thanh toán và hóa đơn chưa thanh toán được đối chiếu, có khả năng phát hiện lỗi hoặc sai sót trong hệ thống.
Tiếp theo, kế toán có thể sẽ xác minh các khoản mục bảng cân đối kế toán và ghi nhận bút toán cho:
điều chỉnh thủ công cuối năm,
Đang tiến hành
bút toán khấu hao,
các khoản vay,
điều chỉnh thuế,
...
Trong quá trình kiểm toán cuối năm, kế toán có thể in các bản sao giấy của tất cả các khoản mục bảng cân đối kế toán (ví dụ: các khoản vay, tài khoản ngân hàng, chi phí trả trước, báo cáo thuế bán hàng) để so sánh chúng với số dư được ghi nhận trong Odoo.
Mẹo
Là một phần của quy trình này, việc thiết lập ngày Khóa mọi thứ vào ngày cuối cùng (bao gồm) của năm tài chính trước đó là thông lệ tốt. Điều này đảm bảo rằng các bút toán có ngày hạch toán vào hoặc trước ngày khóa không thể được tạo hoặc sửa đổi trong quá trình kiểm toán. Người dùng có quyền truy cập quản trị viên vẫn có thể tạo và chỉnh sửa bút toán nếu được cấu hình ngoại lệ.
Ngày khóa mọi thứ¶
Thiết lập ngày khóa ngăn chặn việc sửa đổi bất kỳ bút toán đã đăng nào có ngày kế toán vào hoặc trước ngày khóa. Nó cũng ngăn chặn việc đăng các bút toán mới có ngày kế toán vào hoặc trước ngày khóa. Trong những trường hợp như vậy, hệ thống sẽ tự động đặt ngày kế toán thành ngày sau ngày khóa.
Để đặt ngày Khóa tất cả, vào . Trong cửa sổ Khóa bút toán, đặt ngày Khóa tất cả và Lưu.
Sau khi thiết lập ngày Khóa mọi thứ, có thể tạo một ngoại lệ nếu cần thiết phải sửa đổi.
Ngoại lệ ngày khóa¶
Người dùng có quyền truy cập Quản trị viên đối với ứng dụng Kế toán có thể tạo ngoại lệ. Để thực hiện:
Sau khi thiết lập và lưu ngày khóa, truy cập . Trong cửa sổ Khóa bút toán, xóa ngày Khóa tất cả.
Trong biểu ngữ Ngoại lệ, chọn xem ngoại lệ này nên được thiết lập cho tôi (người dùng hiện tại) hay cho mọi người, và nên kéo dài bao lâu.
Có thể thêm Lý do cho ngoại lệ này.
Tất cả thông tin này được ghi lại trong chatter của hồ sơ công ty.
Mẹo
Để xóa ngày khóa sau khi đã lưu, hãy cấu hình ngoại lệ áp dụng cho mọi người và đặt thời hạn là mãi mãi. Điều này không áp dụng cho ngày Khóa cứng, vốn không thể đảo ngược để đảm bảo tính bất biến và đáp ứng yêu cầu kế toán ở một số quốc gia.
Thu nhập năm hiện tại¶
Quan trọng
Trong các phiên bản trước Odoo 19, thu nhập năm hiện tại được xử lý khác đi. Để đảm bảo tính nhất quán trong lịch sử báo cáo của bạn, người dùng nâng cấp nên xem lại các năm tài chính trong quá khứ và ghi nhận rõ ràng các kết quả trước đây được hệ thống xử lý ngầm định. Các bút toán nhật ký thủ công này nên được thực hiện theo thứ tự thời gian. Để biết thêm thông tin về lý do thay đổi này được thực hiện và cách so sánh các phiên bản trước Odoo 19 với các phiên bản sau đó, hãy xem bài đăng blog này.
Vào cuối năm tài chính, một công ty hầu như luôn có lợi nhuận ròng hoặc lỗ ròng được tính bằng cách cộng các tài khoản thu nhập và chi phí của báo cáo lãi lỗ. Odoo hiển thị kết quả cho năm N dưới dạng dòng động có tên Kết quả Chuyển sang trong bảng cân đối số phát sinh và sổ cái tổng hợp của năm N+1. Để xóa dòng động này, tạo bút toán nhập liệu thủ công trong năm N cho kết quả cuối năm bằng cách sử dụng tài khoản loại Thu nhập Năm Hiện tại.
Cân đối bảng cân đối thử¶
Bảng cân đối số phát sinh, theo mặc định, luôn cân bằng (nghĩa là tổng nợ bằng tổng có) vì nó ghi lại tổng số của tất cả các bút toán nhập liệu mà bản thân chúng đã được cân bằng. Tuy nhiên, tài khoản bảng cân đối kế toán (tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu) chuyển số dư của chúng từ các năm tài chính trước, trong khi tài khoản lãi lỗ (thu nhập, chi phí và tài khoản phân bổ) được đặt lại về số không vào đầu năm tài chính mới. Sự khác biệt trong hành vi tài khoản này sẽ khiến bảng cân đối số phát sinh mất cân bằng nếu không có dòng động - Kết quả Chuyển sang - cân bằng sự khác biệt này tạm thời cho đến khi có bút toán nhập liệu thủ công rõ ràng được thực hiện để phân bổ lợi nhuận hoặc lỗ. Việc ghi một bút toán rõ ràng vào tài khoản thu nhập năm hiện tại vào cuối năm "vô hiệu hóa" dòng động và đảm bảo bảng cân đối số phát sinh được cân bằng bởi các khoản mục nhập liệu thực tế. Bút toán nhập liệu thủ công này không cần phải được thực hiện ngay sau khi kết thúc năm tài chính vì bảng cân đối số phát sinh luôn cân bằng, nhưng bất cứ khi nào lợi nhuận/lỗ của công ty sẵn sàng được phân bổ, bút toán nhập liệu thủ công này sẽ thay thế dòng động.
Tài khoản phân bổ (thu nhập năm hiện tại)¶
Tài khoản phân bổ (còn được gọi theo loại tài khoản của chúng là thu nhập năm hiện tại) được sử dụng để phân bổ lợi nhuận hoặc lỗ của công ty, cho dù việc phân bổ đó là cho dự trữ, cổ tức hay bất kỳ đích đến nào khác. Có một số thông tin quan trọng cần biết về các tài khoản này và cách chúng hoạt động:
Đặt lại hàng năm: Giống như các tài khoản thu nhập và chi phí cũng được tìm thấy trong báo cáo lãi lỗ, các tài khoản phân bổ có số dư đầu kỳ được đặt lại vào đầu năm tài chính.
Trình bày trên báo cáo lãi lỗ: Các tài khoản này xuất hiện ở cuối báo cáo lãi lỗ.
Không ảnh hưởng đến lợi nhuận: Không giống như các tài khoản thu nhập và chi phí, các tài khoản này không ảnh hưởng đến việc tính toán lợi nhuận ròng.
Các đối ứng trên bảng cân đối kế toán: Chỉ có các đối ứng của các bút toán nhật ký ghi nợ hoặc ghi có vào các tài khoản phân bổ (ví dụ: cổ tức phải trả hoặc các tài khoản dự trữ) mới xuất hiện trên bảng cân đối kế toán. Điều này duy trì sự phân tách nghiêm ngặt giữa quá trình phân phối lợi nhuận và các khoản nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu kết quả.
Bút toán nhật ký thủ công¶
Để tổng hợp thu nhập và chi phí và thay thế dòng động Kết quả Chuyển sang bằng một khoản mục nhập liệu rõ ràng để cân bằng bảng cân đối số phát sinh, hãy tạo bút toán nhập liệu thủ công bằng cách làm theo các bước sau:
Truy cập .
Nhấp vào nút Mới.
Thêm Tham chiếu như
Annual Closing [YEAR], thay thế[YEAR]bằng năm hiện tại.Đặt Ngày Kế toán vào cuối năm tài chính mà lợi nhuận hoặc lỗ phát sinh.
Trong tab Khoản mục Nhập liệu, thêm các dòng phân bổ cần thiết. Trong trường hợp ghi lại lợi nhuận, ghi nợ một hoặc nhiều tài khoản phân bổ (thu nhập năm hiện tại). Trong trường hợp ghi lại lỗ, ghi có một hoặc nhiều tài khoản phân bổ (thu nhập năm hiện tại). Trong cả hai trường hợp, để phân phối đầy đủ lợi nhuận hoặc lỗ trong năm, số tiền nên bằng với số tiền trên dòng động Kết quả Chuyển sang của bảng cân đối số phát sinh cho năm sau khi phát sinh lợi nhuận hoặc lỗ.
Thêm một hoặc nhiều dòng bổ sung ghi có (trong trường hợp có lợi nhuận) hoặc ghi nợ (trong trường hợp thua lỗ) vào một hoặc nhiều tài khoản đích để cân bằng bút toán nhật ký. Tùy thuộc vào bản địa hóa và tình huống, (các) tài khoản đích sẽ khác nhau, nhưng chúng có thể là các tài khoản phân bổ khác (thu nhập năm hiện tại), tài khoản vốn chủ sở hữu, tài khoản nợ ngắn hạn hoặc sự kết hợp của chúng. Tổng của các dòng này phải cân bằng với (các) dòng từ bước trước.
Nhấp Đăng.
Example
Tùy thuộc vào bản địa hóa và tình huống, các tài khoản liên quan sẽ khác nhau. Ví dụ sau minh họa một bút toán tiềm năng sử dụng các tài khoản từ GAAP / CSA-WVV của Bỉ. Ví dụ này ghi nợ ba tài khoản phân bổ khác nhau (lợi nhuận năm hiện tại) và ghi thể tín dụng ba tài khoản đích khác nhau (hai tài khoản vốn chủ sở hữu và một tài khoản nợ ngắn hạn).
Điểm đến |
Tài khoản phân bổ lãi lỗ (Nợ) |
Tài khoản đích trên bảng cân đối kế toán (Thể tín dụng) |
|---|---|---|
Dự trữ pháp định |
692000 Phân bổ cho Dự trữ Pháp định |
130000 Dự trữ Pháp định |
Kết chuyển |
693000 Lợi nhuận Được Kết chuyển |
140000 Lợi nhuận Chuyển sang |
Cổ tức |
694000 Bồi thường cho Đóng góp |
471000 Cổ tức - Kỳ Tài chính Hiện tại |
Khóa sổ hàng năm¶
Để hoàn tất quy trình khóa sổ cuối năm tài chính và hoàn thiện việc khóa sổ hàng năm, hãy truy cập Bảng điều khiển Kế toán và nhấp vào Tờ khai thuế trên sổ nhật ký Tờ khai thuế từ Bảng điều khiển Kế toán. Hoặc truy cập .
Chế độ xem này hiển thị danh sách theo thứ tự thời gian của tất cả các tờ khai đang chờ xử lý bao gồm tờ khai thuế, thanh toán ứng trước (dựa trên bản địa hóa tài chính) và khóa sổ hàng năm. Mục Khóa sổ hàng năm đang chờ xử lý gồm hai bước: xem xét và gửi. Mục Khóa sổ hàng năm bao gồm:
Một khoảng thời gian (năm).
Ngày hạn chót.
Công ty liên quan và (các) chi nhánh, nếu có.
Các bước hành động, chẳng hạn như Xem xét và Gửi, sẽ chuyển sang màu xanh lá khi hoàn thành.
Các nút hành động cho các nhiệm vụ chính.
Menu (dấu ba chấm dọc) để có thêm tùy chọn.
Ghi chú
Trước khi xem xét khóa sổ hàng năm, số lượng kiểm tra xác thực khóa sổ Đang chờ hoặc Đã qua được hiển thị màu đỏ hoặc xanh lá tương ứng.
Nếu ngày Hạn chót đã qua, nó sẽ xuất hiện màu đỏ.
Rà soát¶
Để bắt đầu xem xét khóa sổ hàng năm, hãy nhấp vào dòng khóa sổ hàng năm. Chế độ xem kiểm tra khóa sổ hàng năm hiển thị các nội dung sau, tùy thuộc vào bản địa hóa tài chính:
Công nợ phải trả theo đối tác: Xem xét công nợ phải trả không có đối tác.
Công nợ phải thu theo đối tác: Xem xét công nợ phải thu không có đối tác.
Đối chiếu ngân hàng: Đối chiếu tất cả giao dịch tài khoản ngân hàng đến cuối năm.
Bút toán chờ ghi nhận: Đảm bảo ngày bắt đầu và ngày kết thúc được thiết lập chính xác trên hóa đơn mua và hóa đơn bán.
Phân bổ Thu nhập: Sau khi điều chỉnh, chuyển kết quả chuyển sang vào tài khoản vốn chủ sở hữu.
Tài sản cố định: Đảm bảo tài sản được đăng ký đúng cách để tính toán khấu hao tự động.
Khoản vay: Đảm bảo các khoản vay được đăng ký đúng cách để tính toán phân bổ tự động.
Điều chỉnh thủ công: Hoàn thành mọi điều chỉnh thủ công và kiểm tra nội bộ cần thiết.
Không có bút toán nháp: Xem xét và ghi sổ các hóa đơn, phiếu chi và bút toán nháp trong kỳ, hoặc thay đổi ngày kế toán của chúng.
Các khoản phải trả quá hạn: Xem xét các khoản phải trả quá hạn trên 60 ngày và đánh giá nhu cầu trích lập dự phòng cho các khoản nợ không chắc chắn.
Các khoản phải thu quá hạn: Xem xét các khoản phải thu quá hạn trên 60 ngày và đánh giá nhu cầu trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi hoặc dự phòng tổn thất tín dụng kỳ vọng, theo hướng dẫn IFRS 9.
Tổng các khoản phải thu: Xác minh rằng tổng các khoản phải thu phân loại theo thời hạn bằng với số dư tài khoản khách hàng.
Tổng các khoản phải trả: Xác minh rằng tổng các khoản phải trả phân loại theo thời hạn bằng với số dư tài khoản nhà cung cấp.
Một số kiểm tra được thực hiện tự động, trong khi những kiểm tra khác đóng vai trò là lời nhắc để xem xét các nhiệm vụ thiết yếu. Mỗi thẻ kiểm tra được gắn nhãn là:
Đã xem xét (tô sáng màu xanh lá): Kiểm tra đã vượt qua.
Cần xem xét (tô sáng màu xám): Cần thực hiện hành động trước khi kiểm tra có thể được đánh dấu thủ công là Đã xem xét hoặc Đã giám sát.
Bất thường (tô sáng màu đỏ): Kiểm tra tự động phát hiện sự cố. Có hai tùy chọn:
Nhấp vào thẻ kiểm tra bị lỗi để khắc phục sự cố.
Nhấp Bất thường và chọn Đã xem xét hoặc Đã giám sát để vượt qua kiểm tra mà không khắc phục sự cố.
Khi tất cả các kiểm tra xác thực đóng sổ đã vượt qua, được gắn nhãn là Đã xem xét hoặc Đã giám sát, nhấp Xác thực để hoàn thành bước Xem xét. Sau đó, việc đóng sổ năm có thể được gửi.
Mẹo
Để thêm các kiểm tra tùy chỉnh, kích hoạt chế độ nhà phát triển và đi tới . Sau đó, nhấp Mới và hoàn thành các trường cần thiết.
Tất cả thay đổi trạng thái kiểm tra được ghi lại trong chatter.
Gửi¶
Sau khi tờ khai thuế đã hoàn thành bước Xem xét, nhấp Gửi.
Nếu cửa sổ bật lên Hướng dẫn gửi xuất hiện, tùy thuộc vào địa phương hóa thuế, hãy làm theo Hướng dẫn địa phương và nhấp Đánh dấu là đã gửi.
Mẹo
Để xem xét các kiểm tra trước khi gửi đóng sổ năm, nhấp vào biểu tượng (dấu ba chấm dọc) trên dòng đóng sổ năm và chọn Đặt lại.