Jahresabschluss

Der Jahresabschluss ist unerlässlich, um die finanzielle Genauigkeit zu gewährleisten, Vorschriften einzuhalten, fundierte Entscheidungen zu treffen und Transparenz in der Berichterstattung sicherzustellen.

Siehe auch

Steuererklärung

Geschäftsjahre

Standardmäßig ist das Geschäftsjahr auf 12 Monate festgelegt und endet am 31. Dezember. Dauer und Enddatum können jedoch aufgrund kultureller, administrativer und wirtschaftlicher Erwägungen variieren.

Um diese Werte zu bearbeiten, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Ändern Sie unter dem Abschnitt Steuerperioden das Feld Letzter Tag, falls erforderlich.

Wenn der Zeitraum länger oder kürzer als 12 Monate ist, aktivieren Sie Geschäftsjahre und Speichern Sie. Kehren Sie zum Abschnitt Steuerzeiträume zurück und klicken Sie auf Geschäftsjahre. Klicken Sie dann auf Neu, geben Sie einen Namen sowie ein Startdatum und ein Enddatum ein.

Bemerkung

Sobald der festgelegte Geschäftszeitraum abgelaufen ist, kehrt Odoo automatisch zur Standardperiodizität zurück, wobei der im Feld Letzter Tag angegebene Wert berücksichtigt wird.

Checkliste für Jahresende

Vor Abschluss

Stellen Sie vor Abschluss eines Geschäftsjahres sicher, dass alle Angaben korrekt und aktuell sind:

• Vergewissern Sie sich, dass alle Bankkonten bis zum Jahresende vollständig abgestimmt sind, und bestätigen Sie, dass die Abschlusssalden der Bücher mit den Salden der Bankauszüge übereinstimmen.

• Stellen Sie sicher, dass alle Kundenrechnungen und Lieferantenrechnungen erstellt wurden und alle Entwürfe je nach Bedarf entweder bestätigt oder gelöscht wurden.

• Stellen Sie die Richtigkeit aller Ausgaben sicher und validieren Sie diese.

• Überprüfen Sie, ob alle erhaltenen Zahlungen verschlüsselt und bestätigt wurden.

• Schließen Sie alle Aufwandskonten.

• Stellen Sie sicher, dass Darlehen ordnungsgemäß für automatische Amortisationsberechnungen registriert sind.

• Überprüfen Sie überfällige Verbindlichkeiten und Forderungen, die älter als 60 Tage sind, und beurteilen Sie, ob eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten oder eine Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen erforderlich ist.

• Buchen Sie alle Abschreibungen und Rechnungsabgrenzungsposten.

Ein Geschäftsjahr abschließen

Schließen Sie anschließend das Geschäftsjahr:

• Erstellen Sie einen Steuerbericht, und überprüfen Sie, ob alle Steuerinformationen korrekt sind.

• Stimmen Sie alle Konten auf dem Bilanzbogen ab:

  • Aktualisieren Sie das Bankguthaben in Odoo, damit es den tatsächlichen Salden gemäß den Kontoauszügen entspricht.

  • Stimmen Sie alle Transaktionen auf den Kassen- und Bankkonten ab, indem Sie die Berichte Überfällige Forderungen und Überfällige Verbindlichkeiten ausführen.

  • Prüfen Sie alle Konten und alle Transaktionen und deren Art vollständig, einschließlich Darlehen und Sachanlagen.

  • Optional können Sie Zahlungen abgleichen, um alle offenen Lieferanten- und Kundenrechnungen mit ihren Zahlungen abzugleichen. Dieser Schritt ist zwar optional, kann jedoch den Jahresabschlussprozess erleichtern, wenn alle ausstehenden Zahlungen und Rechnungen abgeglichen werden, wodurch möglicherweise Fehler oder Irrtümer im System aufgedeckt werden.

Danach prüft der Buchhalter wahrscheinlich die Bilanzposten und Buchungen für:

• manuelle Jahresendanpassungen,

• laufende Arbeiten,

• Abschreibungsbuchungen,

• Darlehen,

• Steuerberichtigungen

• usw.

Während der Jahresabschlussprüfung kann der Buchhalter Papierausdrucke aller Bilanzposten (z. B. Darlehen, Bankkonten, Vorauszahlungen, Umsatzsteuererklärungen) erstellen, um sie mit den in Odoo erfassten Salden zu vergleichen.

Tipp

Im Rahmen dieses Prozesses empfiehlt es sich, das Datum zum Sperren auf den letzten Tag (einschließlich) des vorangegangenen Geschäftsjahres festzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass Journalbuchungen mit einem Buchungsdatum vor oder am Sperrdatum während der Prüfung nicht erstellt oder geändert werden können. Benutzer mit Administratorrechten können weiterhin Einträge erstellen und bearbeiten, wenn Ausnahmen konfiguriert werden.

„Alles sperren“-Datum

Durch das Festlegen eines Sperrdatums werden Änderungen an bereits gebuchten Journalbuchungen mit einem Buchungsdatum vor oder am Sperrdatum verhindert. Außerdem wird die Buchung neuer Einträge mit einem Buchungsdatum vor oder am Sperrdatum verhindert. In solchen Fällen setzt das System das Buchungsdatum automatisch auf den Tag nach dem Sperrdatum.

Um ein Datum für Alles sperren festzulegen, rufen Sie Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Sperrdaten auf. Legen Sie im Fenster Journalbuchungen sperren das Datum für Alles sperren fest und Speichern Sie.

Nach Festlegung des Datums für Alles sperren kann eine Ausnahme vorgenommen werden, wenn eine Änderung erforderlich ist.

Ausnahme für Sperrdatum

Benutzer mit Zugriffsrechten für Administratoren in der Buchhaltungsapp können Ausnahmen erstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Nachdem Sie ein Sperrdatum festgelegt und gespeichert haben, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Sperrdaten. Entfernen Sie im Fenster Journalbuchungen sperren das Datum für Alles sperren fest.

2. Wählen Sie im Banner Ausnahme aus, ob diese Ausnahme für mich (den aktuellen Benutzer) oder für jeden festgelegt werden soll und wie lange sie gelten soll.

3. Für diese Ausnahme kann ein Grund hinzugefügt werden.

4. All diese Informationen werden im Chatter des Unternehmensdatensatzes protokolliert.

Tipp

Um ein Sperrdatum nach dem Speichern zu entfernen, konfigurieren Sie die Ausnahme so, dass für jeden angewendet wird, und legen Sie die Dauer auf für immer fest. Dies gilt nicht für das Datum Feste Sperrung, das irreversibel ist, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten und die Rechnungslegungsvorschriften in bestimmten Ländern zu erfüllen.

Current year earnings

Wichtig

In versions before Odoo 19, current year earnings were handled differently. For consistency in your reporting history, upgrading users should revisit past fiscal years and explicitly book the results that were previously handled implicitly by the system. These manual journal entries should be made in chronological order. For more information on why this change was made and how versions before Odoo 19 compare to versions after it, see this blog post.

At the end of a fiscal year, a company will almost always have a net profit or a net loss that is calculated by summing the income and expenses accounts of the profit and loss statement. Odoo displays the result for year N as a dynamic line called Undistributed Profits/Losses in the trial balance and general ledger of the year N+1. To clear this dynamic line, create a manual journal entry in year N for the end-of-year result using a Current Year Earnings type account.

Balancing the trial balance

A trial balance is, by default, always balanced (meaning the sum of debits equals the sum of credits) because it records the sum of all journal entries which are themselves balanced. However, balance sheet accounts (assets, liabilities, and equity) carry over their balances from previous fiscal years, whereas profit and loss accounts (income, expense, and appropriation accounts) reset to zero at the start of a new fiscal year. This difference in account behavior would leave the trial balance unbalanced if it were not for the dynamic line - Undistributed Profits/Losses - that balances this difference temporarily until an explicit, manual journal entry is made to appropriate the profit or the loss. Posting an explicit entry to a current year earnings account at year-end „neutralizes“ the dynamic line and ensures the trial balance is balanced by actual journal items. This manual journal entry does not need to be made immediately following the end of the fiscal year because the trial balance is always balanced, but whenever the company’s profit/loss is ready to be appropriated, this manual journal entry replaces the dynamic line.

Appropriation (current year earnings) accounts

Appropriation accounts (also called by their account type, current year earnings) are used to allocate a company’s profit or loss, whether that allocation is to reserves, dividends, or any other destination. There are several key pieces of information to know about these accounts and how they function:

• Annual reset: Like the income and expenses accounts that are also found on the profit and loss statement, allocation accounts have their opening balances reset at the beginning of a fiscal year.

• P&L presentation: These accounts appear at the bottom of the profit and loss statement.

• No profit effect: Unlike income and expenses accounts, these accounts do not affect the calculation of the net profit.

• Balance sheet counterparts: Only the counterparts of the journal items that debit or credit appropriations accounts (e.g., the dividends payable or the reserve accounts) appear on the balance sheet. This maintains a strict separation between the process of distributing profit and the resulting liabilities or equity.

Manual journal entry

To roll up income and expenses and replace the dynamic Undistributed Profits/Losses line with an explicit journal item that balances the trial balance, create a manual journal entry by following these steps:

1. Go to Accounting ‣ Accounting ‣ Journal Entries.

2. Click the New button.

3. Add a Reference such as Annual Closing [YEAR], replacing [YEAR] with the current year.

4. Set the Accounting Date to the end of the fiscal year in which the profit or loss was incurred.

5. In the Journal Items tab, add the necessary appropriation lines. In the case of recording a profit, debit one or more appropriation (current year earnings) accounts. In the case of recording a loss, credit one or more appropriation (current year earnings) accounts. Either way, to fully distribute the year’s profit or loss, the amount should sum to the amount that is on the dynamic Undistributed Profits/Losses line of the trial balance for the year after the profit or loss was incurred.

6. Add one or more additional lines that credit (in the case of a profit) or debit (in the case of a loss) one or more destination accounts to balance the journal entry. Depending on the localization and the situation, the destination account(s) will vary, but they could be other appropriation (current year earnings) accounts, equity accounts, current liabilities accounts, or a combination thereof. The sum of these lines must balance the line(s) from the previous step.

7. Click Post.

Example

Depending on the localization and the situation, the accounts involved will vary. The following example illustrates one potential journal entry using accounts from the Belgian GAAP / CSA-WVV. This example debits three different allocation (current year earnings) accounts and credits three different destination accounts (two equity accounts and one current liabilities account).

Destination	Profit and loss appropriation account (Debit)	Balance sheet destination account (Credit)
Legal reserve	692000 Appropriations to Legal Reserve	130000 Legal Reserve
Carried Forward	693000 Profits to Be Carried Forward	140000 Profit Brought Forward
Dividends	694000 Compensation for Contributions	471000 Dividends - Current Financial Period

Jahresabschluss

Um den Prozess zum Geschäftsjahresende abzuschließen und den Jahresabschluss zu finalisieren, gehen Sie zum Buchhaltungsdashboard und klicken Sie im Journal Steuererklärungen auf Steuererklärungen. Alternativ können Sie auch zu Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Steuererklärungen gehen.

Diese Ansicht zeigt eine chronologische Liste aller ausstehenden Erklärungen, einschließlich Steuererklärungen, Vorauszahlungen (basierend auf der steuerlichen Lokalisierung) und Jahresabschlüsse. Ein ausstehender Jahreabschluss erfolgt in zwei Schritten: prüfen und einreichen. Der Jahresabschluss umfasst:

• Ein Zeitraum (Jahr).

• Eine Frist.

• Das verbundene Unternehmen und gegebenenfalls Niederlassung(en).

• Aktionsschritte, wie z. B. Prüfen und Einreichen, die nach Abschluss grün werden.

• Aktionsschaltflächen für wichtige Aufgaben.

• Ein Menü (vertikale Auslassungspunkte) für zusätzliche Optionen.

Bemerkung

• Bevor der Jahresabschluss überprüft wird, wird die Anzahl der Ausstehenden oder Bestandenen Abschlussvalidierungsprüfungen in Rot bzw. Grün angezeigt.

• Wenn die Frist abgelaufen ist, wird es rot angezeigt.

Prüfung

Um mit der Überprüfung eines Jahresabschlusses zu beginnen, klicken Sie auf die Jahresabschlusszeile. Die Ansicht für Jahresabschlussprüfungen zeigt je nach steuerlichen Lokalisierung Folgendes an:

• Offene Verbindlichkeiten pro Partner: Überprüfen Sie Verbindlichkeiten ohne Partner.

• Offene Forderungen pro Partner: Überprüfen Sie Forderungen ohne Partner.

• Bankabstimmung: Stimmen Sie alle Bankkontotransaktionen bis zum Jahresende ab.

• Rechnungsabgrenzungsposten: Stellen Sie sicher, dass Start- und Enddaten auf Ein- und Ausgangsrechnungen korrekt angegeben sind.

• Gewinnverteilung: Nach den Anpassungen übertragen Sie die nicht ausgeschütteten Gewinne bzw. Verluste auf ein Eigenkapitalkonto.

• Sachanlagen: Stellen Sie sicher, dass Vermögenswerte ordnungsgemäß für die automatische Abschreibungsberechnung registriert sind.

• Darlehen: Stellen Sie sicher, dass Kredite ordnungsgemäß für automatische Tilgungsberechnungen registriert sind.

• Manuelle Anpassungen: Führen Sie alle erforderlichen manuellen Einstellungen und internen Überprüfungen durch.

• Keine Entwurfsbuchungen: Überprüfen und veröffentlichen Sie Rechnungsentwürfe und Buchungen im Zeitraum oder ändern Sie deren Buchungsdatum.

• Überfällige Verbindlichkeiten: Überprüfen Sie überfällige Verbindlichkeiten, die älter als 60 Tage sind, und beurteilen Sie die Notwendigkeit einer Wertberichtigung für ungewisse Verbindlichkeiten.

• :guilabel:`Überfällige Forderungen`Überprüfen Sie überfällige Forderungen, die älter als 60 Tage sind, und beurteilen Sie die Notwendigkeit einer Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen oder einer Rückstellung für erwartete Kreditausfälle gemäß den IFRS-9-Richtlinien.

• Forderungen insgesamt: Überprüfen Sie, ob die Summe der überfälligen Forderungen mit dem Saldo des Kundenkontos übereinstimmt.

• Verbindlichkeiten insgesamt: Überprüfen Sie, ob die Summe der überfälligen Verbindlichkeiten mit dem Saldo des Lieferantenkontos übereinstimmt.

Einige der Überprüfungen werden automatisch durchgeführt, während andere als Erinnerung dienen, um wichtige Aufgaben zu überprüfen. Jede Überprüfungskarte ist entweder gekennzeichnet als:

• Geprüft (grün hervorgehoben): Die Überprüfung wurde bestanden.

• Zu prüfen (grau hervorgehoben): Es sind Maßnahmen erforderlich, bevor die Prüfung manuell als Geprüft oder Kontrolliert markiert werden kann.

• Unregelmäßigkeit (rot hervorgehoben): Die automatische Überprüfung hat ein Problem festgestellt. Es gibt zwei Optionen:

  • Klicken Sie auf die Karte mit der fehlgeschlagenen Überprüfung, um das Problem zu beheben.

  • Klicken Sie auf Unregelmäßigkeit und wählen Sie Geprüft oder Kontrolliert, um die Überprüfung ohne Behebung des Problems zu bestehen.

Sobald alle Abschlussprüfungen bestanden sind, die entweder mit Geprüft oder Kontrolliert gekennzeichnet sind, klicken Sie auf Validieren, um den Schritt Geprüft abzuschließen. Der Jahresabschluss kann dann eingereicht werden.

Tipp

• Um benutzerdefinierte Prüfungen hinzuzufügen, aktivieren Sie den Entwicklermodus und gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Prüfungen. Klicken Sie dann auf Neu und füllen Sie die erforderlichen Felder aus.

• Alle Statusänderungen werden im Chatter protokolliert.

Einreichen

Sobald eine Steuererklärung den Schritt Prüfen abgeschlossen hat, klicken Sie auf Einreichen.

Wenn ein Pop-up-Fenster Anweisungen zur Einreichung angezeigt wird, befolgen Sie je nach steuerlicher Lokalisierung die lokalen Anweisungen und klicken Sie auf Als Eingereicht markieren “.

Tipp

Um die Prüfungen vor dem Einreichen des Jahresabschlusses zu überprüfen, klicken Sie auf das Symbol (vertikale Auslassungspunkte) in der Jahresabschlusszeile und wählen Sie Zurücksetzen.