Cierre del ejercicio¶
El cierre del ejercicio es indispensable para mantener precisión financiera, cumplir con las normas y regulaciones, tomar decisiones informadas y garantizar que haya transparencia en los reportes.
Consulta
Ejercicios fiscales¶
El ejercicio fiscal está configurado para durar 12 meses y terminar el 31 de diciembre de forma predeterminada, pero su duración y fecha de finalización pueden variar por motivos culturales, administrativos o económicos.
Vaya a para modificar estos valores. Diríjase a la sección Periodos fiscales y modifique el campo Último día si es necesario.
Si el periodo dura más o menos de 12 meses, habilita la función Años fiscales y haz clic en Guardar. Regresa a la sección Periodos fiscales y haz clic en Años fiscales. Después, haz clic en Crear, asígnale un nombre y define las fechas de inicio y de finalización.
Nota
Cuando el periodo fiscal definido termine, Odoo volverá a utilizar la periodicidad predeterminada de manera automática y tomará en cuenta el valor configurado en el campo Último día.
Tareas a realizar antes del cierre del ejercicio fiscal¶
Antes del cierre¶
Antes de cerrar el ejercicio asegúrate de que todo esté correcto y actualizado:
Asegúrate de que todas las cuentas bancarias estén conciliadas por completo hasta el cierre del ejercicio y confirma que los balances finales de los libros coincidan con los correspondientes a los de los estados de cuenta bancarios.
Confirma que todas las facturas de clientes y todas las facturas de proveedores ya están creadas y que todos los asientos en borrador ya estén confirmados o cancelados según corresponda.
Asegúrate de que todos los gastos sean correctos y valídalos.
Revisa que todos los pagos recibidos estén codificados y se hayan confirmado correctamente.
Cierra todas las cuentas transitorias.
Revisa que los préstamos estén registrados de forma correcta para que Odoo calcule la amortización de forma automática.
Revisa las cuentas por pagar y por cobrar vencidas con más de 60 días y decide si necesitas crear una provisión por pasivos inciertos o una estimación por cuentas incobrables.
Registre todos los asientos de depreciación e ingresos diferidos.
Cierre del ejercicio fiscal¶
Lo siguiente es cerrar el ejercicio:
Cree un reporte fiscal y verifique que toda la información sea correcta.
Concilie todas las cuentas en el balance general:
Actualiza los saldos bancarios en Odoo para que coincidan con los saldos reales del estado de cuenta.
Concilie las transacciones de las cuentas bancarias y de efectivo con los reportes de cuentas por cobrar vencidas y cuentas por pagar vencidas.
Audita toda las cuentas y asegúrate de entender a la perfección todas las transacciones y su naturaleza, incluyendo los préstamos y activos fijos.
Si lo deseas, concilia los pagos para validar cualquier factura de proveedor o de cliente pendiente con sus pagos. Este paso es opcional, pero puede ser útil para el proceso de cierre del ejercicio si concilias todos los pagos y facturas pendientes, ya que te permitiría identificar errores o discrepancias en el sistema.
Es probable que, después, su contador verifique el balance general y los asientos contables de:
ajustes manuales para el cierre fiscal
trabajo en curso
asientos de depreciación
préstamos
ajustes fiscales
entre otros
Durante la auditoría de fin del ejercicio, el contador puede imprimir copias de papel de todos lis apuntes del balance general (como préstamos, cuentas bancarias, pagos anticipados, estados de impuestos en ventas) para compararlos contra los balances registrados en Odoo.
Truco
Como parte de este proceso, una buena práctica es definir una fecha para bloquear todo el último día (incluido) del ejercicio fiscal anterior. Esto evita que los usuarios creen o modifiquen los asientos contables con fecha contable igual o anterior a esa fecha durante la auditoría. Los usuarios con permisos de acceso de administrador sí pueden crear y editar los asientos si hay una excepción configurada.
Fecha para bloquear todo¶
Configurar una fecha de bloqueo evitará que se hagan modificaciones a cualquier asiento de diario registrado con una fecha contable en o antes de la fecha de bloqueo. También evita que se creen nuevos asientos con fecha contable en o antes de la fecha de bloqueo. En estos casos, el sistema en automático establecerá la fecha contable al día después de la fecha de bloqueo.
Para establecer una fecha de bloqueo total debes ir a . En la ventana Bloquear asientos contables establece la fecha para Bloquear todo y guarda.
Después de definir la fecha en Bloquear todo, puedes crear una excepción por si es necesario modificar algo.
Excepción de la fecha de bloqueo¶
Los usuarios con permisos de acceso de administrador en la aplicación Contabilidad pueden crear excepciones. Para ello es necesario seguir estos pasos:
Después de definir y guardar una fecha de bloqueo, ve a . En la ventana Bloquear asientos contables, elimina la fecha en el campo Bloquear todo.
En el cuadro de excepción, elige si esta se aplicará para mí (el usuario actual) o para todos y cuánto durará.
Puedes agregar una razón para este excepción.
Toda esta información se registra en el chatter del registro de la empresa.
Truco
Para eliminar una fecha de bloqueo después de guardarla, configura la excepción para que aplique para todos y define la duración en para siempre. Esto no aplica para la fecha de bloqueo permanente, ya que no puedes revertirla porque garantiza la inalterabilidad y cumple los requisitos contables en ciertos países.
Ganancias del año en curso¶
Importante
En versiones anteriores a Odoo 19, la gestión de las ganancias del año en curso ocurría de otra forma. Para mantener coherencia en el historial de reportes, es necesario que los usuarios que trabajan con las versiones más recientes revisen los ejercicios fiscales anteriores y registren de forma explícita los resultados que el sistema trataba de forma implícita. Es necesario realizar estos asientos contables manuales en orden cronológico. Consulta esta entrada de nuestro blog (en inglés) para obtener más información sobre este cambio y la diferencia entre versiones anteriores a Odoo 19 y las posteriores.
Al final de un ejercicio fiscal, una empresa casi siempre tendrá una ganancia neta o una pérdida neta que se calcula al sumar las cuentas de ingresos y gastos del estado de resultados. Odoo muestra el resultado del año N como una línea dinámica llamada Ganancias/pérdidas no distribuidas en la balanza de comprobación y el libro mayor del año N+1. Para eliminar esta línea dinámica, crea un asiento contable manual en el año N para el resultado del cierre usando una cuenta de tipo ganancias del año en curso.
Cuadrar la balanza de comprobación¶
Una balanza de comprobación siempre queda cuadrada de forma predeterminada (es decir, la suma del debe es igual a la suma del haber) porque registra la suma de todos los asientos contables, que ya están equilibrados. Sin embargo, las cuentas del balance general (activos, pasivos y patrimonio) arrastran sus saldos de ejercicios fiscales anteriores, mientras que las cuentas de resultados (ingresos, gastos y cuentas de asignación) se reinician a cero al inicio de un nuevo ejercicio fiscal. Esta diferencia dejaría la balanza de comprobación sin cuadrar si no existiera la línea dinámica Ganancias/pérdidas no distribuidas, que equilibra esta diferencia de forma temporal hasta que registras un asiento contable manual para asignar la ganancia o la pérdida. Al registrar un asiento en una cuenta de ganancias del año en curso al cierre, «neutralizas» la línea dinámica y garantizas que la balanza de comprobación se base en movimientos reales. No necesitas registrar este asiento de inmediato después del cierre del ejercicio fiscal, ya que la balanza siempre queda cuadrada, pero al definir la asignación de la ganancia o pérdida, este asiento reemplaza la línea dinámica.
Cuentas de asignación (ganancias del año en curso)¶
Las cuentas de asignación (también llamadas, por su tipo de cuenta, ganancias del año en curso) se usan para asignar las ganancias o pérdidas de una empresa, ya sea que esa asignación corresponda a reservas, dividendos o cualquier otro destino. Ten en cuenta lo siguiente sobre estas cuentas y su funcionamiento:
Reinicio anual: Al igual que las cuentas de ingresos y gastos que también pertenecen al estado de resultados, estas cuentas de asignación reinician su saldo de apertura al inicio de un ejercicio fiscal.
Presentación en el estado de resultados: Estas cuentas aparecen en la parte inferior del estado de resultados.
Sin impacto en las ganancias: A diferencia de las cuentas de ingresos y gastos, estas cuentas no afectan el cálculo de la ganancia neta.
Contrapartidas en el balance general: Solo las contrapartidas de los asientos que debitan o acreditan las cuentas de asignación (por ejemplo, las cuentas de dividendos por pagar o de reservas) aparecen en el balance general. Esto mantiene una separación clara entre el proceso de la distribución de las ganancias y los pasivos o el patrimonio resultante.
Asiento contable manual¶
Para consolidar los ingresos y gastos, y reemplazar la línea dinámica de Ganancias/pérdidas no distribuidas con un apunte contable explícito que cuadre la balanza de comprobación, crea un asiento contable manual con estos pasos:
Ve a .
Haz clic en el botón Nuevo.
Agrega una referencia como
Cierre anual [AÑO], reemplaza[AÑO]con el año actual.Define la fecha contable al final del ejercicio fiscal en el que se incurrió la ganancia o la pérdida.
Agrega las líneas de asignación necesarias en la pestaña Apuntes contables. Si registras una ganancia, abona una o más cuentas de asignación (ganancias del año en curso). Si registras una pérdida, acredita una o más cuentas de asignación (ganancias del año en curso). En ambos casos, para distribuir por completo la ganancia o pérdida del ejercicio, el importe debe coincidir con el importe de la línea dinámica Ganancias/pérdidas no distribuidas de la balanza de comprobación del ejercicio posterior al que se generó la ganancia o pérdida.
Agrega una o más líneas adicionales que acrediten (en caso de una ganancia) o debiten (en caso de una pérdida) una o más cuentas de destino para equilibrar el asiento contable. Las cuentas de destino pueden variar según la localización y la situación, pero pueden ser otras cuentas de asignación (ganancias del año en curso), cuentas de patrimonio, cuentas de pasivos corrientes o una combinación de estas. La suma de estas líneas debe equilibrar las líneas del paso anterior.
Haz clic en Registrar.
Example
Las cuentas involucradas varían según la localización y la situación. El siguiente ejemplo muestra un posible asiento contable con cuentas del GAAP belga / CSA-WVV. Este ejemplo debita tres cuentas de asignación (ganancias del año en curso) y acredita tres cuentas de destino (dos cuentas de patrimonio y una cuenta de pasivos corrientes).
Destino |
Cuenta de asignación de ganancias y pérdidas (debe) |
Cuenta de destino del balance general (haber) |
|---|---|---|
Reserva legal |
692000 Asignaciones a la reserva legal |
130000 Reserva legal |
Resultados acumulados |
693000 Ganancias a trasladar |
140000 Resultado acumulado |
Dividendos |
694000 Compensación por aportaciones |
471000 Dividendos - Periodo del ejercicio actual |
Cierre anual¶
Para terminar el cierre del ejercicio fiscal y finalizar el cierre anual, ve al tablero de Contabilidad y haz clic en Declaración fiscal en el diario de declaración fiscal. También puedes ir a .
Esta vista muestra una lista cronológica de todas las declaraciones pendientes, incluidas las declaraciones fiscales, los pagos anticipados (según la localización fiscal) y los cierres anuales. Un cierre anual pendiente sigue dos pasos: Revisión y Envío. El cierre anual incluye:
Un periodo (año).
Una fecha límite.
La empresa correspondiente y las sucursales si aplican.
Acciones como revisar y enviar, que aparecen en verde luego de completarlas.
Botones de acción para tareas clave.
Un menú (tres puntos verticales) para ver más opciones.
Nota
Antes de revisar el cierre anual, el número de validaciones de cierre en estado Pendiente o Aprobado aparece en rojo o verde, respectivamente.
Si la fecha límite ya pasó, aparece en rojo.
Revisión¶
Para empezar la revisión del cierre anual, haz clic en la línea del cierre anual. La vista de validaciones del cierre anual muestra lo siguiente según la localización fiscal:
Cuentas por pagar vencidas por contacto: Revisa las cuentas por pagar sin un contacto.
Cuentas por cobrar vencidas por contacto: Revisa las cuentas por cobrar sin un contacto.
Conciliación bancaria: Concilia todas las transacciones bancarias hasta el cierre del ejercicio.
Asientos diferidos: Revisa que las fechas de inicio y finalización en las facturas de proveedores y de clientes sean correctas.
Asignación de ganancias: Después de los ajustes, transfiere las ganancias o pérdidas no distribuidas a una cuenta de capital.
Activos fijos: Revisa que los activos estén registrados de forma correcta para que el sistema calcule la depreciación de forma automática.
Préstamos: Revisa que los préstamos estén registrados de forma correcta para que el sistema calcule la amortización de forma automática.
Ajustes manuales: Completa los ajustes manuales y revisiones internas necesarias.
Sin asientos en borrador: Revisa y registra las facturas de clientes, las facturas de proveedores y los asientos en borrador del periodo o cambia su fecha contable.
Cuentas por pagar vencidas: Revisa las cuentas por pagar vencidas con más de 60 días y decide si es necesaria una provisión por pasivos inciertos.
Cuentas por cobrar vencidas: Revisa las cuentas por cobrar vencidas con más de 60 días y decide si es necesaria una provisión por cuentas incobrables o por pérdidas crediticias esperadas según las normas de la NIIF 9.
Total de cuentas por cobrar: Verifica que el total de las cuentas por cobrar vencidas coincida con el saldo de la cuenta de clientes.
Total de cuentas por pagar: Verifica que el total de las cuentas por pagar vencidas coincida con el saldo de la cuenta de proveedores.
El sistema ejecuta algunas validaciones de forma automática y otras solo recuerdan tareas esenciales. Cada tarjeta está etiquetada de una de las siguientes maneras:
Revisada (en verde): La validación ya está aprobada.
Por revisar (en gris): Es necesario realizar alguna acción antes de marcarla de forma manual como Revisada o Supervisada.
Anomalía (en rojo): La validación automática detectó un problema. Hay dos opciones:
Haz clic en la tarjeta de la validación con el error para solucionarlo.
Haz clic en Anomalía y selecciona Revisada o Supervisada para aprobar la revisión sin corregirla.
Cuando todas las validaciones de cierre estén etiquetadas con Revisada o Supervisada, haz clic en Validar para terminar el paso de revisión. Después de ello podrás enviar el cierre anual.
Truco
Para agregar revisiones personalizadas, activa el modo de desarrollador, ve a , haz clic en Nuevo y luego completa los campos necesarios.
El sistema registra todos los cambios en el estado de las revisiones en el chatter.
Enviar¶
Haz clic en Enviar luego de concluir el paso de revisión de una declaración fiscal.
Si aparece la ventana emergente de instrucciones de envío, según la localización fiscal, sigue las instrucciones locales y haz clic en Marcar como enviada.
Truco
Para revisar las validaciones antes de enviar el cierre anual, haz clic en el icono (tres puntos verticales) en la línea del cierre anual y selecciona Restablecer.