Compartir y colaborar

Odoo Spreadsheet ofrece varias funciones que permiten una colaboración eficiente en tiempo real mientras se asegura el nivel apropiado de control y trazabilidad, incluyendo:

• uso compartido basado en permisos

• historial de versiones

• discusiones mediante comentarios y el hilo de conversación de la hoja de cálculo

Acceso y uso compartido

En principio, los derechos de acceso a las hojas de cálculo de Odoo se gestionan como cualquier otro archivo en la aplicación Documentos. Los roles y permisos se heredan de la carpeta en la que se guarda una hoja de cálculo o se controlan a nivel de la propia hoja de cálculo.

Sin embargo, hay diferencias importantes a tener en cuenta entre hojas de cálculo que contienen solo datos estáticos y hojas de cálculo que contienen datos dinámicos de Odoo, tanto en términos de acceso como de visibilidad de datos.

Truco

• El acceso a una carpeta o hoja de cálculo puede ser gestionado por su propietario o cualquier usuario con derechos de Editor.

• Un usuario con derechos de Visualizador no puede compartir una hoja de cálculo con un usuario específico directamente, pero puede copiar un enlace a la hoja de cálculo.

• Cualquier usuario con acceso a una hoja de cálculo puede descargarla como un archivo .xlsx haciendo clic en Archivo ‣ Descargar desde la barra de menú. Si la hoja de cálculo contenía datos dinámicos, los valores se congelan en el momento de la descarga.

Roles y permisos

Los permisos se gestionan usando los siguientes roles:

Rol	Ver	Editar	Eliminar	Descargar .xlsx	Compartir	Gestionar roles	Usar comentarios	Usar conversación
Propietario					con personas específicas o mediante enlace	incluyendo cambiar propietario
Editor					con personas específicas o mediante enlace	pero no puede cambiar propietario
Visor					solo mediante enlace

Compartir una hoja de cálculo estática

Las hojas de cálculo que contienen solo datos estáticos pueden compartirse internamente o externamente por el propietario de la hoja de cálculo o cualquier usuario con permisos de Editor.

Para hacerlo, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha sobre la hoja de cálculo, luego configura el acceso según corresponda.

Compartir una hoja de cálculo dinámica

Una hoja de cálculo se considera una hoja de cálculo dinámica si contiene cualquiera de los siguientes elementos:

• fórmulas que recuperan datos en vivo de una base de datos de Odoo, por ejemplo, en una lista o tabla dinámica que se ha insertado en la hoja de cálculo

• una fuente de datos vinculada, incluso si la lista o tabla dinámica correspondiente se ha eliminado de la hoja de cálculo

• enlaces a elementos de menú de Odoo

Compartir internamente

Las hojas de cálculo que contienen datos dinámicos de Odoo pueden compartirse solo con usuarios internos por el propietario de la hoja de cálculo o cualquier usuario con permisos de Editor.

Sin embargo, tener acceso a una hoja de cálculo no significa necesariamente que un usuario interno vea todos los datos de la hoja de cálculo original. La visibilidad de los datos dinámicos de Odoo se basa en los permisos de acceso de un usuario interno al modelo del cual se han recuperado los datos, y tiene en cuenta cualquier regla de registro que pueda restringir el acceso.

Importante

Los permisos para ver datos se tienen en cuenta cuando un usuario interno abre una hoja de cálculo, y la hoja de cálculo solo se completa con los datos que el usuario está autorizado a ver.

Example

Un gerente de ventas crea una hoja de cálculo que incluye datos de ventas de todos los vendedores de su equipo. Los usuarios con el permiso Ventas / Usuario: Solo documentos propios solo ven datos relacionados con sus propias ventas.

Para compartir una hoja de cálculo que contiene datos dinámicos de Odoo, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha sobre la hoja de cálculo, luego configura el acceso según corresponda.

Compartir externamente

Las hojas de cálculo que contienen datos dinámicos de Odoo no pueden ser accedidas por usuarios externos.

Nota

Si un usuario externo intenta acceder a una hoja de cálculo dinámica mediante un enlace, se muestra un mensaje de error.

Si una hoja de cálculo que contiene datos de Odoo necesita compartirse con un usuario externo, el propietario de la hoja de cálculo o un usuario con permisos de Editor puede crear una versión congelada de solo lectura. En esta versión, todas las fórmulas de Odoo se convierten a su valor en el momento en que se crea la versión congelada, y se eliminan los enlaces a los menús de Odoo.

Para crear una versión congelada de una hoja de cálculo que contiene datos dinámicos de Odoo, haz clic en Archivo ‣ Compartir ‣ Congelar y compartir desde la barra de menú, luego configura el acceso según corresponda.

Truco

También es posible descargar una versión congelada de una hoja de cálculo que contiene datos de Odoo como un archivo .xlsx haciendo clic en Archivo ‣ Descargar desde la barra de menú. Los valores de cualquier dato dinámico se congelan en el momento de la descarga.

Comentarios y chatter

Odoo Spreadsheet ofrece dos formas de comunicarte con otros usuarios que tienen acceso a la misma hoja de cálculo, a saber, utilizando:

• comentarios

• el hilo de chatter de la hoja de cálculo

Usar comentarios en una hoja de cálculo

Los comentarios, que se agregan a celdas individuales de la hoja de cálculo, son útiles para discutir elementos específicos de una hoja de cálculo. Puedes notificar a otros colaboradores escribiendo @ seguido de su nombre.

Importante

Solo el propietario de la hoja de cálculo o los usuarios con derechos de Editor pueden usar comentarios en una hoja de cálculo; ambos roles pueden realizar las mismas acciones. Los comentarios no son visibles para usuarios con derechos de Visor.

Agregar o reaccionar a comentarios

Para agregar o reaccionar a un comentario:

1. Si el comentario es:

   • el primer comentario que se agrega a la celda, haz clic derecho en la celda y luego haz clic en Insertar comentario o haz clic en Insertar ‣ Insertar comentario desde la barra de menú.

   • una reacción a un hilo de comentarios existente en una celda, haz clic en la celda relevante o en el hilo de comentarios para abrir el hilo.

2. Escribe un comentario en el cuadro de texto.

   Truco

   • Haz clic en el icono , luego:

     • Agregar desde Documentos para agregar un archivo guardado en la aplicación Documentos

     • Agregar GIFS para agregar GIFs (si esto está habilitado en la Configuración general)

   • Haz clic en (Agregar emojis) para agregar emojis.

   • Escribe @ seguido del nombre de un usuario para etiquetarlo en el comentario.

3. Haz clic en el icono (Registrar) o presiona Enter para registrar el comentario.

Haz clic en cualquier otro lugar de la hoja de cálculo para cerrar el hilo de comentarios.

Truco

Para reaccionar a un comentario individual con solo un emoji, pasa el cursor sobre el comentario, haz clic en el icono Añadir una reacción, luego selecciona el emoji deseado.

Ver comentarios

Cuando se ha añadido un comentario a una celda, aparece un pequeño triángulo amarillo en la esquina superior derecha de la celda.

Para ver un hilo de comentarios en una sola celda, pasa el cursor sobre la celda; haz clic en la celda o en el hilo de comentarios para abrir el hilo y poder añadir un comentario.

Para ver todos los comentarios en una hoja de cálculo, haz clic en Ver ‣ Todos los comentarios desde la barra de menú. Alternativamente, después de abrir un hilo de comentarios, haz clic en Abrir todos los comentarios.

El panel Comentarios se abre en el lado derecho de la hoja de cálculo. Por defecto, se muestran los hilos de comentarios de Todas las hojas de la hoja de cálculo, agrupados por hoja. Para ver solo los hilos de comentarios de la hoja actual, selecciona Esta hoja en el campo Filtrar comentarios.

Haz clic en un hilo de comentarios en el panel Comentarios para abrirlo.

Editar o eliminar comentarios

Nota

El propietario de una hoja de cálculo o los usuarios con derechos de Editor pueden editar o eliminar cualquier comentario.

Para editar un comentario:

1. Pasa el cursor sobre el comentario, luego haz clic en el icono puntos suspensivos.

2. Haz clic en Editar.

3. Realiza los cambios deseados, luego haz clic en Guardar o presiona Enter. Para cancelar la edición, haz clic en Cancelar o presiona Escape.

Truco

Un comentario que ha sido modificado tiene (editado) añadido al final del texto.

Para eliminar un comentario:

1. Pasa el cursor sobre el comentario, luego haz clic en el icono puntos suspensivos.

2. Haz clic en Eliminar.

3. Haz clic en Confirmar para confirmar la eliminación.

Resolver hilos de comentarios

Para resolver un hilo de comentarios:

1. Accede al panel Comentarios haciendo clic en Ver ‣ Todos los comentarios desde la barra de menú. Alternativamente, con un hilo de comentarios abierto, haz clic en Abrir todos los comentarios.

2. Haz clic en el icono (puntos suspensivos) del hilo de comentarios correspondiente y luego haz clic en Resolver este hilo.

Una vez resuelto, el hilo de comentarios ya no es accesible directamente en la hoja de cálculo, pero sigue visible en el panel Comentarios; los hilos resueltos se identifican con un icono (marca de verificación).

Para reabrir un hilo de comentarios resuelto, desde el panel Comentarios, haz clic en el icono (puntos suspensivos) del hilo de comentarios correspondiente y luego haz clic en Reabrir este hilo.

Usar el hilo de conversación de una hoja de cálculo

Mientras que los comentarios en celdas específicas de la hoja de cálculo son adecuados para discusiones sobre elementos específicos de una hoja de cálculo, el hilo de conversación de una hoja de cálculo permite una discusión más general.

Para acceder al hilo de conversación de una hoja de cálculo:

1. Con la aplicación Documentos abierta, navega a la carpeta o sección donde esté guardada la hoja de cálculo.

2. Selecciona la vista (lista) en la esquina superior derecha.

3. Selecciona la hoja de cálculo correspondiente y luego haz clic en el botón (información y etiquetas) en la esquina superior derecha junto al selector de vista. Alternativamente, con la hoja de cálculo seleccionada, haz clic en el botón Acción y luego selecciona (información y etiquetas).

El hilo de conversación de la hoja de cálculo se abre a la derecha de la pantalla, debajo del panel de detalles de la hoja de cálculo.