Dela och samarbeta

Odoo Kalkylark erbjuder olika funktioner som möjliggör effektivt samarbete i realtid samtidigt som lämplig nivå av kontroll och spårbarhet säkerställs, inklusive:

Tillgång och delning

I princip hanteras rättigheterna för att komma åt Odoo-kalkylark som vilken annan fil som helst i appen Dokument. Roller och behörigheter ärvs antingen från mappen ett kalkylark sparas i eller kontrolleras på kalkylbladets nivå.

Det finns dock viktiga skillnader att beakta mellan kalkylark som endast innehåller statisk data och kalkylark som innehåller dynamisk Odoo-data, både vad gäller tillgång och datasynlighet.

Tips

  • Tillgång till en mapp eller ett kalkylark kan hanteras av dess ägare eller av någon användare med Redigerare-rättigheter.

  • En användare med Visare-rättigheter kan inte dela ett kalkylark direkt med en specifik användare, men kan kopiera en länk till kalkylbladet.

  • Alla användare med tillgång till ett kalkylark kan ladda ner det som en .xlsx-fil genom att klicka på Arkiv ‣ Ladda ner från menyraden. Om kalkylbladet innehöll dynamisk data fryses värdena vid nedladdningstillfället.

Roller och behörigheter

Behörigheter hanteras med hjälp av följande roller:

Roll

Visa

Redigera

Radera

Ladda ner .xlsx

Dela Dokument

Hantera roller

Använda kommentarer

Använda händelseflöde

Ägare

med specifika personer eller via länk

inklusive att ändra ägare

Redigerare

med specifika personer eller via länk

men kan inte ändra ägare

Åskådare

endast via länk

Dela ett statiskt kalkylark

Kalkylark som endast innehåller statisk data kan delas internt eller externt av ägaren av kalkylbladet eller av alla användare med Redigerare-rättigheter.

För att göra detta, klicka på Dela i det övre högra hörnet ovanför kalkylbladet, och konfigurera åtkomst efter behov.

Dela ett dynamiskt kalkylark

Ett kalkylark betraktas som ett dynamiskt kalkylark om det innehåller något av följande:

Intern delning

Kalkylark som innehåller dynamisk Odoo-data kan delas endast med interna användare av ägaren till kalkylarket eller av en användare med Redigerare-rättigheter.

Att ha tillgång till ett kalkylark innebär dock inte nödvändigtvis att en intern användare ser all data i det ursprungliga kalkylarket. Synligheten för dynamisk Odoo-data baseras på den interna användarens åtkomstbehörighet till modellen från vilken data har hämtats, och tar hänsyn till eventuella postregler som kan begränsa åtkomsten.

Viktigt

Behörigheter för att visa data beaktas när en intern användare öppnar ett kalkylark, där kalkylarket endast fylls med data som användaren har behörighet att se.

Example

En säljchef skapar ett kalkylark som inkluderar försäljningsdata för alla säljare i sitt team. Användare med behörigheten Försäljning / Användare: Endast egna dokument ser endast data relaterad till sin egen försäljning.

För att dela ett kalkylark som innehåller dynamisk Odoo-data, klicka på Dela i det övre högra hörnet ovanför kalkylarket, därefter konfigurera åtkomst på lämpligt sätt.

Extern delning

Kalkylark som innehåller dynamisk Odoo-data kan inte nås av externa användare.

Observera

Om en extern användare försöker komma åt ett dynamiskt kalkylark via en länk visas ett felmeddelande.

Om ett kalkylark som innehåller Odoo-data behöver delas med en extern användare kan ägaren till kalkylarket eller en användare med Redigerare-rättigheter skapa en frusen, skrivskyddad version. I denna version konverteras alla Odoo-formler till sina värden vid tidpunkten då den frusna versionen skapas, och eventuella länkar till Odoo-menyer tas bort.

För att skapa en frusen version av ett kalkylark som innehåller dynamisk Odoo-data, klicka på Fil ‣ Dela ‣ Frys och dela från menyraden, därefter konfigurera åtkomst på lämpligt sätt.

Tips

Det är också möjligt att ladda ner en frusen version av ett kalkylark som innehåller Odoo-data som en .xlsx-fil genom att klicka på Fil ‣ Ladda ner från menyraden. Värdena för all dynamisk data fryses vid nedladdningstillfället.

Kommentarer och händelseflöde

Odoo Kalkylark erbjuder två sätt att kommunicera med andra användare som har tillgång till samma kalkylark, nämligen genom att använda:

Använd kommentarer i ett kalkylark

Kommentarer, som läggs till i enskilda kalkylarksceller, är användbara för att diskutera specifika element i ett kalkylark. Andra medarbetare kan meddelas genom att skriva @ följt av deras namn.

Viktigt

Endast kalkylbladets ägare eller användare med Redigerare-rättigheter kan använda kommentarer i ett kalkylblad; båda rollerna kan utföra samma åtgärder. Kommentarer är inte synliga för användare med Visare-rättigheter.

Lägg till eller reagera på kommentarer

För att lägga till eller reagera på en kommentar:

  1. Om kommentaren är:

    • den första kommentaren som läggs till i cellen, högerklicka på cellen och klicka sedan på Infoga kommentar eller klicka på Infoga ‣ Infoga kommentar från menyfältet.

    • en reaktion på en befintlig kommentarstråd i en cell, klicka på den relevanta cellen eller på kommentarstråden för att öppna tråden.

  2. Skriv en kommentar i textfältet.

    Tips

    • Klicka på ikonen och gör sedan:

      • Lägg till från Dokument för att lägga till en fil som sparats i appen Dokument

      • Lägg till GIF:ar för att lägga till GIF:ar (om detta är aktiverat i Allmänna inställningar)

    • Klicka på (Lägg till emojis) för att lägga till emojis.

    • Skriv @ följt av en användares namn för att tagga dem i kommentaren.

  3. Klicka på ikonen (Logga) eller tryck på Enter för att logga kommentaren.

Klicka någon annanstans i kalkylbladet för att stänga kommentarstråden.

Tips

För att reagera på en individuell kommentar med endast en emoji, håll muspekaren över kommentaren, klicka på ikonen (Lägg till en reaktion) och välj sedan önskad emoji.

Visa kommentarer

När en kommentar har lagts till i en cell visas en liten gul triangel i cellens övre högra hörn.

För att visa en kommentarstråd på en enskild cell, håll muspekaren över cellen; klicka på cellen eller kommentarstråden för att öppna tråden för att kunna lägga till en kommentar.

För att visa alla kommentarer i ett kalkylblad, klicka på Visa ‣ Alla kommentarer från menyfältet. Alternativt kan du efter att ha öppnat en kommentarstråd klicka på Öppna alla kommentarer.

Panelen Kommentarer öppnas på högra sidan av kalkylbladet. Som standard visas kommentarstrådar för Alla ark i kalkylbladet, grupperade efter ark. För att endast se kommentarstrådarna för det aktuella arket, välj Detta ark i fältet Filtrera kommentarer.

Klicka på en kommentarstråd i panelen Kommentarer för att öppna den.

Redigera eller radera kommentarer

Observera

En kalkylarkägare eller användare med Redigerare-rättigheter kan redigera eller radera vilken kommentar som helst.

Redigera en kommentar:

  1. Håll muspekaren över kommentaren och klicka sedan på ikonen (ellips).

  2. Klicka Redigera.

  3. Gör önskade ändringar och klicka sedan Spara eller tryck Enter. Avbryt redigeringen genom att klicka Avbryt eller trycka Escape.

Tips

En kommentar som har ändrats har (redigerad) tillagt i slutet av texten.

Radera en kommentar:

  1. Håll muspekaren över kommentaren och klicka sedan på ikonen (ellips).

  2. Klicka Radera.

  3. Klicka Bekräfta för att bekräfta raderingen.

Lös kommentarstrådar

Lösa en kommentarstråd:

  1. Öppna panelen Kommentarer genom att klicka View ‣ All comments från menyraden. Alternativt, när en kommentarstråd är öppen, klicka Open all comments.

  2. Klicka på ikonen (ellips) för den relevanta kommentarstråden och klicka sedan Resolve this thread.

När den är löst är kommentarstråden inte längre direkt åtkomlig i kalkylarket, men förblir synlig i panelen Kommentarer; lösta trådar identifieras med en (kryss)-ikon.

Öppna en löst kommentarstråd igen genom att från panelen Kommentarer klicka på ikonen (ellips) för den relevanta kommentarstråden och sedan klicka Re-open this thread.

Använd ett kalkylarkshändelseflöde

Medan kommentarer på specifika kalkylarksceller är lämpade för diskussioner om specifika element i ett kalkylark, tillåter ett kalkylarks händelseflöde en mer allmän diskussion.

Öppna händelseflödet för ett kalkylark:

  1. Med Dokument-appen öppen, navigera till mappen eller sektionen där kalkylbladet är sparat.

  2. Välj Lista-vyn i det övre högra hörnet.

  3. Välj relevant kalkylblad, klicka sedan på Info & taggar-knappen i det övre högra hörnet bredvid vyväljaren. Alternativt, med kalkylbladet valt, klicka på Åtgärd-knappen och välj sedan Info & taggar.

Kalkylbladets händelseflöde öppnas till höger på skärmen, under kalkylbladets detaljpanel.