Comparte y colabora

La aplicación Hojas de cálculo de Odoo ofrece varias funciones que permiten una colaboración eficiente en tiempo real sin dejar de lado un nivel apropiado de control y trazabilidad, incluyendo:

• Compartir según los permisos

• Historial de las versiones

• Conversaciones a través de comentarios y el hilo del chatter de la hoja de cálculo

Accesos y compartir

En principio, los permisos de acceso a las hojas de cálculo de Odoo se gestionan como cualquier otro archivo en la aplicación Documentos. Las funciones y los permisos se heredan de la carpeta en la que se guarda una hoja de cálculo o se controlan a nivel de la hoja de cálculo en sí.

Sin embargo, hay diferencias importantes que se deben considerar entre las hojas de cálculo que solo contienen datos estáticos y hojas de cálculo que contienen datos dinámicos de Odoo, en términos de acceso y visibilidad de los datos.

Truco

• El acceso a una carpeta u hoja de cálculo lo puede gestionar el propietario o cualquier usuario que tenga permisos de acceso de Editor.

• Un usuario con permisos de acceso de Lector no puede compartir esta hoja de cálculo directamente con un usuario específico, pero puede copiar el enlace que lleva a la hoja de cálculo.

• Cualquier usuario con acceso a la hoja de cálculo puede descargarla como un archivo .xlsx si hace clic en Archivo ‣ Descargar en la barra de menú. Si la hoja de cálculo contiene datos dinámicos, los valores se congelan en el momento de la descarga.

Funciones y permisos

Los permisos se gestionan usando las siguientes funciones:

Función	Vista	Editar	Eliminar	Descargar .xlsx	Compartir	Gestionar funciones	Usar comentarios	Usar el chatter
Propietario					con personas específicas o a través de un enlace	incluyendo cambiar de propietario
Editor					con personas específicas o a través de un enlace	pero no puede cambiar de propietario
Visor					solo a través de un enlace

Compartir una hoja de cálculo estática

Las hojas de cálculo que solo contienen datos estáticos las puede compartir de forma interna o externa ya sea el propietario de la hoja de cálculo o cualquier usuario con permisos de acceso de editor.

Para hacerlo, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha arriba de la hoja de cálculo y después configura el acceso como sea apropiado.

Compartir una hoja de cálculo dinámica

Una hoja de cálculo se considera una hoja de cálculo dinámica si contiene uno de los siguientes elementos:

• Fórmulas que recuperan datos en vivo de una base de datos de Odoo, por ejemplo, en una lista o tabla dinámica que se haya insertado a la hoja de cálculo.

• Una fuente de datos vinculada, incluso si la lista o tabla dinámica correspondiente se borró de la hoja de cálculo.

• Enlaces a elementos de menú de Odoo.

Compartir de forma interna

Las hojas de cálculo que contienen datos dinámicos de Odoo solo las puede compartir el dueño de la hoja de cálculo, o cualquier usuario con permisos de acceso de editor, con usuarios internos.

Sin embargo, tener acceso a una hoja de cálculo no significa que un usuario interno verá todos los datos de la hoja de cálculo original. La visibilidad de datos dinámicos en Odoo depende de los permisos de acceso que tienen los usuarios internos al modelo del que se están recuperando los datos. Además, toma en cuenta todas las reglas de registro que restrinjan el acceso.

Importante

Los permisos para ver los datos se toman en cuenta cuando un usuario interno abre la hoja de cálculo, ya que la hoja de cálculo solo tendrá los datos que el usuario tiene la autorización de ver.

Example

Un gerente de ventas crea una hoja de cálculo que incluye los datos de venta de todos los vendedores de su equipo. Los usuarios que tengan el permiso de acceso Ventas / Usuarios: Solo documentos propios solo verán los datos relacionados a sus propias ventas.

Para compartir una hoja de cálculo que contenga datos dinámicos de Odoo, haz clic en Compartir en la esquina superior derecha arriba de la hoja de cálculo y, después, configura el acceso como sea necesario.

Compartir de forma externa

Las hojas de cálculo que contengan datos dinámicos de Odoo no se pueden compartir con usuarios externos.

Nota

Si un usuario externo intenta acceder a la hoja de cálculo dinámica con un enlace para compartir, se mostrará un mensaje de error.

Si se necesita compartir una hoja de cálculo que contenga datos dinámicos de Odoo con un usuario externo, el dueño de la hoja de cálculo o un usuario con permisos de acceso de Editor puede crear una versión congelada de solo lectura. En esta versión, las fórmulas de Odoo se congelan en el valor que tenían al momento en el que se compartieron y se eliminan todos los enlaces a los menús de Odoo.

Para crear una versión congelada de la hoja de cálculo que contenga datos dinámicos de Odoo, haz clic en Archivo ‣ Compartir ‣ Congelar y compartir en la barra de menú, después configura el acceso como sea apropiado.

Truco

También es posible descargar una versión congelada de la hoja de cálculo que contenga datos de Odoo como archivo .xlsx. Solo debes hacer clic en Archivo ‣ Descargar en la barra del menú. Los valores de todos los datos dinámicos se congelan en el momento de la descarga.

Componentes y chatter

La aplicación Hojas de cálculo de Odoo ofrece dos formas de comunicarte con otros usuarios que tengan acceso a la misma hoja de cálculo, usando:

• Comentarios

• El hilo de chatter de la hoja de cálculo

Usar comentarios en una hoja de cálculo

Los comentarios, que se agregan a celdas individuales de la hoja de cálculo, son útiles para hablar sobre elementos específicos de una hoja de cálculo. Otros colaboradores pueden recibir una notificación si escriben`@` seguido por su nombre.

Importante

Solo el propietario de la hoja de cálculo o los usuarios con permisos de acceso de Editor pueden usar los comentarios de una hoja de cálculo; ambas funciones pueden hacer las mismas acciones. Los comentarios no son visibles para usuarios que tengan permisos de acceso de Lector.

Agregar o reaccionar a comentarios

Para agregar o reaccionar a un comentario:

1. Si el comentario es:

   • El primer comentario que se agrega a la celda, haz clic derecho en la celda y después en Insertar comentario o haz clic en Insertar ‣ Insertar comentario en la barra de menú.

   • Una reacción a un hilo de comentarios existentes en una celda, haz clic en la celda relevante o en el hilo de comentarios para abrirlo.

2. Escribe un comentario en la caja de texto.

   Truco

   • Haz clic en el icono y después:

     • Agregar desde documentos para agregar un archivo que esté guardando en la aplicación Documentos

     • Agregar gifs para agregar gifs (esto está activado en los Ajustes generales)

   • Haz clic en (Agregar emojis) para agregar emojis.

   • Escribe @ seguido por el nombre del usuario para etiquetarlos en el comentario.

3. Haz clic en el icono (Registrar) o presiona Enter para registrar el comentario.

Haz clic en cualquier parte en esta hoja de cálculo para cerrar el hilo de comentarios.

Truco

Para reaccionar a un comentario individual con solo un emoji, pasa el cursor por encima del comentario, haz clic en el icono (Agregar una reacción) y selecciona el emoji deseado.

Ver comentarios

Cuando un comentario se haya agregado a una celda, aparecerá un triángulo amarillo en la esquina superior derecha de la celda.

Para ver un hilo de comentarios en una sola celda, pasa el cursor por encima de la celda, haz clic ya sea en la celda o en el hilo de comentarios para abrir el hilo y poder agregar un comentario.

Para ver todos los comentarios en una hoja de cálculo, haz clic en Ver ‣ Todos los comentarios en la barra del menú. También puedes hacer clic en Abrir todos los comentarios después de abrir un hilo de comentarios.

El panel Comentarios se abre del lado derecho de la hoja de cálculo. De forma predeterminada, se muestran los hilos de comentarios para todas las hojas de la hoja de cálculo agrupados por hoja. Para solo ver los comentarios de los hilos de la hoja actual, selecciona Esta hoja en el campo Filtrar comentarios.

Haz clic en un hilo de comentarios en el panel de Comentarios para abrirlo.

Editar o borrar comentarios

Nota

El propietario de una hoja de cálculo o usuarios que tengan permisos de acceso de Editor pueden editar o borrar cualquier comentario.

Para editar un comentario:

1. Pasa el cursor por encima del comentario y después haz clic en (ellipsis).

2. Haz clic en Editar.

3. Haz los cambios que quieras y después haz clic en Guardar. Para descartar la edición, haz clic en Cancelar o presiona Esc.

Truco

Si un comentario se modificó, se le agregará (editado) al final del texto.

Para borrar un comentario:

1. Pasa el cursor por encima del comentario y después haz clic en (ellipsis).

2. Haz clic en Borrar.

3. Haz clic en Confirmar para confirmar la eliminación.

Resolver hilos de comentarios

Para resolver un hilo de comentarios:

1. Accede al panel Comentarios en Vista ‣ Todos los comentarios en la barra de menú. También puedes hacer clic en Abrir todos los comentarios si tienes un hilo de comentarios abierto.

2. Haz clic en el icono (tres puntos) para ver el hilo de comentarios relevante, después haz clic en Cerrar este hilo.

Una vez resuelto, ya no se podrá acceder al hilo de comentarios directamente desde la hoja de cálculo, pero seguirá siendo visible en el panel Comentarios. Los hilos cerrados son aquellos con el icono (check).

Para abrir el hilo de comentarios cerrado desde el panel de Comentarios, haz clic en el icono (tres puntos) para ver el hilo de comentarios relevante. Después, haz clic en Volver a abrir este hilo.

Usa el hilo de chatter de una hoja de cálculo

Mientras que los comentarios en celdas específicas de hojas de cálculo son ideales para conversaciones sobre elementos específicos de una hoja de cálculo, al hilo de chatter de una hoja de cálculo permite una discusión más general.

Para acceder al hilo del chatter de una hoja de cálculo:

1. Con la aplicación Documentos abierta, navega a la carpeta o sección donde se haya guardado la hoja de cálculo.

2. Selecciona la vista (lista) en la esquina superior derecha.

3. Selecciona la hoja de cálculo relevante, después haz clic en el botón (Información y etiquetas) en la esquina superior derecha a un lado del selector de vista. Si seleccionas la hoja de cálculo, también puedes hacer clic en el botón Acción y luego seleccionar (Información y etiquetas).

El hilo de chatter de la hoja de cálculo se abre en la parte derecha de la pantalla, debajo del panel de detalles de la hoja de cálculo.