Chia sẻ và cộng tác

Odoo Spreadsheet cung cấp nhiều tính năng cho phép cộng tác hiệu quả theo thời gian thực trong khi đảm bảo mức độ kiểm soát và truy xuất nguồn gốc phù hợp, bao gồm:

• chia sẻ dựa trên quyền

• lịch sử phiên bản

• thảo luận thông qua nhận xét và chuỗi trò chuyện của bảng tính

Quyền truy cập và chia sẻ

Về nguyên tắc, quyền truy cập vào bảng tính Odoo được xử lý như bất kỳ tệp nào khác trong ứng dụng Documents. Vai trò và quyền được kế thừa từ thư mục mà bảng tính được lưu trong đó hoặc được kiểm soát ở cấp độ của chính bảng tính.

Tuy nhiên, có những khác biệt quan trọng cần xem xét giữa bảng tính chỉ chứa dữ liệu tĩnh và bảng tính chứa dữ liệu Odoo động, về cả quyền truy cập và khả năng hiển thị dữ liệu.

Mẹo

• Quyền truy cập vào thư mục hoặc bảng tính có thể được quản lý bởi chủ sở hữu hoặc bất kỳ người dùng nào có quyền Biên tập viên.

• Người dùng có quyền Người xem không thể chia sẻ bảng tính trực tiếp với một người dùng cụ thể, nhưng có thể sao chép liên kết đến bảng tính.

• Bất kỳ người dùng nào có quyền truy cập vào bảng tính đều có thể tải xuống dưới dạng tệp .xlsx bằng cách nhấp vào Tệp ‣ Tải xuống từ thanh menu. Nếu bảng tính chứa dữ liệu động, các giá trị sẽ được cố định tại thời điểm tải xuống.

Vai trò và quyền hạn

Quyền hạn được quản lý bằng các vai trò sau:

Vai trò	Chế độ xem	Chỉnh sửa	Xoá	Tải xuống .xlsx	Chia sẻ	Quản lý vai trò	Sử dụng bình luận	Sử dụng chatter
Người phụ trách					với người cụ thể hoặc qua liên kết	bao gồm thay đổi chủ sở hữu
Trình soạn thảo					với người cụ thể hoặc qua liên kết	nhưng không thể thay đổi chủ sở hữu
Người xem					chỉ qua liên kết

Chia sẻ bảng tính tĩnh

Các bảng tính chỉ chứa dữ liệu tĩnh có thể được chia sẻ nội bộ hoặc bên ngoài bởi chủ sở hữu bảng tính hoặc bất kỳ người dùng nào có quyền Người chỉnh sửa.

Để thực hiện, nhấp vào Chia sẻ ở góc trên bên phải phía trên bảng tính, sau đó cấu hình quyền truy cập phù hợp.

Chia sẻ bảng tính động

Một bảng tính được coi là bảng tính động nếu nó chứa bất kỳ nội dung nào sau đây:

• các công thức lấy dữ liệu trực tiếp từ cơ sở dữ liệu Odoo, ví dụ: trong danh sách hoặc bảng pivot đã được chèn vào bảng tính

• một nguồn dữ liệu được liên kết, ngay cả khi danh sách hoặc bảng pivot tương ứng đã bị xóa khỏi bảng tính

• liên kết đến các mục menu Odoo

Chia sẻ nội bộ

Bảng tính chứa dữ liệu động Odoo chỉ có thể được chia sẻ với người dùng nội bộ bởi chủ sở hữu của bảng tính hoặc bất kỳ người dùng nào có quyền Biên tập.

Tuy nhiên, việc có quyền truy cập vào bảng tính không nhất thiết có nghĩa là người dùng nội bộ nhìn thấy tất cả dữ liệu trong bảng tính gốc. Khả năng hiển thị dữ liệu động Odoo dựa trên quyền truy cập của người dùng nội bộ đối với mô hình mà dữ liệu đã được truy xuất và tính đến mọi quy tắc bản ghi có thể hạn chế quyền truy cập.

Quan trọng

Quyền xem dữ liệu được tính đến khi người dùng nội bộ mở bảng tính, với bảng tính chỉ được điền dữ liệu mà người dùng được phép xem.

Example

Một quản lý bán hàng tạo bảng tính bao gồm dữ liệu bán hàng cho tất cả nhân viên bán hàng trong nhóm của họ. Người dùng có quyền Bán hàng / Người dùng: Chỉ tài liệu của riêng mình chỉ xem dữ liệu liên quan đến doanh số bán hàng của riêng họ.

Để chia sẻ bảng tính chứa dữ liệu động Odoo, nhấp vào Chia sẻ ở góc trên bên phải phía trên bảng tính, sau đó cấu hình quyền truy cập phù hợp.

Chia sẻ bên ngoài

Bảng tính chứa dữ liệu động Odoo không thể được truy cập bởi người dùng bên ngoài.

Ghi chú

Nếu người dùng bên ngoài cố gắng truy cập bảng tính động qua liên kết, một thông báo lỗi sẽ được hiển thị.

Nếu bảng tính chứa dữ liệu Odoo cần được chia sẻ với người dùng bên ngoài, chủ sở hữu của bảng tính hoặc người dùng có quyền Biên tập có thể tạo phiên bản đóng băng, chỉ đọc. Trong phiên bản này, tất cả các công thức Odoo được chuyển đổi thành giá trị của chúng tại thời điểm phiên bản đóng băng được tạo và mọi liên kết đến menu Odoo sẽ bị xóa.

Để tạo phiên bản đóng băng của bảng tính chứa dữ liệu động Odoo, nhấp vào Tệp ‣ Chia sẻ ‣ Đóng băng và chia sẻ từ thanh menu, sau đó cấu hình quyền truy cập phù hợp.

Mẹo

Cũng có thể tải xuống phiên bản đóng băng của bảng tính chứa dữ liệu Odoo dưới dạng tệp .xlsx bằng cách nhấp vào Tệp ‣ Tải xuống từ thanh menu. Các giá trị của bất kỳ dữ liệu động nào sẽ được đóng băng tại thời điểm tải xuống.

Bình luận và chatter

Odoo Spreadsheet cung cấp hai cách để giao tiếp với những người dùng khác có quyền truy cập vào cùng một bảng tính, cụ thể là bằng cách sử dụng:

• bình luận

• chuỗi chatter của bảng tính

Sử dụng bình luận trong bảng tính

Bình luận, được thêm vào các ô bảng tính riêng lẻ, hữu ích để thảo luận về các phần tử cụ thể của bảng tính. Những cộng tác viên khác có thể được thông báo bằng cách gõ @ theo sau là tên của họ.

Quan trọng

Chỉ chủ sở hữu bảng tính hoặc người dùng có quyền Biên tập mới có thể sử dụng bình luận trong bảng tính; cả hai vai trò đều có thể thực hiện cùng các hành động. Bình luận không hiển thị với người dùng có quyền Xem.

Thêm hoặc phản ứng với bình luận

Để thêm hoặc phản ứng với bình luận:

1. Nếu bình luận là:

   • bình luận đầu tiên được thêm vào ô, nhấp chuột phải vào ô rồi nhấp Chèn bình luận hoặc nhấp Chèn ‣ Chèn bình luận từ thanh menu.

   • phản ứng với chuỗi bình luận hiện có trên một ô, nhấp vào ô liên quan hoặc vào chuỗi bình luận để mở chuỗi.

2. Nhập bình luận vào hộp văn bản.

   Mẹo

   • Nhấp vào biểu tượng , sau đó:

     • Thêm từ Tài liệu để thêm tệp đã lưu trong ứng dụng Tài liệu

     • Thêm GIF để thêm GIF (nếu tính năng này được bật trong Cài đặt chung)

   • Nhấp (Thêm biểu tượng cảm xúc) để thêm biểu tượng cảm xúc.

   • Nhập @ theo sau là tên người dùng để gắn thẻ họ trong bình luận.

3. Nhấp vào biểu tượng (Ghi nhật ký) hoặc nhấn Enter để ghi lại bình luận.

Nhấp vào bất kỳ vị trí nào khác trong bảng tính để đóng chuỗi bình luận.

Mẹo

Để phản ứng với một bình luận riêng lẻ chỉ bằng biểu tượng cảm xúc, di chuột qua bình luận, nhấp vào biểu tượng (Thêm phản ứng), sau đó chọn biểu tượng cảm xúc mong muốn.

Xem bình luận

Khi một bình luận đã được thêm vào ô, một tam giác nhỏ màu vàng sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của ô.

Để xem chuỗi bình luận trên một ô duy nhất, di chuột qua ô; nhấp vào ô hoặc chuỗi bình luận để mở chuỗi và có thể thêm bình luận.

Để xem tất cả bình luận trên một bảng tính, nhấp Xem ‣ Tất cả bình luận từ thanh menu. Ngoài ra, sau khi mở một chuỗi bình luận, nhấp Mở tất cả bình luận.

Bảng điều khiển Bình luận mở ở bên phải bảng tính. Theo mặc định, các chuỗi bình luận cho Tất cả các trang của bảng tính được hiển thị, được nhóm theo trang. Để chỉ xem các chuỗi bình luận cho trang hiện tại, chọn Trang này trong trường Lọc bình luận.

Nhấp vào một chuỗi bình luận trong bảng điều khiển Bình luận để mở nó.

Chỉnh sửa hoặc xóa bình luận

Ghi chú

Chủ sở hữu bảng tính hoặc người dùng có quyền Biên tập có thể chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ bình luận nào.

Để chỉnh sửa bình luận:

1. Di chuột qua bình luận, sau đó nhấp vào biểu tượng (dấu ba chấm).

2. Nhấp vào Chỉnh sửa.

3. Thực hiện các thay đổi mong muốn, sau đó nhấp vào Lưu hoặc nhấn Enter. Để hủy chỉnh sửa, nhấp vào Hủy hoặc nhấn Escape.

Mẹo

Bình luận đã được chỉnh sửa sẽ có (đã chỉnh sửa) được thêm vào cuối văn bản.

Để xóa bình luận:

1. Di chuột qua bình luận, sau đó nhấp vào biểu tượng (dấu ba chấm).

2. Nhấp vào Xóa.

3. Nhấp vào Xác nhận để xác nhận việc xóa.

Giải quyết chuỗi bình luận

Để giải quyết chuỗi bình luận:

1. Truy cập bảng Bình luận bằng cách nhấp vào Xem ‣ Tất cả bình luận từ thanh menu. Hoặc, khi chuỗi bình luận đang mở, nhấp vào Mở tất cả bình luận.

2. Nhấp vào biểu tượng (dấu ba chấm) cho chuỗi bình luận liên quan, sau đó nhấp vào Giải quyết chuỗi này.

Sau khi được giải quyết, chuỗi bình luận không còn có thể truy cập trực tiếp trên bảng tính, nhưng vẫn hiển thị trong bảng Bình luận; các chuỗi đã giải quyết được xác định bằng biểu tượng (dấu kiểm).

Để mở lại chuỗi bình luận đã giải quyết, từ bảng Bình luận, nhấp vào biểu tượng (dấu ba chấm) cho chuỗi bình luận liên quan, sau đó nhấp vào Mở lại chuỗi này.

Sử dụng chuỗi trò chuyện của bảng tính

Trong khi bình luận trên các ô bảng tính cụ thể phù hợp cho các cuộc thảo luận về các yếu tố cụ thể của bảng tính, chuỗi trò chuyện của bảng tính cho phép thảo luận tổng quát hơn.

Để truy cập chuỗi trò chuyện của bảng tính:

1. Với ứng dụng Tài liệu đang mở, điều hướng đến thư mục hoặc phần nơi bảng tính được lưu.

2. Chọn chế độ xem (Danh sách) ở góc trên bên phải.

3. Chọn bảng tính liên quan, sau đó nhấp vào nút Thông tin & thẻ ở góc trên bên phải bên cạnh bộ chọn chế độ xem. Ngoài ra, khi đã chọn bảng tính, nhấp vào nút Hành động, sau đó chọn Thông tin & thẻ.

Chuỗi trò chuyện của bảng tính mở ra ở bên phải màn hình, bên dưới bảng chi tiết của bảng tính.