Compartilhar e colaborar

O Odoo Spreadsheet oferece vários recursos que permitem uma colaboração eficiente em tempo real, garantindo o nível apropriado de controle e rastreabilidade, incluindo:

• compartilhamento baseado em permissões

• histórico de versões

• discussões via comentários e o tópico de conversas da planilha

Acesso e compartilhamento

Em princípio, os direitos de acesso às planilhas do Odoo são gerenciados como qualquer outro arquivo no aplicativo Documentos. Funções e permissões são herdadas da pasta em que uma planilha está salva ou controladas no nível da própria planilha.

No entanto, existem diferenças importantes a serem consideradas entre planilhas que contêm apenas dados estáticos e planilhas que contêm dados dinâmicos do Odoo, tanto em termos de acesso quanto de visibilidade de dados.

Dica

• O acesso a uma pasta ou planilha pode ser gerenciado por seu proprietário ou por qualquer usuário com direitos de Editor.

• Um usuário com direitos de Visualizador não pode compartilhar uma planilha com um usuário específico diretamente, mas pode copiar um link para a planilha.

• Qualquer usuário com acesso a uma planilha pode baixá-la como um arquivo .xlsx clicando em Arquivo ‣ Baixar na barra de menu. Se a planilha continha dados dinâmicos, os valores são congelados no momento do download.

Funções e permissões

As permissões são gerenciadas usando as seguintes funções:

Função	Visualizar	Editar	Excluir	Baixar .xlsx	Compartilhar	Gerenciar funções	Usar comentários	Usar chatter
Proprietário					com pessoas específicas ou via link	incluindo alteração de proprietário
Editor					com pessoas específicas ou via link	mas não pode alterar o proprietário
Visualizador					somente via link

Compartilhar uma planilha estática

Planilhas contendo apenas dados estáticos podem ser compartilhadas internamente ou externamente pelo proprietário da planilha ou qualquer usuário com direitos de Editor.

Para isso, clique em Compartilhar no canto superior direito acima da planilha e, em seguida, configure o acesso conforme apropriado.

Compartilhar uma planilha dinâmica

Uma planilha é considerada uma planilha dinâmica se contiver qualquer um dos seguintes itens:

• fórmulas que recuperam dados ao vivo de um banco de dados Odoo, por exemplo, em uma lista ou tabela dinâmica que foi inserida na planilha

• uma fonte de dados vinculada, mesmo se a lista ou tabela dinâmica correspondente tiver sido excluída da planilha

• links para itens de menu do Odoo

Compartilhamento interno

Planilhas contendo dados dinâmicos do Odoo podem ser compartilhadas apenas com usuários internos pelo proprietário da planilha ou qualquer usuário com direitos de Editor.

No entanto, ter acesso a uma planilha não significa necessariamente que um usuário interno veja todos os dados na planilha original. A visibilidade dos dados dinâmicos do Odoo é baseada nos direitos de acesso de um usuário interno ao modelo do qual os dados foram recuperados e leva em conta quaisquer regras de registro que possam restringir o acesso.

Importante

As permissões para visualizar dados são levadas em consideração quando um usuário interno abre uma planilha, sendo que a planilha é preenchida apenas com dados que o usuário está autorizado a ver.

Example

Um gerente de vendas cria uma planilha que inclui dados de vendas de todos os vendedores de sua equipe. Usuários com a permissão Vendas / Usuário: Somente Próprios Documentos veem apenas dados relacionados às suas próprias vendas.

Para compartilhar uma planilha contendo dados dinâmicos do Odoo, clique em Compartilhar no canto superior direito acima da planilha e, em seguida, configure o acesso conforme apropriado.

Compartilhamento externo

Planilhas contendo dados dinâmicos do Odoo não podem ser acessadas por usuários externos.

Nota

Se um usuário externo tentar acessar uma planilha dinâmica por meio de um link, uma mensagem de erro será exibida.

Se uma planilha contendo dados do Odoo precisar ser compartilhada com um usuário externo, o proprietário da planilha ou um usuário com direitos de Editor pode criar uma versão congelada e somente leitura. Nesta versão, todas as fórmulas do Odoo são convertidas para seus valores no momento em que a versão congelada é criada, e quaisquer links para menus do Odoo são removidos.

Para criar uma versão congelada de uma planilha que contém dados dinâmicos do Odoo, clique em Arquivo ‣ Compartilhar ‣ Congelar e compartilhar na barra de menu e, em seguida, configure o acesso conforme apropriado.

Dica

Também é possível baixar uma versão congelada de uma planilha que contém dados do Odoo como um arquivo .xlsx clicando em Arquivo ‣ Baixar na barra de menu. Os valores de quaisquer dados dinâmicos são congelados no momento do download.

Comentários e chatter

O Odoo Spreadsheet oferece duas maneiras de se comunicar com outros usuários que têm acesso à mesma planilha, ou seja, usando:

• comentários

• o thread do chatter da planilha

Usar comentários em uma planilha

Comentários, que são adicionados a células individuais da planilha, são úteis para discutir elementos específicos de uma planilha. Outros colaboradores podem ser notificados digitando @ seguido de seu nome.

Importante

Somente o proprietário da planilha ou usuários com direitos de Editor podem usar comentários em uma planilha; ambos os papéis podem executar as mesmas ações. Os comentários não são visíveis para usuários com direitos de Visualizador.

Adicionar ou reagir a comentários

Para adicionar ou reagir a um comentário:

1. Se o comentário for:

   • o primeiro comentário sendo adicionado à célula, clique com o botão direito na célula e clique em Inserir comentário ou clique em Inserir ‣ Inserir comentário na barra de menu.

   • uma reação a um tópico de comentário existente em uma célula, clique na célula relevante ou no tópico de comentário para abrir o tópico.

2. Digite um comentário na caixa de texto.

   Dica

   • Clique no ícone , depois:

     • Adicionar dos Documentos para adicionar um arquivo salvo no aplicativo Documentos

     • Adicionar GIFS para adicionar GIFs (se isto estiver ativado nas Configurações Gerais)

   • Clique em (Adicionar Emojis) para adicionar emojis.

   • Digite @ seguido pelo nome de um usuário para marcá-lo no comentário.

3. Clique no ícone (Registrar) ou pressione Enter para registrar o comentário.

Clique em qualquer outro lugar na planilha para fechar o tópico de comentário.

Dica

Para reagir a um comentário individual com apenas um emoji, passe o mouse sobre o comentário, clique no ícone (Adicionar uma Reação), depois selecione o emoji desejado.

Visualizar comentários

Quando um comentário foi adicionado a uma célula, um pequeno triângulo amarelo aparece no canto superior direito da célula.

Para visualizar um tópico de comentário em uma única célula, passe o mouse sobre a célula; clique na célula ou no tópico de comentário para abrir o tópico e poder adicionar um comentário.

Para visualizar todos os comentários em uma planilha, clique em Visualizar ‣ Todos os comentários na barra de menu. Alternativamente, após abrir um tópico de comentário, clique em Abrir todos os comentários.

O painel Comentários abre no lado direito da planilha. Por padrão, os tópicos de comentários para Todas as planilhas da planilha são mostrados, agrupados por planilha. Para ver apenas os tópicos de comentários da planilha atual, selecione Esta planilha no campo Filtrar comentários.

Clique em um tópico de comentário no painel Comentários para abri-lo.

Editar ou excluir comentários

Nota

O proprietário de uma planilha ou usuários com direitos de Editor podem editar ou excluir qualquer comentário.

Para editar um comentário:

1. Passe o mouse sobre o comentário, depois clique no ícone (reticências).

2. Clique em Editar.

3. Faça as alterações desejadas e clique em Salvar ou pressione Enter. Para cancelar a edição, clique em Cancelar ou pressione Escape.

Dica

Um comentário que foi modificado tem (editado) adicionado ao final do texto.

Para excluir um comentário:

1. Passe o mouse sobre o comentário, depois clique no ícone (reticências).

2. Clique em Excluir.

3. Clique em Confirmar para confirmar a exclusão.

Resolver threads de comentários

Para resolver uma thread de comentários:

1. Acesse o painel Comentários clicando em Visualizar ‣ Todos os comentários na barra de menu. Como alternativa, com uma thread de comentários aberta, clique em Abrir todos os comentários.

2. Clique no ícone (reticências) da thread de comentários relevante e, em seguida, clique em Resolver esta thread.

Uma vez resolvida, a thread de comentários não é mais acessível diretamente na planilha, mas permanece visível no painel Comentários; as threads resolvidas são identificadas por um ícone (check).

Para reabrir uma thread de comentários resolvida, no painel Comentários, clique no ícone (reticências) da thread de comentários relevante e, em seguida, clique em Reabrir esta thread.

Usar a thread de conversas de uma planilha

Enquanto os comentários em células específicas da planilha são adequados para discussões sobre elementos específicos de uma planilha, a thread de conversas de uma planilha permite uma discussão mais geral.

Para acessar a thread de conversas de uma planilha:

1. Com o aplicativo Documentos aberto, navegue até a pasta ou seção onde a planilha está salva.

2. Selecione a visualização (Lista) no canto superior direito.

3. Selecione a planilha relevante e clique no botão (Informações e tags) no canto superior direito, ao lado do seletor de visualização. Como alternativa, com a planilha selecionada, clique no botão Ação e selecione (Informações e tags).

A thread de conversas da planilha é aberta à direita da tela, abaixo do painel de detalhes da planilha.