Dienstleistungen

Für die ordnungsgemäße Wartung eines Fuhrparks sind sowohl regelmäßige Wartung als auch periodische Reparaturen erforderlich. Die Planung von Reparaturen und die Verwaltung von Dienstleistungen für den gesamten Fuhrpark sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Fahrzeuge in gutem Zustand sind, wenn sie gebraucht werden.

Wartungsarbeiten, wie z. B. regelmäßige Wartungen wie Ölwechsel oder Reifenwechsel, können im Voraus erfasst werden. Andere Reparaturen werden erfasst, sobald sie auftreten.

Dienstleistungsdatensätze erstellen

Erstellen Sie einen Wartungsdatensatz auf eine von zwei Arten: direkt in der Fuhrpark-App oder über eine Lieferantenrechnung in der Buchhaltungs-App.

Aus der Fuhrpark-App

Um einen Service für ein Fahrzeug in der Fuhrpark-App zu protokollieren, rufen Sie das Haupt-Services-Dashboard auf, indem Sie zu Fuhrpark-App ‣ Fuhrpark ‣ Services navigieren. Öffnen Sie ein neues Service-Formular, indem Sie auf die Schaltfläche Neu in der oberen linken Ecke klicken.

Füllen Sie die Informationen im Formular aus. Die einzigen beiden Felder, die ausgefüllt werden müssen, sind Servicetyp und Fahrzeug.

Folgende Felder befinden sich auf dem Formular:

• Beschreibung: Geben Sie in diesem Feld eine kurze Beschreibung der Wartung ein.

• Wartungstyp: Wählen Sie im Dropdown-Menü den Typ der durchgeführten Wartung aus. Wenn die gewünschte Wartung nicht vorhanden ist, geben Sie einen neuen Wartungstyp ein und klicken Sie entweder auf „(Wartungstyp)“ erstellen oder Erstellen und bearbeiten…, um den Wartungstyp hinzuzufügen und zu konfigurieren.

  Wichtig

  Nur ein Wartungstyp ist in Odoo vorkonfiguriert: Lieferantenrechnung.

• Datum: Wählen Sie mit dem Kalender-Auswahlfeld das Datum aus, an dem die Wartung durchgeführt wurde oder durchgeführt werden soll. Navigieren Sie mit den (Pfeil)-Symbolen zum gewünschten Monat und klicken Sie dann auf das Datum, um es auszuwählen.

• Kosten: Geben Sie die geschätzten Kosten der Wartung ein, falls verfügbar. Wenn die Wartung für eine zukünftige Reparatur ist, sollte dieses Feld leer bleiben. Dieses Feld wird aktualisiert, sobald Kostenvoranschläge eingehen, und erneut, wenn die endgültigen Reparaturkosten bekannt sind.

• Lieferant: Wählen Sie im Dropdown-Menü den Lieferanten aus, der die Wartung durchführt. Wenn der Lieferant noch nicht im System erfasst wurde, fügen Sie den Lieferanten hinzu und konfigurieren Sie ihn.

• Fahrzeug: Wählen Sie im Dropdown-Menü das Fahrzeug aus, das gewartet wurde. Wenn das Fahrzeug ausgewählt ist, wird das Feld Fahrer ausgefüllt und die Maßeinheit für das Feld Kilometerstand wird angezeigt.

• Fahrer: Der aktuelle Fahrer des Fahrzeugs füllt dieses Feld automatisch aus, wenn das Fahrzeug ausgewählt ist. Wenn der Fahrer geändert werden muss, kann im Dropdown-Menü ein anderer Fahrer ausgewählt werden.

• Kilometerstand: Geben Sie den Kilometerstand zum Zeitpunkt der Wartung ein. Die Maßeinheit ist entweder Kilometer (km) oder Meilen (mi), abhängig davon, wie das ausgewählte Fahrzeug konfiguriert wurde.

  Tipp

  Um von Kilometern auf Meilen zu wechseln oder umgekehrt, klicken Sie auf das (Interner Link)-Symbol rechts neben dem im Feld Fahrzeug ausgewählten Fahrzeug.

  Ändern Sie die Maßeinheit und navigieren Sie dann über die Brotkrümelnavigation zurück zum Dienstleistungsformular. Die Maßeinheit wird dann im Feld Kilometerstand aktualisiert.

• NOTIZEN: Geben Sie am Ende des Wartungsformulars Notizen zur Reparatur ein. Dies kann beispielsweise Details zum Kostenvoranschlag oder ausgetauschte Teile umfassen.

Aus der Buchhaltung-App

Manchmal werden Reparaturen durchgeführt und abgerechnet, bevor Service-Datensätze erstellt werden. Dies ist eine häufige Situation, wenn Reparaturen unerwartet sind, z. B. beim Abschleppen defekter Fahrzeuge oder bei Notfallreparaturen am Straßenrand. In diesen Fällen können Service-Datensätze direkt aus einer Lieferantenrechnung in der Buchhaltung-App erstellt werden.

Um eine Lieferantenrechnung mit einem Service zu verknüpfen und einen Service-Datensatz zu erstellen, öffnen Sie zunächst die Buchhaltung-App und klicken Sie im Dashboard auf Einkäufe. Klicken Sie auf die Lieferantenrechnung für die Reparatur, um die Rechnungsdetails zu öffnen.

Klicken Sie im Reiter Rechnungszeilen auf das Symbol (zusätzliche Optionen), um ein Dropdown-Menü anzuzeigen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Fahrzeug und klicken Sie dann woanders hin, um das Dropdown-Menü zu schließen.

Klicken Sie in das Feld Fahrzeug und wählen Sie das Fahrzeug aus, an dem der Service durchgeführt wurde.

Wichtig

Um ein Fahrzeug zu einer Rechnung hinzuzufügen, muss der Status der Rechnung im Buchhaltungs-Dashboard Entwurf sein. Wenn die Rechnung bereits bestätigt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Entwurf zurücksetzen auf der Rechnung und fügen Sie dann das Fahrzeug hinzu.

Sobald das Feld Fahrzeug ausgefüllt ist, öffnen Sie das Services-Dashboard, indem Sie zu Fuhrpark-App ‣ Fuhrpark ‣ Services navigieren. Der Service-Typ ist standardmäßig als Lieferantenrechnung aufgeführt. Der Datensatz muss aktualisiert werden, um genaue Service-Datensätze zu führen.

Klicken Sie auf den neuen Datensatz Lieferantenrechnung, um die Service-Details anzuzeigen. Klicken Sie auf das Feld Service-Typ, um ein Dropdown-Menü aller verfügbaren Service-Typen anzuzeigen, und wählen Sie den richtigen Service-Typ aus. Falls erforderlich, erstellen Sie einen neuen Service-Typ.

Im Service-Datensatz erscheint oben eine Smart-Schaltfläche Service-Rechnung. Klicken Sie auf die Smart-Schaltfläche Service-Rechnung, um die entsprechende Lieferantenrechnung anzuzeigen.

Tipp

Die Textfarbe in der Smart-Schaltfläche Service-Rechnung zeigt den Status der Rechnung an. Grüner Text bedeutet, dass die Rechnung bestätigt oder bezahlt ist, oranger Text bedeutet, dass sie noch ein Entwurf ist.

Dienstleistungstyp erstellen

Die einzige Möglichkeit, Wartungsarten zu erstellen, ist über ein Wartungsformular.

Geben Sie im Dienstleistungsformular den Namen des neuen Dienstleistungstyp in das entsprechende Feld ein. Klicken Sie dann auf Erstellen und bearbeiten …, woraufhin ein Pop-up-Formular Dienstleistungstyp erstellen erscheint.

Der im Dienstleistungsformular eingegebene Dienstleistungstyp füllt automatisch das Feld Name, das Sie bei Bedarf ändern können.

Wählen Sie dann die Kategorie für den neuen Dienstleistungstyp aus dem Dropdown-Menü in diesem Feld. Die beiden Standardoptionen sind Vertrag oder Dienstleistung. Zusätzliche Kategorien können nicht erstellt werden.

Wenn die Dienstleistung nur für Verträge oder Dienstleistungen gilt, wählen Sie die entsprechende Kategorie. Wenn die Dienstleistung für beide Verträge und Dienstleistungen gilt, lassen Sie dieses Feld leer.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern & schließen.

Lieferant erstellen

Wenn eine Wartung zum ersten Mal durchgeführt wird, wurde der Datensatz des Anbieters in der Regel noch nicht zur Datenbank hinzugefügt. Es empfiehlt sich, die vollständigen Details eines Anbieters in der Datenbank anzulegen, damit alle erforderlichen Informationen abgerufen werden können.

Anbieter werden mit der Anwendung Kontakte hinzugefügt. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Dokumentation.

Bemerkung

Je nachdem, welche anderen Apps installiert sind, können im Formular Lieferant erstellen verschiedene Reiter oder Felder sichtbar sein.

Dienstleistungen anzeigen

Um alle in der Datenbank protokollierten Dienstleistungen, einschließlich alter und neuer Anfragen, anzuzeigen, navigieren Sie zu Fuhrpark ‣ Fuhrpark ‣ Dienstleistungen. Alle Dienstleistungen werden in einer Listenansicht angezeigt, einschließlich aller Details zu den einzelnen ienstleistungen.

Die Dienstleistungseinträge sind gruppiert nach Dienstleistungstyp. Die Anzahl der Reparaturen für jeden Dienstleistungstyp erscheint in Klammern nach dem Namen des Dienstleistungstyps.

Jede aufgelistete Dienstleistung enthält die folgenden Informationen:

• Datum: Das Datum, an dem der Service oder die Reparatur durchgeführt wurde (oder zur Durchführung angefordert wurde).

• Beschreibung: Eine kurze Beschreibung der spezifischen Art des durchgeführten Services oder der Reparatur zur Klarstellung des jeweiligen Services.

• Service-Typ: Die Art des durchgeführten Services oder der Reparatur. Dies wird aus einer Liste von Services ausgewählt, die konfiguriert werden müssen.

• Fahrzeug: Das spezifische Fahrzeug, an dem der Service durchgeführt wurde.

• Fahrer: Der aktuelle Fahrer des Fahrzeugs.

• Lieferant: Der spezifische Lieferant, der den Service oder die Reparatur durchgeführt hat.

• Notizen: Alle Informationen im Zusammenhang mit dem Service oder der Reparatur, die zur Ergänzung dokumentiert werden.

• Kosten: Die Gesamtkosten des Services oder der Reparatur.

• Phase: Der Status der Dienstleistung oder Reparatur. Optionen sind Neu, Laufend, Erledigt oder Abgebrochen.

Unten in der Spalte Kosten werden die Gesamtkosten für alle Dienstleistungen und Reparaturen aufgeführt.