Dienstleistungen

Für die ordnungsgemäße Wartung eines Fuhrparks sind sowohl regelmäßige Wartung als auch periodische Reparaturen erforderlich. Die Planung von Reparaturen und die Verwaltung von Dienstleistungen für den gesamten Fuhrpark sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Fahrzeuge in gutem Zustand sind, wenn sie gebraucht werden.

Services, such as regular maintenance, like oil changes or tire rotations, can be logged in advance. Other repairs are logged as they occur.

Dienstleistungsdatensätze erstellen

Create a service record in one of two ways: directly in the Fleet app, or from a vendor bill in the Accounting app.

From the Fleet app

To log a service for a vehicle in the Fleet app, go to the main Services dashboard by navigating to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Open a new service form by clicking the New button in the top-left corner.

Füllen Sie die Informationen im Formular aus. Die einzigen beiden Felder, die ausgefüllt werden müssen, sind Servicetyp und Fahrzeug.

Folgende Felder befinden sich auf dem Formular:

• Description: Enter a brief description of the service in this field.

• Service Type: Using the drop-down menu, select the type of service performed. If the desired service does not exist, enter a new type of service, and click either Create „(service type)“ or Create and edit… to add the service type and configure it.

  Wichtig

  Only one Service Type comes preconfigured in Odoo: Vendor Bill.

• Date: Using the calendar selector, select the date the service was provided, or is scheduled to be performed. Navigate to the desired month using the (arrow) icons, then click on the date to select it.

• Cost: Enter the estimated cost of the service, if available. If the service is for a future repair, this field should be left blank. This field is updated as estimates are received, and again, when the final repair cost is known.

• Vendor: Using the drop-down menu, select the vendor who is performing the service. If the vendor has not already been entered in the system, add and configure the vendor.

• Vehicle: Using the drop-down menu, select the vehicle that was serviced. When the vehicle is selected, the Driver field is populated, and the unit of measure for the Odometer Value field appears.

• Driver: The vehicle’s current driver automatically populates this field when the Vehicle is selected. If the driver needs to be changed, another driver can be selected using the drop-down menu.

• Odometer Value: Enter the odometer reading from when the service was done. The units of measure are either in kilometers (km) or miles (mi), depending on how the selected vehicle was configured.

  Tipp

  To change from kilometers to miles, or vice versa, click the (Internal Link) icon to the right of the vehicle selected in the Vehicle field.

  Ändern Sie die Maßeinheit und navigieren Sie dann über die Brotkrümelnavigation zurück zum Dienstleistungsformular. Die Maßeinheit wird dann im Feld Kilometerstand aktualisiert.

• NOTES: Enter any notes for the repair at the bottom of the service form. For example, this can include estimate details or parts being replaced.

From the Accounting app

Sometimes repairs are performed and billed before service records are created. This is a common situation when repairs are unexpected, such as towing broken down vehicles or performing emergency repairs on the side of the road. In these circumstances, service records can be created directly from a vendor bill in the Accounting app.

To link a vendor bill to a service and create a service record, first open the Accounting app and click Purchases on the dashboard. Click the vendor bill for the repair to open the bill details.

In the Invoice Lines tab, click the (additional options) icon to reveal a drop-down menu. Click the checkbox next to Vehicle, then click away to close the drop-down menu.

Click into the Vehicle field and select the vehicle the service was done on.

Wichtig

To add a vehicle to a bill, the Status of the bill on the accounting dashboard must be Draft. If the bill has been confirmed, click the Reset to Draft button on the bill, then add the vehicle.

Once the Vehicle field is populated, open the Services dashboard by navigating to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. The Service Type is listed as Vendor Bill, by default. The record must be updated to keep accurate service records.

Click on the new Vendor Bill record to view the service details. Click the Service Type field to reveal a drop-down menu of all available service types, and select the correct type of service. If necessary, create a new service type.

On the service record, a Service’s Bill smart button appears at the top. Click the Service’s Bill smart button to view the corresponding vendor bill.

Tipp

The text color in the Service’s Bill smart button indicates the status of the bill. Green text indicates the bill is confirmed or paid, orange text indicates it is still a draft.

Dienstleistungstyp erstellen

The only method to create service types is from a service form.

Geben Sie im Dienstleistungsformular den Namen des neuen Dienstleistungstyp in das entsprechende Feld ein. Klicken Sie dann auf Erstellen und bearbeiten …, woraufhin ein Pop-up-Formular Dienstleistungstyp erstellen erscheint.

Der im Dienstleistungsformular eingegebene Dienstleistungstyp füllt automatisch das Feld Name, das Sie bei Bedarf ändern können.

Wählen Sie dann die Kategorie für den neuen Dienstleistungstyp aus dem Dropdown-Menü in diesem Feld. Die beiden Standardoptionen sind Vertrag oder Dienstleistung. Zusätzliche Kategorien können nicht erstellt werden.

Wenn die Dienstleistung nur für Verträge oder Dienstleistungen gilt, wählen Sie die entsprechende Kategorie. Wenn die Dienstleistung für beide Verträge und Dienstleistungen gilt, lassen Sie dieses Feld leer.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern & schließen.

Lieferant erstellen

When a service is performed for the first time, typically, the vendor’s record has not yet been added to the database. It is best practice to add the full details for a vendor in the database, so that any necessary information can be retrieved.

Vendors are added with the Contacts app. Refer to the documentation for more details.

Bemerkung

Je nachdem, welche anderen Apps installiert sind, können im Formular Lieferant erstellen verschiedene Reiter oder Felder sichtbar sein.

Dienstleistungen anzeigen

Um alle in der Datenbank protokollierten Dienstleistungen, einschließlich alter und neuer Anfragen, anzuzeigen, navigieren Sie zu Fuhrpark ‣ Fuhrpark ‣ Dienstleistungen. Alle Dienstleistungen werden in einer Listenansicht angezeigt, einschließlich aller Details zu den einzelnen ienstleistungen.

Die Dienstleistungseinträge sind gruppiert nach Dienstleistungstyp. Die Anzahl der Reparaturen für jeden Dienstleistungstyp erscheint in Klammern nach dem Namen des Dienstleistungstyps.

Jede aufgelistete Dienstleistung enthält die folgenden Informationen:

• Date: The date that the service, or repair, was performed (or requested to be performed).

• Description: A short description of the specific type of service, or repair, performed to clarify the specific service.

• Service Type: The type of service, or repair, performed. This is selected from a list of services that must be configured.

• Vehicle: The specific vehicle the service was performed on.

• Driver: The current driver for the vehicle.

• Vendor: The specific vendor who performed the service, or repair.

• Notes: Any information associated with the service, or repair, that is documented to add clarification.

• Cost: The total cost of the service, or repair.

• Stage: The status of the service, or repair. Options are New, Running, Done, or Cancelled.

Unten in der Spalte Kosten werden die Gesamtkosten für alle Dienstleistungen und Reparaturen aufgeführt.