Tjänster

För att underhålla en fordonsflotta på rätt sätt krävs både regelbundet underhåll och periodiska reparationer. Schemaläggning av reparationer och hantering av tjänster för en hel fordonspark är nödvändigt för att säkerställa att alla fordon är i gott skick när de behövs.

Tjänster, såsom regelmässigt underhåll, som oljebyten eller rotationer av däck, kan loggas i förväg. Andra reparationer loggas när de inträffar.

Skapa serviceposter

Skapa en servicehandling på ett av två sätt: direkt i Fordon-appen, eller från en leverantörsfaktura i Bokföringsappen.

Från Fordon-appen

För att logga en service för ett fordon i appen Fordon, gå till huvuddashboarden Service genom att navigera till Fordon-appen ‣ Fordon ‣ Service. Öppna ett nytt serviceformulär genom att klicka på knappen Ny i det övre vänstra hörnet.

Fyll i informationen i formuläret. De enda två fälten som måste fyllas i är Service Type och Vehicle.

Fälten på formuläret är:

• Beskrivning: Ange en kort beskrivning av tjänsten i detta fält.

• Tjänsttyp: Välj vilken typ av tjänst som utförts i rullgardinsmenyn. Om önskad tjänst inte finns, ange en ny typ av tjänst och klicka antingen på Skapa ”(tjänsttyp)” eller Skapa och redigera… för att lägga till tjänsttypen och konfigurera den.

  Viktigt

  Endast en Tjänsttyp är förkonfigurerad i Odoo: Leverantörsfaktura.

• Datum: Välj det datum då tjänsten tillhandahölls eller är planerad att utföras med hjälp av kalenderväljaren. Navigera till önskad månad med hjälp av ikonerna (pil), klicka sedan på datumet för att välja det.

• Kostnad: Ange den uppskattade kostnaden för tjänsten, om tillgänglig. Om tjänsten avser en framtida reparation bör detta fält lämnas tomt. Detta fält uppdateras när uppskattningar erhålls och igen när den slutliga reparationskostnaden är känd.

• Leverantör: Välj leverantören som utför tjänsten i rullgardinsmenyn. Om leverantören inte redan har angetts i systemet, lägg till och konfigurera leverantören.

• Fordon: Välj det fordon som servades i rullgardinsmenyn. När fordonet väljs fylls fältet Drivrutin i och måttenheten för fältet Milmetervärde visas.

• Drivrutin: Fordonets nuvarande förare fyller automatiskt i detta fält när Fordon väljs. Om föraren behöver ändras kan en annan förare väljas i rullgardinsmenyn.

• Milmetervärde: Ange milmeteravläsningen från när tjänsten utfördes. Måttenheterna är antingen i kilometer (km) eller miles (mi), beroende på hur det valda fordonet konfigurerades.

  Tips

  För att ändra från kilometer till miles, eller tvärtom, klicka på ikonen (Intern länk) till höger om det fordon som valts i fältet Fordon.

  Ändra måttenheten och navigera sedan tillbaka till serviceformuläret via brödsmule-länkarna. Måttenheten uppdateras då i fältet Odometer Value.

• ANTECKNINGAR: Ange eventuella anteckningar för reparationen längst ner i tjänsteformuläret. Detta kan till exempel inkludera uppskattningsdetaljer eller delar som byts ut.

Från Bokföringsappen

Ibland utförs och faktureras reparationer innan servicehandlingar skapas. Detta är en vanlig situation när reparationer är oväntade, såsom bogsering av havererade fordon eller utförande av akuta reparationer vid vägkanten. Under dessa omständigheter kan servicehandlingar skapas direkt från en leverantörsfaktura i appen Bokföring.

För att koppla en leverantörsfaktura till en service och skapa en servicehandling, öppna först appen Bokföring och klicka på Inköp på dashboarden. Klicka på leverantörsfakturan för reparationen för att öppna fakturadetaljer.

I fliken Fakturarader, klicka på ikonen ytterligare alternativ för att visa en rullgardinsmeny. Klicka på kryssrutan bredvid Fordon, klicka sedan någon annanstans för att stänga rullgardinsmenyn.

Klicka i fältet Fordon och välj det fordon som servicen utfördes på.

Viktigt

För att lägga till ett fordon till en faktura måste Status för fakturan på bokföringsdashboarden vara Utkast. Om fakturan har bekräftats, klicka på knappen Återställ till utkast på fakturan och lägg sedan till fordonet.

När fältet Fordon är ifyllt, öppna dashboarden Service genom att navigera till Fordon-appen ‣ Fordon ‣ Service. Servicetyp anges som Leverantörsfaktura som standard. Handlingen måste uppdateras för att hålla korrekta servicehandlingar.

Klicka på den nya handlingen Leverantörsfaktura för att visa servicedetaljerna. Klicka på fältet Servicetyp för att visa en rullgardinsmeny med alla tillgängliga servicetyper och välj rätt typ av service. Om nödvändigt, skapa en ny servicetyp.

På servicehandlingen visas en smart knapp Servicens faktura längst upp. Klicka på den smarta knappen Servicens faktura för att visa motsvarande leverantörsfaktura.

Tips

Textfärgen i den smarta knappen Servicens faktura indikerar fakturans status. Grön text indikerar att fakturan är bekräftad eller betald, orange text indikerar att den fortfarande är ett utkast.

Skapa tjänstetyp

Den enda metoden för att skapa tjänsttyper är från ett tjänsteformulär.

På serviceformuläret skriver du in namnet på den nya Service Type i motsvarande fält. Klicka sedan på Create and edit… och ett popup-fönster med Create Service Type visas.

Den tjänstetyp som anges på tjänsteformuläret fyller automatiskt i fältet Name, som kan ändras om så önskas.

Välj sedan Category för den nya tjänstetypen i rullgardinsmenyn i det fältet. De två standardalternativen att välja mellan är Contract eller Service. Ytterligare kategorier kan inte skapas.

Om tjänsten gäller endast avtal eller tjänster, välj motsvarande Category. Om tjänsten gäller både avtal och tjänster, lämna detta fält tomt.

När du är klar klickar du på Save & Close.

Skapa leverantör

När en tjänst utförs för första gången har vanligtvis inte leverantörens uppgifter ännu lagts till i databasen. Bästa praxis är att lägga till fullständiga detaljer för en leverantör i databasen, så att all nödvändig information kan hämtas.

Leverantörer läggs till med appen Kontakter. Se dokumentationen för mer detaljer.

Observera

Olika flikar eller fält kan vara synliga på formuläret Create Vendor, beroende på vilka andra program som är installerade.

Visa tjänster

Om du vill se alla tjänster som finns i databasen, inklusive gamla och nya förfrågningar, går du till Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Alla tjänster visas i en listvy, inklusive alla detaljer för varje tjänst.

Serviceposterna är grupperade efter servicetyp. Antalet reparationer för varje servicetyp visas inom parentes efter servicetypens namn.

Följande information visas för varje listad tjänst:

• Datum: Det datum då servicen, eller reparationen, utfördes (eller begärdes att utföras).

• Beskrivning: En kort beskrivning av den specifika typen av service eller reparation som utförts för att förtydliga den specifika servicen.

• Typ av service: Typ av service eller reparation som utförts. Detta väljs från en lista över tjänster som måste konfigureras.

• Fordon: Det specifika fordon som servicen utfördes på.

• Drivrutin: Den aktuella föraren för fordonet.

• Leverantör: Den specifika leverantör som utförde servicen eller reparationen.

• Anteckningar: All information som är kopplad till servicen eller reparationen och som dokumenteras för att ge förtydligande.

• Kostnad: Totalkostnaden för servicen eller reparationen.

• Etapp: Status för servicen eller reparationen. Alternativen är Ny, Pågår, Klar eller Annullerad.

Längst ned i kolumnen Cost visas den totala kostnaden för alla tjänster och reparationer.