Wissensdatenbank

Odoo Knowledge is a multipurpose productivity app that allows internal users to enrich their business knowledge base by providing information gathered individually or collaboratively.

The pages on which they gather content are called articles. They are mainly composed of a title and a body. The latter is an HTML field containing text, images, links, records from other models, templates, etc.

Siehe auch

Produktseite von Odoo Wissensdatenbank

Artikelerstellung

Knowledge articles can be created from scratch or a pre-configured template. When an article is created under another, the original one is the parent article, while the new one is called a child or nested article, indicating its subordinate position. This structure helps organize content by establishing clear relationships between related articles.

Tipp

To create a nested article, hover over an article in the sidebar tree and click the (plus) icon.

Von Grund auf neu

To create an article from scratch, click New Article in the top-left corner or hover over the Private or Workspace category in the sidebar tree, then click the (plus) icon. Start typing text or select one of the suggested options:

• Eine Vorlage laden: Wählen Sie eine vorkonfigurierte Vorlage aus und klicken Sie auf Vorlage laden.

• Eine Kanban für Elemente erstellen: Erstellen Sie Elemente, um sie in einer Kanban-Ansicht zu visualisieren und zu verwalten.

• Eine Liste für Elemente erstellen: Erstellen Sie eine strukturierte Liste von Elementen, um sie in einem einzigen Artikel zu zentralisieren.

• Einen Kalender für Elemente erstellen: Erstellen Sie eine Kalenderansicht, um Elemente nach Datum zu verwalten und zu verfolgen.

• Einen Artikel mit KI generieren: Generieren Sie Inhalte auf der Grundlage einer Eingabeaufforderung.

Tipp

After writing the header, click or hover over Untitled in the top bar to automatically name the article after the header. This action does not apply if the article is already titled.

Mit einer Vorlage

Um einen Artikel auf Grundlage einer Vorlage zu erstellen, befolgen Sie folgende Schritte:

1. Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Vorlagen durchsuchen.

2. Wählen Sie eine bevorzugte Vorlage aus.

3. Klicken Sie auf Vorlage laden.

Artikelbearbeitung

To edit an article, select it in the sidebar tree, then edit its content and format it using the text editor toolbar, typing powerbox commands, and adding a cover picture with a title emoji.

Tipp

To enlarge or reduce the article’s width, click the (More actions) icon, then toggle the Full Width on or off.

Symbolleiste des Texteditors

Um ein Wort, einen Satz oder einen Absatz zu bearbeiten, wählen Sie es aus oder doppelklicken Sie darauf, um die Symbolleiste des Texteditors anzuzeigen und die gewünschten Formatierungsoptionen an:

Tipp

Click Comment to add a comment to the selected text.

Befehle

Geben Sie / ein, um die Powerbox zu öffnen und einen Befehl zu verwenden. Folgende Befehle finden Sie ausschließlich in der Wissensdatenbank-App:

Befehl	Verwendung
Index	Show nested articles: Display the child pages of the parent article.
Element-Kanban	Insert a Kanban view and create article items.
Elementkarten	Insert a Card view and create article items.
Elementliste	Insert a List view and create article items.
Elementkalender	Insert a Calendar view and create article items.
Zwischenablage	Eine Zwischenablage hinzufügen, um Inhalte zu speichern oder in anderen Apps wiederzuverwenden.
Foldable Section	Hide the text inside a foldable section.
Artikel	Insert a shortcut to an article.

Article items

Article items are active building blocks within an article, allowing the addition, management, and viewing of various organized content and data.

Article items within a parent article can contain properties, which are shared data fields from the parent, ensuring consistent information across related items and articles.

Titelbilder

To add a cover picture, click the (More actions) icon, then Add Cover.

Um das Titelbild zu verwalten, fahren Sie mit dem Mauszeiger darüber und wählen Sie die bevorzugte Option aus:

• Replace Cover: Search from the Unsplash database library, click Add URL and paste the image address, or click Upload an image to upload a file into the image library.

• Reposition: Adjust the picture, then click Save Position or Cancel.

• Remove.

Bemerkung

• After clicking Add Cover, a cover picture is automatically attributed to the article based on the title.

• A removed cover picture can be retrieved in the database library. To delete it, hover the mouse over it and click the (trash) icon.

Titel-Emoji

Um ein Titel-Emoji zum Namen und dem Kopf des Artikels hinzuzufügen:

• Click the (More actions) icon, then Add Icon to generate a random emoji. Click the emoji to select a different one.

• Klicken Sie alternativ auf das Symbol (Seite) neben dem Namen des Artikels in der Seitenleiste oder der oberen Leiste und wählen Sie das gewünschte Emoji aus.

Ansichten und Links aus anderen Apps

Um eine Ansicht oder einen Ansichtslink in einen Artikel einzufügen, befolgen Sie folgende Schritte:

1. Gehen Sie zur gewünschten App und wählen Sie die bevorzugte Ansicht aus.

2. Klicken Sie auf das Symbol (Zahnrad) und wählen Sie Wissensdatenbank ‣ Ansicht in Artikel einfügen oder Link in Artikel einfügen.

3. Wählen Sie den Artikel, in den Sie die Ansicht oder den Link einfügen möchten.

Bemerkung

Sobald die Ansicht oder der Link eingefügt sind:

• Users without access to the view cannot see it in Knowledge, even if they can access the article.

• Clicking the inserted link opens a pop-up with the view’s name next to the (Copy Link), (Edit Link), and (Remove Link) icons. Click the name inside the pop-up to open the linked view.

Artikelverwaltung

Knowledge allows for managing articles, which consists of structuring, sharing, removing, and retrieving them.

Standard-Management

Click the (More actions) icon and select one of the following actions for basic article management:

• Verschieben nach: Wählen Sie den Artikel aus, den Sie unter eine Kategorie oder einen anderen Artikel verschieben möchten und klicken Sie auf Artikel verschieben.

• Inhalt sperren: Sperren Sie den Artikel, um Bearbeitungen zu vermeiden. Entsperren Sie ihn, um ihn wieder zu bearbeiten.

• Eine Kopie erstellen: Kopieren Sie den Artikel im Abschnitt Privat.

• Open Version History: Restore a previous version of the article.

• Download PDF: Open the browser’s print function.

• Add to Templates: Add the article to the list of templates.

• In den Papierkorb verschieben: Verschieben Sie den Artikel in den Papierkorb.

Bemerkung

The following actions only apply to nested articles and article items:

• Convert into Article Item: Convert the nested article into an article item.

• Convert into Article: Convert the article item into a nested article.

Tipp

• Verschieben Sie einen Artikel direkt aus der Seitenleiste, indem Sie ihn per Drag-and-drop-Funktion unter einen anderen Artikel oder eine andere Kategorie ziehen.

• Click the (search) icon in the top-left corner or press CTRL / CMD + K to open the command palette, then type ? to search for visible articles or $ for hidden articles. Alternatively, hover over the Workspace category and click the (eye) icon to find hidden articles.

Strukturieren

Sidebar structure

The sidebar structure follows a hierarchy with parent and nested articles organized within the following categories:

• The Favorites category displays all articles marked as favorites.

• The Workspace category displays articles accessible to all internal users.

• The Shared category displays articles shared with specific users.

• The Private category displays personal articles.

Bemerkung

• Um einen Artikel als Favorit zu markieren und die Kategorie Favoriten anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol (Stern) im Menü oben rechts.

Article structure

Nested articles inherit their parent’s access rights, and properties are applied to a group of nested articles under the same parent.

Teilen

Sharing an article involves configuring access rights, inviting users, providing online access, and determining its visibility in the sidebar tree.

Articles listed under a category in the sidebar tree are visible. Articles that certain users must search for through the command palette due to restricted access rights are hidden.

Tipp

To copy a specific section of an article, hover over the header (H1, H2, and H3), and click the (link) icon. Clicking the shared link leads to the selected section of the article.

Zugriffsrechte konfigurieren

Klicken Sie im Menü oben rechts auf Teilen, um die Zugriffsrechte zu konfigurieren.

Allgemeiner Zugriff

Einstellung	Verwendung
Can Edit	Erlauben Sie allen internen Benutzern, den Artikel zu bearbeiten.
Can Read	Erlauben Sie allen internen Benutzern, den Artikel zu lesen.
Members only	Allow only members to access the article from the sidebar tree or by searching for it in the command palette.

Show in workspace

Einstellung	Verwendung
Jeder	Der Artikel ist für alle internen Benutzer in der Seitenleiste sichtbar.
Members only	The article is only visible in the sidebar tree to members, while other users can find it using the hidden article search by pressing CTRL / CMD + K and typing $.

Bemerkung

• Die Standardzugriffsrechte gelten für alle internen Benutzer mit Ausnahme von eingeladenen Benutzern; spezifische Zugriffsrechte haben Vorrang vor den Standardzugriffsrechten.

• Selecting Can edit or Can read in the Default Access Rights moves the article to the Workspace category while selecting No access moves it to the Private category if it is not shared with an invited user.

• Die Einstellung Sichtbarkeit gilt nur für Artikel im Arbeitsbereich.

Spezifische Benutzer einladen

To grant specific internal or portal users access to a private nested article or to share a Workspace article with a portal user, follow these steps:

1. Klicken Sie oben rechts im Menü auf Teilen.

2. Klicken Sie auf Einladen.

3. Wählen Sie die gewünschte Berechtigung aus und fügen Sie Benutzer im Feld Empfänger hinzu.

4. Klicken Sie auf Einladen.

Artikel-URL generieren

To generate a URL and share an article, click Share and activate the Share to web toggle. Click Copy Link to copy the article’s URL.

Bemerkung

• Wenn ein Artikel eingefügte Ansichten enthält, werden diese für Benutzer mit der URL nicht angezeigt, es sei denn, sie haben Zugriff auf den eingefügten Inhalt.

• Um die URL eines Artikels teilen zu können, ist die Website-App erforderlich.

Entfernen

Um einen Artikel zu entfernen, kann er gelöscht oder archiviert werden.

Einen Artikel löschen

Select an article in the sidebar tree and click the (More actions) icon, then Send to Trash. Alternatively, drag and drop the article under Drop here to delete this article at the bottom left corner. The article is moved to the trash for 30 days before being permanently deleted.

To permanently delete an article, click Articles in the top-left menu, select an article, and click Actions ‣ Delete ‣ Delete.

Bemerkung

To restore a trashed article, click Open the Trash at the bottom of the sidebar tree, select an article, and click Restore. Alternatively, click Articles in the top-left menu. In the search bar, click Filters ‣ Trashed. Click the article, then Restore.

Einen Artikel archivieren

Click Articles, select an article, and click Actions ‣ Archive ‣ Archive.

Bemerkung

To restore an archived article, click Articles. In the search bar, click Filters ‣ Archived. Select the article and go to Actions ‣ Unarchive.

Anrufen

Retrieving Knowledge articles consists of accessing them from Odoo apps or restoring previous versions.

Access articles from Odoo apps

Wissensdatenbankartikel sind über die Formularansicht verschiedener Apps zugänglich. Klicken Sie auf das Symbol (Wissensdatenbank) in der oberen rechten Ecke, um die Befehlspalette zu öffnen, und wählen Sie dann eine der folgenden Suchmethoden:

• Nach einem Artikel suchen: Beginnen Sie mit der Eingabe des Textes, um eine semantische Suche nach relevanten Artikelinformationen durchzuführen.

• Erweiterte Suche: Nachdem Sie den Text in die Suchleiste eingegeben haben, klicken Sie auf Erweiterte Suche, um eine parametrische Suche mit Optionen zum Filtern, Gruppieren oder Speichern von Artikeln durchzuführen.

Versionshistorie

To retrieve a previous version of an article, select it in the sidebar tree and click the (More actions) icon, then Open Version History. Select a version and click Restore history.

Bemerkung

Im Versionsverlauf wird im Reiter Inhalt die ausgewählte Version angezeigt, während im Reiter Vergleich die Unterschiede zwischen der vorherigen und der aktuellen Version des Artikels angezeigt werden.

Eigenschaften

Properties are custom fields for storing and managing information that members can add to nested articles or article items.

To add a property, click the (More actions) icon, then Add Properties ‣ Add a Property, enter a Label, and select a Field Type.

Siehe auch

Eigenschaftsfelder

Bemerkung

• Click outside the property field window to save a property.

• To remove a property, hover over its name, click the (pencil) icon, then click Delete ‣ Delete. Deleting a property is permanent, and deleting all properties removes the property sidebar panel.

Tipp

• Hover over the property name and click the (pencil) icon to edit it or the (drag handle) icon to move it above or below another property.

• Tick Display in Cards to show the properties in an article item’s view that is visible from a parent article.

• Click the (cogs) icon to hide the property sidebar panel. Exiting and returning to the article causes the panel to reappear.