Servicios

Para preservar de manera óptima una flota de vehículos, es necesario llevar a cabo mantenimiento con regularidad y reparaciones periódicas. Es muy importante que programe reparaciones y gestione los servicios para toda la flota, esto garantizará que todos los vehículos se encuentren en buen estado de funcionamiento cuando se requieran.

Los servicios, como el mantenimiento regular (cambios de aceite o rotación de neumáticos), pueden registrarse con antelación. Otras reparaciones se registran a medida que ocurren.

Crear registros de servicio

Crea un registro de servicio de dos maneras: directamente en la aplicación Flota, o desde una factura de proveedor en la aplicación Contabilidad.

Desde la aplicación Flota

Para registrar un servicio de un vehículo en la aplicación Flota, ve al tablero principal de Servicios navegando a Aplicación Flota ‣ Flota ‣ Servicios. Abre un nuevo formulario de servicio haciendo clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda.

Llene la información que se le pide en el formulario. Los únicos dos campos requeridos son el Tipo de servicio y el Vehículo.

Los campos del formulario son:

• Descripción: introduce una breve descripción del servicio en este campo.

• Tipo de servicio: usando el menú desplegable, selecciona el tipo de servicio realizado. Si el servicio deseado no existe, introduce un nuevo tipo de servicio y haz clic en Crear «(tipo de servicio)» o Crear y editar… para añadir el tipo de servicio y configurarlo.

  Importante

  Solo viene preconfigurado un tipo de servicio en Odoo: factura de proveedor.

• Fecha: usando el selector de calendario, selecciona la fecha en que se proporcionó el servicio o está programado realizarse. Navega al mes deseado usando los iconos (flecha), luego haz clic en la fecha para seleccionarla.

• Costo: introduce el costo estimado del servicio, si está disponible. Si el servicio es para una reparación futura, este campo debe dejarse en blanco. Este campo se actualiza a medida que se reciben presupuestos, y nuevamente, cuando se conoce el costo final de la reparación.

• Proveedor: usando el menú desplegable, selecciona el proveedor que está realizando el servicio. Si el proveedor aún no se ha introducido en el sistema, añade y configura el proveedor.

• Vehículo: usando el menú desplegable, selecciona el vehículo al que se le dio servicio. Cuando se selecciona el vehículo, el campo conductor se completa y aparece la unidad de medida para el campo valor del odómetro.

• Conductor: el conductor actual del vehículo completa automáticamente este campo cuando se selecciona el vehículo. Si es necesario cambiar el conductor, se puede seleccionar otro conductor usando el menú desplegable.

• Valor del odómetro: introduce la lectura del odómetro de cuando se realizó el servicio. Las unidades de medida son en kilómetros (km) o millas (mi), dependiendo de cómo se configuró el vehículo seleccionado.

  Truco

  Para cambiar de kilómetros a millas, o viceversa, haz clic en el icono (enlace interno) a la derecha del vehículo seleccionado en el campo vehículo.

  Cambie la unidad de medida, después regrese al formulario de servicio usando las migas de pan. La unidad de medida debería estar actualizada en el campo Valor del odómetro.

• NOTAS: introduce cualquier nota para la reparación en la parte inferior del formulario de servicio. Por ejemplo, esto puede incluir detalles del presupuesto o piezas que se están reemplazando.

Desde la aplicación Contabilidad

A veces, las reparaciones se realizan y facturan antes de crear los registros de servicio. Esta es una situación común cuando las reparaciones son inesperadas, como el remolque de vehículos averiados o la realización de reparaciones de emergencia en el arcén. En estas circunstancias, los registros de servicio se pueden crear directamente desde una factura de proveedor en la aplicación Contabilidad.

Para vincular una factura de proveedor a un servicio y crear un registro de servicio, primero abre la aplicación Contabilidad y haz clic en Compras en el tablero. Haz clic en la factura de proveedor de la reparación para abrir los detalles de la factura.

En la pestaña Líneas de factura, haz clic en el icono (opciones adicionales) para mostrar un menú desplegable. Marca la casilla junto a Vehículo y luego haz clic fuera para cerrar el menú desplegable.

Haz clic en el campo Vehículo y selecciona el vehículo al que se le realizó el servicio.

Importante

Para añadir un vehículo a una factura, el Estado de la factura en el tablero de contabilidad debe ser Borrador. Si la factura ha sido confirmada, haz clic en el botón Restablecer a borrador en la factura y luego añade el vehículo.

Una vez que el campo Vehículo esté completado, abre el tablero de Servicios navegando a Aplicación Flota ‣ Flota ‣ Servicios. El Tipo de servicio aparece como Factura de proveedor por defecto. El registro debe actualizarse para mantener registros de servicio precisos.

Haz clic en el nuevo registro Factura de proveedor para ver los detalles del servicio. Haz clic en el campo Tipo de servicio para mostrar un menú desplegable con todos los tipos de servicio disponibles y selecciona el tipo de servicio correcto. Si es necesario, crea un nuevo tipo de servicio.

En el registro de servicio, aparece un botón inteligente Factura del servicio en la parte superior. Haz clic en el botón inteligente Factura del servicio para ver la factura de proveedor correspondiente.

Truco

El color del texto en el botón inteligente Factura del servicio indica el estado de la factura. El texto verde indica que la factura está confirmada o pagada, el texto naranja indica que aún está en borrador.

Crear tipos de servicio

El único método para crear tipos de servicio es desde un formulario de servicio.

En el formulario de servicio escriba el nombre del nuevo Tipo de servicio en el campo correspondiente. Después, haga clic en Crear y editar… y aparecerá un formulario emergente Crear tipo de servicio .

El tipo de servicio que se ingrese en el formulario hará que se llene de forma automática el campo Nombre, que puede modificar si así lo desea.

Después, seleccione la Categoría para el nuevo tipo de servicio desde el menú desplegable de ese campo. Las dos opciones predeterminadas de las que puede elegir son Contrato o Servicio. No puede crear categorías adicionales.

Si el servicio aplica solo a contratos o servicios, seleccione la Categoría correspondiente. Si el servicio aplica a tanto a contratos como a servicios, deje este campo en blanco.

Por último, haga clic en Guardar y cerrar.

Crear un proveedor

Cuando se realiza un servicio por primera vez, normalmente, el registro del proveedor aún no se ha añadido a la base de datos. Es una buena práctica añadir los detalles completos de un proveedor en la base de datos, para que se pueda recuperar cualquier información necesaria.

Los proveedores se añaden con la aplicación Contactos. Consulta la documentación para más detalles.

Nota

Es probably que haya diferentes pestañas o campos visibles en el formulario para Crear proveedor, dependiendo de qué otras aplicaciones tenga instaladas.

Ver servicios

Para ver todos los servicios registrados en la base de datos, entre ellos las solicitudes antiguas y nuevas, vaya a Flota ‣ Flota ‣ Servicios. Todos los servicios aparecerán en una vista de lista junto a sus detalles correspondientes.

Los registros del servicio se agrupan por tipo de servicio. El número de reparaciones de cada tipo de servicio aparece en paréntesis después del nombre del tipo de servicio.

Todos los servicios muestran la siguiente información:

• Fecha: La fecha en que se realizó (o se solicitó realizar) el servicio o la reparación.

• Descripción: Una breve descripción del tipo específico de servicio o reparación realizada para aclarar el servicio específico.

• Tipo de servicio: El tipo de servicio o reparación realizada. Se selecciona de una lista de servicios que debe configurarse.

• Vehículo: El vehículo específico al que se le realizó el servicio.

• Conductor: El conductor actual del vehículo.

• Proveedor: El proveedor específico que realizó el servicio o la reparación.

• Notas: Cualquier información asociada con el servicio o la reparación que se documente para añadir clarificación.

• Coste: El coste total del servicio o la reparación.

• Etapa: El estado del servicio o reparación. Las opciones son Nuevo, En curso, Hecho o Cancelado.

En la parte inferior de la columna Coste se muestran el coste total de todos los servicios y reparaciones.