Spesen eintragen

Before expenses can be reimbursed, each individual expense needs to be logged in the database. Expense records can be created in four different ways: manually enter an expense record, upload a receipt, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard, or email a receipt to a preconfigured email address.

Spesen manuell eingeben

To record a new expense, open the Expenses app, which displays the My Expenses page, by default.

Tipp

This view can also be accessed at any time by navigating to Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

Click the New button and fill out the following fields on the blank expense form that loads:

• Description: Enter a short description for the expense. This should be concise and informative, such as Lunch with client or Hotel for trade show.

• Category: Using the drop-down menu, select the expense category that most closely corresponds to the expense.

• Gesamt: Geben Sie den Gesamtbetrag, der für die Ausgabe gezahlt wurde, auf eine der beiden Arten ein:

  1. Wenn es sich bei der Ausgabe um einen einzigen Artikel/Ausgabe handelt und die gewählte Kategorie für einen einzigen Artikel gilt, geben Sie die Kosten in das Feld Gesamt ein (das Feld Menge ist ausgeblendet).

  2. If the expense is for multiples of the same item/expense with a fixed price, the Unit Price is displayed. Enter the number of units in the Quantity field, and the total cost is automatically updated with the correct total. The total cost appears below the Quantity.

     Example

     An employee received one dollar for each mile driven for work. The Category is [MIL] Mileage. The Unit Price is automatically populated with $1.00, which is the cost per mile configured for the expense Category [MIL] Mileage. The Quantity is set to 48, which is the number of miles driven, and the total is calculated to $48.00.

• Included Taxes: If taxes were configured on the selected expense category, the tax percentage and amount appear automatically after entering either the Total or the Quantity.

  Bemerkung

  Wenn eine Steuer für eine Spesenkategorie konfiguriert ist, wird der Wert Enthaltene Steuern in Echtzeit aktualisiert, wenn der Wert Gesamt oder Menge aktualisiert wird.

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee associated with the expense.

• Bezahlt von: Klicken Sie auf die Radio-Schaltfläche, um anzugeben, wer die Ausgabe bezahlt hat und dem diese erstattet werden soll. Wählen Sie entweder Mitarbeiter (zu erstatten) oder Unternehmen aus. Je nach gewählter Spesenkategorie wird dieses Feld möglicherweise nicht angezeigt.

• Datum der Ausgabe: Geben Sie das Datum, an dem die Ausgabe getätigt wurde, in das Kalender-Pop-over-Fenster ein, das angezeigt wird, wenn Sie auf dieses Feld klicken.

• Account: If the selected expense Category has a specific account linked to it, that account appears in the Account field. If no account is specified, the default 600000 Expenses account populates this field. If a different account is desired, select the account the expense should be logged in.

• Customer to Reinvoice: If the expense should be paid for by a customer and the selected Category allows for reinvoicing of expenses, select the SO and customer to be invoiced for the expense using the drop-down menu. All sales orders in the drop-down menu list both the SO, as well as the company the sales order is written for. After the expense is saved, the customer name disappears, and only the SO is visible on the expense.

  Example

  A customer wishes to have an on-site meeting for the design and installation of a custom building, and agrees to pay for all expenses associated with the meeting, including travel, hotel, and meals for the traveling employees. All expenses tied to that meeting would indicate the sales order for the custom building (which also references the customer) as the Customer to Reinvoice.

• Kostenverteilung: Wählen Sie die Kostenstelle(n) Konten, auf die der Aufwand gebucht werden soll, aus dem Drop-down-Menü aus, entweder für Projekte, Abteilungen oder für beide. Für jede Kategorie können bei Bedarf mehrere Kostenstellen angegeben werden. Passen Sie den Prozentsatz für jede Kostenstelle an, indem Sie den Prozentwert neben der Kostenstelle eingeben.

• Company: If in a multi-company database, select the company the expense should be filed for using the drop-down menu. The current company automatically populates this field.

• Notizen …: Wenn zur Erläuterung der Ausgabe Anmerkungen erforderlich sind, geben Sie diese in das Notizfeld ein.

Belege anhängen

Nachdem die Ausgabe erstellt wurde, ist der nächste Schritt das Anhängen eines Belegs. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beleg anhängen, woraufhin ein Datei-Explorer erscheint. Navigieren Sie zu dem anzuhängenden Beleg und klicken Sie auf Öffnen.

Der neue Beleg wird im Chatter aufgezeichnet und die Anzahl der Belege wird neben dem Symbol (Büroklammer) angezeigt. Je nach Bedarf können mehrere Belege an eine einzelne Ausgabe angehängt werden.

Spesen hochladen

It is possible to have expense records created automatically by uploading a PDF receipt. To utilize this feature, a setting must be enabled, and IAP credits must be purchased.

Digitalisierungseinstellungen

Um das Scannen von Belegen zu aktivieren, gehen Sie zu Spesenabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und kreuzen Sie die Option Spesendigitalisierung (OCR) an. Klicken Sie dann auf Speichern. Sobald diese aktiviert wurde, erscheinen zusätzliche Optionen. Klicken Sie auf die entsprechenden Radio-Buttons, um eine der folgenden Optionen auszuwählen:

• Do not digitize: Disables receipt digitization but does not uninstall the related digitization module.

• Nur auf Anfrage digitalisieren: Diese Option digitalisiert Belege nur auf Anfrage. Eine Schaltfläche Dokument digitalisieren erscheint auf den Speseneinträgen. Wenn Sie darauf klicken, wird der Beleg gescannt und der Speseneintrag wird aktualisiert.

• Automatisch digitalisieren: Diese Option digitalisiert alle Belege automatisch, sobald sie hochgeladen wurden.

Beneath these options are two additional links. Click the Manage Service & Buy Credits link to view account details and settings, and purchase credits for receipt digitization. Click the View My Services link to view a list of all current services, and their remaining credit balances.

Weitere Informationen zur Dokumentdigitalisierung und IAP finden Sie in der Dokumentation zu In-App-Einkäufe (IAP).

Bemerkung

Wenn die Option Belegdigitalisierung (OCR) aktiviert wird, wird ein Pflichtmodul installiert, sodass Belege gescannt werden können. Die Aktivierung dieser Option deinstalliert das Modul.

Wenn Sie irgendwann die Belegdigitalisierung temporär aussetzen möchte, können Sie die Option Nicht digitalisieren auswählen. Der Grund dafür, dass diese Option verfügbar ist, dass das Modul nicht deinstalliert werden muss und die Digitalisierung in der Zukunft wieder aktiviert werden kann, indem eine der anderen beiden Optionen ausgewählt wird.

Belege hochladen

Öffnen Sie die Spesenabrechnungsapp und klicken Sie auf dem Dashboard Meine Spesen auf Hochladen, woraufhin ein Datei-Explorer erscheint. Navigieren Sie zum gewünschten Beleg, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Öffnen.

Der Beleg wird gescannt und ein neuer Speseneintrag wird erstellt. Das Datum der Ausgabe wird mit dem heutigen Datum befüllt und die anderen Feldern werden auf der Grundlage der gescannten Daten ausgefüllt, wie z. B. Gesamt.

Klicken Sie auf den neuen Eintrag, um das Formular für die einzelne Ausgabe zu öffnen und alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Der gescannte Beleg wird im Chatter angezeigt.

Drag and drop an expense

If digitalization is enabled, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard. The receipt is scanned and appears by itself on the Generate Expenses dashboard.

Click on the expense record, and modify the details as needed. After changes are made, return to the My Expenses dashboard, and the expense now appears in the list.

Spesen per E-Mail senden

Anstatt jede Ausgabe einzeln in der App Spesenabrechnung zu erstellen, können Ausgaben automatisch erstellt werden, indem eine E-Mail an einen E-Mail-Alias gesendet wird.

Bemerkung

Aus Sicherheitsgründen werden nur authentifizierte Mitarbeiter-E-Mails von Odoo akzeptiert, wenn eine Ausgabe aus einer E-Mail erstellt wird. Um eine authentifizierte Mitarbeiter-E-Mail-Adresse zu bestätigen, gehen Sie zu der Mitarbeiterkarte in der Mitarbeiter-App, und sehen Sie sich das Feld Arbeits-E-Mail an.

Dazu muss zunächst ein E-Mail-Alias konfiguriert werden. Gehen Sie zur Spesenabrechnungsapp ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass Eingehende Emails aktiviert ist. Der Standard-E-Mail-Alias lautet expense@(domain).com. Ändern Sie den E-Mail-Alias, indem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse in das Feld rechts neben Alias eingeben. Klicken Sie dann auf Speichern.

Bemerkung

Wenn der Domain-Alias eingerichtet werden muss, erscheint Domain-Alias einrichten unter dem Kästchen Eingehende E-Mails anstelle des E-Mail-Adressfelds.

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in dieser Dokumentation: Domainnamen.

Sobald der Domain-Alias konfiguriert ist, wird das Feld für die E-Mail-Adresse unter der Funktion Eingehende E-Mails auf der Seite Einstellungen der Spesenabrechnungsapp angezeigt.

Sobald die E-Mail-Adresse eingegeben wurde, können E-Mails an diesen Alias gesendet werden, um neue Ausgaben zu erstellen, ohne dass diese in der Odoo-Datenbank vorhanden sein müssen.

To submit an expense via email, create a new email, and enter the product’s reference code (if available) and the amount of the expense as the subject of the email. Next, attach the receipt to the email. Odoo creates the expense by taking the information in the email subject, and combining it with the receipt.

Tipp

To check an expense category’s reference code, go to Expenses app ‣ Configuration ‣ Expense Categories. Reference codes are listed in the Reference column.

To add a reference code to an expense category, click on the category to open the expense category form. Enter the reference code in the Reference field.

Example

Wenn Sie eine Spesenabrechnung per E-Mail für eine Mahlzeit im Wert von 25,00 € während einer Dienstreise einreichen, lautet der Betreff der E-Mail ESSEN 25,00 €.

Erläuterung:

• The Reference for the expense category Meals is FOOD

• Die Kosten für die Ausgabe sind 25,00 €