Spesen eintragen

Bevor Ausgaben erstattet werden können, muss jede einzelne Ausgabe in der Datenbank erfasst werden. Ausgaben können auf vier verschiedene Arten erfasst werden: manuelle Eingabe einer Ausgabe, Hochladen eines Belegs, Drag and Drop eines Belegs auf das Dashboard der Spesenabrechnungsapp oder E-Mail-Versand eines Belegs an eine vorkonfigurierte E-Mail-Adresse.

Spesen manuell eingeben

Um eine neue Ausgabe zu erfassen, öffnen Sie die Spesenabrechnungsapp, die standardmäßig die Seite Meine Spesen anzeigt.

Tipp

Diese Ansicht kann auch jederzeit über Spesenabrechnung ‣ Meine Spesen ‣ Meine Spesen aufgerufen werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und füllen Sie die folgenden Felder im angezeigten leeren Spesenformular aus:

  • Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung der Ausgabe ein. Diese sollte prägnant und informativ sein, z. B. Mittagessen mit Kunde oder Hotel für Messe.

  • Kategorie: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü die Spesenkategorie aus, die der Ausgabe am ehesten entspricht.

  • Gesamt: Geben Sie den Gesamtbetrag, der für die Ausgabe gezahlt wurde, auf eine der beiden Arten ein:

    1. Wenn es sich bei der Ausgabe um einen einzigen Artikel/Ausgabe handelt und die gewählte Kategorie für einen einzigen Artikel gilt, geben Sie die Kosten in das Feld Gesamt ein (das Feld Menge ist ausgeblendet).

    2. Wenn es sich um mehrere identische Artikel/Ausgaben mit festem Preis handelt, wird der Einheitspreis angezeigt. Geben Sie die Anzahl der Einheiten in das Feld Menge ein, und der Gesamtpreis wird automatisch mit dem korrekten Gesamtbetrag aktualisiert. Der Gesamtpreis wird unterhalb der Menge angezeigt.

      Example

      Ein Mitarbeiter erhielt einen Dollar für jede für die Arbeit gefahrene Meile. Die Kategorie lautet [MIL] Kilometergeld. Der Einzelpreis wird automatisch mit 1,00 € ausgefüllt, was den für die Kategorie [MIL] Kilometergeld konfigurierten Kosten pro Meile entspricht. Die Menge wird auf 48 gesetzt, was der Anzahl der gefahrenen Meilen entspricht, und die Gesamtsumme wird mit 48,00 € berechnet.

  • Enthaltene Steuern: Wenn für die ausgewählte Spesenkategorie Steuern konfiguriert wurden, werden der Steuerprozentsatz und der Steuerbetrag automatisch angezeigt, nachdem entweder der Gesamt-Betrag oder die Menge eingegeben wurde.

    Bemerkung

    Wenn eine Steuer für eine Spesenkategorie konfiguriert ist, wird der Wert Enthaltene Steuern in Echtzeit aktualisiert, wenn der Wert Gesamt oder Menge aktualisiert wird.

  • Mitarbeiter: Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü den Mitarbeiter aus, der mit der Ausgabe in Verbindung steht.

  • Bezahlt von: Klicken Sie auf die Radio-Schaltfläche, um anzugeben, wer die Ausgabe bezahlt hat und dem diese erstattet werden soll. Wählen Sie entweder Mitarbeiter (zu erstatten) oder Unternehmen aus. Je nach gewählter Spesenkategorie wird dieses Feld möglicherweise nicht angezeigt.

  • Datum der Ausgabe: Geben Sie das Datum, an dem die Ausgabe getätigt wurde, in das Kalender-Pop-over-Fenster ein, das angezeigt wird, wenn Sie auf dieses Feld klicken.

  • Konto: Wenn die ausgewählte Kategorie mit einem bestimmten Konto verknüpft ist, wird dieses Konto im Feld Konto angezeigt. Wenn kein Konto angegeben ist, wird dieses Feld mit dem Standardkonto 600000 Aufwand ausgefüllt. Wenn ein anderes Konto gewünscht wird, wählen Sie das Konto aus, in dem die Ausgabe erfasst werden soll.

  • An Kunden berechnen: Wenn die Ausgabe von einem Kunden bezahlt werden soll und die ausgewählte Kategorie die Weiterberechnung von Ausgaben zulässt, wählen Sie über das Drop-down-Menü den Verkaufsauftrag und den Kunden aus, dem die Ausgabe in Rechnung gestellt werden soll. Alle Verkaufsaufträge im Drop-down-Menü listen sowohl den Verkaufsuftrag als auch das Unternehmen auf, für das der Verkaufsauftrag geschrieben wurde. Nachdem die Ausgabe gespeichert wurde, verschwindet der Kundenname und nur der Verkaufsauftrag ist auf der Ausgabe sichtbar.

    Example

    Ein Kunde wünscht ein Vor-Ort-Treffen für die Planung und Installation eines maßgeschneiderten Gebäudes und erklärt sich bereit, alle mit dem Treffen verbundenen Kosten zu übernehmen, einschließlich Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten für die reisenden Mitarbeiter. Alle mit diesem Treffen verbundenen Ausgaben würden den Verkaufsauftrag für das maßgeschneiderte Gebäude (der auch auf den Kunden verweist) als Kunde im Feld Rechnung an Kunde angeben.

  • Kostenverteilung: Wählen Sie die Kostenstelle(n) Konten, auf die der Aufwand gebucht werden soll, aus dem Drop-down-Menü aus, entweder für Projekte, Abteilungen oder für beide. Für jede Kategorie können bei Bedarf mehrere Kostenstellen angegeben werden. Passen Sie den Prozentsatz für jede Kostenstelle an, indem Sie den Prozentwert neben der Kostenstelle eingeben.

  • Unternehmen: Wenn Sie sich in einer Datenbank mit mehreren Unternehmen befinden, wählen Sie über das Drop-down-Menü das Unternehmen aus, für das die Ausgabe erfasst werden soll. Das aktuelle Unternehmen wird automatisch in dieses Feld eingetragen.

  • Notizen …: Wenn zur Erläuterung der Ausgabe Anmerkungen erforderlich sind, geben Sie diese in das Notizfeld ein.

Ein ausgefülltes Spesenformular für ein Kundenessen.

Belege anhängen

Nachdem die Ausgabe erstellt wurde, ist der nächste Schritt das Anhängen eines Belegs. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beleg anhängen, woraufhin ein Datei-Explorer erscheint. Navigieren Sie zu dem anzuhängenden Beleg und klicken Sie auf Öffnen.

Der neue Beleg wird im Chatter aufgezeichnet und die Anzahl der Belege wird neben dem Symbol (Büroklammer) angezeigt. Je nach Bedarf können mehrere Belege an eine einzelne Ausgabe angehängt werden.

Spesen hochladen

Es ist möglich, Ausgabenbelege automatisch erstellen zu lassen, indem Sie einen PDF-Beleg hochladen. Um diese Funktion zu nutzen, muss eine Einstellung aktiviert und ein IAP-Guthaben erworben werden.

Digitalisierungseinstellungen

Um das Scannen von Belegen zu aktivieren, gehen Sie zu Spesenabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und kreuzen Sie die Option Spesendigitalisierung (OCR) an. Klicken Sie dann auf Speichern. Sobald diese aktiviert wurde, erscheinen zusätzliche Optionen. Klicken Sie auf die entsprechenden Radio-Buttons, um eine der folgenden Optionen auszuwählen:

  • Nicht digitalisieren:Deaktiviert die Digitalisierung von Belegen, deinstalliert jedoch nicht das zugehörige Digitalisierungsmodul.

  • Nur auf Anfrage digitalisieren: Diese Option digitalisiert Belege nur auf Anfrage. Eine Schaltfläche Dokument digitalisieren erscheint auf den Speseneinträgen. Wenn Sie darauf klicken, wird der Beleg gescannt und der Speseneintrag wird aktualisiert.

  • Automatisch digitalisieren: Diese Option digitalisiert alle Belege automatisch, sobald sie hochgeladen wurden.

Unterhalb dieser Optionen befinden sich zwei zusätzliche Links. Klicken Sie auf den Link Service verwalten & Guthaben kaufen, um Ihre Kontodaten und Einstellungen anzuzeigen und Guthaben für die Digitalisierung von Belegen zu erwerben. Klicken Sie auf den Link Meine Services anzeigen, um eine Liste aller aktuellen Dienste und deren verbleibendes Guthaben anzuzeigen.

Weitere Informationen zur Dokumentdigitalisierung und IAP finden Sie in der Dokumentation zu In-App-Einkäufe (IAP).

Bemerkung

Wenn die Option Belegdigitalisierung (OCR) aktiviert wird, wird ein Pflichtmodul installiert, sodass Belege gescannt werden können. Die Aktivierung dieser Option deinstalliert das Modul.

Wenn Sie irgendwann die Belegdigitalisierung temporär aussetzen möchte, können Sie die Option Nicht digitalisieren auswählen. Der Grund dafür, dass diese Option verfügbar ist, dass das Modul nicht deinstalliert werden muss und die Digitalisierung in der Zukunft wieder aktiviert werden kann, indem eine der anderen beiden Optionen ausgewählt wird.

Belege hochladen

Öffnen Sie die Spesenabrechnungsapp und klicken Sie auf dem Dashboard Meine Spesen auf Hochladen, woraufhin ein Datei-Explorer erscheint. Navigieren Sie zum gewünschten Beleg, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Öffnen.

Der Beleg wird gescannt und ein neuer Speseneintrag wird erstellt. Das Datum der Ausgabe wird mit dem heutigen Datum befüllt und die anderen Feldern werden auf der Grundlage der gescannten Daten ausgefüllt, wie z. B. Gesamt.

Klicken Sie auf den neuen Eintrag, um das Formular für die einzelne Ausgabe zu öffnen und alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Der gescannte Beleg wird im Chatter angezeigt.

Eine Ausgabe per Drag and Drop verschieben

Wenn die Digitalisierung aktiviert ist, ziehen Sie einen Beleg per Drag and Drop auf das Dashboard der Spesenabrechnungsapp. Der Beleg wird gescannt und erscheint automatisch im Dashboard Spesen generieren.

Klicken Sie auf den Ausgabendatensatz und ändern Sie die Details nach Bedarf. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, kehren Sie zum Dashboard Meine Spesen zurück. Die Ausgabe wird nun in der Liste angezeigt.

Spesen per E-Mail senden

Anstatt jede Ausgabe einzeln in der App Spesenabrechnung zu erstellen, können Ausgaben automatisch erstellt werden, indem eine E-Mail an einen E-Mail-Alias gesendet wird.

Bemerkung

Aus Sicherheitsgründen werden nur authentifizierte Mitarbeiter-E-Mails von Odoo akzeptiert, wenn eine Ausgabe aus einer E-Mail erstellt wird. Um eine authentifizierte Mitarbeiter-E-Mail-Adresse zu bestätigen, gehen Sie zu der Mitarbeiterkarte in der Mitarbeiter-App, und sehen Sie sich das Feld Arbeits-E-Mail an.

Den Domain-Alias erstellen durch Klick auf den Link.

Dazu muss zunächst ein E-Mail-Alias konfiguriert werden. Gehen Sie zur Spesenabrechnungsapp ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass Eingehende Emails aktiviert ist. Der Standard-E-Mail-Alias lautet expense@(domain).com. Ändern Sie den E-Mail-Alias, indem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse in das Feld rechts neben Alias eingeben. Klicken Sie dann auf Speichern.

Bemerkung

Wenn der Domain-Alias eingerichtet werden muss, erscheint Domain-Alias einrichten unter dem Kästchen Eingehende E-Mails anstelle des E-Mail-Adressfelds.

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in dieser Dokumentation: Domainnamen.

Sobald der Domain-Alias konfiguriert ist, wird das Feld für die E-Mail-Adresse unter der Funktion Eingehende E-Mails auf der Seite Einstellungen der Spesenabrechnungsapp angezeigt.

Sobald die E-Mail-Adresse eingegeben wurde, können E-Mails an diesen Alias gesendet werden, um neue Ausgaben zu erstellen, ohne dass diese in der Odoo-Datenbank vorhanden sein müssen.

Um eine Ausgabe per E-Mail einzureichen, erstellen Sie eine neue E-Mail und geben Sie als Betreff den Referenzcode des Produkts (falls verfügbar) sowie den Betrag der Ausgabe ein. Anschließend fügen Sie den Beleg als Anhang zur E-Mail hinzu. Odoo erstellt die Ausgabe, indem es die Informationen aus dem E-Mail-Betreff mit dem Beleg kombiniert.

Tipp

Um den Referenzcode einer Spesenkategorie zu überprüfen, navigieren Sie Spesenabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Spesenkategorien. Die Referenzcodes sind in der Spalte Referenz aufgeführt.

Um einen Referenzcode zu eine Spesenkategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf die Kategorie, um das Formular für die Ausgabenkategorie zu öffnen. Geben Sie den Referenzcode in das Feld Referenz ein.

Referenzkategaorien, die in der Hauptansicht der Spesenkategorien angezeigt werden.

Example

Wenn Sie eine Spesenabrechnung per E-Mail für eine Mahlzeit im Wert von 25,00 € während einer Dienstreise einreichen, lautet der Betreff der E-Mail ESSEN 25,00 €.

Erläuterung:

  • Die Referenz für die Spesenkategorie Mahlzeiten lautet FOOD.

  • Die Kosten für die Ausgabe sind 25,00 €