Arbeitseinträge

The Payroll app automatically creates work entries based on the employee’s salary structure type, and from the Planning, Attendances, and Time Off applications.

Work entries provide the Payroll app with the worked hours used to compute employee paychecks, if the employee’s salary is based on work entries, as opposed to a salaried position.

Work entry dashboard

The Work Entries dashboard of the Payroll app provides a visual overview of the individual work entries for every employee.

Um das Dashboard zu öffnen, navigieren Sie zu Personalabrechnung ‣ Arbeitseinträge ‣ Arbeitseinträge.

Auf dem Dashboard Arbeitseintrag erscheinen Arbeitseinträge in alphabetischer Reihenfolge, basierend auf dem Vornamen der Mitarbeiter. Der gesamte Monat wird mit den heutigen Tag in Hellgelb angezeigt.

The Work Entry dashboard has a default Conflicting filter, which displays only work entries with conflicts to be resolved.

Tipp

Remove the default Conflicting filter from the search bar to view all work entries.

Adjust view

To change the view so that only the entries for a single day, week, month, quarter, or year are shown, click the (Month)(Year) button. A drop-down menu appears with the options of Today, This week, This month, This quarter, or This year. Click on one of the options to only display data for that specific selection.

Use the (left arrow) and (right arrow) buttons to adjust the displayed dates. The arrows adjust the date based on the type of time selected.

Wenn zum Beispiel Monat ausgewählt ist, bewegen sich die Pfeile bei jedem Klick um einen Monat. Wenn Woche oder Tag ausgewählt ist, verschiebt sich die Zeit bei jedem Klick auf den Pfeil entweder um eine Woche oder einen Tag.

At any point, to return to a view containing the current day, click the (Focus Today) button.

Einen neuen Arbeitseintrag hinzufügen

If a work entry is missing, such as sick time, or if an employee forgot to clock in and out for a shift, a new work entry must be created for the missing shift.

Click New on the work entry dashboard, and a blank Create work entry pop-up form appears. Enter the following information on the form:

• Description: Enter a short description for the work entry, such as Sick Time. The default entry is Attendance: (Employee).

• Employee: Select the employee the work entry is for, using the drop-down menu.

• Work Entry Type: Select the work entry type using the drop-down menu.

• From and To: Enter the start (From) and end (To) dates and times for the work entry.

  First, click on either the From or To line to reveal a calendar pop-up window. Select the date by navigating to the correct month, then click on the specific day to select it.

  Next, select the time, by clicking on either the hour or minute fields at the bottom of the calendar, and set the desired time.

  When the date and time for the entry are correct, click the Apply button.

• Duration: This field displays the hours based on the To and From entries. Modifying this field modifies the To field (the From field does not change).

Sobald Sie die gewünschten Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern & schließen, um den Eintrag zu speichern und das Pop-up-Formular zu schließen.

Konflikte

A conflict occurs when a request has not been approved, such as sick time or vacation, or if there are any errors on the work entry. Conflicts that span the current pay period being processed must be resolved before payslips can be generated.

Jeder Arbeitseintrag, bei dem ein Konflikt gelöst werden muss, wird auf dem Hauptdashboard Arbeitseintrag angezeigt, das Sie über Personalabrechnungsapp ‣ Arbeitsaufträge ‣ Arbeitsaufträge erreichen. Standardmäßig werden nur Konflikte angezeigt, die gelöst werden müssen.

Konflikte werden durch ein orangefarbenes Dreieck in der oberen linken Ecke jedes einzelnen Arbeitseintrags angezeigt. Klicken Sie auf einen einzelnen Arbeitseintrag, um das Datum und die Uhrzeit für den jeweiligen Arbeitseintrag zu sehen, und klicken Sie dann auf Bearbeiten, um die Konfliktdetails in einem Pop-up-Fenster anzuzeigen.

Der Konflikt wird in einem orangefarbenen Textfeld im erscheinenden Pop-up-Fenster Offen kurz erläutert.

Die Felder Beschreibung, Mitarbeiter und Arbeitseintragsart werden auf der linken Seite des Pop-up-Fensters angezeigt. Die Datums- und Zeitspanne Von und Bis, sowie die Gesamtzeit (in Stunden) im Feld Dauer erscheinen auf der rechten Seite.

Abwesenheitskonflikte

The most common work entry conflicts are for time off requests. Odoo automatically generates work entries for specific time periods. When time off is requested after these work entries are generated, it results in duplicate work entries for that employee (one for time off and another for regular work).

If there is a conflict because a time off request is in the system for the same time that a regular work entry already exists, the time off request is entered in a Time Off field.

Conflicts can be resolved either directly on the work entry or in the detailed time off request form.

Einen Arbeitseintrag lösen

If no additional details are needed to determine if a time off request should be approved or refused, the time off conflict can be resolved directly from the work entry pop-up window.

Click either the Refuse Time Off or Approve Time Off buttons to refuse or approve the time off request, then the two buttons disappear. Click the Save & Close button to close the pop-up window.

The conflict disappears from the Work Entry dashboard, since the conflict is now resolved.

Bemerkung

If the time off is approved, the status of the work entry conflict changes to Cancelled. If the time off is refused, the status changes to Draft.

Auf Abwesenheitsantrag lösen

If more details are needed to make a decision about the time off request, hover over the entry in the Time Off field, and click the (Internal Link) icon that appears at the end of the line. This causes an Open: Time Off pop-up window to load, with all the time off request details. Click either the Approve or Refuse buttons to approve or refuse the request.

Um den Abwesenheitskonflikt im Pop-up-Fenster des detaillierten Abwesenheitsantrag zu lösen, klicken Sie auf die Schaltfläche Interner Link am Ende der Eingabezeile Abwesenheit und die Details des Abwesenheitsantrags erscheinen in einem neuen Pop-up-Fenster. Dier Antrag kann bei Bedarf geändert werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen, um den Antrag zu genehmigen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu speichern, und kehren Sie zum Pop-up-Fenster des Arbeitseintrags zurück.

Jetzt wird die Schaltfläche Abwesenheit genehmigen ausgeblendet, nur die Schaltfläche Abwesenheit ablehnen sit sichtbar.

Wenn die Genehmigung ein Fehler war, kann der Antrag abgelehnt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Abwesenheit ablehen klicken.

Da die Abwesenheit im Abwesenheitsfenster genehmigt wurde, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke, um das Fenster zu schließen. Der Konflikt verschwindet aus dem Dashboard Arbeitseintrag, da er behoben wurde.

Arbeitseinträge neu generieren

After conflicts are resolved, the affected work entries must be regenerated. This recreates the specified work entries, and overwrites the previously conflicting work entries.

While conflicts can be resolved individually, if the conflicts are caused from another application, such as Planning or Attendances, it is best practice to correct the record in the application causing the conflict. The reason this method is recommended is because, if the issue in the related application is not resolved, when work entries are regenerated, the conflicts reappear.

First, ensure the issues are resolved in the specific applications that caused the work entry conflicts. Once the conflicts have been resolved in the corresponding apps, open the work entry dashboard by navigating to Payroll app ‣ Work Entries ‣ Work Entries.

Click the Regenerate Work Entries button at the top of the Work Entries dashboard, and a Work Entry Regeneration pop-up window appears.

Select the Employees to regenerate work entries for, using the drop-down menu. Adjust the From and To fields, so the correct date range is displayed.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitseinträge neu generieren und die Arbeitseinträge werden neu erstellt. Sobald dies geschehen ist, wird das Pop-up-Fenster geschlossen.

Example

An employee has incorrect work entries generated from the Planning app because they were incorrectly assigned to two work stations simultaneously. This should be fixed in the Planning app, instead of the Payroll app.

To correct this issue, modify the employee’s schedule in the Planning app, so they are correctly assigned to only one work station. Then, in the Payroll app, regenerate work entries for that employee, for that specific time period.

The Payroll app then pulls the new, corrected data form the Planning app, and recreates the correct work entries for that employee. All conflicts for that employee are now resolved.

Siehe auch

Gehaltsabrechnungen

Stapel