Arbeitseinträge

Ein Arbeitseintrag ist ein einzelner Datensatz auf dem Zeiterfasssungsbogen eines Mitarbeiters. Arbeitseinträge können so konfiguriert werden, dass sie alle Arten von Arbeit und Abwesenheit berücksichtigen, z. B. Anwesenheit, Krankheit, Schulung oder Gesetzlicher Feiertag.

Die App Personalabrechnung erstellt automatisch Arbeitseinträge basierend auf dem Gehaltsstrukturtyp des Mitarbeiters und aus den Anwendungen Planung, Anwesenheiten und Abwesenheiten. Bei Bedarf können Arbeitseinträge auch manuell erstellt werden.

Arbeitseinträge stellen der App Personalabrechnung die Arbeitsstunden bereit, die zur Berechnung der Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter verwendet werden, sofern das Gehalt des Mitarbeiters auf Arbeitseinträgen basiert und nicht auf einer festen Gehaltsstelle.

Bemerkung

Odoo konfiguriert standardmäßig mehrere Arbeitseintragtypen, aber zusätzliche Arbeitseintragtypen können bei Bedarf erstellt werden.

Dashboard für Arbeitseinträge

Das Dashboard Arbeitseinträge der App Personalabrechnung bietet einen visuellen Überblick über die einzelnen Arbeitseinträge jedes Mitarbeiters.

Um das Dashboard zu öffnen, navigieren Sie zu Personalabrechnung ‣ Arbeitseinträge ‣ Arbeitseinträge.

Auf dem Dashboard Arbeitseintrag erscheinen Arbeitseinträge in alphabetischer Reihenfolge, basierend auf dem Vornamen der Mitarbeiter. Der gesamte Monat wird mit den heutigen Tag in Hellgelb angezeigt.

Das Dashboard Arbeitseintrag hat standardmäßig einen Filter Im Konflikt, der nur Arbeitseinträge mit zu lösenden Konflikten anzeigt.

Tipp

Entfernen Sie den Standardfilter Im Konflikt aus der Suchleiste, um alle Arbeitseinträge anzuzeigen.

Einen neuen Arbeitseintrag hinzufügen

Wenn ein Arbeitseintrag fehlt, z. B. Krankheitszeit, oder wenn ein Mitarbeiter vergessen hat, sich für eine Schicht ein- und auszustempeln, muss für die fehlende Schicht ein neuer Arbeitseintrag erstellt werden.

Klicken Sie im Dashboard für Arbeitseinträge auf Neu, und es erscheint ein leeres Pop-up-Formular Erstellen für einen Arbeitseintrag. Geben Sie die folgenden Informationen im Formular ein:

• Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung für den Arbeitseintrag ein, z. B. „Krankheitszeit“. Der Standardeintrag ist „Anwesenheit: (Mitarbeiter)“.

• Mitarbeiter: Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den der Arbeitseintrag bestimmt ist, über das Dropdown-Menü.

• Arbeitseintragtyp: Wählen Sie den Arbeitseintragtyp über das Dropdown-Menü aus.

• Von und Bis: Geben Sie die Start- (Von) und Enddaten (Bis) sowie -uhrzeiten für den Arbeitseintrag ein.

  Klicken Sie zunächst auf die Zeile Von oder Bis, um ein Kalender-Pop-up-Fenster zu öffnen. Wählen Sie das Datum aus, indem Sie zum richtigen Monat navigieren und dann auf den bestimmten Tag klicken, um ihn auszuwählen.

  Wählen Sie anschließend die Uhrzeit aus, indem Sie auf die Stunden- oder Minutenfelder unten im Kalender klicken und die gewünschte Zeit einstellen.

  Wenn Datum und Uhrzeit für den Eintrag korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden.

• Dauer: Dieses Feld zeigt die Stunden basierend auf den Einträgen Bis und Von. Eine Änderung dieses Feldes ändert das Feld Bis (das Feld Von ändert sich nicht).

Sobald Sie die gewünschten Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern & schließen, um den Eintrag zu speichern und das Pop-up-Formular zu schließen.

Konflikte

Ein Konflikt tritt auf, wenn ein Antrag nicht genehmigt wurde, z. B. Krankheitszeit oder Urlaub, oder wenn Fehler im Arbeitseintrag vorhanden sind. Konflikte, die sich über die aktuell verarbeitete Abrechnungsperiode erstrecken, müssen gelöst werden, bevor Lohnabrechnungen erstellt werden können.

Jeder Arbeitseintrag, bei dem ein Konflikt gelöst werden muss, wird auf dem Hauptdashboard Arbeitseintrag angezeigt, das Sie über Personalabrechnungsapp ‣ Arbeitsaufträge ‣ Arbeitsaufträge erreichen. Standardmäßig werden nur Konflikte angezeigt, die gelöst werden müssen.

Konflikte werden durch ein orangefarbenes Dreieck in der oberen linken Ecke jedes einzelnen Arbeitseintrags angezeigt. Klicken Sie auf einen einzelnen Arbeitseintrag, um das Datum und die Uhrzeit für den jeweiligen Arbeitseintrag zu sehen, und klicken Sie dann auf Bearbeiten, um die Konfliktdetails in einem Pop-up-Fenster anzuzeigen.

Der Konflikt wird in einem orangefarbenen Textfeld im erscheinenden Pop-up-Fenster Offen kurz erläutert.

Die Felder Beschreibung, Mitarbeiter und Arbeitseintragsart werden auf der linken Seite des Pop-up-Fensters angezeigt. Die Datums- und Zeitspanne Von und Bis, sowie die Gesamtzeit (in Stunden) im Feld Dauer erscheinen auf der rechten Seite.

Abwesenheitskonflikte

Die häufigsten Arbeitseintragskonflikte betreffen Abwesenheitsanträge. Odoo generiert automatisch Arbeitseinträge für bestimmte Zeiträume. Wenn Abwesenheit nach der Generierung dieser Arbeitseinträge beantragt wird, führt dies zu doppelten Arbeitseinträgen für diesen Mitarbeiter (einen für Abwesenheit und einen weiteren für reguläre Arbeit).

Wenn ein Konflikt besteht, weil ein Abwesenheitsantrag im System für dieselbe Zeit existiert, für die bereits ein regulärer Arbeitseintrag vorhanden ist, wird der Abwesenheitsantrag in ein Feld Abwesenheiten eingetragen.

Konflikte können entweder direkt im Arbeitseintrag oder im detaillierten Abwesenheitsantragsformular gelöst werden.

Einen Arbeitseintrag lösen

Wenn keine zusätzlichen Details erforderlich sind, um zu entscheiden, ob ein Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt werden soll, kann der Abwesenheitskonflikt direkt aus dem Pop-up-Fenster des Arbeitseintrags gelöst werden.

Klicken Sie entweder auf die Schaltflächen Abwesenheit ablehnen oder Abwesenheit genehmigen, um den Abwesenheitsantrag abzulehnen oder zu genehmigen. Dann verschwinden die beiden Schaltflächen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen, um das Pop-up-Fenster zu schließen.

Der Konflikt verschwindet aus dem Arbeitseintrag-Dashboard, da der Konflikt nun gelöst ist.

Bemerkung

Wenn die Abwesenheit genehmigt wird, ändert sich der Status des Arbeitseintragskonflikts auf Abgebrochen. Wenn die Abwesenheit abgelehnt wird, ändert sich der Status auf Entwurf.

Auf Abwesenheitsantrag lösen

Wenn mehr Details benötigt werden, um eine Entscheidung über den Abwesenheitsantrag zu treffen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag im Feld Abwesenheiten und klicken Sie auf das Symbol (Interner Link), das am Ende der Zeile erscheint. Dadurch wird ein Pop-up-Fenster Öffnen: Abwesenheiten mit allen Details des Abwesenheitsantrags geladen. Klicken Sie auf die Schaltflächen Genehmigen oder Ablehnen, um den Antrag zu genehmigen oder abzulehnen.

Um den Abwesenheitskonflikt im Pop-up-Fenster des detaillierten Abwesenheitsantrag zu lösen, klicken Sie auf die Schaltfläche Interner Link am Ende der Eingabezeile Abwesenheit und die Details des Abwesenheitsantrags erscheinen in einem neuen Pop-up-Fenster. Dier Antrag kann bei Bedarf geändert werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen, um den Antrag zu genehmigen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu speichern, und kehren Sie zum Pop-up-Fenster des Arbeitseintrags zurück.

Jetzt wird die Schaltfläche Abwesenheit genehmigen ausgeblendet, nur die Schaltfläche Abwesenheit ablehnen sit sichtbar.

Wenn die Genehmigung ein Fehler war, kann der Antrag abgelehnt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Abwesenheit ablehen klicken.

Da die Abwesenheit im Abwesenheitsfenster genehmigt wurde, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke, um das Fenster zu schließen. Der Konflikt verschwindet aus dem Dashboard Arbeitseintrag, da er behoben wurde.

Arbeitseinträge neu generieren

Nachdem Konflikte gelöst wurden, müssen die betroffenen Arbeitseinträge neu generiert werden. Dadurch werden die angegebenen Arbeitseinträge neu erstellt und die zuvor in Konflikt stehenden Arbeitseinträge überschrieben.

Obwohl Konflikte einzeln gelöst werden können, ist es die beste Vorgehensweise, den Datensatz in der Anwendung zu korrigieren, die den Konflikt verursacht, wenn die Konflikte durch eine andere Anwendung wie Planung oder Anwesenheiten verursacht werden. Diese Methode wird empfohlen, weil bei einer nicht behobenen Ursache in der verknüpften Anwendung die Konflikte beim erneuten Generieren der Arbeitseinträge wieder auftreten.

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Probleme in den spezifischen Anwendungen gelöst wurden, die die Arbeitseintragskonflikte verursacht haben. Sobald die Konflikte in den entsprechenden Apps gelöst wurden, öffnen Sie das Arbeitseintrags-Dashboard, indem Sie zu Personalabrechnung ‣ Arbeitseinträge ‣ Arbeitseinträge navigieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitseinträge neu generieren oben im Arbeitseinträge-Dashboard. Es erscheint ein Pop-up-Fenster Neugenerierung von Arbeitseinträgen.

Wählen Sie über das Dropdown-Menü die Mitarbeiter aus, für die Arbeitseinträge neu generiert werden sollen. Passen Sie die Felder Von und Bis an, sodass der richtige Datumsbereich angezeigt wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitseinträge neu generieren und die Arbeitseinträge werden neu erstellt. Sobald dies geschehen ist, wird das Pop-up-Fenster geschlossen.

Example

Ein Mitarbeiter hat fehlerhafte Arbeitseinträge, die aus der App Planung generiert wurden, weil er fälschlicherweise gleichzeitig zwei Arbeitsstationen zugewiesen wurde. Dies sollte in der App Planung und nicht in der App Personalabrechnung korrigiert werden.

Um dieses Problem zu beheben, ändern Sie den Zeitplan des Mitarbeiters in der App Planung, sodass er korrekt nur einer Arbeitsstation zugewiesen ist. Generieren Sie dann in der App Personalabrechnung die Arbeitseinträge für diesen Mitarbeiter für diesen bestimmten Zeitraum neu.

Die App Personalabrechnung übernimmt dann die neuen, korrigierten Daten aus der App Planung und erstellt die korrekten Arbeitseinträge für diesen Mitarbeiter neu. Alle Konflikte für diesen Mitarbeiter sind nun gelöst.

Arbeitseintragsarten

Beim Erstellen eines Arbeitseintrags in der Personalabrechnung oder beim Erstellen eines neuen Abwesenheitstyps in der Abwesenheiten-Anwendung muss ein Arbeitseintrag-typ ausgewählt werden.

Die Personalabrechnung enthält neun vorkonfigurierte Arbeitseintragtypen. Je nach installierter Lohnbuchhaltungslokalisierung können zusätzliche länderspezifische Arbeitseinträge konfiguriert sein. Falls weitere Arbeitseintragtypen benötigt werden, können diese erstellt werden.

Um die aktuell verfügbaren Arbeitseintragtypen anzuzeigen, navigieren Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Arbeitseinträge ‣ Arbeitseintragtypen.

Jede Arbeitseintragsart hat einen Code, der die Erstellung von Gehaltsabrechnungen erleichtert und sicherstellt, dass alle Steuern und Gebühren korrekt eingegeben werden.

Bemerkung

Je nach installierter Lokalisierung können weitere Abschnitte und Felder im Formular erscheinen.

Neue Arbeitseintragsart

Um einen neuen Arbeitseintragtyp zu erstellen, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Arbeitseinträge ‣ Arbeitseintragtypen und klicken Sie auf Neu. Geben Sie dann die Informationen für die folgenden Abschnitte im Formular ein.

Reiter „Allgemeine Informationen“

• Arbeitseintragtyp-Name: Geben Sie einen Namen für den Arbeitseintragtyp ein. Er sollte kurz und aussagekräftig sein, z. B. Krankheit oder Schulung.

• Lohncode: Geben Sie einen Code für den Arbeitseintragtyp ein. Dieser Code erscheint zusammen mit dem Arbeitseintragtyp auf Zeiterfassungen und Lohnabrechnungen. Da der Code in Verbindung mit der Buchhaltung verwendet wird, wird empfohlen, die Buchhaltungsabteilung nach einem zu verwendenden Code zu fragen.

• Externer Code: Geben Sie einen Code ein, der beim Exportieren von Daten an einen externen Lohnabrechnungsdienst verwendet wird. Fragen Sie beim verwendeten Drittanbieter nach dem Externen Code, der für den neuen Arbeitseintragtyp einzugeben ist.

• Farbe: Wählen Sie eine Farbe für den jeweiligen Arbeitseintragtyp aus. Diese Farbe erscheint im Arbeitseintrags-Dashboard und hilft bei der Identifizierung von Arbeitseintragtypen.

Bemerkung

Die einzigen erforderlichen Felder für einen Arbeitseintragtyp sind der Arbeitseintragtyp-Name und der Lohncode.

In Gehaltsabrechnungsabschnitt anzeigen

• Rundung: Wählen Sie aus, wie die für den Arbeitseintrag eingegebene Zeit gerundet werden soll. Die gewählte Rundungsmethode bestimmt, wie die Arbeitszeit bei Zeiterfassungseinträgen berechnet wird. Die Optionen sind:

  • Keine Rundung: Arbeitseinträge werden nicht geändert.

  • Halber Tag: Arbeitseinträge werden auf den nächsten halben Tag gerundet.

  • Tag: Arbeitseinträge werden auf den nächsten vollen Tag gerundet.

• Rundungsart: Wenn im Feld Rundung entweder Halber Tag oder Tag ausgewählt ist, erscheint dieses Feld. Wählen Sie entweder Auf oder Ab, um festzulegen, wie die Rundung behandelt wird.

Example

Die Arbeitszeit ist auf einen 8-Stunden-Arbeitstag (eine 40-Stunden-Woche) eingestellt. Ein Mitarbeiter gibt eine Zeit von 5,5 Stunden für einen Arbeitseintrag ein.

Wenn die Rundung auf Keine Rundung eingestellt ist, bleibt der Arbeitseintrag bei 5,5 Stunden.

Wenn die Rundung auf Halber Tag eingestellt ist und die Rundungsart auf Ab eingestellt ist, wird der Arbeitseintrag auf 4 Stunden geändert. Wenn die Rundungsart auf Auf eingestellt ist, wird der Arbeitseintrag auf 8 Stunden geändert.

Wenn Rounding auf Day gesetzt ist und der Rounding Type auf Down gesetzt ist, wird der Arbeitseintrag auf null Stunden geändert. Wenn der Rounding Type auf Up gesetzt ist, wird der Arbeitseintrag auf 8 Stunden geändert.

Abschnitt „Unbezahlt“

• Unpaid in Structures Types: Wenn der Arbeitseintragstyp für Arbeit ist, die nicht bezahlt wird, geben Sie an, für welche Gehaltsstruktur der unbezahlte Arbeitseintragstyp gilt, indem Sie das Dropdown-Menü verwenden. Einige Situationen, in denen Arbeit auf einer Gehaltsabrechnung erfasst wird, aber keine Vergütung gewährt wird, wie unbezahlte Praktika, unbezahlte Schulungen oder ehrenamtliche Arbeit.

Abschnitt „Anwesenheitsoptionen“

• Time Off: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Arbeitseintragstyp für eine Abwesenheitsanfrage oder einen Abwesenheitseintrag in der Abwesenheiten-App ausgewählt werden kann.

  Wenn Time Off aktiv ist, erscheint ein Feld Time Off Type. Dieses Feld enthält ein Dropdown-Menü zur Auswahl der spezifischen Abwesenheitstypen, wie Paid Time Off, Sick Time Off oder Extra Hours. Wählen Sie den Time Off Type aus, der dem Arbeitseintragstyp zugeordnet ist.

• Keep Time Off Right: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Arbeitseintragstyp, der dem ausgewählten Abwesenheitstyp zugeordnet ist, die Übertragung ungenutzter Abwesenheit auf das Folgejahr ermöglicht.

Abschnitt „Berichtswesen“

• Unforeseen Absence: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Arbeitseintragstyp im Bericht über unvorhergesehene Abwesenheiten sichtbar sein soll.

Siehe auch

Gehaltsabrechnungen

Abrechnungsläufe