Arbeitsgenehmigungen und Überstunden

Odoos Anwesenheiten-App erfordert eine Überwachung durch die Geschäftsleitung, um sicherzustellen, dass alle erfassten Anwesenheiten korrekt sind, insbesondere Überstunden und unvollständige Schichten.

Verwaltungsdashboard

Alle Anwesenheitsdaten, die genehmigt werden müssen, beispielsweise aufgrund von sich überschneidenden Arbeitseinträgen oder nicht genehmigten Abwesenheiten, werden über ein zentrales Verwaltungdashboard verwaltet. Um darauf zuzugreifen, navigieren Sie zu:menuselection:Anwesenheiten --> Verwaltung.

Das Dashboard Verwaltung zeigt in der Standardlistenansicht nur Anwesenheitseinträge für aktuelle Mitarbeiter an, die genehmigt werden müssen. view. Dies liegt an den beiden Standardfiltern in der Suchleiste: Zu genehmigen und Aktive Mitarbeiter.

Jeder Anwesenheitseintrag zeigt die folgenden Informationen an:

• Mitarbeiter: der Name des Mitarbeiters.

• Anmeldung: das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung des Mitarbeiters.

• Abmeldung: das Datum und die Uhrzeit der Abmeldung des Mitarbeiters.

• Gearbeitete Zeit: die vom Mitarbeiter protokollierten Arbeitsstunden

• Gearbeitete Überstunden: die geleisteten Überstunden

• :guilabel:`Überstunden`** die insgesamt protokollierten Überstunden

• Überstundenstatus: der Status des Anwesenheitseintrags. Alle auf diesem Dashboard angezeigten Anwesenheitseinträge haben den Status Zu genehmigen.

Genehmigungen und Ablehnungen

Anwesenheitseinträge können direkt über das Verwaltungsdashboard genehmigt oder abgelehnt werden. Ganz rechts bei jedem Eintrag erscheinen die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um den protokollierten Anwesenheitseintrag entweder zu genehmigen oder abzulehnen.

Bemerkung

Beim Genehmigen oder Ablehnen von Anwesenheitseinträgen über das Dashboard Verwaltung ist es nicht möglich, die Details des Eintrags einzusehen.

Teilgenehmigungen

Es ist möglich, nur einen Teil der protokollierten Überstunden zu genehmigen, nicht die gesamte Menge. Um nur einen Teil der Überstunden zu genehmigen, klicken Sie auf einen Anwesenheitseintrag, um die Details anzuzeigen.

Klicken Sie in das Feld Überstunden und geben Sie die Anzahl der zu genehmigenden Stunden ein. Nach der Bearbeitung des Feldes Überstunden wird das Feld Gearbeitete Überstunden sichtbar, um die Differenz zwischen Gearbeitete Zeit und Überstunden anzuzeigen.

Bemerkung

Das Feld Gearbeitete Zeit zeigt die insgesamt vom Mitarbeiter protokollierten Stunden an (Gearbeitete Zeit plus Überstunden). Zum Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter acht Stunden arbeiten soll und fünf Überstunden geleistet hat, beträgt die Gearbeitete Zeit dreizehn Stunden und die Überstunden fünf Stunden. Das Feld Gearbeitete Zeit kann nicht bearbeitet werden.

Klicken Sie auf Genehmigen, um die aktualisierten Überstunden zu genehmigen. Nach einer Teilgenehmigung verschwindet das Feld Gearbeitete Überstunden zusammen mit der Schaltfläche Genehmigen. Die Differenz der Stunden erscheint im Feld Überstunden.

Sobald Überstunden teilweise genehmigt wurden, ändert sich der Status zu Genehmigt.

Wichtig

Sobald Überstunden teilweise genehmigt wurden, ist es weiterhin möglich, diese abzulehnen, indem Sie auf Ablehnen klicken. Der Eintrag kann so oft wie nötig bearbeitet werden.

Bemerkung

Gelegentlich kann es notwendig sein, den Standort eines Mitarbeiters bei der Anmeldung zu überprüfen. Die Methode, mit der sich der Mitarbeiter angemeldet hat, ist im individuellen Datensatz im Feld Modus zu finden.

Das Feld Modus kann nicht bearbeitet werden, da es ausschließlich die Methode protokolliert, mit der der Anwesenheitseintrag erstellt wurde.

Die möglichen Optionen sind:

• Kiosk: Der Mitarbeiter hat sich physisch über ein Kiosk-Gerät an- oder abgemeldet. Der Mitarbeiter hat sich somit am Kiosk angemeldet.

• Benachrichitungsfeld: Der Mitarbeiter hat sich direkt aus der Datenbank an- und abgemeldet. Abhängig von der im detaillierten Anwesenheitseintrag angezeigten IP-Adresse kann der Standort des Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Anmeldung bestimmt werden.

• Manuell: Der Eintrag wurde manuell in der -Abwesenheiten-App erstellt. Dies wird typischerweise von der Verwaltung vorgenommen, um einen fehlenden Eintrag hinzuzufügen.

Anwesenheitsdatensätze erstellen

Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten können bei Bedarf Anwesenheitsdatensätze manuell in der Anwesenheiten-App erstellen. Dies ist z. B. erforderlich, wenn Mitarbeiter vergessen, sich für ihre Schichten an- oder abzumelden, da Mitarbeiter Anwesenheitsdatensätze nicht nachträglich selbst erstellen können.

Um einen fehlenden Anwesenheitsdatensatz hinzuzufügen, navigieren Sie zu Anwesenheiten ‣ Übersicht. Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Neu. Im erscheinenden Pop-up-Fenster Erstellen geben Sie folgende Informationen ein:

• Mitarbeiter: Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den der Datensatz erstellt wird. Standardmäßig wird der angemeldete Benutzer eingetragen.

• Anmeldung: Wählen Sie im Kalenderdialog das Datum und die Uhrzeit des Check-ins aus und klicken Sie auf Anwenden. Standardmäßig ist das aktuelle Datum ausgewählt und die Uhrzeit auf 00:00:00 gesetzt.

• Abmeldung: Wählen Sie im Kalenderdialog das Datum und die Uhrzeit der Abmeldung aus und klicken Sie auf Anwenden. Standardmäßig ist der folgende Tag ausgewählt und die Uhrzeit auf 00:00:00 gesetzt.

• Gearbeitete Zeit: Dieses Feld wird automatisch aus der Differenz zwischen den ausgewählten Daten in den Feldern Anmeldung und Abmeldung berechnet. Es kann nicht bearbeitet werden.

• Überstunden: Geben Sie die Anzahl der zu genehmigenden Überstunden ein, falls vorhanden.

Wichtig

Sobald Überstunden eingetragen werden, werden sie vom System automatisch genehmigt. Es ist jedoch möglich, sie manuell abzulehnen, wie im Abschnitt Genehmigungen und Ablehnungen erklärt.