Reinvoice expenses¶
If expenses are tracked on customer projects, they can be automatically charged back to the customer. This is done by logging an expense, referencing the corresponding sales order, and then creating an expense report.
Next, managers approve the expense report, then the accounting department post the journal entries.
Finally, once the expense report is posted to a journal, the expenses appear on the specified SO. When the SO is invoiced, the customer is charged for the expenses.
Wichtig
Nur Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten können Spesen genehmigen, buchen und weiterberechnen.
Siehe auch
Dieses Dokument enthält untergeordnete Anweisungen für die Erstellung, Einreichung, Genehmigung und Buchung von Ausgaben. Ausführliche Anleitungen für jeden dieser Schritte finden Sie in der folgenden Dokumentation:
Einrichtung¶
First, specify the invoicing policy for each expense category. Navigate to . Click on an expense category to view the expense category form. Under the INVOICING section, click the radio button next to the desired selection for Re-Invoice costs:
No: The expense category cannot be reinvoiced.
Nach Aufwand: Die Spesenkategorie fakturiert Ausgaben zu den im Formular der Spesenkategorie festgelegten Kosten.
Verkaufspreis: Die Spesenkategorie wird zu dem auf dem Spesenformular festgelegten Verkaufspreis fakturiert.
Log an expense¶
Bei der Erstellung einer neuen Ausgabe müssen Sie zunächst die richtigen Informationen eingeben, um einem Kunden eine neue Rechnung ausstellen zu können. Wählen Sie im Feld An Kunden weiterberechnen den Verkaufsauftrag aus, dem die Ausgabe hinzugefügt werden soll.
Next, select the Analytic Distribution the expense is posted to. The options available are pulled from the Projects app.
Multiple projects can be selected, if desired. To add another Analytic Distribution, click on the line to reveal the Analytic pop-over window. Click Add a line, then select the desired Analytic Distribution from the drop-down menu.
Wichtig
If selecting more than one Analytic Distribution, the Percentage fields
must be modified. Both fields are populated with 100%, by default. Adjust the percentages
for all the fields, so the total of all selected accounts equals 100%.
Example
A furniture company is building seating for two different locations for one client. The client agrees to pay for all travel expenses for site visits related to these two projects. The furniture company plans one trip to visit both locations.
When creating the expenses for travel expenses, both projects are listed in the Analytic Distribution line, for 50% each.
Eine Spesenabrechnung erstellen¶
Nachdem die Ausgaben erstellt wurden, muss die Spesenabrechnung auf die gleiche Weise wie alle anderen Spesen erstellt und eingereicht werden.
Sobald die Spesenabrechnung eingereicht ist, erscheint oben in der Mitte der Spesenabrechnung und jedes einzelnen Speseneintrags, der neu fakturiert wird, eine intelligente Schaltfläche Verkaufsaufträges.
Wichtig
Die Auswahl des richtigen Verkaufsauftrags im Feld An Kunden weiterberechnen ist entscheidend, da dies dazu führt, dass die Ausgaben automatisch in Rechnung gestellt werden, nachdem eine Spesenabrechnung genehmigt wurde.
Das Feld An Kunden weiterberechnen kann nur bis zur Genehmigung einer Spesenabrechnung geändert werden, danach kann das Feld nicht mehr geändert werden. Nachdem eine Spesenabrechnung genehmigt wurde, kann das Feld An Kunden weiterberechnen nicht mehr geändert werden.
Ausgaben genehmigen und buchen¶
Before approving an expense report, ensure the Analytic Distribution section is populated for every relevant expense line.
Wenn eine Kostenverteilung fehlt, weisen Sie die richtigen Kostenstellen aus dem Drop-down-Menü zu und klicken Sie dann auf Genehmigen.
Bemerkung
Die Schaltfläche Genehmigen erscheinen erst, nachdem eine Spesenabrechnung eingereicht wurde.
Die Buchhaltungsabteilung ist in der Regel für die Buchung von Journalposten zuständig. Um Ausgaben in einem Buchhaltungsjournal zu buchen, klicken Sie auf Journalposten buchen. Sobald eine Spesenabrechnung genehmigt ist, kann sie gebucht werden.
Der Verkaufsauftrag wird nur aktualisiert, nachdem die Journalposten gebucht wurden. Sobald die Journalposten gebucht sind, erscheinen die Ausgaben auf dem referenzierten Verkaufsauftrag.
Auslagen in Rechnung stellen¶
Nachdem die Spesenabrechnung genehmigt und die Journalbcuhungen gebucht wurden, wird der Verkaufsauftrag aktualisiert, und dem Kunden kann eine Rechnung gestellt werden.
Navigate to the expense report, and click the Sales Orders smart button to open the SO. The expenses to be reinvoiced now appear on the SO.
Bemerkung
In einer Spesenabrechnung kann auf mehr als ein Verkaufsauftrag verwiesen werden. Wenn mehr als ein Verkaufsauftrag referenziert wird, werden durch Klick auf die intelligente Schaltfläche Verkaufsaufträge die Anzahl der mit der Spesenabrechnung verbundenen Verkaufsaufträge aufgelistet. Klicken Sie auf einen Verkaufsauftrag, um die Details des einzelnen Verkaufsauftrags zu öffnen.
Die Ausgaben werden im Reiter Auftragspositionen des Verkaufsauftrags aufgelistet.
Klicken Sie dann auf Rechnung erstellen und ein Pop-up-Fenster Rechnungen erstellen erscheint. Wählen Sie aus, ob es sich bei der Rechnung um eine Reguläre Rechnung, eine Anzahlung (Prozent) oder eine Anzahlung (fester Betrag) handelt. Klicken Sie dann auf Entwurf erstellen. Dadurch wird eine Entwurfsrechnung für den Kunden erstellt. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen und dem Kunden die Ausgaben in Rechnung zu stellen.
Siehe auch