Layanan

Untuk memelihara armada kendaraan dengan baik, maintenance rutin serta perbaikan berkala diperlukan. Menjadwalkan perbaikan dan mengelola layanan untuk seluruh armada diperlukan untuk memastikan semua kendaraan dalam kondisi kerja yang baik saat dibutuhkan.

Layanan, seperti maintenance rutin, seperti penggantian oli atau rotasi ban, dapat dicatat terlebih dahulu. Perbaikan lainnya dicatat saat terjadi.

Buat catatan layanan

Buat catatan layanan dengan salah satu dari dua cara: langsung di aplikasi Armada, atau dari tagihan vendor di aplikasi Akuntansi.

Dari aplikasi Armada

Untuk mencatat layanan untuk kendaraan di aplikasi Armada, buka dashboard utama Layanan dengan menavigasi ke aplikasi Armada ‣ Armada ‣ Layanan. Buka formulir layanan baru dengan mengklik tombol Baru di sudut kiri atas.

Isi informasi pada formulir. Hanya dua bidang yang wajib diisi yaitu Jenis Layanan dan Kendaraan.

Bidang pada formulir adalah:

• Deskripsi: Masukkan deskripsi singkat tentang layanan di bidang ini.

• Jenis Layanan: Menggunakan menu drop-down, pilih jenis layanan yang dilakukan. Jika layanan yang diinginkan tidak ada, masukkan jenis layanan baru, dan klik Buat "(jenis layanan)" atau Buat dan edit... untuk menambahkan jenis layanan dan mengonfigurasinya.

  Penting

  Hanya satu Jenis Layanan yang dikonfigurasi sebelumnya di Odoo: Tagihan Vendor.

• Tanggal: Menggunakan pemilih kalender, pilih tanggal layanan diberikan, atau dijadwalkan untuk dilakukan. Navigasi ke bulan yang diinginkan menggunakan ikon (panah), kemudian klik pada tanggal untuk memilihnya.

• Biaya: Masukkan perkiraan biaya layanan, jika tersedia. Jika layanan untuk perbaikan masa depan, bidang ini harus dibiarkan kosong. Bidang ini diperbarui saat perkiraan diterima, dan lagi, saat biaya perbaikan akhir diketahui.

• Vendor: Menggunakan menu drop-down, pilih vendor yang melakukan layanan. Jika vendor belum dimasukkan dalam sistem, tambahkan dan konfigurasikan vendor.

• Kendaraan: Menggunakan menu drop-down, pilih kendaraan yang diservis. Ketika kendaraan dipilih, bidang Pengemudi akan terisi, dan satuan ukuran untuk bidang Nilai Odometer muncul.

• Pengemudi: Pengemudi kendaraan saat ini secara otomatis mengisi bidang ini ketika Kendaraan dipilih. Jika pengemudi perlu diubah, pengemudi lain dapat dipilih menggunakan menu drop-down.

• Nilai Odometer: Masukkan pembacaan odometer dari saat layanan dilakukan. Satuan ukuran adalah kilometer (km) atau mil (mi), tergantung pada bagaimana kendaraan yang dipilih dikonfigurasi.

  Tip

  Untuk mengubah dari kilometer ke mil, atau sebaliknya, klik ikon (Tautan Internal) di sebelah kanan kendaraan yang dipilih di bidang Kendaraan.

  Ubah satuan ukuran, kemudian navigasi kembali ke formulir layanan, melalui tautan breadcrumb. Satuan ukuran kemudian diperbarui di bidang Nilai Odometer.

• CATATAN: Masukkan catatan apa pun untuk perbaikan di bagian bawah formulir layanan. Misalnya, ini dapat mencakup detail perkiraan atau suku cadang yang diganti.

Dari aplikasi Akuntansi

Kadang-kadang perbaikan dilakukan dan ditagih sebelum catatan layanan dibuat. Ini adalah situasi umum ketika perbaikan tidak terduga, seperti menderek kendaraan yang rusak atau melakukan perbaikan darurat di pinggir jalan. Dalam keadaan ini, catatan layanan dapat dibuat langsung dari tagihan vendor di aplikasi Akuntansi.

Untuk menghubungkan tagihan vendor ke layanan dan membuat catatan layanan, pertama buka aplikasi Akuntansi dan klik Pembelian pada dashboard. Klik tagihan vendor untuk perbaikan tersebut untuk membuka detail tagihan.

Di tab Invoice Lines, klik ikon opsi tambahan untuk menampilkan menu drop-down. Klik kotak centang di samping Vehicle, lalu klik di luar untuk menutup menu drop-down.

Klik ke dalam field Vehicle dan pilih kendaraan yang telah dilakukan servis.

Penting

Untuk menambahkan kendaraan ke tagihan, Status tagihan di dashboard akuntansi harus Draft. Jika tagihan telah dikonfirmasi, klik tombol Reset to Draft pada tagihan, lalu tambahkan kendaraan.

Setelah field Vehicle terisi, buka dashboard Services dengan menavigasi ke Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Service Type tercantum sebagai Vendor Bill, secara default. Catatan harus diperbarui untuk menjaga catatan servis yang akurat.

Klik pada catatan Vendor Bill yang baru untuk melihat detail servis. Klik field Service Type untuk menampilkan menu drop-down dari semua tipe servis yang tersedia, dan pilih tipe servis yang benar. Jika perlu, buat tipe servis baru.

Pada catatan servis, tombol pintar Service's Bill muncul di bagian atas. Klik tombol pintar Service's Bill untuk melihat tagihan vendor yang sesuai.

Tip

Warna teks di tombol pintar Service's Bill menunjukkan status tagihan. Teks hijau menunjukkan tagihan telah dikonfirmasi atau dibayar, teks oranye menunjukkan masih berupa draft.

Buat jenis layanan

Metode satu-satunya untuk membuat jenis layanan adalah dari formulir layanan.

Pada formulir layanan, ketik nama Jenis Layanan baru di bidang yang sesuai. Kemudian, klik Buat dan edit..., dan formulir pop-up Buat Jenis Layanan muncul.

Jenis layanan yang dimasukkan pada formulir layanan secara otomatis mengisi bidang Nama, yang dapat diubah jika diinginkan.

Kemudian, pilih Kategori untuk jenis layanan baru dari menu tarik-turun di bidang tersebut. Dua opsi default yang dapat dipilih adalah Kontrak atau Layanan. Kategori tambahan tidak dapat dibuat.

Jika layanan hanya berlaku untuk kontrak atau layanan, pilih Kategori yang sesuai. Jika layanan berlaku untuk kontrak dan layanan, biarkan bidang ini kosong.

Setelah selesai, klik Simpan & Tutup.

Buat vendor

Ketika layanan dilakukan untuk pertama kalinya, biasanya catatan vendor belum ditambahkan ke database. Praktik terbaik adalah menambahkan detail lengkap untuk vendor di database, sehingga informasi yang diperlukan dapat diambil.

Vendor ditambahkan dengan aplikasi Kontak. Lihat dokumentasi untuk detail lebih lanjut.

Catatan

Tab atau bidang yang berbeda mungkin terlihat pada formulir Buat Vendor, tergantung pada aplikasi lain yang diinstal.

Lihat layanan

Untuk melihat semua layanan yang dicatat dalam database, termasuk permintaan lama dan baru, navigasikan ke aplikasi Armada ‣ Armada ‣ Layanan. Semua layanan muncul dalam tampilan daftar, termasuk semua detail untuk setiap layanan.

Catatan layanan dikelompokkan berdasarkan jenis layanan. Jumlah perbaikan untuk setiap jenis layanan muncul dalam tanda kurung setelah nama jenis layanan.

Setiap layanan yang terdaftar menampilkan informasi berikut:

• Date: Tanggal saat servis, atau perbaikan, dilakukan (atau diminta untuk dilakukan).

• Description: Deskripsi singkat tentang tipe spesifik servis, atau perbaikan, yang dilakukan untuk memperjelas servis tertentu.

• Service Type: Tipe servis, atau perbaikan, yang dilakukan. Ini dipilih dari daftar servis yang harus dikonfigurasi.

• Vehicle: Kendaraan spesifik yang dilakukan servis.

• Driver: Driver saat ini untuk kendaraan.

• Vendor: Vendor spesifik yang melakukan servis, atau perbaikan.

• Notes: Informasi apa pun yang terkait dengan servis, atau perbaikan, yang didokumentasikan untuk menambah klarifikasi.

• Cost: Total biaya servis, atau perbaikan.

• Stage: Status servis, atau perbaikan. Opsi adalah New, Running, Done, atau Cancelled.

Di bagian bawah kolom Biaya, total biaya semua layanan dan perbaikan dicantumkan.