Kenia

Konfiguration

Installieren Sie das 🇰🇪 Kenianische steuerliche Lokalisierungspaket, um alle Funktionen der kenianischen Lokalisierung zu erhalten.

eTIMS

Die Kenya Revenue Authority (KRA) hat das electronic Tax Invoice Management System (eTIMS) zur Steuererhebung implementiert.

Um Dokumente über eTIMS einzureichen, müssen Sie eine OSCU verwenden, die sich in das bestehende Trader Invoicing System (TIS) integriert, wie das von Odoo bereitgestellte. Die OSCU wird verwendet, um Steuerrechnungen zu validieren, zu verschlüsseln, zu signieren, zu übertragen und zu speichern.

Bemerkung

Stellen Sie sicher, dass Sie die Module Kenya eTIMS EDI installieren, um das OSCU-Gerät vollständig nutzen zu können.

OSCU-Gerät initialisieren

Die OSCU muss vor der Verwendung initialisiert werden. Navigieren Sie dazu zu Einstellungen ‣ Allgemeine Einstellungen, klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Info aktualisieren und geben Sie Ihre Steuernummer ein.

So initialisieren Sie die OSCU:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen ‣ Allgemeine Einstellungen und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Kenya eTIMS Integration.

  2. Setzen Sie den eTIMS-Servermodus für die Initialisierung auf Test.

  3. Geben Sie die Seriennummer des Geräts ein und aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen.

  4. Klicken Sie auf OSCU initialisieren.

Bemerkung

Diese Servermodi sind verfügbar:

  • Demo: Für Demonstrationszwecke konzipiert; verwendet Mockdaten und erfordert keine initialisierte OSCU;

  • Test: Wird zum Testen der Verbindung zu eTIMS verwendet;

  • Produktion: Wird für Live-Datenbanken verwendet, die bereit sind, Daten zu senden.

Wichtig

Wenn Ihr Gerät bereits initialisiert wurde (z. B. über ein anderes ERP), aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus). Geben Sie dann im Abschnitt Kenya eTIMS Integration die ID der Einheit im Feld Einheiten-ID und den durch eine frühere Initialisierung erhaltenen Schlüssel im Feld CMC-Schlüssel ein. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Sobald das OSCU-Modul initialisiert wurde, wird für jedes Unternehmen in dieser Datenbank, dessen Land auf Kenia gesetzt ist, eine OSCU-Seriennummer generiert. Die Seriennummer wird basierend auf der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens generiert (unabhängig von deren Gültigkeit). Es handelt sich um eine eindeutige und fortlaufende Seriennummer, die mit dem Präfix ODOO beginnt, gefolgt von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens und einer Zahlenfolge.

Registrierung bei eTIMS

Steuerzahler müssen sich registrieren und ein Konto im KRA-Portal erstellen. Falls Sie noch kein Konto haben:

  1. Registrieren Sie sich, geben Sie Ihre PIN ein und überprüfen Sie, dass alle Informationen korrekt sind, einschließlich Ihrer Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postanschrift. Korrigieren Sie eventuelle Fehler auf der iTax-Seite.

  2. Ein OTP wird an die angegebene Telefonnummer gesendet. Entsperren Sie Werbenachrichten, falls Sie es nicht erhalten.

  3. Laden Sie den Personalausweis des Geschäftsinhabers oder den Personalausweis des Direktors (wie auf iTax aufgeführt) zusammen mit dem ausgefüllten und unterzeichneten Verpflichtungsformular hoch.

  4. Klicken Sie im eTIMS-Dashboard oben auf der Seite auf Serviceanfrage. Wählen Sie OSCU als eTIMS-Typ, geben Sie Odoo KE LTD als Drittanbieter-Integrator ein und geben Sie die zuvor abgerufene OSCU-Seriennummer Ihres Unternehmens ein.

Bemerkung

Genehmigungen von Serviceanfragen erfolgen normalerweise schnell. Bei Verzögerungen wenden Sie sich an den eTIMS-Betrieb oder das KRA-Büro.

Verpflichtungsformular

  • Teil 1: Tragen Sie die Informationen des Steuerzahlers ein.

  • Teil 2: Tragen Sie die Informationen des Geschäftsinhabers oder Direktors ein.

  • Teil 3: Tragen Sie Ihre eindeutige Seriennummer ein, die Sie in Odoo finden.

  • Teil 4: Markieren Sie OSCU, geben Sie die Odoo KE LTD PIN PO52112956W ein und geben Sie die von Ihnen verwendete Odoo-Version ein (17.0 oder höher).

  • Teil 5: Aktivieren Sie die Pflichtfelder, geben Sie ein Datum ein und unterschreiben Sie.

eTIMS-Codes

Gängige Standardcodes werden automatisch alle zwei Tage von den KRA-eTIMS-API-Servern abgerufen. Um sie manuell abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus).

  2. Gehen Sie zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ Automatisierung: Geplante Aktionen und suchen Sie nach KE eTIMS: KRA-Standardcodes abrufen.

  3. Klicken Sie auf die Aktion in der Liste und dann auf Manuell ausführen, um die Codes abzurufen.

Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ KE OSCU-Codes, um die vollständige Liste der abgerufenen OSCU-Codes anzuzeigen.

Liste der abgerufenen OSCU-Codes.

UNSPSC-Codes

Die KRA benötigt UNSPSC-Codes, damit ein Produkt registriert werden kann. UNSPSC-Codes werden automatisch täglich von den KRA-eTIMS-API-Servern abgerufen. Um sie manuell abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus).

  2. Gehen Sie zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ Automatisierung: Geplante Aktionen und suchen Sie nach KE eTIMS: UNSPSC-Codes von eTIMS abrufen.

  3. Klicken Sie auf die Aktion in der Liste und dann auf Manuell ausführen, um die Codes abzurufen.

Gehen Sie zum Produktformular und klicken Sie im Tab Accounting auf das Feld UNSPSC Category, um die vollständige Liste der abgerufenen UNSPSC-Codes anzuzeigen.

Mitteilungen

Mitteilungen werden automatisch täglich von den KRA eTIMS API-Servern abgerufen. Um sie manuell abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus).

  2. Gehen Sie zu Settings ‣ Technical ‣ Automation: Scheduled Actions und suchen Sie nach KE eTIMS: Fetch KRA notices from eTIMS.

  3. Klicken Sie auf die Aktion in der Liste und dann auf Run Manually, um die Mitteilungen abzurufen.

Gehen Sie zu Accounting ‣ Configuration ‣ KE OSCU Notices, um die vollständige Liste der abgerufenen Mitteilungen anzuzeigen.

Mehrere Unternehmen

Siehe auch

Unternehmen

Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, können Sie diese alle in einer einzigen Odoo-Datenbank zentralisieren und verwalten. Die KRA identifiziert und unterscheidet das Mutterunternehmen von seinen Tochtergesellschaften anhand von IDs. Darüber hinaus werden Tochtergesellschaften als Niederlassungen des Mutterunternehmens klassifiziert.

Um die Unternehmens-ID zu konfigurieren, öffnen Sie die App Einstellungen, klicken Sie im Bereich Companies auf Update Info und suchen Sie nach dem Feld eTIMS Branch Code. Das Mutterunternehmen hat in einer Mehrfirmenumgebung eine Niederlassungs-ID von 00. Unternehmen, die nicht das Mutterunternehmen sind, haben eine Niederlassungs-ID ungleich 00 und erhalten eine ID von der KRA zugewiesen.

Um die Niederlassungs-ID von der KRA für Ihre Nicht-Mutterunternehmen abzurufen, stellen Sie sicher, dass das Mutterunternehmen eine kenianische Tax ID hat und das OSCU-Gerät initialisiert wurde. Gehen Sie dann zum Tab Branches und klicken Sie auf Populate from KRA.

Bemerkung

  • Die KRA betrachtet jeden Lieferort als separate Niederlassung (ID).

  • Das OSCU-Gerät muss für jede Niederlassung unabhängig initialisiert werden.

Kontakt-Niederlassungs-ID

Um einem Kontakt eine Niederlassungs-ID zuzuweisen, öffnen Sie das Kontaktformular, gehen Sie zum Tab Accounting und geben Sie den Niederlassungscode in das Feld eTIMS Branch Code ein.

Bemerkung

Standardmäßig sind die Niederlassungs-IDs von Kontakten auf OO gesetzt.

KRA-Sequenzen

Wichtig

Odoo-Rechnungssequenzen und KRA-Sequenzen sind unterschiedlich.

In Odoo hängen Rechnungssequenzen vom Mutterunternehmen ab. Mutterunternehmen können die Rechnungen von Niederlassungen sehen, aber Niederlassungen können nicht die Rechnungen des Mutterunternehmens oder anderer Niederlassungen sehen.

Die KRA benötigt unabhängige Sequenzen pro Niederlassung. Daher verwaltet Odoo Sequenzen individuell pro Niederlassung.

Example

Wenn Sie ein Mutterunternehmen mit zwei Niederlassungen haben, wäre die Rechnungssequenz wie folgt:

  • Erstellen einer Rechnung in Filiale 1: INV/2024/00001.

  • Erstellen einer Rechnung in Filiale 2: INV/2024/00002.

  • Erstellen einer Rechnung im Mutterunternehmen: INV/2024/00003.

So verwaltet Odoo Sequenzen, um die KRA-Vorschriften einzuhalten:

  • Erstellen einer Rechnung in Filiale 1: INV/2024/00001.

  • Erstellen einer Rechnung in Filiale 2: INV/2024/00001.

  • Erstellen einer Rechnung für das Mutterunternehmen: INV/2024/00001.

Versicherung

Für Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen können Sie Versicherungsinformationen über die Mutter- und Zweiggesellschaften senden und in eTIMS aktualisieren. Gehen Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, scrollen Sie zum Abschnitt Kenya eTIMS Integration und füllen Sie die Felder Code, Name und Rate aus. Klicken Sie anschließend auf Send Insurance Details.

Produktregistrierung

Die KRA verlangt, dass Produkte zuerst registriert werden, bevor Geschäftsvorgänge durchgeführt werden (wie Lagerbewegungen, Stückliste, Kundenrechnungen usw.). Damit ein Produkt registriert werden kann, müssen im Produktformular folgende Felder definiert sein:

  • Im Reiter Allgemeine Informationen:

    • Kosten

    • Verkaufssteuern

  • Im Reiter Buchhaltung:

    • Verpackungseinheit

    • Verpackungsmenge

    • Herkunftsland

    • eTIMS-Produkttyp

    • Versicherung anwendbar

    • UNSPSC-Kategorie

Wenn die oben genannten Elemente definiert sind, wird das Produkt automatisch registriert, während der Vorgang an die KRA gesendet wird. Andernfalls werden Sie durch ein gelbes Banner oben auf dem Bildschirm aufgefordert, die fehlenden Elemente zu überprüfen.

Vorlage zur Produktregistrierung.

Lagerbewegungen

Alle Lagerbewegungen müssen an die KRA gesendet werden. Sie benötigen keine Rechnung, wenn es sich um interne Vorgänge oder Bestandsanpassungen handelt. Daher sendet Odoo sie automatisch, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

  1. Für die Bewegung ist kein Kontakt festgelegt;

  2. Der Kontakt ist Ihr Mutterunternehmen oder eine Zweigniederlassung des Mutterunternehmens.

Wenn die Lagerbewegungen externe Vorgänge sind (z. B. an Kontakte, die nicht Teil des Mutterunternehmens oder seiner Zweigniederlassungen sind), werden die Lagerbewegungen automatisch nach dem Versand der Rechnung an eTIMS gesendet.

Bemerkung

  • Die Lagerbewegung muss bestätigt werden, bevor die Rechnung an eTIMS gesendet wird.

  • Die Produkte müssen registriert sein, damit die Lagerbewegung an eTIMS gesendet werden kann. Wenn das Produkt noch nicht registriert wurde, fordert ein gelbes Banner zur Registrierung der Produkte auf.

Einkäufe

Odoo ruft täglich automatisch neue Lieferantenrechnungen von eTIMS ab. Sie müssen die abgerufenen Lieferantenrechnungen bestätigen und die Bestätigung an die KRA senden. Um eine Lieferantenrechnung zu bestätigen, muss sie mit einer oder mehreren bestätigten Bestellpositionszeile(n) verknüpft sein.

Bei Einkäufen (nicht Zolleinfuhren) sind die Schritte zum Verknüpfen von Bestellpositionen mit Rechnungen die folgenden:

  1. Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen. Die Lieferantenrechnung wird von den KRA-Servern abgerufen. Die JSON-Datei ist bei Bedarf im Chatter der Lieferantenrechnung verfügbar.

  2. Odoo prüft die Steuernummer (PIN) des Lieferanten (Partners);

    • Wenn diese unbekannt ist, wird ein neuer Kontakt (Partner) erstellt.

    • Wenn die Kontaktperson bekannt ist und die Zweigstellen-ID übereinstimmt, verwendet Odoo die bekannte Kontaktperson.

  3. Wählen Sie in der von der KRA abgerufenen Rechnung das Produkt aus. Jede Lieferantenrechnung muss ein Produkt enthalten, um später bestätigt und an eTIMS gesendet werden zu können.

  4. Odoo prüft vorhandene Bestellpositionen, die mit den im vorherigen Schritt eingegebenen Produkten und dem Partner (falls vorhanden) übereinstimmen. Klicken Sie auf das Feld Bestellposition und wählen Sie die zutreffende(n) Bestellposition(en) aus, die mit den Produkten übereinstimmen. Die Mengen auf der Rechnung müssen mit den auf der Bestellung angegebenen Empfangsmengen übereinstimmen.

    Wenn keine vorhandene Bestellposition mit den Positionen der abgerufenen Rechnung übereinstimmt, klicken Sie auf Bestellung erstellen und erstellen Sie eine Bestellung basierend auf der/den nicht übereinstimmenden Position(en). Bestätigen Sie die resultierende Lagerbewegung und bestätigen Sie die Rechnung.

  5. Legen Sie eine Methode im Feld eTIMS-Zahlungsmethode fest.

  6. Sobald alle Schritte abgeschlossen sind, klicken Sie auf An eTIMS senden, um die Lieferantenrechnung zu senden. Nachdem die Lieferantenrechnung auf eTIMS bestätigt wurde, finden Sie die KRA-Rechnungsnummer im Tab eTIMS-Details.

Schritte zur Rechnungsregistrierung.

Rechnungsstellung

Bemerkung

Die KRA akzeptiert keine Verkäufe, wenn das Produkt nicht auf Lager ist.

Dies ist der empfohlene Verkaufsablauf in Odoo beim Verkauf:

  1. Erstellen Sie einen Verkaufsauftrag.

  2. Validieren Sie die Lieferung.

  3. Bestätigen Sie die Rechnung.

  4. Klicken Sie auf Senden und aktivieren Sie dann An eTIMS senden.

  5. Klicken Sie auf Senden, um die Rechnung zu versenden.

Nachdem die Rechnung gesendet und von der KRA signiert wurde, finden Sie die folgenden Informationen darauf:

  • KRA-Rechnungsnummer

  • Obligatorische KRA-Rechnungsfelder wie SCU-Informationen, Datum, SCU-ID, Belegnummer, Artikelanzahl, internes Datum und Belegsignatur.

  • Die KRA-Steuertabelle

  • Ein eindeutiger KRA-QR-Code für die signierte Rechnung.

Importe

Zolleinfuhrcodes werden automatisch täglich von den KRA-eTIMS-API-Servern abgerufen. Um sie manuell abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie den Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus).

  2. Gehen Sie zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ Automatisierung: Geplante Aktionen und suchen Sie nach KE eTIMS: Zolleinfuhren von der OSCU empfangen.

  3. Klicken Sie auf die Aktion in der Liste und dann auf Manuell ausführen, um die Codes abzurufen.

Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Zolleinfuhren, um die importierten Codes anzuzeigen.

Die folgenden Schritte sind erforderlich, um Zolleinfuhren zu senden und von der KRA signieren zu lassen:

  1. Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Zolleinfuhren. Die Zolleinfuhr wird automatisch von der KRA abgerufen.

  2. Ordnen Sie den importierten Artikel einem vorhandenen registrierten Produkt im Feld Produkt zu (oder erstellen Sie ein Produkt, falls kein zugehöriges Produkt vorhanden ist).

  3. Legen Sie einen Lieferanten im Feld Partner fest.

  4. Ordnen Sie den importierten Artikel basierend auf dem Partner seiner zugehörigen Bestellung zu (siehe Einkaufsschritte). Der Bestand muss korrekt angepasst werden, wenn die Zolleinfuhr genehmigt wird.

    Wenn keine zugehörige Bestellung vorhanden ist, erstellen Sie eine und bestätigen Sie diese. Bestätigen Sie dann die Lieferung, indem Sie auf Produkte empfangen und dann auf Bestätigen in der Bestellung klicken.

  5. Klicken Sie auf Zuordnen und genehmigen oder Zuordnen und ablehnen, je nach Situation der Waren.

Bemerkung

Die vom KRA erhaltene JSON-Datei wird im Chatter des Zollimports angehängt.

Stückliste

Die KRA verlangt, dass alle Stücklisten an sie gesendet werden. Um Stücklisten an eTIMS zu senden, müssen das Produkt und seine Komponenten registriert sein. Um auf die Stückliste eines Produkts zuzugreifen, klicken Sie auf das Produkt und dann auf die Schaltfläche Bill of Materials.

Stellen Sie sicher, dass die von der KRA erforderlichen Felder im Abschnitt KRA-eTIMS-Details des Reiters Buchhaltung im Produktformular ausgefüllt sind, und klicken Sie auf An eTIMS senden. Der erfolgreiche Versand der Stückliste wird im Chatter bestätigt, wo Sie die gesendeten Informationen auch in einer angehängten JSON-Datei finden.

Gutschriften

Die KRA akzeptiert keine Gutschriften mit Mengen oder Preisen, die höher sind als die ursprüngliche Rechnung. Beim Erstellen einer Gutschrift muss ein KRA-Grund angegeben werden: Gehen Sie im Gutschriftsformular zur Registerkarte eTIMS Details, wählen Sie den eTIMS Credit Note Reason aus und wählen Sie dann die Rechnungsnummer im Feld Reversal of.