Kalender¶

Odoo Kalender ist eine Planungsanwendung, die es Benutzern ermöglicht, den Geschäftsablauf eines Unternehmens in eine einzige Verwaltungsplattform zu integrieren. Durch die Integration mit den anderen Apps im Odoo-Ökosystem ermöglicht Kalender den Benutzern, Besprechungen zu planen und zu organisieren, Veranstaltungen zu planen, Mitarbeiterbeurteilungen zu planen, Projekte zu koordinieren und vieles mehr.

Beim Öffnen der Kalenderapp erhalten Benutzer eine Übersicht ihrer aktuellen Meetings. Die ausgewählte Ansichtsoption erscheint als Tag, Woche, Monat oder Jahr. In den Ansichtsoptionen des Drop-down-Menüs können Benutzer auch die Funktion Wochenenden anzeigen aktivieren oder deaktivieren.

Tipp

Je nach Ansichtsoption können die Benutzer auf die Schaltflächen (Pfeil nach links oder rechts) klicken, um zwischen Tage, Wochen usw. zu wechseln und über die Schaltfläche Heute zurück zum aktuellen Tage kehren.

Externe Kalender synchronisieren¶

Benutzer können Odoo mit bestehenden Kalendern von Outlook und/oder Google synchronisieren, indem Sie zu Kalender ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen gehen. Geben Sie hier die Client-ID und das Client-Geheimnis ein. Sie können die Synchronisierung auch anhalten, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren, oder die Synchronisierung automatisieren, indem Sie das Kästchen leer lassen.

Sobald die gewünschten Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Speichern, bevor Sie fortfahren.

In synchronisierten Kalendern erstellte Termine erscheinen automatisch auf den integrierten Plattformen.

Siehe auch

Aktivitäten über Chatter erstellen¶

Erstellen Sie sofort neue Besprechungen überall in Odoo über den Chatter eines einzelnen Datensatzes, beispielsweise in einer CRM-Opportunity-Karte oder Aufgabe in der Projekt-App.

Klicken Sie im Chatter auf die Schaltfläche Aktivität. Wählen Sie im Pop-up-Fenster Aktivität planen den gewünschten Aktivitätstyp aus, der je nach Aktivität eine Reihe von Schaltflächen anzeigt.

Aktivitäten, die andere Termine umfassen, wie Besprechung oder Anruf für Demo, sind mit der Kalender-App verknüpft. Wählen Sie eine dieser Aktivitäten aus, um sie mit der Kalender-App zu verknüpfen, und klicken Sie dann auf Planen, um zur App zurückzukehren.

Siehe auch

Aktivitäten in Odoo planen

Einen Termin planen¶

Um ein Ereignis in den Kalender einzutragen, öffnen Sie die Kalender-App und klicken Sie auf das gewünschte Datum. Fügen Sie im daraufhin angezeigten Pop-up-Fenster Neues Ereignis zunächst den Titel des Ereignisses hinzu.

Fenster „Ein Ereignis planen“ in der Kalenderapp.

Das Zieldatum wird automatisch in das Feld Start eingetragen. Sie können das Datum ändern, indem Sie in den Datumsbereich klicken und ein Datum aus dem Kalender auswählen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen wählen Sie das Enddatum im zweiten Feld aus und klicken dann auf Anwenden.

Kreuzen Sie das Kästchen Ganztägig an, wenn es keine bestimmte Start- oder Endzeit gibt.

Bei Ereignissen mit bestimmten Start- und Endzeiten stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Ganztägig deaktiviert ist, um die Zeitauswahl zu aktivieren. Wenn das Kontrollkästchen Ganztägig deaktiviert ist, wird die Zeitauswahl im Feld Start angezeigt.

Der angemeldete Benutzer wird automatisch als erster Teilnehmer eingetragen. Weitere Teilnehmer können von hier aus hinzugefügt oder erstellt werden.

Für virtuelle Besprechungen kopieren Sie die URL und fügen Sie sie in das dafür vorgesehene Feld Videoanruf-URL ein. Oder klicken Sie auf Video, um einen Link zu erstellen.

Erstellen Sie als nächstes das Ereignis, indem Sie auf Speichern & Schließen klicken oder Weitere Optionen auswählen, um das Ereignis zu konfigurieren.

Tipp

Sobald das Ereignis erstellt wurde, können Benutzer direkt aus dem Kalenderereignis auf das virtuelle Meeting klicken, um auf weitere Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

Das ausgefüllte Ereignisformular für einen neuen Kalendereintrag.

Das Feld Beschreibung ermöglicht es Benutzern, zusätzliche Infos und Details zum Meeting zur Verfügung zu stellen

Klicken Sie auf Weitere Optionen, um zum Meetingformular zu gelangen, das zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten für das Ereignis bietet:

Dauer: Legen Sie die Länge des Meetings in Stunden an oder aktivieren Sie den Schalter Ganztägig.
Organisator: Dies ist standardmäßig der aktuelle Odoo-Benutzer. Wählen Sie einen neuen Benutzer aus den vorhandenen Benutzern aus oder erstellen und bearbeiten Sie einen neuen Benutzer.
Stichwörter: Fügen Sie Stichwörter zum Ereignis hinzu, wie Kundenmeeting oder Internes Meeting. In der Kalender-App kann nach diesen gesucht und gefiltert werden, wenn mehrere Termin organisiert wurden.
Kalenderbeschreibung: Fügen Sie zusätzliche Informationen oder Details zur Besprechung hinzu.
Erinnerungen: Wählen Sie Benachrichtigungsoptionen aus, um Erinnerungen an die Teilnehmer zu senden. Wählen Sie eine Standardbenachrichtigung oder konfigurieren Sie neue Erinnerungen.
Wiederkehrend: Kreuzen Sie das Kästchen an, um ein wiederkehrendes Meeting zu erstellen. Dadurch erscheinen neue Felder:
- Wiederholen: Wählen Sie den wiederkehrenden Zeitraum für dieses Meeting aus. Je nach ausgewählter Wiederholungsart wird ein weiteres Feld angezeigt, in dem Benutzer angeben können, wann das Meeting wiederholt werden soll. Wenn beispielsweise Monatlich als Option zum Wiederholen ausgewählt wird, wird ein neues Feld angezeigt, in dem der Benutzer festlegt, an welchem Tag des Monats das Meeting wiederholt werden soll.
- Bis: Wählen Sie eine begrenzte Anzahl Wiederholungen für dieses Meeting, das Enddatum, an dem die Wiederholungen enden oder, ob Meetings Für immer werden sollen, aus.
- Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone, in der dieses Meeting stattfindet.

Verfügbarkeiten des Teams koordinieren¶

Wenn Sie eine Veranstaltung für mehrere Benutzer planen, aktivieren Sie im Dashboard der Kalender-App das Kontrollkästchen neben Teilnehmer, um die Verfügbarkeit der Teammitglieder anzuzeigen. Aktivieren (oder deaktivieren) Sie das Kontrollkästchen neben den aufgelisteten Benutzern, um einzelne Kalender anzuzeigen (oder auszublenden).

Ansicht des Abschnitts „Teilenehmer“ in Kalenderapp.

Registerkarte Verfügbarkeiten¶

In der Registerkarte Verfügbarkeiten des Terminformulars können Zeitfenster verwaltet werden. Zieldatum und -zeit werden als erste Zeitfenster eingetragen.

Um ein neues Zeitfenster hinzuzufügen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Klicken Sie in den neuen leeren Bereich unter dem Feld Von, wählen und geben Sie dann das neue Ziel-Startdatum und die -uhrzeit ein. Wiederholen Sie dies unter dem neuen leeren Bereich unter Bis, um das neue Ziel-Enddatum und die -uhrzeit auszuwählen und einzugeben.

Reiter „Fragen“¶

Fügen Sie in der Registerkarte Fragen Fragen hinzu, die der Teilnehmer bei der Bestätigung seines Termins beantworten soll. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen, um eine Frage zu konfigurieren. Wählen Sie dann einen Fragetyp, fügen Sie optional eine Platzhalter-Antwort hinzu und wählen Sie aus, ob sie erforderlich ist. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen, um eine Frage zu konfigurieren. Wählen Sie dann einen Antworttyp, fügen Sie optional eine Platzhalter-Antwort hinzu und wählen Sie aus, ob sie Erforderlich ist.

Um zu erfahren, wie Sie umfassendere Fragebögen erstellen, lesen Sie bitte die Dokumentation zur App Umfragen zum Erstellen und Konfigurieren von Fragen zur Datenerfassung.

Registerkarte Kommunikation¶

Fügen Sie im Feld Einleitungsseite der Registerkarte Kommunikation zusätzliche Besprechungsinformationen hinzu, die auf der Einladung erscheinen sollen.

Informationen, die zum Feld Bestätigungsseite hinzugefügt werden, erscheinen nach der Bestätigung des Termins.

Klicken Sie unter der Überschrift E-Mails & SMS auf das Feld Erinnerungen, um eine oder mehrere Methoden hinzuzufügen, um Teilnehmer an den Termin zu erinnern. Wählen Sie unter dem Feld Buchungs-E-Mail und dem Feld Stornierungsmail eine E-Mail-Vorlage aus, die an Teilnehmer gesendet wird, wenn Besprechungen gebucht oder storniert werden.

Reiter „Optionen“¶

Der Reiter Optionen bietet zusätzliche Konfigurationen:

Einladungen zulassen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Teilnehmern zu ermöglichen, Gäste einzuladen.
Automatisch bestätigen: Wird nur angezeigt, wenn Ressourcen im Feld Verfügbarkeit für ausgewählt wurde. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie einen maximalen Prozentsatz der Gesamtkapazität der ausgewählten Ressource(n) ein, um eine manuelle Bestätigungsanforderung zur Finalisierung der Besprechung zu erstellen.
Bilder anzeigen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Benutzer- oder Ressourcenbilder während des gesamten Buchungsvorgangs anzuzeigen.
Opportunity erstellen: Wenn dies ausgewählt ist, erstellt jeder geplante Termin eine neue CRM-Opportunity.
Vorauszahlung: Kreuzen Sie das Kästchen an, wenn Benutzer vor Bestätigung der Buchung bezahlen müssen. Wenn angeklickt, erscheint ein Link Zahlungsanbieter konfigurieren, wodurch Online-Zahlungen ermöglicht werden.
Website: Geben Sie an, auf welcher Website diese Termineinladung veröffentlicht werden soll.
Zeitplan: Wählen Sie Wöchentlich oder Flexibel als Terminplanung.
Buchungen zulassen: Legen Sie ein minimales Zeitfenster in Stunden fest, um sicherzustellen, dass Termine eine bestimmte Zeit im Voraus bestätigt werden. Legen Sie beispielsweise 01:00 fest, um von Teilnehmern zu verlangen, dass sie mindestens eine Stunde vor ihrer Terminzeit bestätigen.
Stornierung: Legen Sie ein maximales Zeitfenster vor dem Termin fest, innerhalb dessen Teilnehmer stornieren können.
Zeitzone: Standardmäßig wird die in der App „Einstellungen“ ausgewählte Zeitzone des Unternehmens verwendet. Um die Zeitzone zu ändern, wählen Sie die gewünschte Option aus dem Drop-down-Menü aus.

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