Kalender¶

Odoo Calendar is a scheduling app that allows users to integrate a company’s business flow into a single management platform. By integrating with the other apps in Odoo’s ecosystem, Calendar allows users to schedule and organize meetings, schedule events, plan employee appraisals, coordinate projects, and more.

Beim Öffnen der Kalenderapp erhalten Benutzer eine Übersicht ihrer aktuellen Meetings. Die ausgewählte Ansichtsoption erscheint als Tag, Woche, Monat oder Jahr. In den Ansichtsoptionen des Drop-down-Menüs können Benutzer auch die Funktion Wochenenden anzeigen aktivieren oder deaktivieren.

Tipp

Je nach Ansichtsoption können die Benutzer auf die Schaltflächen (Pfeil nach links oder rechts) klicken, um zwischen Tage, Wochen usw. zu wechseln und über die Schaltfläche Heute zurück zum aktuellen Tage kehren.

Externe Kalender synchronisieren¶

Benutzer können Odoo mit bestehenden Kalendern von Outlook und/oder Google synchronisieren, indem Sie zu Kalender ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen gehen. Geben Sie hier die Client-ID und das Client-Geheimnis ein. Sie können die Synchronisierung auch anhalten, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren, oder die Synchronisierung automatisieren, indem Sie das Kästchen leer lassen.

Once the desired configurations are complete, click Save before moving on.

In synchronisierten Kalendern erstellte Termine erscheinen automatisch auf den integrierten Plattformen.

Siehe auch

Aktivitäten über Chatter erstellen¶

Instantly create new meetings anywhere in Odoo through an individual record’s chatter, like in a CRM opportunity card or task in the Project app.

From the chatter, click on the Activity button. In the Schedule Activity pop-up window, select the desired Activity Type, which populates a set of buttons, depending on the activity.

Activities that involve other schedules, like Meeting or Call for Demo, link to the Calendar app. Select one of these activities to link to the Calendar app, then hit Schedule to navigate back to the app.

Siehe auch

Aktivitäten in Odoo planen

Einen Termin planen¶

Um ein Ereignis in den Kalender einzutragen, öffnen Sie die Kalender-App und klicken Sie auf das gewünschte Datum. Fügen Sie im daraufhin angezeigten Pop-up-Fenster Neues Ereignis zunächst den Titel des Ereignisses hinzu.

Fenster „Ein Ereignis planen“ in der Kalenderapp.

Das Zieldatum wird automatisch in das Feld Start eingetragen. Sie können das Datum ändern, indem Sie in den Datumsbereich klicken und ein Datum aus dem Kalender auswählen. Bei mehrtägigen Veranstaltungen wählen Sie das Enddatum im zweiten Feld aus und klicken dann auf Anwenden.

Kreuzen Sie das Kästchen Ganztägig an, wenn es keine bestimmte Start- oder Endzeit gibt.

Bei Ereignissen mit bestimmten Start- und Endzeiten stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Ganztägig deaktiviert ist, um die Zeitauswahl zu aktivieren. Wenn das Kontrollkästchen Ganztägig deaktiviert ist, wird die Zeitauswahl im Feld Start angezeigt.

Der angemeldete Benutzer wird automatisch als erster Teilnehmer eingetragen. Weitere Teilnehmer können von hier aus hinzugefügt oder erstellt werden.

For virtual meetings, copy and paste the URL into the space provided in the Videocall URL field. Or, click Video to create a link.

Erstellen Sie als nächstes das Ereignis, indem Sie auf Speichern & Schließen klicken oder Weitere Optionen auswählen, um das Ereignis zu konfigurieren.

Tipp

Sobald das Ereignis erstellt wurde, können Benutzer direkt aus dem Kalenderereignis auf das virtuelle Meeting klicken, um auf weitere Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

Das ausgefüllte Ereignisformular für einen neuen Kalendereintrag.

Das Feld Beschreibung ermöglicht es Benutzern, zusätzliche Infos und Details zum Meeting zur Verfügung zu stellen

Klicken Sie auf Weitere Optionen, um zum Meetingformular zu gelangen, das zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten für das Ereignis bietet:

Dauer: Legen Sie die Länge des Meetings in Stunden an oder aktivieren Sie den Schalter Ganztägig.
Organisator: Dies ist standardmäßig der aktuelle Odoo-Benutzer. Wählen Sie einen neuen Benutzer aus den vorhandenen Benutzern aus oder erstellen und bearbeiten Sie einen neuen Benutzer.
Stichwörter: Fügen Sie Stichwörter zum Ereignis hinzu, wie Kundenmeeting oder Internes Meeting. In der Kalender-App kann nach diesen gesucht und gefiltert werden, wenn mehrere Termin organisiert wurden.
Calendar description: Add additional information or details about the meeting.
Erinnerungen: Wählen Sie Benachrichtigungsoptionen aus, um Erinnerungen an die Teilnehmer zu senden. Wählen Sie eine Standardbenachrichtigung oder konfigurieren Sie neue Erinnerungen.
Wiederkehrend: Kreuzen Sie das Kästchen an, um ein wiederkehrendes Meeting zu erstellen. Dadurch erscheinen neue Felder:
- Wiederholen: Wählen Sie den wiederkehrenden Zeitraum für dieses Meeting aus. Je nach ausgewählter Wiederholungsart wird ein weiteres Feld angezeigt, in dem Benutzer angeben können, wann das Meeting wiederholt werden soll. Wenn beispielsweise Monatlich als Option zum Wiederholen ausgewählt wird, wird ein neues Feld angezeigt, in dem der Benutzer festlegt, an welchem Tag des Monats das Meeting wiederholt werden soll.
- Bis: Wählen Sie eine begrenzte Anzahl Wiederholungen für dieses Meeting, das Enddatum, an dem die Wiederholungen enden oder, ob Meetings Für immer werden sollen, aus.
- Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone, in der dieses Meeting stattfindet.

Verfügbarkeiten des Teams koordinieren¶

Wenn Sie eine Veranstaltung für mehrere Benutzer planen, aktivieren Sie im Dashboard der Kalender-App das Kontrollkästchen neben Teilnehmer, um die Verfügbarkeit der Teammitglieder anzuzeigen. Aktivieren (oder deaktivieren) Sie das Kontrollkästchen neben den aufgelisteten Benutzern, um einzelne Kalender anzuzeigen (oder auszublenden).

Ansicht des Abschnitts „Teilenehmer“ in Kalenderapp.

Availabilites tab¶

In the Availabilites tab of the appointment form, time slots can be managed. The target date and time populate as the first time slots.

To add a new time slot, click Add a line. Click into the new blank space under the From field, then select and enter the new target start date and time, respectively. Repeat under the new blank space under To to select and enter the new target end date and time.

Reiter „Fragen“¶

In the Questions tab, add questions for the attendee to answer when confirming their meeting. Click Add a line to configure a Question. Then select a Question Type, optionally add a Placeholder answer, and choose whether it is meeting. Click Add a line to configure a Question. Then select an Answer Type, optionally add a placeholder Answer, and choose whether it is Mandatory.

Um zu erfahren, wie Sie umfassendere Fragebögen erstellen, lesen Sie bitte die Dokumentation zur App Umfragen zum Erstellen und Konfigurieren von Fragen zur Datenerfassung.

Communication tab¶

In the Introduction Page field of the Communication tab, add additional meeting information to appear on the invitation.

Information added to the Confirmation Page field appears once the meeting is confirmed.

Under the Emails & SMS heading, click the Reminders field to add one or more methods of reminding attendees about the appointment. Under the Booking Email field, and Cancellation Email field, select an email template to be sent to attendees when booking or cancelling meetings.

Reiter „Optionen“¶

Der Reiter Optionen bietet zusätzliche Konfigurationen:

Allow invitations: Tick the checkbox to allow attendees to invite guests.
Auto Confirm: Only shown if Resources has been selected in the Availability On field. Tick the checkbox and enter a maximum percentage of the selected resource(s)‘ total capacity to create a manual confirmation requirement to finalize the meeting.
Display pictures: Tick the checkbox to display user or resource images across the entire booking flow.
Create Opportunity: When this is selected, each scheduled appointment creates a new CRM opportunity.
Vorauszahlung: Kreuzen Sie das Kästchen an, wenn Benutzer vor Bestätigung der Buchung bezahlen müssen. Wenn angeklickt, erscheint ein Link Zahlungsanbieter konfigurieren, wodurch Online-Zahlungen ermöglicht werden.
Website: Geben Sie an, auf welcher Website diese Termineinladung veröffentlicht werden soll.
Schedule: Select Weekly or Flexible scheduling.
Allow Bookings: set a minimum hour window to ensure appointments are confirmed a specified amount of time in advance. For example, set 01:00 to require attendees to confirm at least one hour before their appointment time.
Cancellation: set a maximum hour window before the appointment that attendees are able to cancel.
Zeitzone: Standardmäßig wird die in der App „Einstellungen“ ausgewählte Zeitzone des Unternehmens verwendet. Um die Zeitzone zu ändern, wählen Sie die gewünschte Option aus dem Drop-down-Menü aus.

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