Veranstaltungen erstellen¶
Mit der Anwendung Veranstaltungen können Organisatoren persönliche oder Online-Veranstaltungen in Odoo erstellen und konfigurieren. Jede neue Veranstaltung enthält eine Reihe von Optionen zur Anpassung spezifischer Logistik wie Ticketverkauf, Registrierungsschalter, Stände, Vorträge, Sponsoren, Räume und mehr.
Veranstaltungen können manuell von Grund auf erstellt oder aus vorkonfigurierten Vorlagen erstellt werden. Nach dem Start integriert sich die Anwendung Veranstaltungen mit anderen Anwendungen für erweiterte Funktionen, einschließlich der Bewerbung von Veranstaltungen, des Verkaufs von Registrierungstickets an Teilnehmer und der Generierung von Leads mithilfe anpassbarer Regeln.
Dashboard¶
Um eine Veranstaltung zu erstellen, navigieren Sie zur Veranstaltungen, um zum Dashboard zu gelangen. Standardmäßig verwendet das Veranstaltungen-Dashboard die (Kanban)-Ansicht, die alle Veranstaltungen in der Datenbank in ihren jeweiligen Pipeline-Phasen anzeigt. Andere Ansichten können über die Schaltflächen in der oberen rechten Ecke festgelegt werden.
Jede Veranstaltungskarte zeigt den Namen der Veranstaltung, das geplante Datum, den Ort, die Anzahl der erwarteten Teilnehmer, alle geplanten Aktivitäten im Zusammenhang mit der Veranstaltung und den verantwortlichen Veranstaltungsmanager an.
The default stages in the Kanban view are New, Booked, Announced, and Ended. The cards can be dragged and dropped into any stage in the pipeline.
Bemerkung
The Ended stage is folded by default and located to the right of the other stages.
To add a new stage, click the Add Stage button on the right, enter a name for the stage, then click (Add) to add the stage or (Remove) to cancel.
Neue Veranstaltung hinzufügen¶
Veranstaltungen können erstellt werden, indem Sie zur Anwendung gehen, in der (Kanban)-, (Liste)- oder (Gantt)-Ansicht. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neu in der oberen linken Ecke des Dashboards, um ein neues Veranstaltungsformular zu öffnen.
At the top of the event form are a series of smart buttons related to various event metrics. These auto-populate with data once attendees begin to register, when booths and sponsors sign on for the event, when the event takes place, and so on. These smart buttons can be clicked to navigate to the event’s related pages to modify any details and perform any desired actions.
Unterhalb der Smart-Buttons befindet sich das Veranstaltungsformular, das verschiedene Felder und anklickbare Registerkarten enthält, um die erforderlichen Details der Veranstaltung zu konfigurieren.
Geben Sie zunächst einige grundlegende Informationen zur Veranstaltung in die folgenden Felder ein:
Veranstaltungsname: Der Titel der Veranstaltung. Dieses Feld ist erforderlich.
Datum: Das geplante Datum oder der Datumsbereich der Veranstaltung (ausgedrückt in der lokalen Zeitzone). Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, ist aber änderbar und erforderlich.
Zeitzone anzeigen: Die Zeitzone, in der das Veranstaltungsdatum auf der Website angezeigt wird. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, ist aber änderbar und erforderlich.
Sprache: Die gewählte Sprache für alle Veranstaltungskommunikationen.
Bemerkung
Rechts neben dem eingegebenen Veranstaltungsname befindet sich ein Sprach-Tooltip, der durch einen abgekürzten Sprachindikator (z. B. EN) dargestellt wird. Beim Klicken erscheint ein Pop-up-Fenster Name übersetzen, das verschiedene vorkonfigurierte Sprachübersetzungsoptionen anzeigt, die in der Datenbank verfügbar sind.
Alternativ können Sie das Veranstaltungsformular aus einer Veranstaltungsvorlage ausfüllen, indem Sie eine Option im Dropdown-Menü Vorlage auswählen. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Veranstaltungsvorlagen.
Fügen Sie außerdem alle entsprechenden Tags (z. B. Online, Konferenz) für die Veranstaltung im Feld Tags hinzu. Pro Veranstaltung können mehrere Tags hinzugefügt werden.
Tipp
Tags können auf Veranstaltungen angezeigt werden, die auf der Website aufgelistet sind, indem das Kontrollkästchen Auf Website anzeigen unter aktiviert wird.
Fahren Sie fort, indem Sie Informationen wie Kontaktpersonen und Veranstaltungsort in den folgenden Feldern eingeben:
Organisator: Der Organisator der Veranstaltung (ein Unternehmen, ein Kontakt oder ein Mitarbeiter).
Verantwortlich: Der spezifische Benutzer, der für die Verwaltung der Veranstaltung in der Datenbank verantwortlich ist.
Unternehmen: Das spezifische Unternehmen in der Datenbank, auf das sich die Veranstaltung bezieht. Dieses Feld erscheint nur bei der Arbeit in einer Multi-Unternehmen-Umgebung. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, ist aber änderbar. Es ist erforderlich.
Website: Die spezifische Website in der Datenbank, auf der die Veranstaltung veröffentlicht wird. Wenn dieses Feld leer bleibt, kann die Veranstaltung auf allen Websites in der Datenbank veröffentlicht werden. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu mehreren Websites.
Veranstaltungsort: Der Ort der Veranstaltung. Dieses Feld zieht Informationen aus der Anwendung Kontakte. Alternativ können die Informationen manuell eingegeben werden.
Um die Anzahl der Anmeldungen für die Veranstaltung zu begrenzen, aktivieren Sie Anmeldungen begrenzen und geben Sie die maximale Anzahl der erlaubten Teilnehmer in das resultierende Feld ein.
Zusätzliche Veranstaltungskonfigurationen¶
Nachdem Sie die Felder im Veranstaltungsformular ausgefüllt haben, fahren Sie mit den vier Registerkarten am unteren Rand fort, um weitere Anpassungen vorzunehmen.
Reiter „Tickets“¶
Im Register Tickets des Veranstaltungsformulars können Sie benutzerdefinierte Anmeldetickets und Ticketkategorien für Veranstaltungen erstellen.
Um ein Ticket zu erstellen, klicken Sie auf Zeile hinzufügen im Register Tickets. Wählen Sie im Feld Produkt entweder das vorkonfigurierte Produkt Veranstaltungsanmeldung aus, oder erstellen Sie ein neues, indem Sie den Namen des neuen Veranstaltungsanmeldungsprodukts eingeben und dann entweder Erstellen oder Erstellen und bearbeiten… aus dem resultierenden Dropdown-Menü auswählen. Geben Sie dann einen Namen für das Ticket (z.B. Basis-Ticket oder VIP) in das Feld Name ein.
Wichtig
Damit ein Veranstaltungsanmeldungsprodukt im Register Tickets auswählbar ist, muss der Produkttyp der Veranstaltungsanmeldung auf Dienstleistung gesetzt sein und das Feld Bei Bestellung erstellen muss auf Veranstaltungsanmeldung gesetzt sein.
Tipp
Bestehende Veranstaltungsanmeldungsprodukte können direkt aus diesem Feld heraus bearbeitet werden, indem Sie auf das Symbol (Pfeil nach rechts) neben dem Veranstaltungsanmeldungsprodukt klicken. Dadurch wird das Formular dieses Produkts angezeigt. Wenn die Anwendung Lager installiert ist, stehen zusätzliche Optionen zur Anpassung des Produkts zur Verfügung.
Als nächstes legen Sie die Kosten für die Registrierung des Tickets im Feld Preis fest.
Bemerkung
Der Verkaufspreis, der im Produktformular des Veranstaltungsanmeldungsprodukts definiert ist, legt die Standardkosten eines Tickets fest. Durch Ändern des Preises eines Tickets im Register Tickets werden neue Anmeldekosten des Tickets für diese Veranstaltung festgelegt.
Geben Sie als Nächstes die Daten für Verkaufsstart und Verkaufsende in die entsprechenden Felder ein. Klicken Sie dazu in das leere Feld, um ein Kalender-Pop-over anzuzeigen. Wählen Sie von dort aus das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus und klicken Sie dann auf Anwenden.
Legen Sie dann, falls gewünscht, ein Maximum für dieses spezielle Ticket fest, das verkauft werden kann.
Die Spalte Anmeldung wird mit der Anzahl der verkauften Tickets gefüllt.
Um Tickets aus dem Tickets-Tab zu löschen, klicken Sie auf das (Papierkorb)-Symbol rechts in der entsprechenden Zeile des zu löschenden Tickets.
Tipp
Um dem Reiter Tickets eine optionale Spalte Beschreibung hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü (Zusatzoptionen), das sich ganz rechts neben den Spaltentiteln befindet.
Then, select the checkbox beside Description from the resulting drop-down menu.
Nach dem Hinzufügen erscheint die Option, kurze Beschreibungen für jedes Veranstaltungsticket hinzuzufügen, mit denen Sie die Teilnehmer über Vergünstigungen oder Annehmlichkeiten informieren können, die mit dem Kauf bestimmter Tickets verbunden sind.
Reiter „Kommunikation“¶
Im Kommunikation-Tab eines Veranstaltungsformulars können verschiedene Marketingkommunikationen erstellt werden, die so geplant werden können, dass sie in bestimmten Intervallen vor und nach der Veranstaltung gesendet werden.
Bemerkung
Standardmäßig stellt Odoo drei separate vorkonfigurierte Kommunikationen in jedem neuen Veranstaltungsformular bereit. Eine ist eine E-Mail, die nach jeder Registrierung gesendet wird, um den Kauf beim Teilnehmer zu bestätigen. Die anderen beiden sind E-Mail-Veranstaltungserinnerungen, die so geplant sind, dass sie in verschiedenen Zeitintervallen vor der Veranstaltung gesendet werden, um den Empfänger an die bevorstehende Veranstaltung zu erinnern.
To add a communication in the Communication tab, click Add a line. Then, select the desired type of communication from the first drop-down menu in the Template column. The options are: Mail, SMS, Social Post, or WhatsApp.
Wichtig
Die Option Social-Media-Beitrag wird nur angezeigt, wenn die Anwendung Social Marketing installiert ist. Die Option WhatsApp wird nur angezeigt, wenn das Modul WhatsApp installiert ist.
WhatsApp-Vorlagen können während der aktiven Konfiguration nicht bearbeitet werden. Eine separate Genehmigung von Meta ist erforderlich.
Wählen Sie dann eine vorhandene E-Mail-Vorlage aus dem zweiten Dropdown-Menü im Feld Vorlage.
Definieren Sie als Nächstes das Intervall und die Einheit in den jeweiligen Dropdown-Feldern, damit Odoo weiß, wann die Kommunikation gesendet werden soll. Die Optionen für Einheit sind: Sofort, Stunden, Tage, Wochen und Monate.
Then, select one of the following options from the Trigger drop-down menu:
After each registration
Before the event starts
After the event started
After the event ended
Before the event ends
The (#) Sent column populates with the number of sent communications. Next to the number are different icons that appear, depending on the status of that particular communication. The Running status is represented by a (three gears) icon. The Sent status is represented by a (checkmark) icon. Finally, the Scheduled status is represented by an (hourglass) icon.
Im Kommunikation-Tab eines Veranstaltungsformulars kann eine beliebige Anzahl von Kommunikationen hinzugefügt werden.
Example
Um eine Bestätigungs-E-Mail eine Stunde nach der Registrierung eines Teilnehmers für eine Veranstaltung zu senden, konfigurieren Sie die folgende Kommunikation:
Intervall:
1Einheit: Stunden
Auslöser: Nach jeder Registrierung
Bemerkung
Vorhandene E-Mail-Vorlagen können bei Bedarf direkt aus dem Dropdown-Menü Vorlage geändert werden, indem Sie auf das (Interner Link)-Symbol neben dem Vorlagennamen klicken. Dadurch wird eine separate Seite angezeigt, auf der Benutzer den Inhalt, die E-Mail-Konfiguration und die Einstellungen dieser bestimmten E-Mail-Vorlage bearbeiten können.
To view and manage all email templates, activate Entwicklermodus (Fehlerbeseitigungsmodus) and navigate to . Modify with caution as email templates affect all communications where the template is used.
Reiter „Fragen“¶
In the Questions tab of an event form, users can create questionnaires to gather information from attendees when registering for the event.
Bemerkung
By default, Odoo provides three questions in the Questions tab for every event form. The default questions require registrants to provide their Name, Email, and an optional Phone number.
Die im Fragen-Tab gesammelten Informationen finden sich im Teilnehmer-Dashboard, das über die Schaltfläche Teilnehmer erreichbar ist. Odoo füllt individuelle Datensätze, die grundlegende Informationen über die Registranten sowie deren Präferenzen enthalten.
To add a question in the Questions tab, click Add a line. Doing so reveals an Add: Question pop-up window. From here, users can select previously configured questions or click New to create a new one. Doing so opens a new Create Question pop-up window.
First, enter the question in the field at the top of the form. Then, specify if the question requires a Mandatory Answer.
Wählen Sie dann eine Option für den Fragetyp aus:
Auswahl: Bietet Antwortoptionen zur Frage, aus denen die Registranten wählen können. Auswählbare Antwortoptionen können in der Spalte Antworten am unteren Rand des Popup-Fensters verwaltet werden.
Texteingabe: Ermöglicht Benutzern, eine individuelle Antwort auf die Frage in einem Textfeld einzugeben.
Name: Bietet Registranten ein Feld, in das sie ihren Namen eingeben können.
E-Mail: Bietet Registranten ein Feld, in das sie ihre E-Mail-Adresse eingeben können.
Telefon: Bietet Registranten ein Feld, in das sie ihre Telefonnummer eingeben können.
Unternehmen: Bietet Registranten ein Feld, in das sie ein Unternehmen eingeben können, mit dem sie verbunden sind.
Additionally, select one or more of the following options to configure the question’s visibility and extendability:
Ask once per order: Ask this question only once for each registration, applying the answer to every attendee in the order (if multiple tickets are purchased at once).
Default question: Automatically add this question for all new events.
Is Reusable: Allow this question to be reusable for all new events. If Default question is selected, this option is automatically enabled.
If Selection was chosen as the Question Type, an Answers tab appears. Add any answers to the question under this tab by clicking Add a line.
Once all the desired configurations have been entered, click Save & Close to save the question and return to the Questions tab on the event form. Or, click Save & New to save the question and configure another. To cancel, click Discard.
Users can add as many questions in the Questions tab as needed.
Tipp
Bei den Typen Auswahl und Texteingabe erscheint eine Schaltfläche Statistik auf der rechten Seite der Fragezeile. Wenn Sie darauf klicken, öffnet Odoo eine separate Seite, auf der die Antwortmetriken zu dieser speziellen Frage angezeigt werden.
Notes & Documents tab¶
In the Notes & Documents tab of an event form, users can leave detailed internal notes and event-related instructions or information for attendees.
For in-person events, users can specify the venue map and attendee badge details in the following fields:
Exhibition Map: Upload an image of the event venue map. Do so by clicking Upload your file.
Badge Dimension: Select the desired paper format dimension for attendees‘ event badges. The options are A4 foldable, A6, 4 per sheet, and 96x82mm (Badge Printer).
Badge Background: Upload an image of the custom background image for the badge. Do so by clicking Upload your file.
In the Ticket Instructions field, users can leave specific instructions for attendees and display them on attendees‘ tickets.
In the Note field, users can leave internal notes for other event employees, such as „to-do“ lists, contact information, instructions, and so on.
Veranstaltungen veröffentlichen¶
Sobald alle Konfigurationen und Änderungen im Veranstaltungsformular abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die Veranstaltung auf der Website zu veröffentlichen. Auf diese Weise wird die Veranstaltung für die Besucher der Website sichtbar und es ist möglich, sich für die Veranstaltung zu registrieren.
Um eine Veranstaltung zu veröffentlichen, nachdem alle Anpassungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Gehe zu Website am oberen Rand des Veranstaltungsformulars. Daraufhin wird die Webseite der Veranstaltung angezeigt, die Sie wie jede andere Webseite auf der Website über die Schaltfläche Bearbeiten anpassen können.
Weitere Informationen zu Funktionen und Optionen für Website-Design finden Sie in der Dokumentation zu Bausteinen.
Once the event website is ready to be shared, click the red Unpublished toggle switch in the header menu, changing it to a green Published switch. At this point, the event web page is published and accessible by all website visitors.
Veranstaltungseinladungen versenden¶
Um Einladungen zu einer Veranstaltung an potenzielle Teilnehmer zu senden, navigieren Sie über zum gewünschten Veranstaltungsformular und klicken auf die gewünschte Veranstaltung. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einladen in der oberen linken Ecke des Veranstaltungsformulars.
Daraufhin wird ein leeres E-Mail-Formular angezeigt, das Sie nach Belieben ausfüllen können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie E-Mails wie diese erstellen und anpassen können, lesen Sie die Dokumentation Eine E-Mail erstellen.
Erstellen und passen Sie eine E-Mail-Nachricht an, die als Einladung an potenzielle Teilnehmer gesendet werden soll. Denken Sie daran, einen Link zur Registrierungsseite auf der Veranstaltungs-Website einzufügen, damit interessierte Empfänger sich registrieren können.
Tipp
Für den Versand von E-Mails aus Odoo gilt ein Tageslimit, das standardmäßig bei 200 liegt. Wenn Sie mehr über Tageslimits erfahren möchten, besuchen Sie die Dokumentation Tageslimit erreicht.