Serviços

Para manter adequadamente uma frota de veículos, é necessário fazer manutenção regular e reparos periódicos. O agendamento de reparos e o gerenciamento de serviços para uma frota inteira são necessários para garantir que todos os veículos estejam em boas condições de funcionamento quando forem necessários.

Serviços, como manutenção regular, como troca de óleo ou rodízio de pneus, podem ser registrados antecipadamente. Outros reparos são registrados conforme ocorrem.

Criar registros de serviço

Crie um registro de serviço de uma das duas maneiras: diretamente no aplicativo Frota, ou a partir de uma fatura de fornecedor no aplicativo Financeiro.

A partir do aplicativo Frota

Para registrar um serviço para um veículo no aplicativo Frota, vá para o painel principal de Serviços navegando para Aplicativo Frota ‣ Frota ‣ Serviços. Abra um novo formulário de serviço clicando no botão Novo no canto superior esquerdo.

Preencha as informações no formulário. Os únicos dois campos que precisam ser preenchidos são Tipo de serviço e Veículo.

Os campos do formulário são:

• Descrição: Insira uma breve descrição do serviço neste campo.

• Tipo de Serviço: usando o menu suspenso, selecione o tipo de serviço realizado. Se o serviço desejado não existir, insira um novo tipo de serviço e clique em Criar “(tipo de serviço)” ou Criar e editar… para adicionar o tipo de serviço e configurá-lo.

  Importante

  Apenas um Tipo de Serviço vem pré-configurado no Odoo: Fatura de Fornecedor.

• Data: usando o seletor de calendário, selecione a data em que o serviço foi fornecido ou está programado para ser realizado. Navegue até o mês desejado usando os ícones (seta), depois clique na data para selecioná-la.

• Custo: insira o custo estimado do serviço, se disponível. Se o serviço for para um reparo futuro, este campo deve ser deixado em branco. Este campo é atualizado conforme as estimativas são recebidas e novamente quando o custo final do reparo for conhecido.

• Fornecedor: usando o menu suspenso, selecione o fornecedor que está realizando o serviço. Se o fornecedor ainda não foi inserido no sistema, adicione e configure o fornecedor.

• Veículo: usando o menu suspenso, selecione o veículo que foi atendido. Quando o veículo for selecionado, o campo Motorista é preenchido e a unidade de medida para o campo Valor do Odômetro aparece.

• Motorista: o motorista atual do veículo preenche automaticamente este campo quando o Veículo é selecionado. Se o motorista precisar ser alterado, outro motorista pode ser selecionado usando o menu suspenso.

• Valor do Odômetro: insira a leitura do odômetro de quando o serviço foi realizado. As unidades de medida são em quilômetros (km) ou milhas (mi), dependendo de como o veículo selecionado foi configurado.

  Dica

  Para mudar de quilômetros para milhas, ou vice-versa, clique no ícone (Link Interno) à direita do veículo selecionado no campo Veículo.

  Altere a unidade de medida e, em seguida, volte para o formulário de serviço pela trilha de navegação. A unidade de medida é então atualizada no campo Valor do odômetro.

• NOTAS: insira quaisquer notas para o reparo na parte inferior do formulário de serviço. Por exemplo, isto pode incluir detalhes de estimativa ou peças sendo substituídas.

A partir do aplicativo Financeiro

Às vezes, os reparos são realizados e faturados antes de os registros de serviço serem criados. Esta é uma situação comum quando os reparos são inesperados, como rebocar veículos quebrados ou realizar reparos emergenciais na beira da estrada. Nestas circunstâncias, os registros de serviço podem ser criados diretamente a partir de uma fatura de fornecedor no aplicativo Financeiro.

Para vincular uma fatura de fornecedor a um serviço e criar um registro de serviço, primeiro abra o aplicativo Financeiro e clique em Compras no painel. Clique na fatura do fornecedor para o reparo para abrir os detalhes da fatura.

Na aba Linhas da Fatura, clique no ícone (opções adicionais) para revelar um menu suspenso. Clique na caixa de seleção ao lado de Veículo, depois clique fora para fechar o menu suspenso.

Clique no campo Veículo e selecione o veículo no qual o serviço foi realizado.

Importante

Para adicionar um veículo a uma fatura, o Status da fatura no painel contábil deve ser Rascunho. Se a fatura foi confirmada, clique no botão Redefinir para Rascunho na fatura, depois adicione o veículo.

Uma vez que o campo Veículo esteja preenchido, abra o painel de Serviços navegando para Aplicativo Frota ‣ Frota ‣ Serviços. O Tipo de Serviço está listado como Fatura de Fornecedor, por padrão. O registro deve ser atualizado para manter registros de serviço precisos.

Clique no novo registro de Fatura de Fornecedor para visualizar os detalhes do serviço. Clique no campo Tipo de Serviço para revelar um menu suspenso de todos os tipos de serviço disponíveis, e selecione o tipo correto de serviço. Se necessário, crie um novo tipo de serviço.

No registro de serviço, um botão inteligente Fatura do Serviço aparece no topo. Clique no botão inteligente Fatura do Serviço para visualizar a fatura de fornecedor correspondente.

Dica

A cor do texto no botão inteligente Fatura do Serviço indica o status da fatura. Texto verde indica que a fatura está confirmada ou paga, texto laranja indica que ainda é um rascunho.

Criar tipo de serviço

O único método para criar tipos de serviço é a partir de um formulário de serviço.

No formulário de serviço, digite o nome do novo Tipo de serviço no campo correspondente. Em seguida, clique em Criar e editar…, e um formulário pop-up Criar tipo de serviço será exibido.

O tipo de serviço inserido no formulário de serviço preenche automaticamente o campo Nome, que pode ser modificado, se desejado.

Em seguida, selecione a Categoria do novo tipo de serviço no menu suspenso desse campo. As duas opções padrão para escolha são Contrato ou Serviço. Categorias adicionais não podem ser criadas.

Se o serviço se aplicar apenas a contratos ou serviços, selecione a Categoria correspondente. Se o serviço se aplicar a ambos os contratos e serviços, deixe esse campo em branco.

Quando terminar, clique em Salvar e Fechar.

Criar fornecedor

Quando um serviço é realizado pela primeira vez, normalmente, o registro do fornecedor ainda não foi adicionado ao banco de dados. É uma boa prática adicionar todos os detalhes de um fornecedor no banco de dados, para que qualquer informação necessária possa ser recuperada.

Fornecedores são adicionados com o aplicativo Contatos. Consulte a documentação para mais detalhes.

Nota

Diferentes abas ou campos podem estar visíveis no formulário Criar fornecedor, dependendo de quais outros aplicativos estão instalados.

Exibir serviços

Para visualizar todos os serviços registrados na base de dados, incluindo solicitações antigas e novas, acesse app Frota ‣ Frota ‣ Serviços. Todos os serviços aparecem em uma visualização de lista, incluindo todos os detalhes de cada serviço.

Os registros de serviço são agrupados por tipo de serviço. O número de reparos para cada tipo de serviço aparece entre parênteses após o nome do tipo de serviço.

Cada serviço listado exibe as seguintes informações:

• Data: A data em que o serviço, ou reparo, foi realizado (ou solicitado para ser realizado).

• Descrição: Uma breve descrição do tipo específico de serviço, ou reparo, realizado para esclarecer o serviço específico.

• Tipo de Serviço: O tipo de serviço, ou reparo, realizado. Isto é selecionado a partir de uma lista de serviços que deve ser configurada.

• Veículo: O veículo específico no qual o serviço foi realizado.

• Motorista: O motorista atual do veículo.

• Fornecedor: O fornecedor específico que realizou o serviço ou reparo.

• Notas: Qualquer informação associada ao serviço ou reparo que seja documentada para adicionar esclarecimentos.

• Custo: O custo total do serviço ou reparo.

• Estágio: O status do serviço ou reparo. As opções são Novo, Em andamento, Concluído ou Cancelado.

Na parte inferior da coluna Custo, o custo total de todos os serviços e reparos é listado.