Lieferantenrechnungen¶
Lieferantenrechnungen können entweder manuell oder automatisch in Odoo registriert werden. Der Bericht über überfällige Verbindlichkeiten bietet einen Überblick über alle ausstehenden Rechnungen, um eine rechtzeitige Zahlung der korrekten Beträge sicherzustellen.
Siehe auch
Erstellung der Eingangsrechnung¶
Manuell¶
Um eine Lieferantenrechnung zu erstellen, gehen Sie zu und klicken Sie auf Neu.
Tipp
Alternativ können Sie auch eine Lieferantenrechnung über das Buchhaltungsdashboard erstellen:
Klicken Sie entweder auf Neu im Journal Einkäufe;
oder klicken Sie auf das Symbol (vertikale Auslassungspunkte) des Journals Einkäufe und dann auf Rechnung im Abschnitt Neu.
Automatisch¶
Lieferantenrechnungen können automatisch erstellt werden, indem eine E-Mail an einen mit dem Einkaufsjournal verknüpfte E-Mail-Alias gesendet wird oder durch Hochladen einer PDF.
Bemerkung
Sobald die Rechnung hochgeladen ist, erscheint das PDF-Dokument auf der rechten Seite des Bildschirms, sodass die Rechnungsdaten einfach eingegeben werden können.
Rechnungen können digitalisiert werden, um automatisch vervollständigt zu werden, und mit Bestellungen abgeglichen werden, um die per OCR erfassten Daten durch die Details der bestehenden Bestellung zu ersetzen.
Für Dienste wie die Digitalisierung von gescannten oder PDF-Rechnungen von Lieferanten in Odoo ist In-Ap-Einkauf (IAP)-Guthaben erforderlich.
Um Rechnungen von ausgewählten Lieferanten automatisch zu buchen, gehen Sie zu und wählen Sie den entsprechenden Lieferanten aus. Aktualisieren Sie im Reiter Buchhaltung im Abschnitt Allgemein das Feld Rechnungen automatisch buchen mit einer der folgenden Optionen:
Immer
Nach 3 Validierungen ohne Bearbeitungen fragen
Nie
Vervollständigung der Eingangsrechnung¶
Unabhängig davon, ob die Rechnung manuell oder automatisch erstellt wird, stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder ordnungsgemäß ausgefüllt sind:
Lieferant: Odoo füllt einige Informationen automatisch aus, basierend auf den Angaben im Kontaktdatensatz des Lieferanten sowie früheren Bestellungen und Rechnungen.
Rechnungsreferenz: Fügen Sie die vom Lieferanten angegebene Nummer des Verkaufsauftrags hinzu. Dieses Feld wird verwendet, um die Produkte bei Erhalt anzugleichen.
Automatisch vervollständigen: Wählen Sie eine frühere Rechnung oder Bestellung aus, um das Dokument automatisch auszufüllen. Das Feld Lieferant sollte vor dem Ausfüllen dieses Feldes ausgefüllt werden.
Rechnungsdatum: Wählen Sie das Ausstellungsdatum des Dokuments aus.
Buchhaltungsdatum: Aktualisieren Sie bei Bedarf das Buchungsdatum des Dokuments.
Zahlungsreferenz: Das Feld Vermerk enthält automatisch die Zahlungsreferenz, sobald die Zahlung registriert wurde.
Empfängerbank: Gibt die Kontonummer an, auf die die Zahlung erfolgen soll. Dieses Feld ist erforderlich, wenn die Zahlung über Sammelzahlungsdateien (wie NACHA und SEPA) erfolgt.
Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen muss für die Rechnungszahlung angegeben werden.
Journal: Wählen Sie aus, in welchem Journal die Rechnung erfasst werden soll und in welcher Währung.
Im Reiter Rechnungszeilen:
Um auf den Produktkatalog zuzugreifen, klicken Sie auf Katalog.
Wählen Sie die Produkte und Mengen aus und klicken Sie dann auf Zurück zur Rechnung, um zur Lieferantenrechnung zurückzukehren. Die ausgewählten Katalogartikel werden in den Zeilen der Lieferantenrechnung angezeigt.
Aktualisieren Sie bei Bedarf die Felder Menge, Preis und Steuern.
Tipp
Wenn die Rechnungsposition keinem vorhandenen Produkt in der Datenbank entspricht, klicken Sie auf Zeile hinzufügen und geben Sie eine Beschreibung für die Rechnungsposition ein, ohne sie mit einem Produkt zu verknüpfen.
Bemerkung
Es können mehrere Rechnungen für dieselbe Bestellung ausgestellt werden, wenn der Lieferant einen Lieferrückstand hat und Rechnungen beim Versand der Produkte versendet oder wenn der Lieferant Teilrechnungen versendet oder eine Anzahlung verlangt. In diesem Fall können mehrere Rechnungen dieselbe Rechnungsreferenz haben.
Bestätigung der Eingangsrechnung¶
Klicken Sie auf Bestätigen, wenn das Dokument fertiggestellt ist. Der Status ändert sich zu Gebucht und es wird eine Journalbuchung auf Basis der Lieferantenrechnungsdaten erstellt. Nach der Bestätigung weist Odoo jeder Lieferantenrechnung eine eindeutige Nummer aus einer definierten Sequenz zu.
Bemerkung
Nach der Bestätigung kann eine Lieferantenrechnung nicht mehr aktualisiert werden. Klicken Sie auf Auf Entwurf zurücksetzen, wenn Änderungen erforderlich sind.
Zahlung und Abstimmung¶
Um eine Zahlung zu registrieren, klicken Sie auf Bezahlen. Wählen Sie im Fenster Bezahlen das Journal, die Zahlungsmethode, den Betrag und die Währung.
Wenn der gezahlte Betrag geringer ist als der Gesamtbetrag, der auf der Lieferantenrechnung noch aussteht, handelt es sich um eine Teilzahlung und im Feld Zahlungsdifferenz wird der ausstehende Saldo angezeigt.
Das Feld Vermerk wird automatisch ausgefüllt, wenn die Zahlungsreferenz auf der Lieferantenrechnung korrekt gesetzt wurde. Wenn das Feld leer ist, wählen Sie die Lieferantenrechnungsnummer als Referenz aus.
Klicken Sie dann auf Zahlung erstellen. Auf der Rechnung erscheint ein Banner mit dem Hinweis In Zahlung/ Teilzahlung, bis die Rechnung abgestimmt wird und der Status wird auf Bezahlt geändert.
Siehe auch
Bericht über überfällige Verbindlichkeiten¶
Eine Übersicht über die offenen Rechnungen von Lieferanten und deren Fälligkeitstermine finden Sie unter .
Klicken Sie auf das Symbol (Pfeil nach rechts) neben einem Lieferanten, um die Details aller ausstehenden Rechnungen anzuzeigen, einschließlich Fälligkeitsterminen und Beträgen.
Bemerkung
Klicken Sie auf PDF oder XLSX, um eine PDF- bzw. XLSX-Datei zu erstellen.