Mitarbeitern Ausgaben erstatten¶
After an expense report is posted to an accounting journal, the next step is to reimburse the employee. Employees can be reimbursed via cash, check, or direct deposit in three ways:
Individually: Each individual expense report is reimbursed separately.
In bulk: Multiple expense reports are reimbursed in a single payment.
In the employee’s payslip: Expense reports are reimbursed directly in the employee’s payslip.
Reimbursement settings¶
Reimbursements can be paid via a paycheck, check, cash, or bank transfer (usually referred to as direct deposit). To set up payment options, first configure the various settings by navigating to .
Um Mitarbeitern die Ausgaben in ihren Gehaltsabrechnungen zu erstatten, aktivieren Sie das Kästchen neben der Option In Gehaltsabrechnung erstatten im Abschnitt Spesenabrechnung.
Next, set how payments are made in the Accounting section. Click the drop-down menu under Payment Methods, and select the desired payment option. The default options include paying by Manual Payment (Cash), Manual Payment (Bank), Batch Deposit (Bank), and Checks (Bank).
Leaving this field blank allows for all available payment options to be used.
Wenn alle gewünschten Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu aktivieren.
Reimburse in payslips¶
If the Reimburse in Payslip option is activated on the settings page, payments can be added to the employee’s next payslip, instead of issuing separate payments.
Wichtig
Reimbursing expenses on payslips can only be done individually for an approved expense report. Once an expense report has a status of Posted, the option to reimburse in the following payslip is not available.
Navigate to , and click on the individual expense report to reimburse on the following paycheck. Click the Report in Next Payslip button, and the expenses are added to the next payslip issued for that employee.
Once the expense report is added to the following payslip, a message is logged in the chatter
stating Expense report (expense report name) will be added to the next payslip. The status for the
expense report remains Approved. The status only changes to Posted (and then
Done), when the related payslip is processed.
Siehe auch
Weitere Informationen zur Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen finden Sie in der Dokumentation zu Gehaltsabrechnungen.
Individuell erstatten¶
Um eine einzelne Spesenabrechnung zu erstatten, navigieren Sie zunächst zu . Alle Spesenabrechnungen werden standardmäßig in einer Listenansicht dargestellt. Klicken Sie auf die zu erstattende Spesenabrechnung, um die Abrechnungsdetails anzuzeigen.
Wichtig
Only expense reports with a status of Posted can be reimbursed directly to the employee (not via a payslip).
Click the Pay button in the top-left corner of the expense report, and a Pay pop-up window loads. Enter the following information in the pop-up window:
Journal: Wählen Sie das Buchhaltungsjournal aus dem Drop-down-Menü aus, um die Zahlung zu buchen. Die Standardoptionen sind Bank oder Bargeld.
Zahlungsmethode: Wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, wie die Zahlung erfolgen soll. Wenn Bargeld für das Journal ausgewählt ist, ist die einzige verfügbare Option Manuell. Wenn Bank für das Journal ausgewählt ist, sind die Standardoptionen Manuell oder Schecks.
Recipient Bank Account: This field only appears if the Journal is set to Bank. The employee’s bank account populates this field, by default. If the employee has more than one trusted bank account on their employee profile, use the drop-down menu to select the desired bank account.
Amount: The total amount being reimbursed populates this field, by default.
Payment Date: Enter the date the payment is issued in this field. The current date populates this field, by default.
Vermerk: Der Text im Feld Zusammenfassung der Spesenabrechnung der Spesenabrechnung befüllt standardmäßig dieses Feld.
When the fields of the pop-up window are completed, click the Create Payment button to register the payment, and reimburse the employee. A green In Payment banner now appears on the expense report.
Massenweise erstatten¶
To reimburse multiple expense reports at once, navigate to to view all expense reports in a list view. Next, select the expense reports to be reimbursed.
Wichtig
Only expense reports with a status of Posted can be reimbursed directly to the employee (not via a payslip).
Tipp
Adjust the STATUS filter on the left side to only show Posted expense reports. This displays only expense reports that are able to be reimbursed.
Tick the checkbox next to the expense reports being reimbursed, then click the Pay button, and a Pay pop-up window loads. Enter the following information in the pop-up window:
Journal: Wählen Sie das Buchhaltungsjournal aus dem Drop-down-Menü aus, um die Zahlung zu buchen. Die Standardoptionen sind Bank oder Bargeld.
Zahlungsmethode: Wählen Sie über das Drop-down-Menü aus, wie die Zahlung erfolgen soll. Wenn Bargeld für das Journal ausgewählt ist, ist die einzige verfügbare Option Manuell. Wenn Bank für das Journal ausgewählt ist, sind die Standardoptionen Manuell oder Schecks.
Zahlungen gruppieren: Wenn mehrere Spesenabrechnungen für denselben Mitarbeiter ausgewählt werden, erscheint diese Option. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um nur eine Zahlung zu veranlassen, anstatt mehrere Zahlungen an denselben Mitarbeiter zu tätigen.
Amount: The total amount being reimbursed for all the expense reports populates this field, by default.
Zahlungsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem die Zahlungen geleistet werden. Standardmäßig wird dieses Feld mit dem aktuellen Datum ausgefüllt.
Wenn die Felder des Pop-up-Fensters Bezahlen ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungen erstellen, um die Zahlung zu registrieren und die Mitarbeiter zu entschädigen.
