Dokument-Digitalisierung¶
Die Digitalisierung von Dokumenten bezeichnet den Prozess der Umwandlung von Papier- oder Digitaldokumenten in Datensätze in einer Datenbank. Mithilfe von OCR und künstlicher Intelligenz liest Odoo den Inhalt und erstellt und füllt automatisch die Details des Datensatzes aus. Dieser Prozess wird hauptsächlich für Lieferantenrechnungen (oder Rückerstattungen) verwendet.
Bemerkung
Obwohl dies weniger häufig vorkommt, kann dieser Digitalisierungsprozess auch auf Kundenrechnungen und Gutschriften angewendet werden. Die Einstellungen müssen entsprechend angepasst werden.
Konfiguration¶
Gehen Sie zu und navigieren Sie zum Abschnitt Digitalisierung. Aktivieren Sie die Option Dokument-Digitalisierung und wählen Sie, ob Lieferantenrechnungen automatisch oder bei Bedarf verarbeitet werden sollen.
Bemerkung
Wenn die Option Einzelne Rechnungszeile pro Steuer aktiviert ist, wird in der neuen Lieferantenrechnung nur eine Zeile pro Steuer erstellt, unabhängig von der Anzahl der Zeilen in der Rechnung.
Hochladen von Lieferantenrechnungen¶
Lieferantenrechnungen werden manuell hochgeladen oder zur Digitalisierung an einen gesonderten E-Mail-Alias gesendet. Sie können auch für ausgewählte Lieferanten automatisch gebucht werden.
Bemerkung
Sobald die Rechnung hochgeladen ist, erscheint die Dokumentenvorschau auf der rechten Seite des Bildschirms.
Siehe auch
Manuell hochladen¶
Ziehen Sie im Buchhaltungsdashboard die Lieferantenrechnungen per Drag and Drop in das gewünschte Einkaufsjournal oder klicken Sie im Einkaufsjournal auf Hochladen.
Über E-Mail-Alias hochladen¶
Lieferantenrechnungen können über einen mit dem entsprechenden Journal verknüpften E-Mail-Alias auf zwei Arten hochgeladen werden:
von einem angeschlossenen Scanner gescannt, der so konfiguriert ist, dass er E-Mails an einen E-Mail-Alias sendet;
direkt an einen E-Mail-Alias gesendet.
Jede an die E-Mail angehängte PDF-Datei wird automatisch in einen neuen Entwurf einer Lieferantenrechnung umgewandelt.
Bemerkung
Nur PDF- und XML-Formate werden über einen mit einem Journal verknüpften E-Mail-Alias verarbeitet.
JPEG-Dateien müssen über E-Mail-Aliasse in der Dokumente-App verarbeitet werden.
Um einen E-Mail-Alias zu einem Journal hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Stellen Sie sicher, dass ein Alias-Domain konfiguriert wurde.
Der Standard-E-Mail-Alias
lieferantenrechnungen@, gefolgt von der Alias-Domain, wird automatisch erstellt und ist im Reiter Erweiterte Einstellungen des Journals Lieferantenrechnungen verfügbar.Um einen Standard-E-Mail-Alias zu ändern, gehen Sie zu , wählen Sie das entsprechende Journal aus und bearbeiten Sie den E-Mail-Alias im Reiter Erweiterte Einstellungen.
Konfigurieren Sie den angeschlossenen Scanner so, dass gescannte Dokumente bei Bedarf an den E-Mail-Alias gesendet werden.
Bemerkung
Alternativ kann ein E-Mail-Alias in der Dokumente-App verwendet werden, um Lieferantenrechnungen automatisch an Ordner Finanzen folder (z. B. Posteingang-Finanzen@beispiel.odoo.com) weiterzuleiten.
Automatische Buchung von Lieferantenrechnungen¶
Bemerkung
Um die Option Rechnungen automatisch buchen nutzen zu können, muss die Einstellung Automatisch digitalisieren im Abschnitt Dokument-Digitalisierung für Lieferantenrechnungen aktiviert sein.
Um digitalisierte Lieferantenrechnungen für bestimmte Lieferanten automatisch zu buchen, gehen Sie zu und klicken Sie auf den gewünschten Lieferanten. Wählen Sie im Reiter Buchhaltung des Kontaktformulars im Abschnitt Automatisierung die Option Rechnungen automatisch buchen:
Immer
Nach 3 Validierungen ohne Bearbeitungen fragen: Wenn die dritte hochgeladene Rechnung ohne Änderungen bestätigt wird, erscheint das Fenster Rechnungen automatisch buchen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Automatische Validierung aktivieren, Später fragen oder Nie für diesen Lieferanten.
Nie
Bemerkung
Da die Automatisierung nach drei validierten Rechnungen ohne Änderungen ausgelöst wird, muss der Name des Kontakts bereits in der Datenbank vorhanden sein, und jede hochgeladene Lieferantenrechnung muss ein Rechnungsdatum enthalten.
Digitalisierung und Datenerkennung mit KI¶
Je nach Einstellungen werden Dokumente entweder automatisch digitalisiert oder müssen manuell bearbeitet werden, wenn die Digitalisierung nur bei Bedarf aktiviert ist.
Um ein hochgeladenes Dokument manuell zu digitalisieren, klicken Sie auf :guilabel:`Dokument digitalisieren `.
Sobald das Dokument digitalisiert wurde, erscheint ein blaues Banner; klicken Sie auf Aktualisieren. Überprüfen und korrigieren Sie alle während der Digitalisierung hochgeladenen Informationen: Klicken Sie auf die entsprechenden Felder, um sie zu bearbeiten, oder klicken Sie auf KI-Daten neu laden, um die Daten zu aktualisieren.
Klicken Sie anschließend auf Bestätigen, um das Dokument zu buchen.
Tipp
Sobald ein Dokument digitalisiert wurde, bleibt das Feld Lieferant leer, wenn der Lieferant nicht in der Datenbank vorhanden ist. Um ihn hinzuzufügen, klicken Sie auf (Pfeil nach unten) im Feld Lieferant. Der Name des Lieferanten wird in der Dokumentenvorschau auf der rechten Seite hervorgehoben. Klicken Sie darauf, um ein neues Lieferantenformular zu öffnen, in das der Name bereits eingetragen ist.
Bemerkung
Die folgenden Felder auf Lieferantenrechnungen werden von OCR erkannt:
Lieferant, Rechnungsreferenz, Rechnungsdatum, Zahlungsreferenz (nur im belgischen Format +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Empfängerbank, Fälligkeitsdatum und die Währung (in einer Umgebung mit mehreren Währungen und wenn die Währung aktiviert ist).
Im Reiter Rechnungszeilen: Beschreibung/Bezeichnung des Produkts, die Menge, den Preis pro Einheit, Steuern (wenn Steuern aktiviert sind; dieses Feld wird von OCR für die indische Lokalisierung nicht erkannt), Nettobetrag und Gesamt.
Abgleich von Bestellungen¶
Wenn eine digitalisierte Lieferantenrechnung von OCR erkannt wird, durchsucht Odoo die Datenbank nach einer passenden Bestellung. Wird eine solche gefunden, kann die Lieferantenrechnung manuell mit den bestehenden offenen Bestellpositionen abgeglichen werden.
Sobald eine Lieferantenrechnung hochgeladen und digitalisiert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Einkaufsabgleich, um die Listenansicht Einkaufsabgleich aufzurufen, in der alle Bestellpositionen angezeigt werden, die mit dem der Lieferantenrechnung zugewiesenen Lieferanten verknüpft sind. Wählen Sie dann die entsprechenden Bestellpositionen und den Entwurf der Lieferantenrechnung (grau dargestellt) aus und klicken Sie auf Abgleichen.
Tipp
Aktualisieren Sie in der Listenansicht Einkaufsabgleich bei Bedarf die Felder Menge und Preis in den Bestellzeilen.
Wenn keine bestehende Bestellung zu dem Lieferanten der hochgeladenen Lieferantenrechnung vorhanden ist, kann direkt aus den Zeilen der Lieferantenrechnung eine neue Bestellung angelegt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Sobald die Lieferantenrechnung hochgeladen wurde, stellen Sie sicher, dass das Feld Lieferant mit dem richtigen Lieferanten ausgefüllt ist.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einkaufsabgleich, wählen Sie den Entwurf der Lieferantenrechnung in der Liste (grau dargestellt) aus und klicken Sie auf Zur Bestellung hinzufügen.
Geben Sie im Fenster Zur Bestellung hinzufügen etwas in das Feld Bestellung ein und wählen Sie Erstellen und bearbeiten aus.
Wählen Sie im Fenster Bestellung erstellen den Lieferanten aus, der der Lieferantenrechnung zugeordnet ist, füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Bestätigen.
Wählen Sie in der Listenansicht Einkaufsabgleich die entsprechenden Bestellzeilen und den Entwurf der Lieferantenrechnung (grau dargestellt) aus und klicken Sie auf Abgleichen.
Bemerkung
Wenn Informationen für die Felder der Bestellung fehlen, klicken Sie im Fenster Bestellung erstellen auf Speichern und schließen. Öffnen Sie anschließend die Einkaufsapp, um die Felder auszufüllen, und die Bestellung zu bestätigen.
Tipp
Elektronische Lieferantenrechnungen mit eingebettetem XML ermöglichen eine genauere und effizientere Verarbeitung.
Alternativ kann die Funktion Automatisch vervollständigen Informationen aus der Bestellung in die Lieferantenrechnung übertragen, ohne dass OCR erforderlich ist.
Positionen¶
Die Dokumentendigitalisierungsfunktion ist ein In-App-Kauf-(IAP-)Dienst, für den im Voraus bezahltes Guthaben erforderlich ist. Für die Digitalisierung eines Dokuments wird ein Guthaben benötigt.
Um Guthaben zu kaufen, gehen Sie zur Einstellungen-App oder zu , navigieren Sie zum Abschnitt Digitalisierung und klicken Sie auf Guthaben kaufen.
Bemerkung
Odoo-Enterprise-Benutzer mit einem gültigen Abonnement erhalten kostenloses Guthaben, um IAP-Funktionen zu testen, bevor sie sich für den Kauf weiteren Guthabens für die Datenbank entscheiden. Dazu gehören Demo-/Schulungsdatenbanken, Bildungsdatenbanken und „1 App gratis“-Datenbanken.
XML-Dateien erfordern keine OCR-Guthaben, da sie strukturierte Daten enthalten, die ohne OCR direkt verarbeitet werden können.