Phasen¶
Phasen werden verwendet, um die Pipeline einer App zu organisieren und den Fortschritt konfigurierter Elemente zu verfolgen, die von nun an als Karten bezeichnet werden.
In Apps stellen diese Karten bestimmte Elemente dar, beispielsweise werden in der Kundendienst-App Tickets anhand von Phasen verfolgt. Die Phasen sind anpassbar und können entsprechend den Anforderungen jedes Teams umbenannt werden.
Phasen erstellen oder ändern¶
Wichtig
Der Entwicklermodus muss aktiviert sein, um auf das Phasenmenü zuzugreifen. Um den Entwicklermodus zu aktivieren, gehen Sie zu und klicken Sie auf Entwicklermodus aktivieren.
Um Phasen anzuzeigen oder zu ändern, gehen Sie zur gewünschten App und dann zu .
Die Standardlistenansicht auf der Seite Phasen zeigt die derzeit in der App verfügbaren Phasen an. Sie sind in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie in der Pipeline erscheinen.
Um die Reihenfolge der Phasen zu ändern, klicken Sie auf das Symbol (ziehbar) links neben dem Namen der Phase und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle in der Liste.
Tipp
Ändern Sie die Reihenfolge der Phasen in der Kanban-Ansicht der Pipeline eines Teams, indem Sie einzelne Spalten per Drag and Drop verschieben.
Um eine neue Phase zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oben links in der Phasenliste. Daraufhin wird ein leeres Phasenformular angezeigt.
Wählen Sie einen Namen für die neue Phase.
Erkennung von verfallenen Leads¶
Bemerkung
The Days to rot feature is only available to apps that use stages, for instance, CRM and Helpdesk apps. This feature is automatically disabled by setting it to zero.
Die Funktion Tage bis Verfall benachrichtigt Sie proaktiv, wenn eine bestimmte Karte in dieser Phase Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Wenn eine Karte den festgelegten Verfallsschwellenwert überschreitet, wird sie rot hervorgehoben und in der Phase wird die Gesamtzahl der derzeit verfallenden Karten angezeigt.
Um diese Funktion zu aktivieren, muss die Kanban-Ansicht aktiv sein. Navigieren Sie zur gewünschten App und klicken Sie auf das Symbol (Kanban).
Um den Schwellenwert für eine Phase festzulegen, klicken Sie auf das Symbol (Einstellungen) für die entsprechende Phase und wählen Sie Bearbeiten aus dem Drop-down-Menü. Ein Konfigurationsfenster wird angezeigt.
Geben Sie im Feld Tage bis Verfall die Anzahl der Tage ein, die den Schwellenwert erreichen, bevor Maßnahmen erforderlich sind. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration anzuwenden.
Fortschrittsbalken¶
Der Fortschrittsbalken ist über jeder Phase sichtbar und zeigt die prozentuale Aufschlüsselung jedes Statustyps für alle Karten innerhalb dieser Phase an. Jedem Statustyp ist eine Farbe zugewiesen, die innerhalb des Balkens angezeigt wird.
Die genaue Definition dieser Status hängt von der jeweiligen App ab. In der Kundendienst-App besteht die Fortschrittsanzeige für eine Phase beispielsweise standardmäßig aus den Status In Bearbeitung, Bereit und Gesperrt.
Um eine detaillierte Anzahl anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die darstellende Farbe. Dadurch wird eine Benachrichtigung aktiviert, die die Anzahl der Karten in der Phase dieses Status angibt.
Durch Klicken auf eine Statusfarbe wird die Phase gefiltert, sodass nur Karten mit diesem Status angezeigt werden. Die Anzahl der Karten für den ausgewählten Status wird neben der Fortschrittsleiste angezeigt.
E-Mail- und SMS-Vorlagen zu Phasen hinzufügen¶
Wenn einer Phase eine E-Mail-Vorlage hinzugefügt wurde, wird automatisch eine vorkonfigurierte E-Mail an den Kunden gesendet, wenn ein Ticket eine bestimmte Phase in der Pipeline erreicht. Gleichermaßen führt das Hinzufügen einer SMS-Vorlage zum Versand einer vorkonfigurierten SMS-Textnachricht an den Kunden.
Wichtig
SMS-Nachrichtenversand ist ein In-App-Kauf-(IAP-)Dienst, der vorbezahltes Guthaben erfordert. Siehe FAQ zur SMS-Preisgestaltung für weitere Informationen.
Um eine bestehende E-Mail-Vorlage auszuwählen, legen Sie sie im Feld E-Mail-Vorlage fest. Klicken Sie nach Auswahl einer Vorlage auf das Symbol (Pfeil nach rechts) rechts neben dem Feld, um die ausgewählte Vorlage zu bearbeiten.
Um eine neue Vorlage über dieses Formular zu erstellen, klicken Sie auf das Feld und geben Sie einen Titel für die neue Vorlage ein. Wählen Sie dann Erstellen und bearbeiten aus dem erscheinenden Drop-down-Menü und füllen Sie die Formulardetails aus.
Folgen Sie denselben Schritten, um eine SMS-Vorlage auszuwählen, zu bearbeiten oder zu erstellen.
Siehe auch
Eine Phase einklappen¶
Standardmäßig werden Phasen in der Kanban-Ansicht aufgeklappt angezeigt. Wenn es eine Phase „Gewonnen“ oder „Geschlossen“ gibt, wird diese standardmäßig zusammengeklappt angezeigt.
Karten in einer eingeklappten Phase sind in der Pipeline unter dem Namen der Phase sichtbar und gelten als offen.
Phasen können so konfiguriert werden, dass sie in der Kanban-Ansicht der Pipeline-Seite ausgeblendet werden.
Die Namen der eingeklappten Phasen sind noch sichtbar, aber die Karten in der Phase sind nicht zu sehen.
Um eine Phase einzuklappen, kreuzen Sie das Kästchen In Kanban eingeklappt auf dem Formular Phasen an.
Warnung
Karten, die eine eingeklappte Phase erreichen, werden als geschlossen betrachtet. Das Schließen einer Karte vor Abschluss der Arbeit kann zu Problemen bei der Berichterstattung und Kommunikation führen. Diese Einstellung sollte nur für Phasen aktiviert werden, die als geschlossen betrachtet werden.
Eine Phase vorübergehend einklappen¶
Phasen können auch in der Kanban-Ansicht der Pipeline vorübergehend ausgeblendet werden.
Zeigen Sie die Pipeline eines bestimmten Teams an, indem Sie zur gewünschten App navigieren und auf die Kanban-Karte des Teams klicken.
Fahren Sie mit dem Mauszeiger oben über die gewünschte Phase, um diese vorübergehend einzuklappen, klicken Sie dann auf das erscheinende Symbol (Zahnrad) und wählen Sie Einklappen aus dem Drop-down-Menü.
Wichtig
Das manuelle Einklappen einer Phase aus der Kanban-Ansicht ist temporär und schließt die Karten in der Phase nicht.
Einem Team Phasen zuweisen¶
Treffen Sie eine Auswahl im Feld Teams im Formular Phasen. Es kann mehr als ein Team ausgewählt werden, da dieselbe Phase mehreren Teams zugewiesen werden kann.