Dịch vụ

Để bảo dưỡng đúng cách đội xe, cần có bảo dưỡng định kỳ cũng như sửa chữa theo chu kỳ. Lập lịch sửa chữa và quản lý dịch vụ cho toàn bộ đội xe là cần thiết để đảm bảo tất cả các xe đều ở tình trạng hoạt động tốt khi cần dùng.

Các dịch vụ, chẳng hạn như bảo dưỡng định kỳ, như thay dầu hoặc luân chuyển lốp, có thể được ghi nhận trước. Các sửa chữa khác được ghi nhận khi chúng xảy ra.

Tạo hồ sơ dịch vụ

Tạo bản ghi dịch vụ theo một trong hai cách: trực tiếp trong ứng dụng Đội xe, hoặc từ hóa đơn nhà cung cấp trong ứng dụng Kế toán.

Từ ứng dụng Đội xe

Để ghi nhận dịch vụ cho một phương tiện trong ứng dụng Đội xe, hãy vào bảng điều khiển Dịch vụ chính bằng cách điều hướng tới Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ. Mở biểu mẫu dịch vụ mới bằng cách nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái.

Điền thông tin vào biểu mẫu. Chỉ có hai trường bắt buộc phải điền là Loại dịch vụ và Xe.

Các trường trên biểu mẫu là:

• Mô tả: Nhập mô tả ngắn gọn về dịch vụ trong trường này.

• Loại dịch vụ: Sử dụng menu thả xuống, chọn loại dịch vụ được thực hiện. Nếu loại dịch vụ mong muốn không tồn tại, nhập loại dịch vụ mới và nhấp vào Tạo "(loại dịch vụ)" hoặc Tạo và chỉnh sửa... để thêm loại dịch vụ và cấu hình nó.

  Quan trọng

  Chỉ có một Loại dịch vụ được cấu hình sẵn trong Odoo: Hóa đơn nhà cung cấp.

• Ngày: Sử dụng bộ chọn lịch, chọn ngày dịch vụ được cung cấp hoặc được lên lịch thực hiện. Điều hướng đến tháng mong muốn bằng cách sử dụng biểu tượng (mũi tên), sau đó nhấp vào ngày để chọn nó.

• Chi phí: Nhập chi phí ước tính của dịch vụ, nếu có. Nếu dịch vụ là cho sửa chữa trong tương lai, trường này nên để trống. Trường này được cập nhật khi nhận được ước tính và một lần nữa, khi biết chi phí sửa chữa cuối cùng.

• Nhà cung cấp: Sử dụng menu thả xuống, chọn nhà cung cấp đang thực hiện dịch vụ. Nếu nhà cung cấp chưa được nhập vào hệ thống, thêm và cấu hình nhà cung cấp.

• Vehicle: Sử dụng menu thả xuống, chọn xe đã được bảo dưỡng. Khi xe được chọn, trường Driver sẽ được điền tự động và đơn vị đo cho trường Odometer Value sẽ xuất hiện.

• Driver: Tài xế hiện tại của xe tự động điền vào trường này khi Vehicle được chọn. Nếu cần thay đổi tài xế, có thể chọn tài xế khác bằng menu thả xuống.

• Odometer Value: Nhập số đồng hồ đo quãng đường tại thời điểm thực hiện bảo dưỡng. Đơn vị đo là ki-lô-mét (km) hoặc dặm (mi), tùy thuộc vào cách cấu hình của xe đã chọn.

  Mẹo

  Để thay đổi từ ki-lô-mét sang dặm hoặc ngược lại, nhấp vào biểu tượng (Internal Link) ở bên phải xe được chọn trong trường Vehicle.

  Thay đổi đơn vị đo, sau đó quay lại biểu mẫu dịch vụ thông qua các liên kết breadcrumb. Đơn vị đo sau đó sẽ được cập nhật trong trường Odometer Value.

• NOTES: Nhập bất kỳ ghi chú nào về sửa chữa ở cuối biểu mẫu dịch vụ. Ví dụ, có thể bao gồm chi tiết ước tính hoặc các bộ phận được thay thế.

Từ ứng dụng Kế toán

Đôi khi việc sửa chữa được thực hiện và lập hóa đơn trước khi các bản ghi dịch vụ được tạo. Đây là tình huống phổ biến khi việc sửa chữa không mong đợi, chẳng hạn như kéo xe hỏng hoặc thực hiện sửa chữa khẩn cấp bên lề đường. Trong những trường hợp này, các bản ghi dịch vụ có thể được tạo trực tiếp từ hóa đơn nhà cung cấp trong ứng dụng Kế toán.

Để liên kết hóa đơn nhà cung cấp với dịch vụ và tạo bản ghi dịch vụ, trước tiên hãy mở ứng dụng Kế toán và nhấp vào Mua hàng trên bảng điều khiển. Nhấp vào hóa đơn nhà cung cấp cho việc sửa chữa để mở chi tiết hóa đơn.

Trong tab Dòng hóa đơn, nhấp vào biểu tượng (các tùy chọn bổ sung) để hiển thị menu thả xuống. Nhấp vào ô đánh dấu bên cạnh Phương tiện, sau đó nhấp ra ngoài để đóng menu thả xuống.

Nhấp vào trường Phương tiện và chọn phương tiện đã được thực hiện dịch vụ.

Quan trọng

Để thêm phương tiện vào hóa đơn, Trạng thái của hóa đơn trên bảng điều khiển kế toán phải là Nháp. Nếu hóa đơn đã được xác nhận, hãy nhấp vào nút Đặt lại về Nháp trên hóa đơn, sau đó thêm phương tiện.

Sau khi trường Phương tiện được điền, hãy mở bảng điều khiển Dịch vụ bằng cách điều hướng tới Ứng dụng Đội xe ‣ Đội xe ‣ Dịch vụ. Loại dịch vụ được liệt kê là Hóa đơn nhà cung cấp theo mặc định. Bản ghi phải được cập nhật để giữ hồ sơ dịch vụ chính xác.

Nhấp vào bản ghi Hóa đơn nhà cung cấp mới để xem chi tiết dịch vụ. Nhấp vào trường Loại dịch vụ để hiển thị menu thả xuống của tất cả các loại dịch vụ có sẵn, và chọn loại dịch vụ đúng. Nếu cần thiết, hãy tạo loại dịch vụ mới.

Trên bản ghi dịch vụ, nút thông minh Hóa đơn của dịch vụ xuất hiện ở phía trên. Nhấp vào nút thông minh Hóa đơn của dịch vụ để xem hóa đơn nhà cung cấp tương ứng.

Mẹo

Màu văn bản trong nút thông minh Hóa đơn của dịch vụ cho biết trạng thái của hóa đơn. Văn bản màu xanh lá cây cho biết hóa đơn đã được xác nhận hoặc đã thanh toán, văn bản màu cam cho biết nó vẫn là bản nháp.

Tạo loại dịch vụ

Phương pháp duy nhất để tạo loại dịch vụ là từ biểu mẫu dịch vụ.

Trên biểu mẫu dịch vụ, nhập tên loại Service Type mới vào trường tương ứng. Sau đó, nhấp vào Create and edit..., và biểu mẫu bật lên Create Service Type sẽ xuất hiện.

Loại dịch vụ đã nhập trên biểu mẫu dịch vụ tự động điền vào trường Name, có thể chỉnh sửa nếu muốn.

Sau đó, chọn Category cho loại dịch vụ mới từ menu thả xuống trong trường đó. Hai tùy chọn mặc định để chọn là Contract hoặc Service. Không thể tạo thêm các danh mục khác.

Nếu dịch vụ chỉ áp dụng cho hợp đồng hoặc dịch vụ, hãy chọn Category tương ứng. Nếu dịch vụ áp dụng cho cả hợp đồng và dịch vụ, để trống trường này.

Khi hoàn tất, nhấp vào Save & Close.

Tạo nhà cung cấp

Khi dịch vụ được thực hiện lần đầu tiên, thông thường, hồ sơ của nhà cung cấp chưa được thêm vào cơ sở dữ liệu. Thực hành tốt nhất là thêm đầy đủ chi tiết cho nhà cung cấp vào cơ sở dữ liệu để có thể truy xuất bất kỳ thông tin cần thiết nào.

Nhà cung cấp được thêm bằng ứng dụng Contacts. Tham khảo tài liệu để biết thêm chi tiết.

Ghi chú

Các tab hoặc trường khác nhau có thể hiển thị trên biểu mẫu Create Vendor, tùy thuộc vào các ứng dụng khác đã được cài đặt.

Xem dịch vụ

Để xem tất cả các dịch vụ đã ghi nhận trong cơ sở dữ liệu, bao gồm các yêu cầu cũ và mới, điều hướng đến Fleet app ‣ Đội xe ‣ Services. Tất cả các dịch vụ xuất hiện dưới dạng danh sách, bao gồm tất cả các chi tiết cho từng dịch vụ.

Bản ghi dịch vụ được nhóm theo loại dịch vụ. Số lượng sửa chữa cho mỗi loại dịch vụ hiển thị trong ngoặc đơn sau tên loại dịch vụ.

Mỗi dịch vụ được liệt kê hiển thị các thông tin sau:

• Ngày: Ngày dịch vụ hoặc sửa chữa được thực hiện (hoặc được yêu cầu thực hiện).

• Mô tả: Mô tả ngắn gọn về loại dịch vụ hoặc sửa chữa cụ thể được thực hiện để làm rõ dịch vụ cụ thể.

• Loại dịch vụ: Loại dịch vụ hoặc sửa chữa được thực hiện. Loại dịch vụ được chọn từ danh sách các dịch vụ phải được cấu hình.

• Phương tiện: Phương tiện cụ thể mà dịch vụ được thực hiện trên đó.

• Tài xế: Tài xế hiện tại của phương tiện.

• Nhà cung cấp: Nhà cung cấp cụ thể đã thực hiện dịch vụ hoặc sửa chữa.

• Ghi chú: Bất kỳ thông tin nào liên quan đến dịch vụ hoặc sửa chữa được ghi lại để làm rõ thêm.

• Chi phí: Tổng chi phí của dịch vụ hoặc sửa chữa.

• Giai đoạn: Trạng thái của dịch vụ hoặc sửa chữa. Các lựa chọn là Mới, Đang thực hiện, Hoàn thành hoặc Đã hủy.

Ở cuối cột Chi phí, tổng chi phí của tất cả các dịch vụ và sửa chữa được liệt kê.