Unfälle

Bei der Verwaltung eines Fuhrparks sind Unfälle nicht vermeidbar. Die Nachverfolgung von Unfällen ist entscheidend, um die Kosten für die Fahrzeugwartung zu verstehen und sichere Fahrer zu ermitteln.

Die Fuhrpark-App von Odoo bietet mehrere Möglichkeiten zur Nachverfolgung von Unfällen. Nachfolgend finden Sie schrittweise Anweisungen für eine mögliche Methode zur Überwachung von Unfällen und Reparaturkosten.

Struktur

Gehen Sie für diesen Anwendungsfall zu Fuhrpark-App ‣ Fuhrpark ‣ Wartungen. Im Wartungsformular werden zwei Wartungsarten erstellt: „Unfall – Fahrerverschulden“ und „Unfall – kein Verschulden“.

Diese Einrichtung erfasst Reparaturen im Zusammenhang mit Unfällen und organisiert sie nach Verschulden.

Wenn eine Unfall passiert, wird ein Dienstleistungsdatensatz erstellt. Die bestimmten Reparaturen für den Unfall werden in der Beschreibung des Dienstleistungsdatensatzes hinterlegt und die Details zum Unfall werden im Abschnitt Notizen festgehalten.

Dank dieser Struktur ist es möglich, alle Unfälle nach Fehler, Auto, Fahrer oder Kosten zu organisieren

Bemerkung

Um Unfälle zu verwalten, ist die Erstellung eines Dienstleistungsdatensatzes erforderlich.

Detaillierte Anweisungen zum Erstellen von Wartungsdatensätzen in der Fuhrpark-App von Odoo finden Sie in der Dokumentation zu Dienstleistungen.

Unfälle und Reparaturen protokollieren

Um einen Unfall zu protokollieren und den Reparaturprozess einzuleiten, besteht der erste Schritt darin, einen Servicedatensatz zu erstellen, der die benötigten spezifischen Reparaturen detailliert beschreibt.

Bemerkung

Einige Unfälle erfordern mehrere Reparaturen bei verschiedenen Anbietern. Für diese Szenarien wird für jeden Anbieter, der Reparaturen durchführt, ein separater Servicedatensatz benötigt. Um die Datensätze organisiert zu halten, wird empfohlen, das Feld Notizen identisch zu halten und die gleiche wichtige Dokumentation anzuhängen, wie z. B. einen Polizeibericht.

Navigieren Sie zu Fuhrpark ‣ Fuhrpark ‣ Dienstleistungen, um das Hauptdashboard Dienstleistungen. Klicken Sie in der oberen linken Seite auf Neu und ein leeres Dienstleistungsformular wird geöffnet.

Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:

  • Beschreibung: Geben Sie die Beschreibung der erforderlichen Reparaturen, um das Fahrzeug vollständig zu reparieren, wie Karosserie, Ersatz der Scheibenwischblätter oder Ersatz der Stoßstange, Reifen und Fenster.

  • Dienstleistungstyp: Wählen Sie für dieses Beispiel je nach Situation entweder Unfall – Fehler des Fahrer oder Unfall – kein Fehler aus.

    Wenn Sie einen dieser beiden Dienstleistungstypen zum ersten Mal eingeben, geben Sie den neuen Dienstleistungstyp ein und klicken Sie dann auf Erstellen (neuer Dienstleistungstyp). Es erscheint ein Pop-up-Fenster Dienstleistungstyp erstellen, in dem der neue Dienstleistungstyp im Feld Name angezeigt wird. Wählen Sie im Feld Kategorie die Option Dienstleistung aus dem Drop-down-Menü aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & schließen.

    Sobald der Dienstleistungstyp für Unfälle in der Datenbank hinzugefügt wurde, steht er zur Verfügung, um ihn aus dem Drop-down-Menü im Feld Dienstleistungstyp auszuwählen.

  • Datum: Wählen Sie im Pop-over-Fenster des Kalenders das Datum aus, an dem der Unfall passiert ist. Navigieren Sie mit den Symbolen (Pfeil) zum gewünschten Monat und klicken Sie dann auf das Datum, um es auszuwählen.

  • Kosten: Lassen Sie dieses Feld leer, da die Reparaturkosten noch nicht bekannt sind.

  • Lieferant: Wählen Sie den Lieferanten, der die Reparatur durchführt, aus dem Dropdown-Menü aus. Wenn der Lieferant noch nicht im System eingetragen ist, geben Sie den Namen des Lieferanten ein und klicken Sie entweder auf Erstellen, um ihn hinzuzufügen, oder auf Erstellen und bearbeiten …, um den Lieferanten hinzufügen und zu konfigurieren.

  • Fahrzeug: Wählen Sie das Fahrzeug, das in den Unfall verwickelt war, aus dem Drop-down-Menü aus. Wenn das Fahrzeug ausgewählt ist, wird das Feld Fahrer ausgefüllt, und die Maßeinheit für das Feld Kilometerstand erscheint.

  • Fahrer: Der aktuelle Fahrer, der für das ausgewählte Fahrzeug aufgelistet ist, wird angezeigt, wenn das Fahrzeug ausgewählt wird. Wenn der Fahrer das Fahrzeug bei dem Unfall gefahren hat, wählen Sie den richtigen Fahrer aus dem Dropdown-Menü aus.

  • Kilometerstand: Geben Sie den Kilometerstand zum Zeitpunkt des Unfalls ein. Die Maßeinheiten sind entweder in Kilometern (km) oder Meilen (mi), je nachdem, wie das ausgewählte Fahrzeug konfiguriert wurde.

  • NOTIZEN: Geben Sie die Details des Unfalls unten auf dem Dienstleistungsformular an, wie Hirsch angefahren oder Bei Stillstand an Kreuzung von hinten gerammt.

Odoo bietet die Möglichkeit, alle wichtigen Unterlagen, wie Kostenvoranschläge und Polizeiberichte, an den Dienstleistungssatz anzuhängen. Klicken Sie dazu auf das Symbol (Büroklammer), das sich im Chatter des Formulars befindet, und es erscheint ein Pop-up-Fenster des Datei-Explorers. Navigieren Sie zum gewünschten Datensatz und klicken Sie auf Öffnen, um die Datei hochzuladen.

Bemerkung

Wenn einem Dienstleistungsdatensatz eine Datei beigefügt wird, erscheint ein Abschnitt Dateien im Chatter. Um weitere Dateien beizufügen, klicken Sie auf Dateien anhängen.

Eingabe der Informationen zur Unfallreparatur.

Dienstleistungsphasen

In Odoos Fuhrpark-App gibt es vier Standard-Servicephasen:

Die Standardphase, in der ein Dienstleistungsbericht erstellt wird. Die Dienstleistung wurde angefordert, aber die Reparaturen haben noch nicht begonnen. Das Feld Kosten für diese Phase bleibt auf Null.

Ändern Sie den Status während der Reparatur, um den aktuellen Status des Fahrzeugs auf eine der beiden Vorgehensweise anzuzeigen: auf den aktuellen Status des Fahrzeugs auf dem jeweiligen Dienstleistungsdatensatz oder in der Kanban-Ansicht für Dienstleistungen.

Dienstleistungsdatensatz

Öffnen Sie das Hauptdashboard Dienstleistungen, indem Sie zu Fuhrpark ‣ Fuhrpark ‣ Dienstleistungen gehen. Klicken Sie als nächstes auf den einzelnen Dienstleistungsdatensatz, um das detaillierte Dienstleistungsformular zu öffnen. Klicken Sie auf die gewünschte Phase oben rechts, über dem Dienstleistungsformular, um den Status zu ändern.

Die Phasen auf dem Dienstleistungsformular.

Kanban-Ansicht

Öffnen Sie das Hauptdashboard Dienstleistungen, indem Sie zu Fuhrpark ‣ Fuhrpark ‣ Dienstleistungen gehen. Klicken Sie oben rechts auf Kanban, um alle Reparaturen nach Fahrzeug zu organisieren.

Entfernen Sie als Nächstes den Standardfilter Dienstleistungstyp in der Suchleiste. Daraufhin werden alle Dienstleistungen in einer Kanban-Ansicht angezeigt, die nach ihrem jeweiligen Status organisiert ist.

Ziehen Sie den Dienstleistungsdatensatz in die gewünschte Phase.

Die Kanban-Ansicht der Phasen, mit einer Karte, die in die Phase „Läuft“ gezogen wird.

Unfallberichte

Einer der Hauptgründe zur Verfolgung von Unfällen mit der in dieser Dokumentation ausgelegten Methode ist die Möglichkeit, die Gesamtkosten des Unfalls einzusehen, den sichersten Fahrer zu bestimmen und die tatsächlichen Gesamtkosten von bestimmten Fahrzeugen zu berechnen.

Das Hauptdashboard Dienstleistungen zeigt alle Unfalldaten an, während das Dashboard Berichtswesen die Gesamtkosten bestimmter Fahrzeuge anzeigt.

Dashboard „Dienstleistungen“

Navigieren Sie zu Fuhrpark ‣ Fuhrpark ‣ Dienstleistungen, um das Dashboard Dienstleistungen anzuzeigen. Alle Dienstleistungen werden in der Ansicht (Liste) angezeigt, alphabetisch gruppiert, nach Dienstleistungstyp.

Die zwei Dienstleistungstypen, die für Unfälle erstellt wurden, erscheinen in der Liste: Unfall – Fehler des Fahrer oder Unfall – kein Fehler.

Jede Gruppierung zeigt die Anzahl Datensätze in jedem Typ an und listet die einzelnen Datensätze unter jeder Gruppierungsüberschrift auf.

Example

In diesem Beispiel gibt es drei Unfälle, bei denen der Fahrer schuld war, und einen Unfall, bei dem der Fahrer nicht schuld war. Dieses Dashboard zeigt auch die geschätzten Kosten für alle Unfälle in jeder Gruppe.

Geschätzte 3.284,00 $ Dollar sind Kosten aus vom Fahrer verursachten Unfallreparaturen. Der Unfall ohne Verschulden hat keine zugehörigen Kosten, da die Reparatur nicht abgeschlossen wurde und noch keine Schätzung vorliegt.

Unfalldienstleistungen, mit Hervorhebung der Gesamtkosten.

Bemerkung

Die gesamten Kosten berechnen alle Kosten auf dem Reparaturformular, einschließlich der geschätzten Kosten sowie der endgültigen Reparaturkosten. Diese Zahl ist möglicherweise nicht genau, wenn sich Reparaturen in der Phase Läuft befinden und die endgültige Rechnung noch nicht erstellt wurde.

Dashboard „Berichtswesen“

Navigieren Sie zu Fuhrpark ‣ Berichtswesen ‣ Kosten, um den Bericht Kostenanalyse anzuzeigen. Dieser Bericht zeigt ein (Balkendiagramm) aller Kosten für Verträge und Dienstleistungen für das aktuelle Jahr, standardmäßig organisiert nach Monat (Datum : (Jahr)). Die Summe, die durch eine gepunktete graue Linie dargestellt wird, ist die kombinierte Gesamtsumme der Kosten für Verträge und Dienstleistungen.

Um die Gesamtkosten pro Fahrzeug anzuzeigen, klicken Sie auf das Suchleiste umschalten-Symbol rechts in der Suchleiste. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Klicken Sie auf Fahrzeug in der Spalte Gruppieren nach, und die Daten werden nach Fahrzeug organisiert.

Hier werden die tatsächlichen Kosten für jedes Fahrzeug angezeigt, einschließlich der Vertragskosten (z. B. monatliche Leasingkosten für das Fahrzeug) und aller Dienstleistungskosten, einschließlich aller Unfälle. Fahren Sie mit der Maus über eine Spalte, um ein Daten-Popover-Fenster anzuzeigen, in dem der Fahrzeugname und die Gesamtkosten angezeigt werden. Dies ermöglicht einen umfassenderen Überblick über die Fahrzeugkosten.

Der Bericht „Kostenanalyse“ mit den Gesamtkosten pro Fahrzeug.

Um die jeweiligen Kostenaufschlüsselungen für die Vertragskosten und Reparaturen anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol (Pivot) oben rechts auf dem Dashboard Kostenanalyse. Dadurch wird jedes Fahrzeug in einer separaten Zeile und die Kosten für Verträge und Dienstleistungen sowie die Gesamtkosten angezeigt.

Der Bericht „Kostenanalyse“ mit Vertrags- und Dienstleistungskosten sowie den Gesamtkosten.

Bemerkung

Die Ansicht (Pivot) organisiert die Daten standardmäßig nach Fahrzeug, sodass eine Gruppierung der Daten nach Fahrzeug nicht erforderlich ist. Wenn dieser Filter bereits aktiviert ist, hat dies keine Auswirkungen auf die angezeigten Daten.

Unfallreparaturen verwalten

Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, die eine große Fahrzeugflotte verwalten, kann es zeitsparend sein, nur die Dienstleistungsberichte in den Phasen Neu und Läuft anzuzeigen, wenn das Dashboard Dienstleistungen eine große Anzahl von Berichten enthält.

Navigieren Sie zu Fuhrpark-App ‣ Fuhrpark ‣ Services, wo alle Serviceanfragen nach Servicetyp organisiert sind. Klicken Sie als Nächstes auf das Suchbereich umschalten-Symbol rechts in der Suchleiste. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt. Klicken Sie auf Benutzerdefinierten Filter hinzufügen in der Spalte Filter, und ein Pop-up-Fenster Benutzerdefinierten Filter hinzufügen erscheint.

Drei Drop-down-Felder müssen im Pop-up-Fenster konfiguriert werden.

Scrollen Sie im ersten Feld nach unten und wählen Sie Phase.

Lassen Sie das zweite Feld auf = gesetzt.

Wählen Sie im letzten Feld Läuft aus dem Dropdown-Menü aus.

Klicken Sie nun auf das Symbol (Plus) rechts neben dem letzten Feld und eine identische Regel erscheint unter der aktuellen Regeln.

Ändern Sie im dritten Feld der zweiten Regel Läuft auf Neu und lassen Sie die anderen Felder, wie sie sind.

Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Hinzufügen, um einen neuen benutzerdefinierten Filter zu erstellen.

Die Filtereinstellungen, die hinzugefügt werden müssen, um nur neue und laufende Dienstleistungen anzuzeigen.

Diese kleinere Änderung stellt nur Dienstleistungen in den Phasen Neu und Läuft dar. Dieser Bericht ist für Unternehmen hilfreich, die zu einem bestimmten Zeitpunkt eine hohe Anzahl von Reparaturen verwalten.

Damit dieser Bericht als Standardbericht beim Öffnen des Services-Dashboards erscheint, klicken Sie auf das Suchbereich umschalten-Symbol ganz rechts in der Suchleiste. Klicken Sie als Nächstes auf Aktuelle Suche speichern unter der Spalte Favoriten, wodurch eine weitere Dropdown-Spalte darunter angezeigt wird. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Standardfilter und klicken Sie dann auf Speichern. Dann erscheint dieses angepasste Services-Dashboard standardmäßig jedes Mal, wenn auf das Services-Dashboard zugegriffen wird.