Servizi

Per mantenere correttamente un parco veicoli, sono necessarie sia la manutenzione regolare che le riparazioni periodiche. Programmare le riparazioni e gestire i servizi per un intero parco veicoli è necessario per garantire che tutti i veicoli siano in buone condizioni operative quando servono.

I servizi, come la manutenzione ordinaria, ad esempio i cambi d’olio o le rotazioni dei pneumatici, possono essere registrati in anticipo. Altre riparazioni vengono registrate man mano che si verificano.

Creare record di servizio

Creare un record di servizio in uno dei due modi: direttamente nell’app Parco veicoli, o da una fattura fornitore nell’app Contabilità.

Dall’app Parco veicoli

Per registrare un servizio per un veicolo nell’app Parco veicoli, accedere alla dashboard principale Servizi navigando a App Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi. Aprire un nuovo modulo di servizio facendo clic sul pulsante Nuovo nell’angolo in alto a sinistra.

Compilare le informazioni sul modulo. Gli unici due campi obbligatori sono Tipo di servizio e Veicolo.

I campi del modulo sono:

• Descrizione: inserire in questo campo una breve descrizione del servizio.

• Tipo di servizio: utilizzando il menu a tendina, selezionare il tipo di servizio eseguito. Se il servizio desiderato non esiste, inserire un nuovo tipo di servizio e fare clic su Crea «(tipo di servizio)» oppure su Crea e modifica… per aggiungere il tipo di servizio e configurarlo.

  Importante

  In Odoo è preconfigurato un solo Tipo di servizio: Fattura fornitore.

• Data: utilizzando il selettore del calendario, selezionare la data in cui il servizio è stato fornito o è programmato. Spostarsi al mese desiderato utilizzando le icone (freccia), quindi fare clic sulla data per selezionarla.

• Costo: inserire il costo stimato del servizio, se disponibile. Se il servizio è per una riparazione futura, questo campo deve essere lasciato vuoto. Questo campo viene aggiornato quando si ricevono i preventivi e di nuovo quando si conosce il costo finale della riparazione.

• Fornitore: utilizzando il menu a tendina, selezionare il fornitore che sta eseguendo il servizio. Se il fornitore non è già stato inserito nel sistema, aggiungere e configurare il fornitore.

• Veicolo: utilizzando il menu a tendina, selezionare il veicolo che è stato sottoposto a manutenzione. Quando viene selezionato il veicolo, il campo Conducente viene compilato e appare l’unità di misura per il campo Valore contachilometri.

• Conducente: il conducente attuale del veicolo compila automaticamente questo campo quando viene selezionato il Veicolo. Se è necessario cambiare il conducente, è possibile selezionare un altro conducente utilizzando il menu a tendina.

• Valore contachilometri: inserire la lettura del contachilometri relativa al momento in cui è stato eseguito il servizio. Le unità di misura sono in chilometri (km) o miglia (mi), a seconda di come è stato configurato il veicolo selezionato.

  Suggerimento

  Per passare da chilometri a miglia, o viceversa, fare clic sull’icona (collegamento interno) a destra del veicolo selezionato nel campo Veicolo.

  Modificare l’unità di misura, quindi tornare al modulo di servizio tramite i collegamenti breadcrumb. L’unità di misura viene quindi aggiornata nel campo Valore contachilometri.

• NOTE: inserire eventuali note per la riparazione nella parte inferiore del modulo di servizio. Ad esempio, possono includere dettagli del preventivo o parti da sostituire.

Dall’app Contabilità

A volte le riparazioni vengono eseguite e fatturate prima della creazione dei registri di servizio. Questa è una situazione comune quando le riparazioni sono impreviste, come il traino di veicoli in panne o l’esecuzione di riparazioni di emergenza sul ciglio della strada. In queste circostanze, i registri di servizio possono essere creati direttamente da una fattura fornitore nell’app Contabilità.

Per collegare una fattura fornitore a un servizio e creare un registro di servizio, aprire prima l’app Contabilità e fare clic su Acquisti nella dashboard. Fare clic sulla fattura fornitore per la riparazione per aprire i dettagli della fattura.

Nella scheda Righe fattura, fare clic sull’icona (opzioni aggiuntive) per visualizzare un menu a discesa. Selezionare la casella di controllo accanto a Veicolo, quindi fare clic altrove per chiudere il menu a discesa.

Fare clic nel campo Veicolo e selezionare il veicolo su cui è stato eseguito il servizio.

Importante

Per aggiungere un veicolo a una fattura, lo Stato della fattura nella dashboard contabilità deve essere Bozza. Se la fattura è stata confermata, fare clic sul pulsante Reimposta su Bozza sulla fattura, quindi aggiungere il veicolo.

Una volta compilato il campo Veicolo, aprire la dashboard Servizi navigando a App Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi. Il Tipo di servizio è elencato come Fattura fornitore, per impostazione predefinita. Il registro deve essere aggiornato per mantenere registri di servizio accurati.

Fare clic sul nuovo registro Fattura fornitore per visualizzare i dettagli del servizio. Fare clic sul campo Tipo di servizio per visualizzare un menu a discesa di tutti i tipi di servizio disponibili e selezionare il tipo di servizio corretto. Se necessario, creare un nuovo tipo di servizio.

Nel registro di servizio, un pulsante intelligente Fattura del servizio appare in alto. Fare clic sul pulsante intelligente Fattura del servizio per visualizzare la fattura fornitore corrispondente.

Suggerimento

Il colore del testo nel pulsante intelligente Fattura del servizio indica lo stato della fattura. Il testo verde indica che la fattura è confermata o pagata, il testo arancione indica che è ancora una bozza.

Crea tipo di servizio

L”unico metodo per creare tipi di servizio è da un modulo di servizio.

Nel modulo di servizio, digitare il nome del nuovo Tipo di servizio nel campo corrispondente. Quindi, fare clic su Crea e modifica… e apparirà un modulo popup Crea tipo di servizio.

Il tipo di servizio inserito nel modulo di servizio popola automaticamente il campo Nome, che può essere modificato, se desiderato.

Quindi, selezionare la Categoria per il nuovo tipo di servizio dal menu a discesa in quel campo. Le due opzioni predefinite tra cui scegliere sono Contratto o Servizio. Non è possibile creare categorie aggiuntive.

Se il servizio si applica solo a contratti o servizi, selezionare la Categoria corrispondente. Se il servizio si applica sia a contratti che a servizi, lasciare vuoto questo campo.

Al termine, fare clic su Salva e chiudi.

Crea fornitore

Quando un servizio viene eseguito per la prima volta, in genere, il record del fornitore non è ancora stato aggiunto al database. È buona pratica aggiungere i dettagli completi di un fornitore nel database, in modo che qualsiasi informazione necessaria possa essere recuperata.

I fornitori vengono aggiunti con l’app Contatti. Fare riferimento alla documentazione per ulteriori dettagli.

Nota

Schede o campi diversi potrebbero essere visibili nel modulo Crea fornitore, a seconda di quali altre applicazioni sono installate.

Visualizza servizi

Per visualizzare tutti i servizi registrati nel database, incluse le richieste vecchie e nuove, andare a App Parco veicoli ‣ Parco veicoli ‣ Servizi. Tutti i servizi appaiono in una vista elenco, inclusi tutti i dettagli per ciascun servizio.

I record dei servizi sono raggruppati per tipo di servizio. Il numero di riparazioni per ciascun tipo di servizio appare tra parentesi dopo il nome del tipo di servizio.

Ciascun servizio elencato visualizza le seguenti informazioni:

• Data: la data in cui il servizio o la riparazione è stato eseguito (o richiesto di essere eseguito).

• Descrizione: una breve descrizione del tipo specifico di servizio o riparazione eseguito per chiarire il servizio specifico.

• Tipo di servizio: il tipo di servizio o riparazione eseguito. Questo viene selezionato da un elenco di servizi che devono essere configurati.

• Veicolo: il veicolo specifico su cui è stato eseguito il servizio.

• Conducente: il conducente attuale per il veicolo.

• Fornitore: il fornitore specifico che ha eseguito il servizio o la riparazione.

• Note: qualsiasi informazione associata al servizio o alla riparazione che viene documentata per aggiungere chiarimenti.

• Costo: il costo totale del servizio o della riparazione.

• Fase: lo stato del servizio o della riparazione. Le opzioni sono Nuovo, In corso, Completato o Annullato.

In fondo alla colonna Costo, è elencato il costo totale di tutti i servizi e riparazioni.