Servicios¶
Para conservar una flotilla de vehículos en buen estado, es necesario darle mantenimiento regular y hacer reparaciones periódicas. Programar las reparaciones y gestionar los servicios de toda la flotilla es indispensable para garantizar que todos los vehículos estén en buenas condiciones cuando se necesiten.
Los servicios, como el mantenimiento regular, cambios de aceite o rotación de llantas, pueden registrarse por adelantado y registrar otras reparaciones cuando ocurran.
Crear registros de servicio¶
Puedes crear un registro de servicio de dos formas: directo desde la aplicación Flotilla o desde una factura de proveedor en la aplicación Contabilidad.
Desde Flotilla¶
Para registrar el servicio de un vehículo en la aplicación Flotilla, ve al tablero principal de servicios desde . Abre un nuevo formulario de servicio al hacer clic en el botón Nuevo ubicado en la esquina superior izquierda.
Complete la información del formulario. Los únicos dos campos obligatorios son Tipo de servicio y Vehículo.
Los campos del formulario son:
Descripción: Escriba una breve descripción del servicio en este campo.
Tipo de servicio: Use el menú desplegable para seleccionar el tipo de servicio realizado. Si el servicio deseado no existe, escríbalo y haga clic en Crear «(tipo de servicio)» o en Crear y editar… para agregarlo y configurarlo.
Importante
Odoo solo tiene un tipo de servicio preconfigurado: Factura de proveedor.
Fecha: Seleccione la fecha en que se proporcionó o se proporcionará el servicio con el calendario desplegable. Vaya al mes deseado con los iconos (flechas) y luego haga clic en la fecha para seleccionarla.
Costo: Ingrese el costo estimado del servicio en caso de que lo conozca. Deje el campo vacío si el servicio es una reparación futura. Actualice el campo cuando reciba una estimación y vuelva a actualizarlo cuando sepa el costo final de la reparación.
Proveedor: Use el menú desplegable para seleccionar al proveedor que realizará el servicio. Agregue y configure el proveedor si no está en el sistema.
Vehículo: Use el menú desplegable para seleccionar el vehículo que recibió el servicio. Al seleccionar el vehículo, el campo Conductor se completa de forma automática y aparece la unidad de medida para el campo Valor del odómetro.
Conductor: El conductor actual del vehículo se completa de forma automática en este campo al seleccionar el vehículo. Si necesita cambiar de conductor puede seleccionarlo con el menú desplegable.
Valor del odómetro: Ingrese la lectura del odómetro en el momento en que se realizó el servicio. Las unidades de medida pueden ser kilómetros (km) o millas (mi) según la configuración del vehículo seleccionado.
Truco
Para cambiar de kilómetros a millas o viceversa, haga clic en el icono (Enlace interno) a la derecha del vehículo seleccionado en el campo Vehículo.
Cambie la unidad de medida, después regrese al formulario de servicio usando las migas de pan. La unidad de medida debería estar actualizada en el campo Valor del odómetro.
NOTAS: Escriba las notas para la reparación en la parte inferior del formulario de servicio. Por ejemplo, estas pueden incluir detalles de estimación o las piezas a reemplazar.
Desde Contabilidad¶
A veces las reparaciones se realizan y se facturan antes de crear los registros de servicio. Esto suele ocurrir cuando las reparaciones son inesperadas, como remolcar vehículos averiados o realizar reparaciones de emergencia al costado de la carretera. En estos casos, puedes crear registros de servicio directo desde una factura de proveedor en la aplicación Contabilidad.
Para vincular una factura de proveedor a un servicio y crear un registro de servicio, primero abre la aplicación Contabilidad y haz clic en Compras en el tablero. Después, haz clic en la factura de proveedor de la reparación para abrir sus detalles.
En la pestaña Líneas de la factura, haz clic en el icono (opciones adicionales) para abrir un menú desplegable. Haz clic en la casilla junto a Vehículo y luego haz clic fuera del menú para cerrarlo.
Haz clic en el campo Vehículo y selecciona el vehículo que recibió el servicio.
Importante
Para agregar un vehículo a una factura, el estado de la factura en el tablero de Contabilidad debe ser Borrador. Si la factura ya está confirmada, haz clic en el botón Restablecer a borrador y luego agrega el vehículo.
Una vez que el campo Vehículo tenga información, abre el tablero de servicios desde . El tipo de servicio aparecerá como Factura de proveedor de forma predeterminada. Es necesario actualizar el registro para mantener registros de servicio precisos.
Haz clic en el nuevo registro de factura de proveedor para ver los detalles del servicio. Haz clic en el campo Tipo de servicio para abrir un menú desplegable con todos los tipos de servicio disponibles y elige el tipo de servicio correcto. Si es necesario, crea un nuevo tipo de servicio.
En el registro de servicio aparecerá el botón inteligente Factura del servicio en la parte superior. Haz clic en el botón inteligente Factura del servicio para ver la factura de proveedor correspondiente.
Truco
El color del texto del botón inteligente Factura del servicio indica el estado de la factura. El texto verde indica que la factura está confirmada o pagada y el texto naranja indica que sigue en borrador.
Crear tipos de servicio¶
El único método para crear tipos de servicio es mediante un formulario de servicio.
Escriba el nombre del nuevo tipo de servicio en el campo correspondiente del formulario de servicio. Después, haga clic en Crear y editar… para abrir el formulario emergente Crear tipo de servicio.
El tipo de servicio que se ingrese en el formulario hará que se llene de forma automática el campo Nombre, que puede modificar si así lo desea.
Después, seleccione la Categoría para el nuevo tipo de servicio desde el menú desplegable de ese campo. Las dos opciones predeterminadas de las que puede elegir son Contrato o Servicio. No puede crear categorías adicionales.
Si el servicio aplica solo a contratos o servicios, seleccione la Categoría correspondiente. Si el servicio aplica a tanto a contratos como a servicios, deje este campo en blanco.
Por último, haga clic en Guardar y cerrar.
Crear un proveedor¶
Por lo general, al realizar un servicio por primera vez, el registro del proveedor no está en la base de datos. Una buena práctica es ingresar todos los datos del proveedor en la base de datos para poder obtener cualquier información necesaria.
Los proveedores se agregan con la aplicación Contactos. Consulte la documentación para obtener más detalles.
Nota
Es probable que haya diferentes pestañas o campos visibles en el formulario Crear proveedor, esto depende de otras aplicaciones que tenga instaladas.
Ver servicios¶
Para ver todos los servicios registrados en la base de datos, incluidas las solicitudes nuevas y antiguas, ve a . Todos los servicios aparecerán en una vista de lista con todos los detalles de cada uno.
Los registros del servicio se agrupan por tipo de servicio. El número de reparaciones de cada tipo de servicio aparece en paréntesis después del nombre del tipo de servicio.
Todos los servicios muestran la siguiente información:
Fecha: La fecha en que se realizó el servicio o la reparación (o en que se solicitó su realización).
Descripción: Una breve descripción del tipo específico de servicio o reparación que se realizó para especificarlo.
Tipo de servicio: El tipo de servicio o reparación realizado. Es necesario seleccionarlo de la lista de servicios que debes configurar.
Vehículo: El vehículo específico que recibió el servicio.
Conductor: El conductor actual del vehículo.
Proveedor: El proveedor específico que realizó el servicio o la reparación.
Notas: Cualquier información relacionada con el servicio o la reparación documentada para agregar contexto.
Costo: El costo total del servicio o la reparación.
Etapa: El estado del servicio o reparación. Las opciones disponibles son Nuevo, En proceso, Listo y Cancelado.
En la parte inferior de la columna Costo aparece el costo total de todos los servicios y reparaciones.
