Servicios¶
Para conservar una flotilla de vehículos en buen estado, es necesario darle mantenimiento regular y hacer reparaciones periódicas. Programar las reparaciones y gestionar los servicios de toda la flotilla es indispensable para garantizar que todos los vehículos estén en buenas condiciones cuando se necesiten.
Los servicios, como el mantenimiento regular, cambios de aceite o rotación de llantas, pueden registrarse por adelantado y registrar otras reparaciones cuando ocurran.
Crear registros de servicio¶
Create a service record in one of two ways: directly in the Fleet app, or from a vendor bill in the Accounting app.
From the Fleet app¶
To log a service for a vehicle in the Fleet app, go to the main Services dashboard by navigating to . Open a new service form by clicking the New button in the top-left corner.
Complete la información del formulario. Los únicos dos campos obligatorios son Tipo de servicio y Vehículo.
Los campos del formulario son:
Descripción: Escriba una breve descripción del servicio en este campo.
Tipo de servicio: Use el menú desplegable para seleccionar el tipo de servicio realizado. Si el servicio deseado no existe, escríbalo y haga clic en Crear «(tipo de servicio)» o en Crear y editar… para agregarlo y configurarlo.
Importante
Odoo solo tiene un tipo de servicio preconfigurado: Factura de proveedor.
Fecha: Seleccione la fecha en que se proporcionó o se proporcionará el servicio con el calendario desplegable. Vaya al mes deseado con los iconos (flechas) y luego haga clic en la fecha para seleccionarla.
Costo: Ingrese el costo estimado del servicio en caso de que lo conozca. Deje el campo vacío si el servicio es una reparación futura. Actualice el campo cuando reciba una estimación y vuelva a actualizarlo cuando sepa el costo final de la reparación.
Proveedor: Use el menú desplegable para seleccionar al proveedor que realizará el servicio. Agregue y configure el proveedor si no está en el sistema.
Vehículo: Use el menú desplegable para seleccionar el vehículo que recibió el servicio. Al seleccionar el vehículo, el campo Conductor se completa de forma automática y aparece la unidad de medida para el campo Valor del odómetro.
Conductor: El conductor actual del vehículo se completa de forma automática en este campo al seleccionar el vehículo. Si necesita cambiar de conductor puede seleccionarlo con el menú desplegable.
Valor del odómetro: Ingrese la lectura del odómetro en el momento en que se realizó el servicio. Las unidades de medida pueden ser kilómetros (km) o millas (mi) según la configuración del vehículo seleccionado.
Truco
Para cambiar de kilómetros a millas o viceversa, haga clic en el icono (Enlace interno) a la derecha del vehículo seleccionado en el campo Vehículo.
Cambie la unidad de medida, después regrese al formulario de servicio usando las migas de pan. La unidad de medida debería estar actualizada en el campo Valor del odómetro.
NOTAS: Escriba las notas para la reparación en la parte inferior del formulario de servicio. Por ejemplo, estas pueden incluir detalles de estimación o las piezas a reemplazar.
From the Accounting app¶
Sometimes repairs are performed and billed before service records are created. This is a common situation when repairs are unexpected, such as towing broken down vehicles or performing emergency repairs on the side of the road. In these circumstances, service records can be created directly from a vendor bill in the Accounting app.
To link a vendor bill to a service and create a service record, first open the Accounting app and click Purchases on the dashboard. Click the vendor bill for the repair to open the bill details.
In the Invoice Lines tab, click the (additional options) icon to reveal a drop-down menu. Click the checkbox next to Vehicle, then click away to close the drop-down menu.
Click into the Vehicle field and select the vehicle the service was done on.
Importante
To add a vehicle to a bill, the Status of the bill on the accounting dashboard must be Draft. If the bill has been confirmed, click the Reset to Draft button on the bill, then add the vehicle.
Once the Vehicle field is populated, open the Services dashboard by navigating to . The Service Type is listed as Vendor Bill, by default. The record must be updated to keep accurate service records.
Click on the new Vendor Bill record to view the service details. Click the Service Type field to reveal a drop-down menu of all available service types, and select the correct type of service. If necessary, create a new service type.
On the service record, a Service’s Bill smart button appears at the top. Click the Service’s Bill smart button to view the corresponding vendor bill.
Truco
The text color in the Service’s Bill smart button indicates the status of the bill. Green text indicates the bill is confirmed or paid, orange text indicates it is still a draft.
Crear tipos de servicio¶
El único método para crear tipos de servicio es mediante un formulario de servicio.
Escriba el nombre del nuevo tipo de servicio en el campo correspondiente del formulario de servicio. Después, haga clic en Crear y editar… para abrir el formulario emergente Crear tipo de servicio.
El tipo de servicio que se ingrese en el formulario hará que se llene de forma automática el campo Nombre, que puede modificar si así lo desea.
Después, seleccione la Categoría para el nuevo tipo de servicio desde el menú desplegable de ese campo. Las dos opciones predeterminadas de las que puede elegir son Contrato o Servicio. No puede crear categorías adicionales.
Si el servicio aplica solo a contratos o servicios, seleccione la Categoría correspondiente. Si el servicio aplica a tanto a contratos como a servicios, deje este campo en blanco.
Por último, haga clic en Guardar y cerrar.
Crear un proveedor¶
Por lo general, al realizar un servicio por primera vez, el registro del proveedor no está en la base de datos. Una buena práctica es ingresar todos los datos del proveedor en la base de datos para poder obtener cualquier información necesaria.
Los proveedores se agregan con la aplicación Contactos. Consulte la documentación para obtener más detalles.
Nota
Es probable que haya diferentes pestañas o campos visibles en el formulario Crear proveedor, esto depende de otras aplicaciones que tenga instaladas.
Ver servicios¶
Para ver todos los servicios registrados en la base de datos, incluidas las solicitudes nuevas y antiguas, ve a . Todos los servicios aparecerán en una vista de lista con todos los detalles de cada uno.
Los registros del servicio se agrupan por tipo de servicio. El número de reparaciones de cada tipo de servicio aparece en paréntesis después del nombre del tipo de servicio.
Todos los servicios muestran la siguiente información:
Date: The date that the service, or repair, was performed (or requested to be performed).
Description: A short description of the specific type of service, or repair, performed to clarify the specific service.
Service Type: The type of service, or repair, performed. This is selected from a list of services that must be configured.
Vehicle: The specific vehicle the service was performed on.
Driver: The current driver for the vehicle.
Vendor: The specific vendor who performed the service, or repair.
Notes: Any information associated with the service, or repair, that is documented to add clarification.
Cost: The total cost of the service, or repair.
Stage: The status of the service, or repair. Options are New, Running, Done, or Cancelled.
En la parte inferior de la columna Costo aparece el costo total de todos los servicios y reparaciones.
