Abwesenheitsbuch

The Time Off Ledger report in the Attendances app helps managers by flagging missing hours on employee attendance records. This allows managers to determine if employees are forgetting to sign in or out, decide if time off needs to be approved, and potentially flag patterns.

View time off ledger report

To view the Time Off Ledger report, navigate to Attendances app ‣ Reporting ‣ Time Off Ledger. The report displays a nested list of missing attendance hours from the last two months. All entries are grouped by month, then employee. Click the (triangle) icon to display the list of employees, then click the (triangle) icon on the individual employee to view all the detailed attendance records.

When expanded, each individual record displays the following information:

• Employee: The employee with missing hours.

• Date: The date the missing hours are from.

• Expected Hours: The number of hours the employee should have worked that day, calculated from their working schedule, configured on their employee record.

• Worked Hours: The total logged time the employee worked that day.

• Approved Time Off: The approved hours of time off for that day.

• Difference: The difference between the Expected Hours and the Worked Hours for the employee that day.

Resolve conflicts

When missing hours appear on the report, the entries should be investigated to determine the issue. The common reasons for missing attendance records are:

• Forgot to log in to work that day.

• Forgot to request time off that day.

• Their time off request was not approved for that day.

• They requested time off for part of their workday, but did not log any attendance records for the remainder of the time.

Sobald der Grund für den fehlenden Eintrag ermittelt wurde, können die erforderlichen Datensätze aktualisiert werden. Nach der Aktualisierung werden die zugehörigen Einträge nicht mehr im Bericht Abwesenheitsjournal angezeigt.

Vergessen, sich für die Arbeit anzumelden

Gelegentlich vergessen Mitarbeiter, sich in der Anwesenheiten-App an- und abzumelden. In diesem Fall muss der Vorgesetzte des Mitarbeiters die Anwesenheitsdatensätze rückwirkend erstellen in der Anwesenheiten-App.

Vergessen, Abwesenheit zu beantragen

Wenn der Mitarbeiter keine Abwesenheit beantragt hat, muss der Vorgesetzte oder Abwesenheitsverantwortliche des Mitarbeiters den fehlenden Abwesenheitsantrag rückwirkend erstellen in der Abwesenheiten-App.

Abwesenheitsantrag wurde nicht genehmigt

Wenn der Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt hat und der Vorgesetzte oder Abwesenheitsverantwortliche des Mitarbeiters den Antrag nicht rechtzeitig genehmigt hat, muss der Antrag genehmigt werden in der Abwesenheiten-App.

Fehlende Anwesenheitsdatensätze bei teilweiser Abwesenheit

Gelegentlich beantragen Mitarbeiter eine Abwesenheit für einen Teil des Arbeitstags und sollen den Rest des Tages arbeiten. Wenn Mitarbeiter vergessen, sich für den teilweisen Arbeitstag an- und abzumelden, muss der Vorgesetzte des Mitarbeiters den Anwesenheitsdatensatz rückwirkend erstellen in der Anwesenheiten-App.